Strategie

Modulul Strategie reprezintă strategia organizației sub forma unui arbore de obiective strategice (cu obiective subordonate) și a indicatorilor lor. Fiecare obiectiv are proprietari și proiectele care îl sprijină, iar progresul obiectivelor și al indicatorilor se calculează automat. Astfel se vede cum este pusă în aplicare strategia și care proiecte apropie organizația de obiectivele ei.

Un administrator activează modulul în Setări de sistem (vezi Activarea și dezactivarea modulelor). Elementul Strategie din meniu este vizibil utilizatorilor cu licență Completă care au permisiune pentru modulul Strategie sau sunt proprietari ai unui obiectiv ori ai unui indicator (vezi Acces, proprietari și colaborare).

Vizualizările strategiei

Modulul are două file:

• Rezumat — un panou cu diagrame (vezi Rezumatul strategiei). Fila este vizibilă utilizatorilor cu permisiunea de citire a modulului.
• Obiective și indicatori — arborele de obiective și indicatori. Un obiectiv este un rând care se extinde în obiective subordonate și indicatori.

Arborele afișează coloanele Denumire, Greutate, Progres, Grafic (o miniatură a planului și a realizării unui indicator), Proiecte (avatarurile proiectelor de sprijin), Proprietar și Data actualizării. Butonul coloanelor de deasupra arborelui permite activarea și dezactivarea lor. Filtrul restrânge arborele după nume, Tip (Obiective sau Indicatori), Proiecte și Proprietar.

Un clic pe un rând deschide panoul obiectivului sau al indicatorului, unde se setează toate detaliile. Numele, greutatea și proprietarii pot fi modificate și direct în rând. Navigarea în panou: calea de navigare de deasupra numelui duce la obiectivele părinte.

Adăugarea unui obiectiv

Obiectivele de nivel superior sunt adăugate de un utilizator cu permisiunea Administrator în modulul Strategie.

1. Deschideți modulul Strategie și fila Obiective și indicatori.
2. Faceți clic pe Adaugă obiectiv. La sfârșitul arborelui apare un rând pentru introducerea numelui.
3. Introduceți numele obiectivului și confirmați. Obiectivul apare în arbore cu greutatea 1.
4. Un clic pe rândul obiectivului deschide panoul lui. În panou completați: Proprietari, descrierea, Indicatorii obiectivului, Obiective subordonate și Proiecte de sprijin, precum și atașamentele, comentariile și istoricul.

Modificările din panou se salvează imediat; nu există buton de salvare. Un administrator al modulului șterge un obiectiv cu comanda Șterge obiectivul din meniul panoului. Ștergerea unui obiectiv cu obiective subordonate șterge și toate obiectivele și indicatorii imbricați și este ireversibilă — aplicația cere confirmare.

Obiective subordonate, ordine și greutate

Un obiectiv poate avea obiective subordonate imbricate la orice adâncime.

• Adăugarea unui obiectiv subordonat — în panoul obiectivului, în partea Obiective subordonate, cu butonul de adăugare (introduceți un nume). Obiectivele subordonate sunt adăugate de un utilizator cu permisiunea Administrator.
• Ordinea și mutarea — trageți rândurile din arbore de mâner pentru a schimba ordinea sau pentru a muta un obiectiv ori un indicator la alt obiectiv. Un indicator trebuie să fie întotdeauna sub un obiectiv, iar un obiectiv nu poate fi mutat într-un obiectiv subordonat al său. Tragerea este disponibilă unui utilizator cu permisiunea Administrator.
• Greutate — un număr întreg nu mai mic decât 0, implicit 1. O schimbați în coloana Greutate a arborelui sau în listele de indicatori și obiective subordonate din panoul obiectivului. Greutatea stabilește cât de puternic influențează un obiectiv subordonat sau un indicator progresul obiectivului părinte (vezi Progresul obiectivelor și al indicatorilor).

Indicatori

Un indicator măsoară realizarea unui obiectiv. Indicatorii se adaugă în panoul obiectivului, în partea Indicatorii obiectivului (butonul Adaugă indicator; introduceți un nume); îi adaugă proprietarul obiectivului (sau proprietarul obiectivului părinte) și administratorul modulului. Un clic pe un indicator deschide panoul lui cu numele, progresul, graficul, valorile, descrierea, atașamentele, comentariile și istoricul.

Tipul indicatorului

Comutatorul Număr / Text din partea Valorile indicatorului stabilește felul înregistrărilor. Tipul poate fi schimbat doar când indicatorul nu are înregistrări (altfel tabelul afișează sugestia Ștergeți intrările din tabel pentru a schimba tipul.).

• Număr — înregistrările au o dată, un Plan numeric și o Realizare numerică. Graficul arată traiectoria planului și realizarea, iar progresul se calculează din valori.
• Text — înregistrările au o dată, un plan descriptiv și o realizare descriptivă, iar Progres (%) de la 0 la 100 se introduce manual.

