Regulamin korzystania z aplikacji FlexiProject

1. Postanowienia ogólne

1.1. Podmiot udostępniający Usługę.
Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji FlexiProject udostępnianej przez FlexiProject sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w Warszawie (ul. Stefana Okrzei 1A, 03-715 Warszawa), NIP: 5272942612, REGON: 387620990, wpisaną do KRS pod nr 0000871354 (dalej: „FlexiProject” lub „Dostawca”).

1.2. Charakter prawny Regulaminu. Regulamin stanowi wiążącą umowę zawieraną na odległość pomiędzy FlexiProject a Klientem. Przy czym:

w przypadku środowiska testowego umowa może być zawarta również z osobą fizyczną działającą we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność, wyłącznie w celach niekomercyjnych i edukacyjnych. Jeżeli osoba ta rejestruje Konto podając dane Organizacji, ale nie posiadając odpowiedniego umocowania, umowa wiąże wyłącznie tę osobę, a Organizacja nie staje się Klientem (por. 2.2., 2.5 i 3.9).

1.3. Akceptacja. Akceptacja niniejszego Regulaminu poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxu podczas rejestracji konta jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną na warunkach określonych w Regulaminie.

W przypadku rejestracji dokonywanej przez Użytkownika we własnym imieniu, umowa wiąże tego Użytkownika.
W przypadku rejestracji w imieniu Organizacji, umowa zostaje zawarta z tą Organizacją, a Użytkownik oświadcza, że działa w granicach posiadanego umocowania (wynikającego z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia). W razie braku takiego umocowania umowa wiąże wyłącznie tę osobę, a FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności wobec Organizacji za skutki takiej rejestracji. FlexiProject nie ma obowiązku badania umocowania Użytkownika, ale ma prawo zweryfikować je w każdym czasie (np. poprzez żądanie dokumentów).
W przypadku rejestracji w ramach współpracy z instytucją (np. uczelnią lub partnerem edukacyjnym), Użytkownik rejestrujący się indywidualnie akceptuje Regulamin we własnym imieniu, a dostęp do Aplikacji udzielany jest mu w ramach środowiska testowego, zgodnie z zasadami opisanymi w 5.

1.4. Model dostarczania Usługi. Aplikacja FlexiProject jest dostarczana w modelu Software-as-a-Service (SaaS), dostępna przez Internet (hostowana w chmurze Microsoft Azure w regionie UE).

1.5. Zgodność z prawem. Regulamin spełnia wymogi ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

1.6. Przetwarzanie danych osobowych. W zakresie, w jakim FlexiProject przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta (np. dane wprowadzone do aplikacji przez użytkowników Klienta) w środowisku produkcyjnym (płatnym), niniejszy Regulamin pełni również rolę umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO. Postanowienia te obowiązują do czasu ewentualnego zawarcia z Klientem odrębnej umowy powierzenia, która zastąpi niniejszy Regulamin w tym zakresie. Postanowienia 17.6 stosuje się odpowiednio.

1.7. Charakter niekonsumencki. Usługa FlexiProject jest przeznaczona wyłącznie dla Klientów będących przedsiębiorcami lub organizacjami. Wyjątek stanowią środowiska testowe, które mają charakter wyłącznie niekomercyjny, demonstracyjny lub edukacyjny. W przypadku takich kont umowa jest zawierana bez wynagrodzenia, wyłącznie w celu wypróbowania funkcjonalności Aplikacji, i nie stanowi świadczenia usług konsumenckich w rozumieniu przepisów prawa. Do tych kont nie stosuje się uprawnień przysługujących konsumentom, z wyjątkiem praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

2. Definicje

W Regulaminie poniższe pojęcia mają znaczenie określone poniżej:

2.1. Aplikacja (lub Usługa) – aplikacja internetowa FlexiProject, służąca do zarządzania projektami i udostępniana Klientom w modelu SaaS, wraz z towarzyszącymi usługami wsparcia.

2.2. Klient – osoba lub podmiot, który zawiera umowę z FlexiProject poprzez akceptację Regulaminu. Klientem może być:

osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – wyłącznie w zakresie niekomercyjnego, testowego korzystania z Aplikacji (np. w celach prywatnych lub edukacyjnych); jeżeli jednak osoba fizyczna dokonuje rejestracji w imieniu i z umocowaniem Organizacji (1.3), stroną umowy i Klientem pozostaje ta Organizacja,
Organizacja – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (JDG), osoba prawna, inna jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, jednostka sektora finansów publicznych, organ administracji publicznej, jednostka samorządu terytorialnego lub jej jednostka organizacyjna.

2.3. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji (np. pracownik lub współpracownik Klienta, albo sam Klient będący osobą fizyczną). Użytkownik, działający w imieniu Klienta będącego Organizacją, oświadcza i gwarantuje, że posiada odpowiednie umocowanie (wynikające z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia).

2.4. Konto – indywidualny profil Użytkownika utworzony w Aplikacji po rejestracji.

2.5. Środowisko testowe – bezpłatny, tymczasowy dostęp do funkcjonalności Aplikacji na okres wskazany przy rejestracji (np. 14, 30 lub inny okres dni – zgodnie z informacją podaną podczas rejestracji).

Środowisko testowe może zostać utworzone:

przez osobę fizyczną działającą we własnym imieniu – wówczas dane i dokumenty wprowadzane do Aplikacji traktowane są jako wprowadzone przez tego Użytkownika na jego wyłączną odpowiedzialność,
przez Użytkownika działającego w imieniu Organizacji – wówczas dane i dokumenty wprowadzane do Aplikacji traktowane są jako dane tej Organizacji, a Użytkownik oświadcza i gwarantuje, że posiada odpowiednie umocowanie (wynikające z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia).

Jeżeli Użytkownik zakłada środowisko testowe, podając dane Organizacji, ale nie posiadając odpowiedniego umocowania, środowisko traktowane jest jako założone we własnym imieniu tej osoby. W takim przypadku FlexiProject nie uznaje Organizacji za Klienta i nie ponosi wobec niej żadnych obowiązków, a cała odpowiedzialność za skutki podania nieprawdziwych danych lub działania bez uprawnienia spoczywa na osobie rejestrującej (por. 3.9).

W okresie korzystania ze środowiska testowego FlexiProject działa wyłącznie jako neutralny Dostawca aplikacji i nie występuje w roli administratora (z wyjątkiem danych rejestracyjnych wskazanych w 11.1.) ani podmiotu przetwarzającego w rozumieniu RODO. Pełne zasady poufności oraz rola FlexiProject jako procesora mają zastosowanie dopiero od momentu aktywacji środowiska produkcyjnego (odpłatnego lub na podstawie odrębnej umowy).

2.6. Środowisko produkcyjne – środowisko Użytkownika działające w trybie komercyjnym (abonamentowym), dostępne po zakończeniu okresu testowego i aktywacji Konta płatnego poprzez system płatności elektronicznych wskazany w 6.2. Regulaminu albo zawarciu odrębnej umowy z FlexiProject.

Środowisko produkcyjne jest przeznaczone wyłącznie dla Klientów będących Organizacją (przedsiębiorcą, osobą prawną, inną jednostką organizacyjną posiadającą zdolność prawną, jednostką sektora finansów publicznych, organem administracji publicznej lub jednostką samorządu terytorialnego).

W tym trybie umowa zawierana jest zawsze z Organizacją. Użytkownik dokonujący aktywacji lub korzystający z Aplikacji w jej ramach oświadcza, że działa w granicach posiadanego umocowania, które może wynikać z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego albo z powierzonych obowiązków czy zadań lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia. W razie braku takiego umocowania umowa wiąże wyłącznie tę osobę. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie są uprawnione do korzystania z Aplikacji w trybie płatnym i mogą używać jej wyłącznie w ramach środowiska testowego.

