Integracja z Jira

Połączenie FlexiProject z systemem Jira w organizacji umożliwia wyświetlenie zadań Jira w harmonogramie projektu. W każdym projekcie możesz wyświetlić niezależnie zadania z różnych projektów Jira. W celu lepszej kontroli nad listą wyświetlanych zadań możesz wskazać konkretne typy pobieranych zadań lub zastosować filtr JQ, aby wybrać tylko te zadania, które są istotne.

Mapowanie użytkowników przypisanych do zadań w Jira z użytkownikami zarejestrowanymi we FlexiProject umożliwia optymalizację czasu pracy i koordynację zadań w organizacji, niezależnie od platformy.

Zachęcamy również do obejrzenia naszego filmu instruktażowego, w którym krok po kroku pokazujemy, jak zintegrować Jirę z FlexiProject i skonfigurować wszystkie niezbędne ustawienia.

Tworzenie połączenia z Jira

Generowanie w Jira klucza do połączenia

1. W systemie Jira należy przejść do ustawień konta, Aby to zrobić:
   1. Kliknij swój awatar użytkownika w prawym górnym rogu.
   2. Kliknij  „Zarządzaj swoim kontem”.
      Zostaniesz przekierowany do ustawień konta.
2. W panelu ustawień przejdź na zakładkę „Bezpieczeństwo”
3. W sekcji Token API kliknij „Utwórz tokeny API i nimi zarządzaj”.
   W zakładce zmieni się widok.
4. W nowym widoku kliknij przycisk Utwórz token API.
   Otworzy się okno do tworzenia nowego tokena.
5. Wprowadź nazwę „FlexiProject”
6. Kliknij przycisk Utwórz.
   Zostanie wygenerowany nowy klucz połączenia. Jest to jedyny moment, w którym masz możliwość wyświetlenia i skopiowania klucza.
7. Skopiuj klucz połączenia.

Dodanie integracji z Jira we FlexiProject

8. We FlexiProject w menu rozwiń zakładkę Administracja.
9. Z rozwiniętej listy wybierz Ustawienia systemowe.
10. W Ustawieniach systemowych przejdź do zakładki Jira.
    Wyświetli się karta „Integracja z Jira”.
11. Jeżeli integracja jest wyłączona, to włącz ją przełącznikiem umieszczonym w prawym górnym rogu karty.
12. Wprowadź Adres serwera Jira Twojej organizacji.
    Jest to adres URL, który wprowadzamy w przeglądarce, żeby przejść do aplikacji JIRA. Przykładowy adres: https://nazwa.atlassian.net
13. Wprowadź Email użytkownika.
    Ważne, żeby był to ten sam email, którym w Jira zalogował się użytkownik, który wygenerował klucz połączenia.
14. Wklej skopiowany w kroku 7. klucz połączenia.
15. Kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu.
    Jeśli wprowadzone dane są prawidłowe, to pojawi się powiadomienie „Połączenie z serwerem Jira jest poprawne”. Tym samym połączenie z Jira jest aktywne.
16. Opcjonalnie: Status połączenia można sprawdzić w każdej chwili, klikając przycisk Sprawdź połączenie.

Mapowanie właścicieli zadań

Lista nazw użytkowników Jira jest wyświetlana w ustawieniach systemowych w tabeli Użytkownicy umieszczonej pod parametrami połączenia z Jira.

Gdy w ustawieniach systemowych jest utworzone aktywne połączenie z Jira FlexiProject będzie stale próbował automatycznie mapować użytkowników zarejestrowanych w Jira z użytkownikami zarejestrowanymi we FlexiProject, poprzez sprawdzenie zgodności ich adresów email.

Jeśli w połączeniu wraz z nazwą użytkownika Jira jest udostępniany adres e-mail, system FlexiProject sprawdzi, czy taki e-mail istnieje w bazie użytkowników FlexiProject. W przypadku znalezienia takiego powiązania, obok nazwy użytkownika Jira wyświetlany jest awatar i nazwa powiązanego użytkownika. Udostępnianie adresów email poprzez wygenerowane połączenie jest zależne od globalnych ustawień bezpieczeństwa w Jira oraz od ustawień prywatności użytkownika Jira.