Înregistrările indicatorului

Butonul Adaugă înregistrare adaugă un rând cu Data, Plan și Realizare. Valorile dintr-un indicator numeric trebuie să fie numere, iar data înregistrării trebuie să fie unică în cadrul indicatorului. Pictograma de lângă un rând șterge o înregistrare. Comanda Șterge indicatorul șterge un indicator (cu înregistrările lui); este disponibilă și în lista de indicatori a obiectivului.

Proiectele care sprijină un obiectiv

Proiectele care apropie organizația de un obiectiv sunt legate de el în partea Proiecte de sprijin a panoului obiectivului.

1. Deschideți panoul obiectivului.
2. Faceți clic pe Adaugă proiect. Se deschide o listă de proiecte la care utilizatorul are acces.
3. Bifați proiectele și confirmați.
4. Stabiliți nivelul de sprijin pentru fiecare proiect: Puțin sprijin, Suport mediu sau Sprijin major.

Lista afișează proiectul, progresul lui și nivelul de sprijin. Pictograma de lângă un rând desprinde proiectul de obiectiv. Același proiect poate fi legat de un obiectiv o singură dată.

Notă: proiectele pot fi legate doar de obiective care nu au obiective subordonate, iar legarea o face proprietarul obiectivului (sau proprietarul obiectivului părinte) ori un administrator. Nivelul de sprijin descrie contribuția proiectului la obiectiv și nu intră în calculul progresului obiectivului. Avatarurile proiectelor de sprijin sunt afișate în coloana Proiecte a arborelui.

Progresul obiectivelor și al indicatorilor

Progresul se calculează automat și se recalculează după fiecare modificare:

• Indicator numeric — poziția ultimei valori din coloana Realizare pe drumul de la prima până la ultima valoare din coloana Plan, în procente. Primul plan este punctul de plecare, iar ultimul este ținta. Indicatorul merge de la 0% la 100% atât cu un plan crescător, cât și cu unul descrescător. Fără înregistrări de plan și de realizare sau cu valori de plan egale, progresul este 0%.
• Indicator de text — procentul introdus manual.
• Obiectiv — media ponderată a progresului indicatorilor și obiectivelor lui subordonate, cu greutățile din coloana Greutate. Un obiectiv fără indicatori și fără obiective subordonate are 0%, chiar și atunci când proiecte îl sprijină.

Progresul unui obiectiv este afișat în coloana Progres a arborelui și pe bara din panoul obiectivului (Progresul obiectivului).

Rezumatul strategiei

Fila Rezumat este un panou cu diagrame ale obiectivelor și indicatorilor selectați. Este vizibilă utilizatorilor cu permisiunea de citire a modulului; diagramele sunt adăugate, editate, mutate și redimensionate de un utilizator cu permisiunea Administrator.

1. Faceți clic pe Adaugă diagramă. Se deschide fereastra Adaugă diagramă.
2. Introduceți un nume și alegeți Domeniu de date — un obiectiv sau un indicator din arbore.
3. Alegeți Tip de diagramă: Progres (o bară de progres a obiectivului sau a indicatorului ales) sau Grafic de realizare (planul și realizarea unui indicator în timp). Previzualizarea de alături arată efectul.
4. Faceți clic pe Adaugă.

Diagramele sunt așezate pe o grilă: trageți-le de mâner și redimensionați-le din colț. Meniul diagramei (trei puncte) are comenzi pentru editare, clonare și ștergere. Portofoliile, revizuirile și rapoartele au rezumate grafice similare (vezi Prezentarea generală grafică a raportului).

Acces, proprietari și colaborare

Modulul este disponibil utilizatorilor cu licență Completă. Permisiunea pentru modulul Strategie se acordă în secțiunea Module de sistem a unui utilizator sau a unui grup (vezi Permisiunile modulelor de sistem): Fără acces, Previzualizare (acces la întregul arbore și la rezumat, comentare) sau Administrator (gestionarea structurii și a rezumatului).

• Proprietari — în panoul obiectivului sau al indicatorului, în câmpul Proprietari, alegeți persoane cu licență Completă. Un proprietar își vede obiectivul împreună cu întregul subarbore, chiar și fără permisiune pentru modul, și îl editează pe el și elementele subordonate: schimbă numele, descrierea, greutățile, indicatorii, înregistrările și proiectele și adaugă atașamente și comentarii. Proprietarii nu schimbă structura (obiectivele subordonate, tragerea) și nici rezumatul. Un proprietar primește o notificare despre atribuire (vezi Atribuit unui element).
• Comentarii — fila Comentarii din panou; menționarea unei persoane cu @ îi trimite o notificare (vezi Menționarea utilizatorilor în comentarii). Oricine poate vedea întregul modul sau este proprietarul elementului poate comenta.
• Istoric — fila Istoric listează modificările unui obiectiv sau indicator, de exemplu schimbarea numelui, a greutăților și a progresului sau adăugarea unui proprietar, a unui proiect, a unui indicator, a unei înregistrări ori a unui comentariu.
• Atașamente — butonul de atașamente din panou adaugă fișiere, iar lista din panou permite ștergerea lor; disponibil unui utilizator care poate edita elementul.