FlexiProject to alternatywa dla Smartsheet stworzona z myślą o firmach, które prowadzą wszystkie projekty według wspólnych zasad. Kartę projektu, zatwierdzany plan bazowy, budżet, rejestr ryzyk i przeglądy portfela masz w jednym systemie.
Zaufali nam
| Wypróbuj za darmo | Smartsheet | |
|---|---|---|
| Wykres Gantta i tablica Kanban | ||
| Cztery typy zależności między zadaniami | ||
| Ścieżka krytyczna | ||
| Plan bazowy harmonogramu z odchyleniem | ||
| Kalendarz dni roboczych i świąt w harmonogramie | ||
| Wniosek o zmianę planu z historią wersji | ||
| Karta projektu jako konfigurowalny dokument | ||
| Wersjonowanie zatwierdzonych kart projektu | ||
| Konfigurowalna macierz ryzyka | ||
| Produkty projektu jako osobny wymiar planu | ||
| Koszty i przychody w jednym budżecie projektu | ||
| Budżet rozłożony na miesiące | ||
| Wersjonowanie budżetu z zatwierdzaniem zmian | ||
| Szablony projektów z harmonogramem, budżetem i ryzykami | ||
| Portfele projektów | ||
| Zarządzanie zasobami i obciążeniem | ||
| Obciążenie zasobów na wykresie Gantta | ||
| Wersja serwerowa on-premises |
We FlexiProject karta projektu, zatwierdzany plan bazowy, budżet i rejestr ryzyk są powiązane z harmonogramem każdego projektu. Umów prezentację i sprawdź to na własnych danych.
Kartę projektu, rejestr ryzyk, budżet z przychodami, produkty projektu i ścieżki akceptacji dostajesz we FlexiProject jako gotowe moduły. Dlatego FlexiProject to alternatywa dla Smartsheet dla biur projektów, które potrzebują tych elementów w każdym projekcie.
Cel, zakres, interesariusze, kamienie milowe i uzasadnienie biznesowe mają w karcie projektu stałe miejsce. Wzór karty ustawiasz osobno dla każdej kategorii projektów, a dzięki szablonom każdy projekt zaczyna się tak samo. Sponsor zatwierdza kartę przed rozpoczęciem prac. Zatwierdzone wersje trafiają do archiwum, więc zawsze wiesz, co ustalono na starcie.
Ryzyko zapisujesz z prawdopodobieństwem, wpływem, właścicielem i planem reakcji, zawsze według tej samej macierzy. Wiążesz je z zadaniem harmonogramu, na które wpływa. Ryzyka wszystkich projektów widzisz w zakładce portfela, więc przegląd ryzyk całego portfela robisz w jednym widoku.
Planowane koszty i przychody zestawiasz z rzeczywistymi i widzisz wynik finansowy projektu. Pozycje budżetu wiążesz z zadaniami, więc przesunięcie zadania przesuwa też termin wydatku. Obok planu i kosztów poniesionych masz prognozę do końca projektu. Budżety wszystkich projektów sumujesz w portfelu.
Opisujesz produkty, które projekt ma dostarczyć, i łączysz je z zadaniami, które do nich prowadzą. Każdy produkt ma kryteria odbioru, właściciela i termin. Zakres wykluczony zatwierdza sponsor, więc od początku wiadomo, czego projekt nie obejmuje. Postęp prac oceniasz po gotowych rezultatach.
Karty, plany bazowe i budżety przechodzą przez konfigurowalne ścieżki akceptacji. Projekty strategiczne mogą mieć inną ścieżkę niż projekty IT czy B+R. Decydenta wskazujesz przez rolę w projekcie. Przy każdej decyzji zapisują się autor, data i komentarz, więc historię akceptacji odtworzysz w dowolnym momencie.
Przeciągasz zadanie na wykresie Gantta i od razu widzisz, jak zmienia się obciążenie zespołu. Gdy przypisujesz zadanie osobie bez wolnego czasu, dostajesz ostrzeżenie. Plan wyrównujesz, zanim ktokolwiek zostanie przeciążony. W dostępności każdej osoby widzisz jej urlopy i wymiar etatu. Dlatego FlexiProject to alternatywa dla Smartsheet także dla kierowników, którzy układają terminy i obsadę w jednym widoku.
Pola, widoki, pulpity, ścieżki akceptacji i szablony ustawiasz w interfejsie, bez programisty. Konfigurację dopasowujesz do tego, jak twoja firma prowadzi projekty. Moduły włączasz osobno dla każdego projektu, więc mały projekt ma tylko harmonogram, a duży pełny zestaw. Dzięki temu FlexiProject to alternatywa dla Smartsheet zarówno dla jednego działu, jak i dla grupy spółek.
Projekty inżynieryjne mają napięte harmonogramy, sztywne budżety i realne ryzyka. We FlexiProject plan, koszty i rejestr ryzyk prowadzisz w jednym systemie. Biuro projektowe i zespół realizacji pracują na tym samym planie.