Możliwe jest ręczne dodanie powiązań oraz importowanie listy użytkowników Jira z adresami e-mail poprzez wczytanie odpowiedniego pliku .csv. Należy pamiętać o tym, że w ręcznie powiązane profile nie są aktualizowane. Np. w przypadku zmiany nazwiska lub adresu email połączenie należy ręcznie zaktualizować. Połączenia wygenerowane automatycznie będą automatycznie aktualizowane.

Dodanie powiązania użytkownika:

1. We FlexiProject w menu rozwiń zakładkę Administracja.
2. Z rozwiniętej listy wybierz Ustawienia systemowe.
3. W Ustawieniach systemowych przejdź do zakładki Jira.
   Jeśli połączenie jest aktywne Wyświetli się karta „Integracja z Jira” z listą nazw użytkowników Jira.
4. Najedź myszką na wybrany wiersz bez powiązanego użytkownika.
   Po prawej stronie pojawi się symbol trzech kropek.
5. Kliknij symbol trzech kropek.
   Pojawi się lista z dostępnymi opcjami.
6. Wybierz opcję Powiąż.
   Wyświetli się okienko Powiązanie użytkownika.
7. W oknie wskaż kliknięciem użytkownika, którego chcesz powiązać z Nazwą Jira
8. Kliknij przycisk Potwierdź.
   Powiązanie zostało zapisane.

Usunięcie powiązania użytkownika:

1. We FlexiProject w menu rozwiń zakładkę Administracja.
2. Z rozwiniętej listy wybierz Ustawienia systemowe.
3. W Ustawieniach systemowych przejdź do zakładki Jira.
   Jeśli połączenie jest aktywne Wyświetli się karta „Integracja z Jira” z listą nazw użytkowników Jira.
4. Najedź myszką na wybrany wiersz z powiązanym użytkownikiem.
5. Po prawej stronie pojawi się symbol trzech kropek.
6. Kliknij symbol trzech kropek.
   Pojawi się lista z dostępnymi opcjami.
7. Wybierz opcję Rozłącz.
   Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie czynności.
8. Potwierdź, klikając przycisk Usuń powiązanie.
   Powiązanie zostanie usunięte.

Import listy użytkowników Jira:

1. Pozyskaj plik .csv z listą użytkowników.
   Administrator Jira może wygenerować taki plik, przechodząc do panelu administracyjnego (https://admin.atlassian.com/). W zakładce „Użytkownicy”, pod ikoną z trzema kropkami dostępne jest narzędzie do eksportu listy użytkowników. Eksportowany plik powinien zawierać nazwy użytkowników Jira, ich Jira Id oraz adresy email.
2. We FlexiProject w menu rozwiń zakładkę Administracja.
3. Z rozwiniętej listy wybierz Ustawienia systemowe.
4. W Ustawieniach systemowych przejdź do zakładki Jira.
   Jeśli połączenie jest aktywne Wyświetli się karta „Integracja z Jira” z listą nazw użytkowników Jira. Pod nazwą tabeli znajduje się przycisk Import użytkowników Jira.
5. Kliknij przycisk Import użytkowników Jira.
   Otworzy się okno do importu.
6. W oknie importu wskaż lub przeciągnij i upuść plik .csv z listą użytkowników.
   Plik zostanie wczytany.
7. Kliknij +Dodaj.
   Lista użytkowników Jira zostanie zaktualizowana. Podczas wczytywania FlexiProject automatycznie uzupełni ją o znalezione powiązania.

Wyświetlenie zadań Jira w harmonogramie projektu

Integracja z Jira pozwala na import zadań z wybranego projektu Jira do projektu FlexiProject. Możliwe jest dodawanie zadań z kilku projektów Jira, a także zastosowanie filtra JQL, aby do projektu można było dodawać dokładną listę zadań.