2.7. Polityka Prywatności – dokument informacyjny opisujący przetwarzanie danych osobowych przez FlexiProject. Polityka Prywatności nie stanowi części Umowy i nie kształtuje praw ani obowiązków Stron wynikających z niniejszego Regulaminu.

3. Rejestracja konta i Użytkowników

3.1. Proces rejestracji. Aby korzystać z Aplikacji, Użytkownik zakłada Konto poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego i akceptację niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności. W trakcie rejestracji Użytkownik podaje wymagane dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, a w przypadku rejestracji w imieniu Organizacji – również dane tej Organizacji (np. nazwa, forma prawna, wielkość, numer telefonu kontaktowego).

3.2. Powstanie umowy. Z chwilą skutecznej rejestracji i akceptacji Regulaminu dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy FlexiProject a Klientem na korzystanie z Aplikacji w trybie testowym, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie. Klient potwierdza również zapoznanie się z Polityką Prywatności.

3.3. Utworzenie środowiska testowego. Każda rejestracja prowadzi do utworzenia Konta i środowiska testowego, które umożliwia bezpłatne korzystanie z Aplikacji przez czas określony podczas rejestracji (np. 14 lub 30 dni).

3.4. Zakres uprawnionych. Środowisko testowe może być używane zarówno:

prywatnie – przez osoby fizyczne w celach testowych, w tym edukacyjnych, jak i
w ramach Organizacji.

3.5. Dalsze korzystanie. Po upływie okresu testowego Użytkownik lub Klient decyduje o dalszym korzystaniu z Aplikacji:

w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – środowisko testowe wygasa, chyba że dana osoba podejmie korzystanie w ramach Organizacji (np. jako jej pracownik, współpracownik, członek zarządu lub inna osoba uprawniona),
w przypadku Organizacji – dalsze korzystanie wymaga aktywacji Konta płatnego poprzez system płatności elektronicznych (podpięcie karty płatniczej w PayU) albo zawarcia odrębnej umowy z FlexiProject.

3.6. Ograniczenie dla osób fizycznych. FlexiProject zastrzega, że komercyjne (płatne) korzystanie z Usługi jest dostępne wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub działających w formie Organizacji. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności mogą korzystać z Aplikacji wyłącznie w ramach Konta testowego, bez możliwości przejścia na Konto płatne.

3.7. Dane rejestracyjne. Podczas rejestracji Użytkownik zobowiązuje się podać prawdziwe i aktualne dane. W przypadku zmiany danych (np. adresu e-mail, nazwy Organizacji) Użytkownik powinien je zaktualizować w ustawieniach Konta. Niedozwolone jest zakładanie konta z użyciem cudzych danych osobowych bez upoważnienia lub podszywanie się pod inną osobę bądź Organizację.

3.8. Weryfikacja. FlexiProject ma prawo do weryfikacji danych podanych przy rejestracji, w szczególności poprzez sprawdzenie danych Organizacji w publicznych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub żądanie od Użytkownika dokumentów lub oświadczeń potwierdzających odpowiednie umocowanie (wynikające z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia) do działania w imieniu Organizacji.

3.9. Odpowiedzialność osoby nieuprawnionej. W przypadku, gdy rejestracji dokonuje osoba nieuprawniona do działania w imieniu Organizacji lub bez odpowiedniego umocowania (wynikającego z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia), ponosi ona pełną odpowiedzialność za wszelkie skutki prawne i faktyczne wynikające z podania nieprawdziwych danych lub działania bez należytego upoważnienia. FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z nieuprawnionym założeniem Konta lub rozpoczęciem korzystania z Aplikacji w imieniu Organizacji przez osobę nieuprawnioną.

4. Dostęp i korzystanie z Aplikacji

4.1. Licencja. FlexiProject udostępnia Klientowi jednostkowe prawa dostępu do Aplikacji w modelu SaaS („Licencje”), w formie czasowej, niewyłącznej i nieprzenoszalnej, wyłącznie na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.

Licencje mogą mieć charakter:
• pełny,
• standardowy,
• bezpłatny.

Licencje bezpłatne są przyznawane bez ograniczeń liczbowych i mogą współistnieć z licencjami pełnymi lub standardowymi w ramach jednego środowiska. Każde środowisko (zarówno testowe, jak i produkcyjne) musi posiadać co najmniej jedną aktywną licencję pełną.

Szczegółowy zakres funkcjonalności przypisanych do poszczególnych Licencji jest publikowany i aktualizowany na stronie FlexiProject pod adresem: https://flexi-project.com/pl/pricing/.

Zmiany wykazu funkcjonalności wynikające z rozwoju Aplikacji nie stanowią zmiany niniejszego Regulaminu, o ile nie prowadzą do trwałego istotnego ograniczenia funkcji w ramach aktywnego abonamentu Klienta.

Klient nabywa określony pakiet Licencji, stanowiący limit aktywnych dostępów do Aplikacji. Licencje mogą być przydzielane i cofane poszczególnym Użytkownikom w ramach tego limitu, przy czym wysokość opłaty abonamentowej zależy od liczby nabytych Licencji, niezależnie od ich bieżącego wykorzystania.

4.2. Zasady korzystania. Użytkownicy mogą korzystać z Aplikacji wyłącznie w zakresie jej przeznaczenia, zgodnie z jej funkcjonalnościami, obowiązującym prawem, Regulaminem oraz Polityką Prywatności.

4.3. Własność intelektualna. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Aplikacji, w tym prawa autorskie i prawa do znaków towarowych, należą do FlexiProject lub jego licencjodawców. Klientowi udziela się jedynie ograniczonej licencji na korzystanie z Aplikacji w celu realizacji własnych procesów wewnętrznych, bez prawa do jej kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania lub udostępniania osobom trzecim, chyba że Regulamin lub odrębna umowa stanowi inaczej.

4.4. Zakazane działania. Zabronione jest w szczególności:

prób dekompilacji, inżynierii wstecznej, obejścia zabezpieczeń lub modyfikowania Aplikacji,
udostępniania Aplikacji osobom nieuprawnionym,
korzystania z Aplikacji w sposób sprzeczny z prawem lub mogący narazić FlexiProject na szkodę,
wprowadzania do Aplikacji danych lub treści bezprawnych.

4.5. Poufność danych dostępowych. Klient i Użytkownicy zobowiązani są do zachowania w poufności loginów, haseł oraz innych danych dostępowych do Konta i ponoszą odpowiedzialność za wszelkie działania dokonane z ich użyciem.

4.6. Odpowiedzialność Klienta. Klient odpowiada za działania swoich Użytkowników oraz za prawidłowość, zgodność z prawem i rzetelność danych wprowadzanych do Aplikacji.

4.7. Prawo do blokady. FlexiProject zastrzega sobie prawo do ograniczenia lub zablokowania dostępu do Aplikacji w przypadku naruszenia Regulaminu, podejmowania działań sprzecznych z prawem lub stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa systemu.

5. Usługa bezpłatna (środowisko testowe)

5.1. Okres testowy. Środowisko testowe umożliwia Użytkownikowi wypróbowanie pełnej funkcjonalności Aplikacji przez ograniczony czas (standardowy okres testowy wskazany jest podczas rejestracji, np. 14 dni, chyba że FlexiProject wydłuży ten okres promocyjnie lub indywidualnie – np. w ramach współpracy z uczelnianą lub partnerską organizacją).
Okres testowy liczony jest od dnia rejestracji Konta. W tym czasie Usługa świadczona jest nieodpłatnie i automatycznie wygasa po upływie wyznaczonego czasu, o ile Użytkownik lub Klient nie podejmie decyzji o kontynuacji w formie płatnej.

