Zadania użytkownika

W zakładce Zadania znajdziesz w jednym miejscu wszystkie zadania przypisane do Ciebie: zadania z projektów oraz zadania operacyjne (spoza projektów). To domyślny widok po zalogowaniu do systemu.

Moduł ma trzy zakładki:

• Moje zadania — zadania do wykonania przez Ciebie,
• Oddelegowane — zadania operacyjne przekazane przez Ciebie innym osobom (zakładkę widzisz, jeśli masz licencję Pełna),
• Obserwowane — zadania, dla których masz włączone powiadomienia o zmianach.

Lista moich zadań

W zakładce Moje zadania widzisz:

• zadania i kamienie milowe z projektów, w których jesteś właścicielem,
• zadania operacyjne, w których jesteś autorem lub właścicielem.

Kolumna Źródło wskazuje projekt, z którego pochodzi zadanie, a przy zadaniu operacyjnym — jego autora. Daty zakończenia zaległych zadań są wyświetlane na czerwono.

Nad listą znajdziesz trzy przyciski:

• Filtr — otwiera pasek z polem Filtruj po nazwie oraz filtrami Data końca i Archiwizacja. Aby zobaczyć zadania z zarchiwizowanych projektów, zaznacz opcję Pokaż projekty zarchiwizowane.
• Kolumny — włącza i wyłącza widoczność kolumn Start, Koniec, Czas trwania i Źródło. Aby zmienić kolejność kolumn, przeciągnij kolumnę za uchwyt, który pojawia się po najechaniu kursorem. Kolumna Nazwa jest zawsze widoczna.
• Wykonane — określa, które wykonane zadania zostają na liście: Ukryj, Dzisiaj, Od Wczoraj, Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni albo Wszystkie.

Kliknij nagłówek kolumny Nazwa, Start, Koniec lub Czas trwania, aby posortować listę. Filtr, układ kolumn i wybór w przycisku Wykonane są zapamiętywane.

Praca z zadaniami

Zakończenie zadania

Kliknij ikonę statusu (kółko) obok nazwy zadania. Postęp zadania zmieni się na 100%, a zadanie zostanie oznaczone jako wykonane. Ponowne kliknięcie ikony przywraca postęp 0%.

Jeśli w organizacji jest włączone przypomnienie o rejestracji czasu, po zamknięciu zadania otworzy się okno rejestracji czasu pracy. Okno pojawi się, gdy masz licencję Standardowa lub Pełna, zadanie nie ma podzadań i nie ma jeszcze zarejestrowanego czasu.

Dodatkowe informacje przy zakończeniu zadania projektowego:

• gdy zadanie ma podzadania — pojawi się okno z informacją, że zamknięcie zadania kończy też wszystkie jego podzadania,
• gdy powiązane zadania nie są jeszcze wykonane — pojawi się okno z listą tych zadań i informacją, że ich postęp się nie zmieni.

Panel zadania projektowego

Kliknij nazwę zadania z projektu, aby otworzyć ten sam panel co w harmonogramie projektu. Menu panelu (ikona trzech kropek) ma opcje Oznacz jako wykonane, Przejdź do projektu (otwiera listę harmonogramu z zaznaczonym zadaniem) i Rejestruj czas pracy.

Zadania operacyjne

Zadanie operacyjne to zadanie spoza projektu, na przykład cykliczny raport albo sprawa administracyjna. Nie trafia do żadnego harmonogramu. Widzi je autor i osoby dodane jako właściciele.

Dodawanie zadania

1. W zakładce Moje zadania kliknij przycisk Nowe zadanie. Na górze listy pojawi się wiersz do wpisania nazwy.
2. Wpisz nazwę zadania w tym wierszu.
3. Naciśnij Enter albo kliknij poza polem. Zadanie zostanie zapisane, a po prawej stronie otworzy się jego panel.

Panel zadania

W panelu ustawisz:

• nazwę,
• datę rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania w dniach,
• postęp — wartość w procentach wpisywana w polu postępu; 100% oznacza zadanie wykonane,
• właścicieli — pole Dodaj Właściciela (zobacz Delegowanie zadania operacyjnego),
• opis — pole Dodaj więcej szczegółów,
• załączniki — ikona spinacza, opcja Pliki albo Link,
• obserwowanie — ikona dzwonka w prawym górnym rogu panelu (zobacz Obserwowanie zadań).

Na dole panelu są zakładki Komentarze i Historia. W zakładce Historia sprawdzisz, kto i kiedy zmienił zadanie.

Menu zadania

Menu otwiera ikona trzech kropek w prawym górnym rogu panelu:

• Ustaw powtarzanie — zobacz Powtarzanie zadania operacyjnego,
• Rejestruj czas pracy — gdy organizacja korzysta z modułu Czas pracy,
• Klonuj — tworzy kopię zadania z dopiskiem „Kopia” na końcu nazwy. Kopia nie ma komentarzy ani zarejestrowanego czasu pracy,
• Usuń.

Usuwanie zadania

1. Wybierz opcję Usuń w menu panelu (trzy kropki w prawym górnym rogu panelu). Otworzy się okno Usunięcie zadania.
2. W oknie potwierdź usunięcie. Zadanie zniknie z listy.

Uwaga: usuniętego zadania nie można przywrócić. Opcje Klonuj i Usuń są dostępne tylko dla autora zadania.

