Elenco delle attività dell’utente
Il modulo Attività riunisce in un unico posto le attività di progetto e le attività operative, cioè le attività che non appartengono a nessun progetto. È la prima schermata che vedi dopo l’accesso.
Il modulo ha tre schede:
- Le mie attività — le attività che devi svolgere,
- Accolta — le attività operative che hai affidato ad altre persone (visibile agli utenti con licenza Completa),
- Osservati — le attività di cui ricevi notifiche di modifica.
Elenco delle mie attività
La scheda Le mie attività elenca:
- le attività e le pietre miliari di progetto di cui sei proprietario,
- le attività operative che hai creato e non hai delegato a nessuno,
- le attività operative di cui sei proprietario.
La colonna Fonte indica il progetto da cui proviene l’attività; clicca sul nome del progetto per aprirne il cronoprogramma con l’attività selezionata. Per un’attività operativa la colonna mostra chi l’ha creata. Le date di fine delle attività in ritardo sono mostrate in rosso.
Sopra l’elenco ci sono tre pulsanti:
- Filtro apre una barra con il campo Filtrare per nome e i filtri Data di fine e Archiviazione. Seleziona Mostra i progetti archiviati per includere le attività dei progetti archiviati.
- Colonne mostra o nasconde le colonne Inizio, Fine, Durata e Fonte. Per riordinarle, trascina una colonna con la maniglia che compare quando ci passi sopra con il mouse. La colonna Nome è sempre visibile.
- Completato imposta quali attività completate restano nell’elenco: Nascondere, Oggi, Ieri, Ultimi 7 giorni, Ultimi 30 giorni o Tutti.
Clicca sull’intestazione della colonna Nome, Inizio, Fine o Durata per ordinare l’elenco. Il browser ricorda il filtro, la disposizione delle colonne e l’impostazione Completato per la visita successiva.
Lavorare con le attività
Completare un’attività operativa
Per contrassegnare un’attività come svolta, clicca sull’icona di stato (il cerchio) accanto al suo nome. L’avanzamento passa al 100%. Clicca di nuovo sull’icona per riportare l’avanzamento allo 0%.
Completare un’attività di progetto
Un’attività di progetto si chiude allo stesso modo, una pietra miliare cliccando sul rombo. Può comparire la finestra Completamento dell’attività, in cui confermi con Sì, chiudi questa attività:
- se l’attività ha sottoattività — la finestra avvisa che la chiusura dell’attività completa anche tutte le sue sottoattività,
- se alcune attività collegate non sono ancora completate — la finestra le elenca e avvisa che il loro avanzamento non cambierà.
Se la tua organizzazione ha attivato il promemoria per la registrazione delle ore, la chiusura di un’attività apre una finestra per registrare il tempo di lavoro. Compare quando la tua licenza consente la registrazione delle ore, l’attività non ha sottoattività e su di essa non è ancora stato registrato alcun tempo.
Pannello di un’attività di progetto
Clicca sul nome di un’attività di progetto per aprire lo stesso pannello del cronoprogramma del progetto. Il menu del pannello (icona a tre puntini) offre Contrassegnare come completato, Vai al progetto (apre l’elenco del cronoprogramma con l’attività selezionata) e Registra ore.
Attività operative
Un’attività operativa è un’attività esterna a qualsiasi progetto, per esempio un rapporto ricorrente o una pratica amministrativa. Non compare in nessun cronoprogramma. È visibile al suo creatore e alle persone aggiunte come proprietari.
Aggiungere un’attività
- Nella scheda Le mie attività, clicca su Nuova attività.
- Digita il nome nella riga che compare in cima all’elenco.
- Premi Invio o clicca fuori dal campo.
L’attività viene salvata e il suo pannello si apre a destra.
Pannello dell’attività
Nel pannello puoi impostare:
- il nome,
- le date di inizio e di fine e la durata in giorni,
- l’avanzamento — clicca sul campo dell’avanzamento e inserisci una percentuale; 100% significa che l’attività è completata,
- i proprietari — il campo Aggiungi proprietario (vedi Delegare attività operative),
- la descrizione — il campo Aggiungi altri dettagli,
- gli allegati — l’icona della graffetta, poi File o Link,
- l’osservazione — l’icona della campanella in alto a destra nel pannello (vedi Osservare le attività).
In fondo al pannello ci sono le schede Commenti e Storico. Lo storico mostra chi ha modificato l’attività e quando.