5.2. Dane w okresie testowym. W trakcie korzystania ze środowiska testowego Użytkownik może wprowadzać do Aplikacji dowolne dane, jednak czyni to w całości na własną odpowiedzialność. FlexiProject nie pełni roli administratora ani podmiotu przetwarzającego w rozumieniu RODO w odniesieniu do danych i dokumentów wprowadzanych do Aplikacji w środowisku testowym. FlexiProject pozostaje administratorem wyłącznie danych rejestracyjnych związanych z utworzeniem i utrzymaniem Konta (np. imię i nazwisko, adres e-mail, logi dostępu). W środowisku testowym FlexiProject odpowiada wyłącznie za dane rejestracyjne osoby zakładającej Konto; wszelkie inne dane osobowe wprowadzane testowo pozostają w odpowiedzialności Użytkownika.

5.3. Odpowiedzialność za dane. Użytkownik oświadcza, że posiada odpowiednie podstawy prawne do wprowadzania do Aplikacji danych osobowych lub informacji poufnych (np. zgody osób, których dane dotyczą, lub zgodę swojej Organizacji). Wprowadzanie takich danych bez stosownego uprawnienia odbywa się wyłącznie na jego odpowiedzialność. FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za skutki prawne lub faktyczne wynikające z wprowadzenia takich danych. Rekomenduje się, aby w środowisku testowym korzystać z danych fikcyjnych lub zanonimizowanych i unikać wprowadzania rzeczywistych danych osobowych, dokumentów zawierających dane stron trzecich, tajemnic handlowych czy innych informacji poufnych, o ile nie jest to absolutnie niezbędne do oceny funkcjonalności Aplikacji.

5.4. Konto testowe. FlexiProject udostępnia bezpłatne konto testowe przeznaczone do korzystania z Aplikacji w celach demonstracyjnych, ewaluacyjnych lub edukacyjnych. Konto testowe jest ważne przez okres wskazany przy rejestracji (np. 14, 30 lub inny okres dni) albo przez okres uzgodniony indywidualnie z FlexiProject (np. w ramach współpracy z uczelnianą Organizacją). Po wygaśnięciu ważności dostęp do Aplikacji zostaje ograniczony do ekranu płatności, chyba że FlexiProject na wniosek Użytkownika lub Organizacji przedłuży okres testowy. Konto testowe nie przekształca się automatycznie w środowisko produkcyjne. Widoczna w interfejsie zakładka „Płatności” umożliwia aktywację środowiska produkcyjnego; dodanie karty płatniczej i akceptacja płatności skutkuje przejściem na model płatny oraz wystawianiem faktur na dane podane przez Użytkownika lub Organizację. Od tego momentu zastosowanie mają postanowienia dotyczące środowiska produkcyjnego (2.6 i 6).

Uwaga: Podanie danych karty płatniczej i akceptacja płatności oznacza przejście z konta testowego na środowisko produkcyjne (płatne). Od tego momentu obowiązują zasady dla kont płatnych, a faktury wystawiane są na dane podane w panelu płatności.

5.5. Wygaśnięcie środowiska testowego i retencja. Po upływie okresu testowego środowisko testowe zostaje oznaczone do wygaszenia. FlexiProject wysyła przypomnienie e-mailowe na adres przypisany do Konta co najmniej 7 dni przed planowanym wygaśnięciem, z informacją o możliwości przejścia na środowisko produkcyjne (model płatny). Po zakończeniu okresu testowego dostęp do Aplikacji zostaje ograniczony do ekranu płatności, a dane środowiska są przechowywane przez okres 90 dni wyłącznie w celu umożliwienia ich eksportu na wniosek Klienta. Po upływie 90 dni środowisko testowe wygasa, a dane zostają trwale usunięte z systemu. Po usunięciu mogą one istnieć wyłącznie w kopiach zapasowych przez maksymalnie 30 dni od daty usunięcia. Po tym czasie kopie zapasowe są automatycznie nadpisywane, a dane trwale i nieodwracalnie usuwane. FlexiProject może wysłać dodatkowe przypomnienie przed usunięciem danych. Użytkownik może także samodzielnie usunąć środowisko testowe lub konto w każdej chwili – wówczas dane podlegają usunięciu zgodnie z powyższą procedurą retencji.

6. Usługa płatna (środowisko produkcyjne)

6.1. Aktywacja konta płatnego. Po zakończeniu okresu testowego Klient (o ile jest podmiotem uprawnionym do nabycia usługi komercyjnej, zob. wyżej) może kontynuować korzystanie z Aplikacji poprzez wykupienie abonamentu. Przejście na Konto płatne następuje poprzez: (a) dodanie w Aplikacji danych karty płatniczej i dokonanie płatności online za pośrednictwem operatora płatności, lub (b) zawarcie odrębnej umowy lub złożenie zamówienia (np. w formie podpisanego formularza zamówienia, otrzymania faktury pro forma itp.) bezpośrednio z FlexiProject. Dokładne warunki abonamentu (zakres licencji, liczba użytkowników, cena, okres rozliczeniowy itp.) wynikają z wybranej opcji podczas aktywacji konta płatnego lub z treści odrębnej umowy/zamówienia. W przypadku zawarcia odrębnej umowy pisemnej pierwszeństwo mają jej postanowienia.

6.2. Operator płatności PayU.FlexiProject korzysta z usług zewnętrznego operatora płatności (PayU S.A.) w celu obsługi płatności elektronicznych. Płatności kartą realizowane są za pośrednictwem systemu PayU – PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, będącą krajową instytucją płatniczą nadzorowaną przez Komisję Nadzoru Finansowego.

Płatności za korzystanie z Aplikacji w trybie abonamentowym (środowisko produkcyjne) realizowane są w formie płatności cyklicznych za pośrednictwem Operatora Płatności – PayU S.A.

Opłata jest pobierana automatycznie z karty płatniczej Klienta raz w miesiącu lub raz w roku, zgodnie z wybraną przez Klienta częstotliwością płatności wskazaną przy aktywacji konta płatnego.

Wysokość opłaty odpowiada wartości abonamentu wskazanej w cenniku obowiązującym w dniu aktywacji konta płatnego i jest każdorazowo prezentowana Użytkownikowi w interfejsie płatności przed jej dokonaniem.

Dane kartowe podawane przez Klienta są przetwarzane i przechowywane wyłącznie przez Operatora Płatności (PayU S.A.). FlexiProject nie przechowuje ani nie ma dostępu do numerów kart płatniczych. Autoryzacja płatności odbywa się bezpiecznie na stronach PayU.

PayU S.A. wykorzystuje tzw. Token (wirtualny identyfikator karty), który umożliwia rozliczanie kolejnych płatności cyklicznych bez konieczności ponownego wprowadzania danych karty. Token jest przypisany do indywidualnego Klienta, co zapewnia bezpieczeństwo transakcji i brak możliwości wykorzystania danych karty przez osoby trzecie.

Klient może w dowolnym momencie zrezygnować z płatności cyklicznych poprzez dezaktywację konta płatnego i rezygnację z korzystania z Aplikacji (zgodnie z 10), lub usunięcie zapisanej karty płatniczej w panelu płatności PayU.

W przypadku rezygnacji z płatności cyklicznych kolejne płatności nie będą pobierane. Dostęp do Aplikacji w trybie płatnym wygasa z końcem okresu rozliczeniowego, za który została pobrana ostatnia opłata.