Zobacz firmy inżynieryjne
W portfelu B+R trzeba wybrać właściwe kierunki i doprowadzić je do rezultatu. We FlexiProject oceniasz pomysły w scoringu, planujesz prace i śledzisz produkty od koncepcji po udokumentowany wynik.
Zobacz B+R
Program produkcyjny obejmuje dostawców, oprzyrządowanie i napięte terminy startu produkcji. We FlexiProject harmonogram, budżet i rejestr ryzyk takiego programu masz obok siebie. Kierownik zakładu widzi te same terminy co zespół projektowy.
Zobacz produkcję
W energetyce, farmacji, budownictwie i usługach projekty przechodzą inne etapy i akceptacje. We FlexiProject ustawiasz je w szablonach i ścieżkach akceptacji. Przejrzyj listę obsługiwanych branż.
Zobacz wszystkie branże
Zestawienie FlexiProject z platformami do zarządzania projektami i pracą, które zespoły rozważają przed wyborem systemu PPM.
Tak. FlexiProject to dobra alternatywa dla Smartsheet, gdy firma prowadzi wiele projektów według wspólnych zasad. Karta projektu, zatwierdzany plan bazowy, rejestr ryzyk i cykliczne przeglądy są gotowymi modułami. Zespół wykonawczy pracuje na liście zadań, tablicy kanban i wykresie Gantta, które pokazują ten sam harmonogram. Całość działa jako jeden system do zarządzania projektami, od pomysłu po kartę zamknięcia.
Tak. FlexiProject to dobra alternatywa dla Smartsheet w zarządzaniu portfelem. Każdy pomysł oceniasz według ważonych kryteriów, zanim wejdzie do portfela. Finanse portfela widzisz z odchyleniami od planu, a budżet portfela ma rezerwę i oczekiwane NPV. W symulacji wyłączasz wybrany projekt i sprawdzasz skutki dla wskaźników. Wszystkie te dane zbierasz w module portfeli projektów.
Tak. Zespoły mogą dalej prowadzić proste trackery w Smartsheet, a projekty z kartą, budżetem i akceptacjami prowadzisz we FlexiProject. Zaczynasz od jednego działu i jego projektów, a kolejne dołączasz, gdy będą gotowe. Dyskusję o ryzyku, pozycji budżetu czy produkcie zapisujesz przy tym obiekcie w module komunikacji w projekcie. Czat projektowy trafia do archiwum razem z projektem.
Tak. Ustawiasz wszystkie cztery typy zależności z wyprzedzeniem i opóźnieniem, a terminy zadań zależnych przeliczają się same. Widzisz ścieżkę krytyczną i odchylenia od planu bazowego, a terminy liczysz w dniach roboczych. W Smartsheet też są zależności i ścieżka krytyczna, ale arkusz ma tylko jeden plan bazowy. We FlexiProject przy zadaniach widzisz dodatkowo ikony ostrzegające o ryzykach, budżecie i produktach. Pełny opis znajdziesz na stronie o module harmonogramu projektu.
Na wykresie Gantta w systemie widzisz zadania, zależności, ścieżkę krytyczną i obciążenie przypisanych osób. W Smartsheet obciążenia na osi harmonogramu nie zobaczysz. We FlexiProject przeciągasz zadanie i sprawdzasz zmianę obciążenia, zanim zatwierdzisz nowe daty. Przy przypisaniu osoby bez wolnego czasu dostajesz ostrzeżenie. Gotowy wykres eksportujesz do PDF albo PNG i dołączasz do raportu.
Tak. Zadania prowadzisz na liście, na wykresie Gantta albo na tablicy Kanban w systemie. Wszystkie trzy widoki pokazują ten sam harmonogram, więc zmianę wprowadzoną w jednym widzisz od razu w pozostałych. Na tablicy ustawiasz limity WIP dla kolumn. Smartsheet też ma widok kart. We FlexiProject tablica jest jednym z widoków projektu, obok budżetu, ryzyk i produktów, więc przełączasz się między nimi bez wychodzenia z projektu.
Tak. Plan bazowy harmonogramu i budżetu przechodzi przez ścieżkę akceptacji. Zmianę zatwierdzonego planu zgłaszasz wnioskiem z uzasadnieniem, a plan obecny i proponowany widzisz obok siebie. Każda zatwierdzona wersja zostaje zapisana z informacją, kto i kiedy ją zaakceptował. W Smartsheet arkusz ma jeden plan bazowy, bez wersji i wniosku o zmianę. Wszystkie wersje porównasz później w module planu projektu.
Dane bierzesz wprost z harmonogramu, budżetu i rejestru ryzyk każdego projektu. W kreatorze raportów układasz zestawienie bez programowania i eksportujesz je do Excela z zachowaniem filtrów. Raporty obejmują też ryzyka, produkty i zmiany planu. W Smartsheet podobne zestawienie składasz na pulpitach z danych wielu arkuszy. Gotowe układy dla działów i ról zapisujesz w module raportów projektowych.