Menu dell’attività
Apri il menu con l’icona a tre puntini in alto a destra nel pannello:
- Imposta ripetizione — vedi Ripetere le attività operative,
- Registra ore — se la tua organizzazione usa il modulo Registrazione ore,
- Clona — crea una copia dell’attività con «Copia» aggiunto alla fine del nome. La copia non ha commenti né tempo di lavoro registrato,
- Cancellare.
Eliminare un’attività
- Nel menu del pannello, seleziona Cancellare.
- Conferma nella finestra Eliminazione Attività.
Nota: un’attività eliminata non può essere ripristinata. Le opzioni Clona e Cancellare sono disponibili solo per il creatore dell’attività.
Ripetere le attività operative
Un’attività operativa può ripetersi. Quando il suo avanzamento raggiunge il 100%, l’applicazione crea l’attività successiva con una nuova scadenza.
Impostare la ripetizione
- Nel menu del pannello dell’attività (icona a tre puntini), seleziona Imposta ripetizione.
- Nella finestra Ripetizione dell’attività, sotto Ripetere la fine dell’attività, scegli:
- Ogni settimana, poi spunta i giorni della settimana sotto Nei giorni seguenti,
- Ogni mese, poi scegli sotto Il giorno seguente un giorno da 1 a 28 oppure Ultimo,
- Ogni anno — l’attività successiva termina lo stesso giorno un anno dopo.
- Clicca su Salva.
Nell’elenco, un’attività ripetuta ha accanto al nome un’icona a freccia circolare. Il pannello mostra la regola, per esempio Ripetizione ogni mese il giorno 5. Clicca sulla regola per aprire la finestra Ripetizione dell’attività.
L’attività successiva
L’attività successiva mantiene il nome, il creatore, i proprietari, la descrizione, gli allegati e la durata. La data di fine deriva dalla regola e quella di inizio dalla durata. Parte con avanzamento 0%, senza commenti né tempo di lavoro registrato.
La regola di ripetizione passa alla nuova attività. L’attività completata resta nell’elenco senza regola.
Rimuovere la ripetizione
Apri la finestra Ripetizione dell’attività e clicca su Cancellare. L’attività resta; viene rimossa solo la regola.
Delegare attività operative
Per delegare un’attività operativa, aggiungi altre persone come proprietari. I proprietari possono essere aggiunti e rimossi dagli utenti con licenza Completa.
- Apri il pannello dell’attività operativa.
- Clicca su Aggiungi proprietario.
- Seleziona le persone dall’elenco. Usa il campo di ricerca sopra l’elenco per trovare un utente per nome.
Ogni nuovo proprietario riceve una notifica nell’applicazione e un’e-mail, e l’attività compare nella sua scheda Le mie attività. I proprietari possono modificare l’attività e contrassegnarla come completata. Solo il creatore può clonarla o eliminarla.
Quando deleghi un’attività ad altre persone, esce dalla tua scheda Le mie attività e passa alla scheda Accolta. Per tenerla in Le mie attività, aggiungi anche te stesso come proprietario.
La scheda Accolta
La scheda elenca le attività operative che hai creato e che hanno almeno un proprietario. Per impostazione predefinita mostra le colonne Fine, Proprietario e Ultima modifica; attiva Inizio con il pulsante Colonne. Il filtro restringe l’elenco per nome, proprietario e data di fine. Il pulsante Completato funziona come nella scheda Le mie attività.
Rimuovere un proprietario
Nel pannello dell’attività, clicca sul campo dei proprietari e deseleziona la persona. Riceve una notifica nell’applicazione e l’attività scompare dal suo elenco. Se rimuovi tutti i proprietari, l’attività torna nella tua scheda Le mie attività.
Osservare le attività
Quando osservi un’attività, ricevi notifiche sulle sue modifiche anche se non ne sei il proprietario. Puoi osservare attività e pietre miliari di progetto, oltre alle attività operative.
- Apri il pannello dell’attività.
- Clicca sull’icona della campanella in alto a destra nel pannello.
L’attività viene aggiunta alla scheda Osservati. Clicca di nuovo sulla campanella per smettere di osservarla. L’applicazione non attiva mai l’osservazione al posto di qualcuno — né per il creatore né per i proprietari.
Ricevi una notifica quando un’altra persona modifica un’attività osservata. Le tue modifiche non generano notifiche.
La scheda Osservati
In cima ci sono le attività modificate più di recente. Per impostazione predefinita la scheda mostra le colonne Proprietario, Fine, Fonte e Ultima modifica; attiva Inizio e Durata con il pulsante Colonne. Il filtro restringe l’elenco per nome, stato e data di fine. Carica altre attività con il pulsante Mostra di più.
Il pannello di un’attività operativa aperto da questa scheda è in sola lettura.