Reklamacje dotyczące płatności elektronicznych realizowanych przez PayU S.A. należy kierować na adres: support@flexi-project.com. FlexiProject dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia i – w zakresie płatności – przekazuje je do Operatora Płatności (PayU S.A.), który rozpatruje reklamację zgodnie z własnym regulaminem.

FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za błędy lub opóźnienia wynikające z działania systemów operatora płatności.

6.3. Brak płatności i zawieszenie konta. Środowisko testowe. Po upływie okresu ważności dostęp zostaje ograniczony do ekranu płatności. Dane środowiska są przechowywane przez okres do 90 dni od zakończenia okresu testowego wyłącznie w celu umożliwienia ich eksportu na wniosek Klienta. Jeżeli w tym czasie Klient nie dokona płatności, środowisko testowe wygasa, a dane są usuwane zgodnie z procedurą opisaną w 5.5. Po upływie tego okresu dane mogą być przechowywane wyłącznie w kopiach zapasowych przez maksymalnie 30 dni od dnia usunięcia środowiska. Posiadanie nieaktywnego środowiska testowego w tym okresie uniemożliwia założenie nowego środowiska powiązanego z tym samym adresem e-mail.

Abonament kartowy. W razie niepowodzenia obciążenia karty FlexiProject wysyła powiadomienie e-mailowe i przez okres do 90 dni podejmuje ponowne próby pobrania należności. W tym czasie Klient co do zasady zachowuje dostęp do Usługi, z zastrzeżeniem prawa FlexiProject do czasowego ograniczenia lub zablokowania dostępu po bezskutecznych próbach pobrania trwających co najmniej 30 dni, aż do czasu uregulowania zaległości. Jeżeli płatność nie zostanie zrealizowana w ciągu 90 dni, środowisko zostaje usunięte; dane mogą być przechowywane wyłącznie w kopiach zapasowych przez okres do 30 dni od dnia usunięcia środowiska.

Płatność przelewem / umowa. W przypadku Klientów korzystających z Usługi na podstawie odrębnej umowy i dokonujących płatności przelewem, zasady zawieszenia lub usunięcia Konta ustalane są indywidualnie w tej umowie.

6.4. Zobowiązania Klienta i VAT. Klient zobowiązany jest do terminowego regulowania należnych opłat abonamentowych. Wszelkie ceny podawane przez FlexiProject są cenami netto (nie zawierają podatku VAT, który zostanie doliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami). W razie opóźnienia w płatnościach FlexiProject ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz/lub zawiesić świadczenie Usługi do czasu otrzymania zapłaty. Zawieszenie Usługi nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty należnych opłat za okres, w którym dostęp był wstrzymany.

7. Rozliczenia i faktury

7.1. Waluta płatności. Płatności dokonywane są w walucie PLN, z zastrzeżeniem, że w przypadku Klientów wskazujących w procesie rejestracji kraj inny niż Polska, płatności realizowane są w walucie EUR. Informacja o walucie oraz wartości należności prezentowana jest każdorazowo w panelu płatności przed dokonaniem transakcji.

7.2. Faktury elektroniczne. FlexiProject wystawia faktury VAT w formie elektronicznej i udostępnia je Klientowi poprzez Konto lub przesyła drogą mailową na adres do faktur wskazany przez Klienta. Adres do faktur może być inny niż adres podany przy rejestracji i może być zmieniany przez Klienta w dowolnym momencie w panelu płatności. Akceptacja Regulaminu oznacza zgodę Klienta na otrzymywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

7.3. Termin płatności. W przypadku płatności kartą płatniczą faktura VAT wystawiana jest wyłącznie po skutecznym pobraniu należności i dokumentuje transakcję już opłaconą. W przypadku Klientów rozliczających się na podstawie odrębnej umowy i dokonujących płatności przelewem, termin płatności określany jest w tej umowie lub wskazany na fakturze.

7.4. Aktualizacja danych rozliczeniowych. Klient zobowiązany jest do aktualizowania swoich danych rozliczeniowych (w tym danych firmy i adresu e-mail do faktur). FlexiProject nie odpowiada za skutki podania błędnych lub nieaktualnych danych rozliczeniowych.

7.5. Waloryzacja opłat. FlexiProject zastrzega sobie prawo do waloryzacji opłat abonamentowych, nie częściej niż raz w roku, o wskaźnik inflacji publikowany przez GUS lub w związku ze zmianami kosztów świadczenia Usługi (np. wzrostem cen licencji lub usług chmurowych dostawców). O każdej planowanej zmianie wysokości opłat FlexiProject poinformuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje nowych stawek, ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Brak wypowiedzenia oznacza akceptację nowych stawek.

7.6. Odsetki i koszty windykacji. W przypadku opóźnień w płatnościach FlexiProject może naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz żądać zwrotu uzasadnionych kosztów windykacji.

7.7. W Rabaty i promocje. Wszelkie rabaty, promocje lub bezpłatne okresy testowe mają charakter jednorazowy i nie podlegają kumulacji, chyba że FlexiProject postanowi inaczej.

8. Prawa i obowiązki Użytkownika

8.1. Zasady korzystania. Użytkownik ma prawo korzystać z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem, funkcjonalnościami oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu. Użytkownik zobowiązany jest przestrzegać obowiązującego prawa podczas korzystania z Usługi. Zakazane jest wprowadzanie do Aplikacji treści o charakterze bezprawnym (np. danych naruszających prawa osób trzecich, treści obraźliwych, wulgarnych, pornograficznych, propagujących przemoc lub naruszających przepisy prawa).

8.2. Dane dostępowe. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności swoich danych dostępowych do Konta (loginu i hasła). Niedozwolone jest:

udostępnianie Konta innym osobom,
korzystanie z Kont innych Użytkowników. W przypadku podejrzenia, że hasło Użytkownika dostało się w posiadanie osoby nieuprawnionej, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło oraz poinformować o tym FlexiProject. FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikłe z udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim z winy Użytkownika.

8.3. Upoważnienie i utrata uprawnień. Jeżeli Użytkownik korzysta z Aplikacji w imieniu Klienta (Organizacji), jest zobowiązany działać w granicach udzielonego mu umocowania (wynikającego z reprezentacji, pełnomocnictwa, polecenia służbowego lub innego dopuszczonego prawem upoważnienia). Użytkownik nie powinien udostępniać dostępu do Aplikacji osobom nieupoważnionym przez Klienta. W razie utraty uprawnień (np. zakończenie współpracy z Klientem), Użytkownik powinien niezwłocznie poinformować FlexiProject oraz/lub administratora głównego Konta Klienta, aby zablokować dostęp lub przekazać Konto innej osobie.

8.4. Zakazane działania. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Aplikacji w sposób nienaruszający praw FlexiProject ani osób trzecich. W szczególności zabronione jest:

podejmowanie prób zakłócenia działania Aplikacji lub obchodzenia jej zabezpieczeń (np. hacking, exploitowanie błędów),
wykorzystywanie Usługi w sposób nadmiernie obciążający infrastrukturę FlexiProject (np. masowe operacje automatyczne) bez uprzedniej zgody FlexiProject,
dekompilacja, inżynieria wsteczna lub nieautoryzowane kopiowanie kodu źródłowego Aplikacji,
podejmowanie prób uzyskania dostępu do danych lub obszarów systemu, do których Użytkownik nie posiada uprawnień.

8.5. Skutki naruszeń. Naruszenie przez Użytkownika obowiązków określonych w niniejszym paragrafie może skutkować zawieszeniem lub zablokowaniem dostępu do Aplikacji, a w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia – wypowiedzeniem umowy przez FlexiProject ze skutkiem natychmiastowym, z winy Użytkownika. FlexiProject ma wówczas prawo dochodzić od Użytkownika lub Klienta odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku wyrządzenia szkody (np. naruszenie bezpieczeństwa systemu, utrata danych, szkoda wizerunkowa).