Dodawanie zadań z Jira do projektu

1. W FlexiProject przejdź do wybranego projektu.
2. Przejdź do zakładki Harmonogram.
3. Kliknij przycisk Ustawienia.
   Pojawi się lista dostępnych opcji.
4. Wybierz opcję Połączenie z Jira.
   Otworzy się okno Import z Jira.
5. Wprowadź klucz projektu Jira, który chcesz połączyć z FlexiProject.
   Jeśli chcesz dodać zadania z kilku projektów, wprowadź ich klucze kolejno po przecinku.
6. Kliknij przycisk Połącz.
   Wyświetlone zostanie okno ze szczegółami importu zadań Jira.
7. Wybierz z listy sposób pobierania zadań:Typ zadań (dostępne tylko przy imporcie zadań z jednego projektu Jira)
   1. Wybierz co najmniej jeden rodzaj zadania.
   2. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
      FlexiProject konwertuje zależności wybranych typów zadań na hierarchiczną strukturę zadań harmonogramu gdy jest to możliwe. Np.: gdy wśród zadań są takie, których typy są nadrzędne i podrzędne względem siebie.

   Filtr JQL

   1. W Jira w narzędziu Filtry wygeneruj odpowiedni filtr. Kod JQL jest możliwy do skopiowania po zmianie widoku filtra z PODSTAWOWY na JQL.
   2. Wklej kod JQL w polu tekstowym.
   3. Kliknij przycisk Zapisz.

5. Jeśli połączenie się powiedzie, w prawym dolnym rogu pojawi się komunikat o powodzeniu, a w projekcie pojawią się zadania z Jira. Po integracji obok nazwy projektu pojawi się szara ikona rombu. Każdy projekt zintegrowany z Jira jest oznaczony taką ikoną. Kliknięcie go otwiera zintegrowany projekt Jira w nowej karcie.
   Należy na to, że istnieje wiele czynników, które mogą sprawić, że pobieranie zadań nie zostanie wykonane. Może to być np. brak odpowiednich uprawnień użytkownika, który jest podany w parametrach integracji z Jira lub błąd składni wprowadzonego kodu JQL. Brak możliwości pobrania zadań Jira zostanie zasygnalizowany odpowiednim powiadomieniem.

Usunięcie zadań Jira z projektu

1. We FlexiProject otwórz projekt, który jest zintegrowany z Jira.
2. W projekcie przejdź do zakładki Harmonogram.
3. Kliknij przycisk Ustawienia.
   Pojawi się lista dostępnych opcji.
4. Wybierz opcję Połączenie z Jira.
   Otworzy się okno Import z Jira.
5. Kliknij przycisk Usuń.
   Wyświetli się okienko do potwierdzenia tej czynności. Usunięcie połączenia jest nieodwracalne.
6. Potwierdź,  klikając przycisk Usuń.
   Powiązanie projektu z Jira zostanie usunięte. Zadania Jira znikną z harmonogramu. Projekt nie będzie oznaczony jako połączony z Jira.

Zadania z Jira w harmonogramie projektu

Pobierane do harmonogramu projektu zadania Jira zawierają automatycznie aktualizowane pola:

• Nazwa zadania
• Opis zadania
• Status
• Właściciel
• Typ
• Hierarchia zadań (z konwersji zależności między typami zadań)

Są to informacje, których nie można edytować.

W harmonogramie zadania pochodzące z Jira oznaczone są ikoną niebieskiego rąbu. Wszystkie zadania Jira dodane są na końcu harmonogramu z zachowaniem struktury. Możliwa jest zmiana kolejności zadań w zadaniu nadrzędnym. Zadania zbiorcze Jira łącznie z ich zadaniami podrzędnymi można wstawiać w strukturę harmonogramu.
W harmonogramie są dostępne trzy nowe kolumny:

• Jira Id: kliknięcie Jira Id przenosi do nowej karty, gdzie widoczne są szczegóły zadania w systemie Jira.
• Status Jira: Statusy zadań z Jira wpływają na postęp zadania: To Do – postęp 0%, In Progress postęp 50% i Done postęp 100%.
• Typ Jira.

Nazwa właściciela zadania oznaczona jest szarą ikoną awatara. Jeśli właściciel zadania Jira jest zmapowany z użytkownikiem FlexiProject, wtedy wyświetlany jest jego awatar i nazwa z FlexiProject.