Godziny zapisujesz przy zadaniach w przeglądarce albo w aplikacji mobilnej. Dla każdego zadania porównujesz czas planowany z rzeczywistym, więc szybko widzisz, gdzie praca trwa dłużej. Koszty i przychody prowadzisz w budżecie projektu, obok prognozy do końca. W Smartsheet rozliczenia czasu obsługuje Resource Management, płatny dodatek do licencji. Wpisy całego zespołu zbierasz w module rejestracji czasu pracy.
W module programów projektów łączysz harmonogramy kilku projektów we wspólny plan. Zależności wiążą zadania z różnych projektów, więc przesunięcie jednego terminu przesuwa kolejne. Skutki takiej zmiany sprawdzasz w trybie „co jeśli”, zanim ją zatwierdzisz. Jeden projekt może należeć do kilku programów. W Smartsheet zależności między projektami działają w ograniczonym zakresie. Przy inicjatywie rozbitej na kilka projektów FlexiProject to alternatywa dla Smartsheet ze wspólnym harmonogramem programu.
Ustalasz kryteria i wagi, a ankietę scoringową wysyłasz do kilku oceniających. Widzisz średnią, medianę i rozrzut ocen. Dla inwestycji i projektów IT ustawisz osobne modele oceny, a projekt w trakcie realizacji ocenisz ponownie. Na macierzy atrakcyjności porównujesz korzyści biznesowe ze złożonością każdego pomysłu. W Smartsheet ocenę budujesz sam z kolumn i formuł. Gotowe kryteria i ankiety masz w module scoringu projektów.
Cele strategiczne zapisujesz z wartością bazową, docelową i bieżącą. Kaskada prowadzi od celu organizacji przez pion do projektu i zadania. Zatwierdzenie nowego projektu może wymagać wskazania celu, który projekt realizuje. W Smartsheet takiego wymogu przy zatwierdzaniu projektu nie ustawisz. Cele, KPI i powiązane projekty zarząd widzi na jednym ekranie w module celów strategicznych.
Zacznij od jednego typu projektu. Harmonogram importujesz z Excela z mapowaniem kolumn albo z pliku Microsoft Project. Wynik zapisujesz jako szablon w module szablonów projektów. Szablon obejmuje harmonogram, budżet, ryzyka i produkty, więc każdy kolejny projekt tego typu startuje kompletny. Następne typy projektów przenosisz po kolei, gdy zespół jest na to gotowy.
Tak. Pion produkcji, jednostka B+R czy osobna spółka dostają własny obszar pracy z kartami, szablonami i ścieżkami akceptacji. Ustawienia prowadzisz w module obszarów pracy, a jeden projekt może być widoczny w kilku obszarach. Smartsheet ma obszary robocze, ale bez osobnych ścieżek akceptacji i wzorów kart. We FlexiProject dzięki wspólnym dokumentom i rolom cała firma pracuje według jednego standardu.
Tak. Przegląd ma stały termin w kalendarzu portfela, a kierownicy dostają przypomnienie o uzupełnieniu danych. Harmonogram, kamienie milowe i rejestr ryzyk trafiają do raportu w firmowym szablonie, więc kierownik dopisuje tylko komentarz. Wcześniejsze przeglądy zostają w archiwum razem z decyzjami kierownictwa. W Smartsheet podobny cykl składasz z automatyzacji i formularzy aktualizacji. Kalendarz i szablony raportów ustawiasz w module przeglądów projektowych.
W systemie zarządzania zasobami widzisz obciążenie osób i działów w skali całej organizacji. Dostępność każdej osoby obejmuje etat i urlopy, także zaimportowane z Outlooka. Obciążenie sprawdzasz też wprost na wykresie Gantta, gdy układasz plan. W Smartsheet planowanie zasobów obsługuje płatny dodatek Resource Management. We FlexiProject projekt wstępny wyłączasz z obliczeń obciążenia, żeby nie rezerwował ludzi na zapas.
Tak. Bieżące zadania zespołu prowadzisz w module pracy operacyjnej, w tym samym systemie co projekty. W widoku „moje zadania” każdy widzi swoje zadania ze wszystkich projektów w jednym miejscu. Kierownik ma przed sobą całą pracę zespołu i nie przenosi zadań między aplikacjami. Zadania cykliczne odtwarzają się po wykonaniu, więc stałe czynności nie znikają z listy.
Tak. Dla firm, które wymagają instalacji u siebie, FlexiProject to alternatywa dla Smartsheet na własnych serwerach, bez ograniczeń funkcjonalnych. Wersja chmurowa przechowuje dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Smartsheet działa wyłącznie w chmurze dostawcy, a wybór regionu dotyczy tylko miejsca przechowywania danych. We FlexiProject logujesz się przez Microsoft Entra ID. Obie wersje mają ten sam zakres funkcji, który opisujemy na stronie o systemie do strategicznego zarządzania projektami.
Umów prezentację, a pokażemy FlexiProject na przykładzie twoich projektów. Omówimy karty projektów, harmonogramy z obciążeniem zespołu, budżety i przeglądy portfela. Zaproś na nią kierowników projektów i osoby z zarządu. Po spotkaniu ocenisz, czy FlexiProject to dobra alternatywa dla Smartsheet w twojej firmie.