9. Prawa i obowiązki FlexiProject

9.1. Świadczenie Usługi. FlexiProject zapewnia Użytkownikom dostęp do Aplikacji zgodnie z niniejszym Regulaminem, opisem funkcjonalnym oraz warunkami licencji/abonamentu.

9.2. Obowiązki FlexiProject. FlexiProject zobowiązuje się:

dbać o ciągłość działania Aplikacji i usuwać awarie w rozsądnym terminie,
podejmować adekwatne środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych Użytkowników i Klientów,
wykorzystywać dane wprowadzone do Aplikacji wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, w szczególności na potrzeby wsparcia technicznego, diagnostyki i reprodukcji błędów, testów poprawek oraz zapewnienia bezpieczeństwa Usługi,
zachować poufność wszelkich informacji uzyskanych od Klienta w związku ze świadczeniem Usługi,
zapewniać podstawowe wsparcie techniczne Użytkownikom, zgodnie z opisem w Regulaminie.

9.3. Aktualizacje i rozwój. FlexiProject może wprowadzać aktualizacje, poprawki i nowe funkcjonalności do Aplikacji. FlexiProject dołoży starań, aby zmiany te nie powodowały istotnego pogorszenia dostępnych funkcjonalności w ramach wykupionego abonamentu, przy czym mogą obejmować modyfikacje lub wycofanie niektórych modułów

9.4. Przerwy serwisowe. FlexiProject ma prawo czasowo ograniczyć dostęp do Aplikacji w związku z pracami serwisowymi lub modernizacyjnymi. Prace tego rodzaju są co do zasady przeprowadzane poza godzinami szczytu, tj. w okresach najniższej aktywności użytkowników w systemie, i nie wymagają odrębnego powiadomienia, chyba że ich zakres lub przewidywany czas trwania uzasadnia wcześniejsze poinformowanie Klientów.

9.5. Zakres usług. FlexiProject nie jest zobowiązany do świadczenia usług wykraczających poza zakres opisany w Regulaminie lub w odrębnej umowie zawartej z Klientem.

10. Świadczenie Usługi, SLA i odpowiedzialność FlexiProject

10.1. Należyta staranność. FlexiProject dołoży należytej staranności, aby Usługa była świadczona w sposób ciągły, stabilny i zgodny z jej opisem funkcjonalnym. Niniejszy paragraf określa zasady odpowiedzialności FlexiProject związane z dostępnością Aplikacji, wsparciem technicznym oraz ograniczeniami wynikającymi z charakteru Usługi.

10.2. Dostępność (SLA). FlexiProject zapewnia dostępność Usługi na poziomie nie niższym niż 99,5% w skali miesiąca kalendarzowego. Planowane przerwy techniczne (w szczególności związane z konserwacją lub aktualizacją systemu) przeprowadzane są – w miarę możliwości – poza godzinami szczytu, tj. w okresach najniższej aktywności użytkowników w systemie. FlexiProject może informować o planowanych pracach za pośrednictwem Aplikacji, strony internetowej lub innych kanałów komunikacji, jeżeli uzna to za konieczne ze względu na ich zakres lub czas trwania. FlexiProject zastrzega sobie prawo do przeprowadzania krótkich przerw awaryjnych bez wcześniejszego powiadomienia, jeżeli wymagają tego względy bezpieczeństwa, stabilności lub integralności systemu, przy czym dołoży starań, aby ich czas trwania był możliwie najkrótszy.

10.3. Wsparcie techniczne. FlexiProject świadczy podstawowe wsparcie techniczne w dni robocze, w godzinach 9:00-17:00 (czasu środkowoeuropejskiego). Zgłoszenia błędów i problemów technicznych mogą być kierowane poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej: https://flexi-project.com/pl/support, do którego Użytkownicy są przekierowywani z poziomu Aplikacji. FlexiProject podejmuje starania, aby zgłoszenia krytyczne (uniemożliwiające korzystanie z Usługi) były rozpatrywane w terminie nie dłuższym niż 8 godzin roboczych. Zgłoszenia mniej pilne mogą być obsługiwane w dłuższych terminach, przy czym FlexiProject dokłada starań, aby informować Użytkowników o postępach w ich realizacji. Standardowe wsparcie techniczne świadczone jest bez dodatkowych opłat w ramach abonamentu, natomiast rozszerzone warunki wsparcia (np. indywidualne SLA dla Klienta korporacyjnego) mogą zostać ustalone w odrębnej umowie.

10.4. Wyłączenia odpowiedzialności. Z uwagi na charakter Usługi (aplikacja internetowa) FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za przerwy, zakłócenia ani inne problemy w działaniu Aplikacji spowodowane w szczególności:

działaniem siły wyższej,
awariami łączy telekomunikacyjnych, sieci internetowej lub infrastruktury technicznej po stronie Klienta lub Użytkownika,
atakami zewnętrznymi (w tym cyberatakami),
nieautoryzowanym działaniem osób trzecich,
innymi okolicznościami pozostającymi poza kontrolą FlexiProject.

10.5. Zakres wyłączeń. W najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści lub utratę reputacji Klienta, wynikające z korzystania z Aplikacji. W szczególności FlexiProject nie odpowiada za:

treść, prawdziwość, aktualność ani legalność danych wprowadzanych do Aplikacji przez Użytkowników; wszelkie roszczenia osób trzecich z tytułu bezprawnego lub nieuprawnionego wprowadzenia danych obciążają Klienta lub Użytkownika, który dane wprowadził,
działania Użytkowników naruszające Regulamin lub przepisy prawa, w tym dotyczące ochrony danych osobowych, praw autorskich, praw własności przemysłowej czy tajemnicy przedsiębiorstwa,
nieautoryzowany dostęp do Konta Użytkownika, jeżeli doszło do niego z winy Użytkownika (np. wskutek udostępnienia danych logowania, zaniedbania zabezpieczenia skrzynki pocztowej lub stosowania nieodpowiednich haseł),
problemy techniczne wynikające z niespełnienia minimalnych wymagań technicznych po stronie Klienta lub Użytkownika (np. brak odpowiedniej przeglądarki, awarie sprzętu, niestabilne łącze internetowe),
korzystanie z Aplikacji w okresie testowym bez uprawnienia do reprezentowania Klienta będącego Organizacją lub działania bez jego zgody lub polecenia; w tym okresie FlexiProject nie pełni roli podmiotu przetwarzającego w rozumieniu RODO, a odpowiedzialność za dane i ich zgodność z prawem spoczywa wyłącznie na Użytkowniku.

10.6. Limit odpowiedzialności. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza FlexiProject wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (świadczenia Usługi) ogranicza się do kwoty odpowiadającej sumie opłat abonamentowych netto faktycznie zapłaconych przez Klienta na rzecz FlexiProject za trzy ostatnie miesiące świadczenia Usługi.
Jeżeli okres korzystania z Usługi był krótszy niż trzy miesiące, maksymalna odpowiedzialność FlexiProject jest ograniczona do równowartości jednej pełnej miesięcznej opłaty abonamentowej netto. Powyższe ograniczenie nie znajduje zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych umyślnie przez FlexiProject ani w innych sytuacjach, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

10.7. Brak gwarancji rezultatu. FlexiProject nie udziela gwarancji, że Aplikacja spełni wszystkie indywidualne oczekiwania Klienta ani że korzystanie z niej zapewni osiągnięcie określonych rezultatów biznesowych. Aplikacja stanowi wyłącznie narzędzie wspierające zarządzanie projektami, a efektywność jej wykorzystania zależy od czynników pozostających poza kontrolą FlexiProject. Klient przyjmuje również do wiadomości, że ze względu na złożoność oprogramowania nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie wszystkich błędów, jednak FlexiProject dokłada należytej staranności, aby błędy krytyczne były usuwane na bieżąco.