Powtarzanie zadania operacyjnego

Zadanie operacyjne może się powtarzać. Powtarzanie działa w taki sposób, że gdy jego postęp dojdzie do 100%, aplikacja utworzy kolejne zadanie z nowym terminem.

Ustawianie powtarzania

1. Wybierz opcję Ustaw powtarzanie w menu panelu zadania (trzy kropki w prawym górnym rogu panelu). Otworzy się okno Powtarzanie zadania.
2. W polu Powtarzaj koniec zadania wybierz, kiedy ma przypadać termin kolejnego zadania:
   • Co tydzień — w polu W następne dni zaznacz dni tygodnia. Kolejne zadanie zakończy się w najbliższy zaznaczony dzień. Na przykład przy zaznaczonym poniedziałku i czwartku zadanie z terminem w poniedziałek powtórzy się z terminem w czwartek,
     
   • Co miesiąc — w polu W następujący dzień wybierz dzień od 1 do 28 albo Ostatni (ostatni dzień miesiąca). Kolejne zadanie zakończy się tego dnia w następnym miesiącu,
     
   • Co rok — kolejne zadanie zakończy się tego samego dnia za rok.
     
3. Kliknij Zapisz. Reguła zostanie zapisana, a przy nazwie zadania pojawi się ikona okrągłej strzałki.

Ważne: Termin kolejnego zadania liczy się od daty zakończenia poprzedniego, a nie od dnia, w którym oznaczono je jako wykonane.

Na liście zadanie z ustawionym powtarzaniem ma ikonę okrągłej strzałki przy nazwie. W panelu widać opis reguły, na przykład Powtarzanie co miesiąc 5 dzień. Kliknij opis, aby otworzyć okno Powtarzanie zadania.

Kolejne zadanie

Kolejne zadanie przejmuje nazwę, autora, właścicieli, opis, załączniki i czas trwania. Datę zakończenia wyznacza reguła, a datę rozpoczęcia — czas trwania zadania. Nowe zadanie ma postęp 0% i nie ma komentarzy ani zarejestrowanego czasu pracy.

Regułę powtarzania przejmuje nowe zadanie. Zadanie wykonane zostaje na liście już bez reguły.

Usuwanie powtarzania

Aby usunąć regułę, kliknij przycisk Usuń w oknie Powtarzanie zadania. Zadanie zostanie, zniknie tylko reguła.

Delegowanie zadania operacyjnego

Delegowanie to przekazanie zadania operacyjnego innym osobom przez dodanie ich jako właścicieli. Funkcja delegowania jest dostępna tylko dla użytkowników z licencją Pełna.

1. Otwórz panel zadania operacyjnego.
2. Kliknij pole Dodaj Właściciela. Otworzy się lista użytkowników.
3. Zaznacz wybrane osoby na liście (wyszukiwarka nad listą pomaga odnaleźć je po nazwie). Zaznaczone osoby zostaną właścicielami zadania.

Każdy nowy właściciel dostaje powiadomienie w aplikacji i e-mail, a zadanie pojawia się w jego zakładce Moje zadania. Właściciel może zmieniać zadanie i oznaczyć je jako wykonane. Klonować i usuwać zadanie może tylko autor.

Ważne: Zadanie przekazane innym osobom znika z Twojej zakładki Moje zadania i przechodzi do zakładki Oddelegowane. Aby nadal widzieć je w zakładce Moje zadania, dodaj jako właściciela również siebie.

Zakładka Oddelegowane

Zakładka pokazuje zadania operacyjne, których jesteś autorem i które mają co najmniej jednego właściciela. Domyślnie widać kolumny Koniec, Właściciel i Ostatnia zmiana; kolumnę Start włączysz przyciskiem Kolumny. Filtr zawęża listę po nazwie, właścicielu i dacie końca. Przycisk Wykonane działa tak samo jak w zakładce Moje zadania.

Usuwanie właściciela

Aby usunąć właściciela, odznacz go w polu właścicieli w panelu zadania. Ta osoba dostanie powiadomienie w aplikacji, a zadanie zniknie z jej listy. Po usunięciu wszystkich właścicieli zadanie wróci do zakładki Moje zadania.

Obserwowanie zadań

Obserwując zadanie, dostajesz powiadomienia o jego zmianach, także wtedy, gdy nie jesteś jego właścicielem. Obserwować można zadania i kamienie milowe z projektów oraz zadania operacyjne.

1. Otwórz panel zadania.
2. Kliknij ikonę dzwonka w prawym górnym rogu panelu. Zadanie trafi do zakładki Obserwowane.

Ponowne kliknięcie dzwonka kończy obserwowanie. Aplikacja nie włącza obserwowania sama — ani autorowi, ani właścicielom zadania.

Ważne: Powiadomienie przychodzi wtedy, gdy obserwowane zadanie zmieni inna osoba. Własne zmiany nie wywołują powiadomień.

Zakładka Obserwowane

Domyślnie na górze listy są zadania ostatnio edytowane. Domyślnie widać kolumny Właściciel, Koniec, Źródło i Ostatnia zmiana; kolumny Start i Czas trwania włączysz przyciskiem Kolumny. Filtr zawęża listę po nazwie, statusie i dacie końca. Kolejne zadania wczytują się automatycznie, gdy przewijasz listę w dół.

Panel zadania operacyjnego otwarty z tej zakładki służy tylko do podglądu.