11. Przetwarzanie danych

11.1. Dane osobowe Użytkowników. Administratorem danych osobowych Użytkowników przekazywanych w związku z rejestracją Konta i korzystaniem z Aplikacji (takich jak dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane logowania, itp.) jest FlexiProject. Dane te są przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu, w następujących celach:

świadczenie Usługi i realizacja umowy z Użytkownikiem lub Organizacją, którą reprezentuje (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na FlexiProject, np. w zakresie rachunkowości i podatków (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
realizacja prawnie uzasadnionych interesów FlexiProject (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności w zakresie: obsługi zgłoszeń i reklamacji, dochodzenia roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa Usługi oraz prowadzenia komunikacji marketingowej w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia itd.), zostały opisane w Polityce Prywatności.

11.2. Dane wprowadzane do Aplikacji przez Użytkowników (dane Klienta). Wszelkie dane, w tym dane osobowe osób trzecich, wprowadzane do Aplikacji przez Użytkowników w trakcie korzystania z Usługi (np. dane projektów, dane pracowników, współpracowników czy klientów Klienta, pliki i dokumenty) pozostają pod wyłączną kontrolą Klienta lub Użytkownika, który je wprowadza. FlexiProject nie nabywa żadnych praw do tych danych, poza prawem do ich przetwarzania wyłącznie w celu świadczenia Usługi na rzecz Klienta zgodnie z Regulaminem i zawartą umową. Klient jako administrator danych odpowiada za zgodność wprowadzania i przetwarzania danych z przepisami prawa, w szczególności za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej w rozumieniu RODO.

11.3. FlexiProject jako podmiot przetwarzający (procesor). W zakresie, w jakim Klientem jest Organizacja lub przedsiębiorca, a Użytkownicy wprowadzają do Aplikacji dane osobowe w związku z działalnością tej Organizacji, FlexiProject pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO, zaś Klient pozostaje ich administratorem. Niniejszy Regulamin stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, obowiązującą od momentu rozpoczęcia przetwarzania danych w imieniu Klienta w środowisku produkcyjnym (płatnym) i przez cały okres świadczenia Usługi, aż do usunięcia danych po zakończeniu umowy. W ramach tej umowy powierzenia FlexiProject zobowiązuje się w szczególności do:

przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (w tym wynikające z funkcjonalności Aplikacji lub pisemnych dyspozycji),
zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych (personel FlexiProject oraz podwykonawcy) zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi poufności,
stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych zgodnie z art. 32 RODO (uwzględniających charakter i ryzyko przetwarzania), w tym m.in. pseudonimizacji, szyfrowania oraz redundancji kopii zapasowych w centrach danych Microsoft Azure w regionie UE,
wspierania Klienta w realizacji obowiązków administratora, o których mowa w art. 28 ust. 3 RODO – w szczególności w zakresie odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (np. poprzez funkcje eksportu lub usuwania danych), zgłaszania naruszeń ochrony danych, przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz kontaktu z organami nadzorczymi,
po zakończeniu świadczenia Usługi – usunięcia lub zwrotu Klientowi wszystkich danych osobowych oraz usunięcia wszelkich kopii, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania,
udostępniania Klientowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO oraz umożliwienia przeprowadzania audytów – w pierwszej kolejności poprzez udostępnienie raportów z audytów wewnętrznych, certyfikatów zgodności i innych dokumentów potwierdzających stosowane środki bezpieczeństwa; wizyty kontrolne po stronie FlexiProject są dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i po wcześniejszym uzgodnieniu terminu oraz warunków.

Klient (administrator danych) wyraża zgodę na dalsze powierzenie danych osobowych przez FlexiProject podwykonawcom (subprocesorom), w szczególności dostawcom infrastruktury chmurowej (np. Microsoft Azure), systemów wspierających (np. system CRM, system obsługi zgłoszeń) oraz innym usługodawcom pomocniczym niezbędnym do działania Aplikacji. Lista aktualnych subprocesorów stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Lista ta jest na bieżąco aktualizowana, a Klient może również zażądać jej udostępnienia w formie elektronicznej. Zmiana Załącznika nr 1 nie stanowi zmiany niniejszego Regulaminu. Informacja o zmianie listy subprocesorów jest publikowana na stronie internetowej FlexiProject; na żądanie Klienta FlexiProject prześle powiadomienie e-mailowe o zmianie. Klient ma prawo zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec powierzenia danych nowemu subprocesorowi; w takim przypadku Strony podejmą działania w celu znalezienia rozwiązania (np. wyłączenia danego subprocesora). Jeżeli nie będzie to możliwe, zgłoszenie sprzeciwu może skutkować zakończeniem świadczenia Usługi w odpowiednim zakresie lub rozwiązaniem umowy. FlexiProject ponosi pełną odpowiedzialność wobec Klienta za działania i zaniechania swoich subprocesorów w zakresie przetwarzania powierzonych danych.

FlexiProject niezwłocznie, nie później niż w ciągu 36 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, poinformuje Klienta o naruszeniu, przekazując co najmniej informacje wymagane art. 33 RODO, o ile są dostępne na tym etapie.

FlexiProject nie przekazuje danych osobowych poza EOG, chyba że zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z rozdz. V RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz Klient został uprzednio poinformowany o mechanizmie transferu.

Zakres i cele przetwarzania obejmują także realizację wsparcia technicznego, obsługę incydentów, diagnostykę i reprodukcję błędów oraz testy poprawek. Na potrzeby tych działań FlexiProject może, w niezbędnym zakresie, uzyskać dostęp do danych lub utworzyć ich tymczasowe kopie w środowisku serwisowym, wyłącznie w regionie UE, z zastosowaniem zasady minimalizacji i ograniczenia celu. Dane nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych ze świadczeniem Usługi bez odrębnej podstawy prawnej.

11.4. FlexiProject jako administrator danych. Niezależnie od trybu korzystania z Aplikacji (testowego czy produkcyjnego), FlexiProject jest administratorem danych osobowych podanych przy rejestracji i utrzymaniu Konta (np. dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, logi techniczne). Dane te są przetwarzane w celu świadczenia Usługi, obsługi konta, zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczeń oraz wypełniania obowiązków prawnych, zgodnie z Polityką Prywatności. W odniesieniu do danych i dokumentów wprowadzanych do Aplikacji przez Użytkowników:

w środowisku testowym FlexiProject nie pełni roli administratora ani podmiotu przetwarzającego – dane te pozostają wyłączną odpowiedzialnością Użytkownika, który je wprowadza,
w środowisku produkcyjnym FlexiProject pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) wobec danych wprowadzanych przez Użytkowników w związku z działalnością Klienta (Organizacji), przy jednoczesnym zachowaniu roli administratora danych rejestracyjnych.

12. Poufność informacji

12.1. Ogólna zasada. FlexiProject zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich danych, dokumentów i informacji wprowadzanych do Aplikacji przez Klienta w toku korzystania z Usługi, w szczególności informacji handlowych, technicznych, organizacyjnych oraz danych osobowych. Obowiązek poufności obowiązuje w trakcie trwania Umowy oraz przez okres 3 lat po jej zakończeniu, bez uszczerbku dla obowiązków wynikających z odrębnych przepisów prawa lub umów. Dane i informacje mogą być ujawniane wyłącznie osobom upoważnionym po stronie FlexiProject (pracownikom, współpracownikom, podwykonawcom) w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, przy czym FlexiProject zapewnia, że osoby te są zobowiązane do zachowania poufności. W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w charakterze procesora obowiązek poufności realizowany jest zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. b RODO.

12.2. Środowisko testowe i wyłączenia. Zasada poufności obejmuje także dane wprowadzane w środowisku testowym, jednak w pełnym zakresie biznesowym (w imieniu Organizacji) znajduje zastosowanie dopiero od momentu przejścia Usługi do środowiska produkcyjnego (płatnego). Do tego czasu dane wprowadzone do Aplikacji traktowane są jako dane wprowadzone przez Użytkownika we własnym imieniu, przy czym FlexiProject zapewnia ich techniczną ochronę i bezpieczeństwo, lecz nie jest zobowiązany do uznawania ich za informacje poufne Klienta będącego Organizacją. Obowiązek poufności nie obejmuje informacji, które:

były publicznie dostępne w momencie ich przekazania lub stały się publiczne bez naruszenia Regulaminu,
znajdowały się w posiadaniu FlexiProject przed ich przekazaniem i można to wykazać,
zostały niezależnie opracowane przez FlexiProject bez wykorzystania informacji poufnych Klienta, lub
muszą zostać ujawnione na podstawie przepisów prawa lub orzeczenia właściwego organu – przy czym, o ile to możliwe, FlexiProject poinformuje Klienta o obowiązku ujawnienia.

12.3. Odpowiedzialność Użytkownika w testach. W okresie testowym rekomenduje się korzystanie wyłącznie z danych fikcyjnych lub zanonimizowanych. Wprowadzanie rzeczywistych danych osobowych, dokumentów czy informacji poufnych odbywa się wyłącznie na wyłączną odpowiedzialność Użytkownika, a FlexiProject nie ponosi odpowiedzialności za skutki ich wprowadzenia.

13. Reklamacje i zasady odpowiedzi

13.1. Prawo do reklamacji. FlexiProject dokłada starań, aby Usługa była świadczona na najwyższym poziomie. Jeżeli Klient lub Użytkownik zauważy nieprawidłowości w działaniu Aplikacji bądź ma zastrzeżenia co do realizacji Usługi, ma prawo złożyć reklamację. Reklamację można złożyć w formie elektronicznej, wysyłając wiadomość e-mail na adres: support@flexi-project.com (lub inny oficjalny kanał kontaktowy wskazany na stronie FlexiProject).

Zasady składania reklamacji dotyczących płatności elektronicznych realizowanych przez PayU S.A. określa 6.2 Regulaminu.

13.2. Forma i treść zgłoszenia. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać opis problemu oraz identyfikujące dane Klienta/Użytkownika (np. adres e-mail powiązany z kontem, nazwę Organizacji). FlexiProject rozpatrzy reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od jej otrzymania, i udzieli odpowiedzi na adres e-mail podany w zgłoszeniu. W uzasadnionych przypadkach (np. skomplikowany charakter problemu) FlexiProject poinformuje o konieczności wydłużenia terminu wraz z podaniem przewidywanego czasu rozpatrzenia.

13.3. Rozpatrzenie i działania naprawcze. W przypadku uznania reklamacji za zasadną, FlexiProject podejmie odpowiednie działania naprawcze (np. usunięcie błędu, udzielenie dodatkowych wyjaśnień, zastosowanie innych środków adekwatnych do sytuacji). O wyniku postępowania reklamacyjnego FlexiProject poinformuje składającego reklamację drogą elektroniczną.

14. Rozwiązanie umowy i usunięcie danych

14.1. Czas trwania Umowy. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta na czas nieoznaczony (abonament odnawialny miesięcznie lub rocznie) – z zastrzeżeniem, że Konto testowe jest udostępniane na czas określony (okres testowy), po którego upływie umowa wygasa, o ile Klient nie przedłuży jej poprzez przejście na abonament płatny.

14.2. Wypowiedzenie przez Klienta/Użytkownika. Klient uprawniony jest do wypowiedzenia umowy w każdej chwili, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego abonamentu (a w przypadku konta testowego – ze skutkiem natychmiastowym), poprzez złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu za pośrednictwem Aplikacji (np. funkcja „Usuń konto” lub analogiczna) albo w formie elektronicznej przesłanej z adresu e-mail powiązanego z Kontem Klienta/Użytkownika na adres FlexiProject: support@flexi-project.com. W przypadku subskrypcji płatnej środowisko pozostaje aktywne do końca okresu, za który została uiszczona opłata, i nie ulega wcześniejszemu rozwiązaniu ani blokadzie, chyba że Strony postanowią inaczej. Użytkownik, który samodzielnie zaakceptował Regulamin (np. osoba fizyczna będąca stroną umowy lub reprezentant Organizacji, który dokonał rejestracji), jest uprawniony do wypowiedzenia umowy w imieniu Klienta. W przypadku Klienta będącego Organizacją, wypowiedzenia może dokonać osoba uprawniona do jego reprezentacji (np. aktualny administrator główny konta po stronie Klienta lub inny upoważniony przedstawiciel).

14.3. Wypowiedzenie przez FlexiProject. FlexiProject może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi z następujących przyczyn:

istotne lub powtarzające się naruszenie przez Klienta/Użytkownika postanowień Regulaminu (po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, o ile wezwanie jest możliwe),
opóźnienie Klienta w zapłacie należnych opłat przekraczające 30 dni, pomimo wezwania do zapłaty,
zaprzestanie świadczenia lub wycofanie z oferty FlexiProject usług objętych Regulaminem (przy czym w takim przypadku FlexiProject poinformuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, aby umożliwić eksport danych),
zaistnienie okoliczności, które powodują, że dalsze świadczenie Usługi na rzecz danego Klienta stało się niezgodne z prawem.

Wypowiedzenie przez FlexiProject następuje w formie elektronicznej (e-mail) lub pisemnej. W przypadku wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie FlexiProject (np. wycofanie usługi) Klientowi przysługuje proporcjonalny zwrot niewykorzystanej części opłaty abonamentowej. Wypowiedzenie z przyczyn leżących po stronie Klienta (np. naruszenia Regulaminu, brak płatności) nie rodzi po jego stronie prawa do zwrotu już uiszczonych opłat.

14.4. Skutki rozwiązania umowy. Z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy (np. upływu okresu testowego, dnia zakończenia abonamentu po wypowiedzeniu) FlexiProject blokuje dostęp do Konta Użytkownika. Dane zgromadzone w Aplikacji pozostają dostępne dla Klienta wyłącznie w celu eksportu przez okres do 90 dni od rozwiązania umowy. Po tym terminie dane są usuwane, a następnie mogą istnieć wyłącznie w kopiach zapasowych przez maksymalnie 30 dni od dnia usunięcia środowiska, po czym kopie zapasowe są automatycznie nadpisywane, a dane trwale i nieodwracalnie usuwane. Na żądanie Klienta FlexiProject prześle e-mailowe potwierdzenie usunięcia danych.

14.5. Wyjątki od obowiązku usunięcia danych. Po usunięciu danych FlexiProject nie ma obowiązku dalszego przechowywania żadnych informacji związanych z Kontem Klienta, za wyjątkiem informacji, do których zachowania jest zobowiązany na mocy prawa (np. dane księgowe, dokumentacja związana z udzielonymi zgodami marketingowymi – przechowywane w celach dowodowych).

15. Zgody marketingowe i komunikacja handlowa

15.1. Komunikacja techniczna (obowiązkowa, niemarketingowa). Rejestrując Konto w Aplikacji, Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że FlexiProject będzie przesyłać informacje związane ze świadczeniem Usługi w formie elektronicznej, w szczególności powiadomienia systemowe, komunikaty o zmianach w Regulaminie lub bezpieczeństwie, informacje o nowych funkcjonalnościach wpływających na sposób korzystania z Aplikacji oraz przypomnienia o końcu okresu testowego. Tego rodzaju wiadomości są integralną częścią realizacji Umowy i nie stanowią komunikacji marketingowej – ich otrzymywanie jest nieodłącznym elementem korzystania z Usługi.

15.2. Dobrowolne zgody marketingowe (zakres). Niezależnie od powyższego, Użytkownik może dobrowolnie wyrazić zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej od FlexiProject. Brak zgody nie wpływa na możliwość korzystania z Usługi. W szczególności FlexiProject może uzyskać następujące dobrowolne zgody marketingowe:

zgodę na kontakt telefoniczny (marketing bezpośredni) – umożliwiającą przedstawienie oferty lub uzyskanie opinii o Usłudze,
zgodę na newsletter – umożliwiającą cykliczne otrzymywanie treści o charakterze informacyjno-handlowym (np. porad, case studies, aktualizacji produktowych).

15.3. Dobrowolność i możliwość cofnięcia zgody. Wszystkie zgody marketingowe są dobrowolne i mogą być w każdej chwili wycofane przez Użytkownika, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed ich cofnięciem oraz bez wpływu na możliwość korzystania z Usługi. Cofnięcie zgody na newsletter następuje poprzez link w stopce wiadomości newsletterowej, natomiast cofnięcie zgody na kontakt telefoniczny wymaga przekazania odpowiedniego oświadczenia (np. poprzez formularz kontaktowy lub na adres e-mail: support@flexi-project.com).

15.4. Sposoby wycofania zgody. Wycofanie zgody jest możliwe poprzez:

przesłanie informacji e-mail na adres: support@flexi-project.com, w szczególności w zakresie zgody na kontakt telefoniczny,
skorzystanie z linku rezygnacji zamieszczonego w stopce każdej wiadomości newsletterowej.

15.5. Niezależność komunikatów technicznych. Wycofanie zgód marketingowych nie wpływa na otrzymywanie komunikatów technicznych i operacyjnych niezbędnych do korzystania z Usługi, o których mowa w 13.1.

15.6. Rejestr zgód marketingowych. FlexiProject prowadzi rejestr udzielonych zgód marketingowych. Rejestr zawiera m.in. treść zgody, datę i godzinę jej wyrażenia oraz wersję językową oświadczenia akceptowanego przez Użytkownika. Na żądanie Użytkownika FlexiProject udziela informacji, jakie zgody zostały przez niego udzielone i kiedy – w formie wyciągu z rejestru.

16. Zmiany Regulaminu

16.1. Ważne przyczyny zmiany Regulaminu. FlexiProject zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu w trakcie obowiązywania umowy z Klientem z ważnych przyczyn. Za ważne przyczyny uznaje się w szczególności:

zmianę zakresu lub formy świadczonych usług (np. wprowadzenie nowych funkcji Aplikacji, zakończenie świadczenia jakiejś funkcjonalności),
zmianę powszechnie obowiązujących przepisów prawa wpływających na treść umowy (np. zmiana stawki podatku, nowych wymogów prawnych RODO, PKE itp.),
wydanie decyzji lub orzeczenia wpływającego na prawa i obowiązki stron umowy, a także konieczność doprecyzowania postanowień Regulaminu celem usunięcia niejasności lub omyłek.

16.2. Procedura informowania i prawo do wypowiedzenia. Zmiany Regulaminu publikowane są na stronie internetowej FlexiProject pod stałym adresem URL. Nowa wersja obowiązuje od dnia jej publikacji, a Klient/Użytkownik zostaje o niej poinformowany drogą elektroniczną (na adres e-mail administratora konta lub poprzez komunikat w Aplikacji).
W przypadku Klientów będących konsumentami, jeżeli nie akceptują zmian, przysługuje im prawo wypowiedzenia umowy w terminie 14 dni od dnia powiadomienia, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego (w przypadku umów abonamentowych) lub ze skutkiem natychmiastowym (w przypadku kont testowych). Brak wypowiedzenia umowy w tym terminie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.

16.3. Publikacja i dostępność aktualnej wersji Regulaminu. Aktualna wersja Regulaminu będzie każdorazowo dostępna na stronie internetowej FlexiProject. FlexiProject zaleca Klientom regularne zapoznawanie się z ewentualnymi zmianami Regulaminu.

17. Postanowienia końcowe

17.1. Prawo właściwe i przepisy uzupełniające. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy Prawo komunikacji elektronicznej oraz RODO i innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych. Regulamin nie wyłącza ani nie ogranicza żadnych bezwzględnie obowiązujących praw Klienta, które przysługują mu na mocy prawa (w tym praw konsumenckich, jeśli miałoby to zastosowanie – przy czym jak wskazano, FlexiProject kieruje swoje usługi do podmiotów biznesowych).

17.2. Rozstrzyganie sporów. Umowa zawarta na podstawie niniejszego Regulaminu podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikłe z realizacji umowy strony będą starały się w pierwszej kolejności rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia, właściwym do rozpoznania sporu będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby FlexiProject (o ile dopuszczalne prawnie).

17.3. . Nieważność części postanowień. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okazałoby się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. Nieważne/nieskuteczne postanowienie zostanie zastąpione normą prawną o możliwie zbliżonym znaczeniu, zgodnie z intencją stron.

17.4. Język Regulaminu i wersje językowe. Regulamin został sporządzony w języku polskim. Dla wygody Użytkowników FlexiProject może udostępnić tłumaczenia Regulaminu na inne języki, jednak w razie rozbieżności tekst polski jest wiążący.

17.5. Pierwszeństwo odrębnej umowy. W przypadku, gdy Klient i FlexiProject zawrą odrębne umowy regulujące korzystanie z Usługi (np. umowę ramową, umowę o powierzenie danych osobowych, SLA, umowę o świadczenie usług IT, NDA), ich postanowienia mają pierwszeństwo przed postanowieniami niniejszego Regulaminu w zakresie, w jakim regulują te same kwestie. W pozostałym zakresie zastosowanie ma niniejszy Regulamin.

17.6. Niniejsza wersja Regulaminu wchodzi w życie z dniem 23.10.2025 r.

Lp.	Podwykonawca (subprocesor)	Adres siedziby	NIP / VAT	Zakres usług
1	Mailjet SAS	43, Rue de Dunkerque, 75010 Paris, Francja	VAT nr FR67524536992	Wysyłka maili z aplikacji FlexiProject
2	Quality Unit, s.r.o.	Vajnorska 100/A, 831 04 Bratislava, Słowacja	VAT nr SK2021910891	Platforma do obsługi i śledzenia zgłoszeń serwisowych
3	Pipedrive OU	Mustamäe tee 3a, Tallinn, Harjumaa 10615, Estonia	VAT nr EE101382096	System CRM
4	Microsoft Ireland Operations Limited Ltd	One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlandia	VAT nr IE 8256796 U	Dostawca usług chmurowych Azure i Office 365
5	APN Promise S.A.	Domaniewska 44a, 02-672 Warszawa, Polska	NIP 5210088682	Dostawca usług licencyjnych Microsoft
6	Business Support Marcin Buliński	Poziomkowa 12, 05-270 Nadma, Polska	NIP 5251211866	Zarządzanie infrastrukturą FlexiProject
7	Fakturownia sp. z o.o.	ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa, Polska	NIP 5213704420	Obsługa fakturowania i rozliczeń Klientów (system Fakturownia.pl)