FlexiProject come alternativa a Monday: il confronto

Sì. Nel cronoprogramma registri la baseline, vedi lo scostamento da essa e il percorso critico. In Monday queste funzioni richiedono il piano Pro o Enterprise. Il tutto lo conduci su un unico strumento per diagrammi di Gantt interattivo.

Quanti ne richiede il progetto. Fasi, sottofasi, pacchetti di lavoro e attività li annidi senza limiti di livello nel software di pianificazione di progetto. L’avanzamento delle fasi si calcola dalle attività sottostanti, così vedi lo stato dei lavori a ogni livello. In FlexiProject conduci in un solo cronoprogramma anche un investimento con molte fasi.

Sì. Le scadenze delle attività si calcolano secondo un calendario di giorni lavorativi con le festività. La disponibilità di ogni persona comprende ferie e orario di lavoro, e le ferie le importi da Outlook. In FlexiProject, nel modulo di modelli di progetto, scegli il calendario del paese per un nuovo progetto, utile ai team di più paesi.

Sì. Vedi il carico direttamente sul cronoprogramma, rispetto alla disponibilità di ogni persona: tempo pieno, part time o ferie. Dopo aver spostato un’attività vedi subito chi finisce sovraccarico. Quando assegni un’attività oltre la disponibilità, ricevi un avviso. Nel software di gestione delle risorse controlli il carico anche per struttura organizzativa, così un responsabile di reparto vede l’intera unità.

Il budget è un modulo a sé del progetto, con categorie di costi e ricavi. Accanto al piano e al consuntivo vedi la previsione del costo finale, e ripartisci gli importi per mese. Ogni modifica del budget la approvi come nuova versione. In Monday gli importi di budget li tieni in colonne numeriche e formule sulla bacheca. I dati dei budget di FlexiProject alimentano il modulo dei rapporti di progetto e le viste di portafoglio.

Il registro dei rischi fa parte di ogni progetto. Un rischio ha probabilità, impatto, responsabile e piano di risposta, e la matrice dei rischi e le categorie le imposta l’amministratore. Il rischio lo leghi all’attività del cronoprogramma su cui incide. In Monday il registro dei rischi lo crei da un modello di bacheca. Per questo, sui rischi, FlexiProject è un’alternativa a Monday con un modulo già pronto. I rischi di tutti i progetti li raccogli nel software per portafogli di progetti.

La baseline del cronoprogramma e il budget li approvi nel modulo dei percorsi di approvazione, prima che diventino vincolanti. Un percorso può avere più fasi, e il decisore lo indichi tramite il ruolo nel progetto. Una modifica successiva la segnali con una richiesta motivata, e confronti il piano attuale e quello proposto uno accanto all’altro sul diagramma di Gantt. Quando dopo sei mesi qualcuno chiede perché una milestone si è spostata, la risposta la trovi nella cronologia delle richieste.

Servono a questo le revisioni ricorrenti. Il PMO fissa data e ambito, e i project manager completano i dati. Cronoprogramma, budget, rischi e milestone entrano nel rapporto in automatico, in un modello aziendale. La direzione confronta tutti i progetti nello stesso schema. Le revisioni precedenti, con le decisioni prese, le trovi nello strumento per le revisioni di progetto.

Ogni idea la valuti con un modello che definisci tu: criteri, pesi e soglie. Allineamento strategico, ritorno, rischio e disponibilità di risorse possono avere pesi diversi. Il questionario di punteggio lo invii a più valutatori e vedi il quadro delle loro valutazioni. La classifica delle nuove idee la vedi accanto ai progetti in corso. Tutto questo avviene nel software di punteggio dei progetti, con cui ripeti la valutazione durante la realizzazione.

Sì. Nel software per programmi di progetti unisci i cronoprogrammi dei progetti membri in un piano comune. Le dipendenze legano attività di progetti diversi, così lo spostamento di una scadenza ricalcola le altre. Lo stesso progetto può appartenere a più programmi. In Monday il programma non è un livello di pianificazione a sé. In FlexiProject l’effetto del ritardo di un progetto lo verifichi in una simulazione, prima di cambiare le scadenze.

Gli obiettivi strategici li registri nel sistema con un valore base, uno obiettivo e uno corrente. Gli obiettivi formano un albero con sotto-obiettivi, e colleghi i progetti con un livello di influenza. Nel modulo degli obiettivi strategici la direzione vede obiettivi, KPI e progetti collegati in una sola schermata. Vedi subito anche gli obiettivi senza ancora nessun progetto sotto.

Di solito in due passi. Esporti le bacheche da Monday in Excel, poi le importi in FlexiProject mappando le colonne sugli attributi delle attività. I cronoprogrammi tenuti in MS Project li importi direttamente dai file .mpp, con attività, dipendenze e responsabili. Le attività che non appartengono a nessun progetto le sposti nel modulo del lavoro operativo. Un progetto finito lo salvi come modello per i successivi.

Chi esegue le attività ha bisogno di poco: aggiorna un’attività, riporta l’avanzamento, allega un file e commenta. Nell’applicazione c’è un pannello di aiuto che rimanda alla parte giusta della guida, sulla schermata su cui lavori. Project manager e PMO imparano in più le carte, i modelli e i percorsi di approvazione. Gli standard aziendali li registri nella base di conoscenza del sistema, e il team li legge senza uscire dal sistema.

No. FlexiProject ha tre livelli di licenza in base al ruolo nel progetto. La licenza piena va a project manager, PMO e sponsor, quella standard ai partecipanti attivi che riportano l’avanzamento. Chi lavora solo sulle proprie attività usa la licenza gratuita. Le proporzioni le decidi tu, così con cento persone non paghi cento licenze piene. I dettagli sono nei prezzi di FlexiProject.

Sì. Per le aziende che devono tenere i dati presso di sé, FlexiProject è un’alternativa a Monday installabile sui propri server, senza limitazioni funzionali. Monday funziona solo nel cloud del fornitore. Puoi iniziare dal cloud di FlexiProject e passare ai tuoi server più tardi, quando cambiano i requisiti. Nella versione cloud i dati restano nello Spazio economico europeo. La versione server risponde al requisito di hosting locale che pongono i settori regolamentati.

Sì. Ogni divisione o controllata ha un proprio spazio di lavoro nel sistema con carte di progetto, modelli, percorsi di approvazione ed elenco utenti propri. La sede stabilisce lo standard comune in uno spazio condiviso. Un progetto può essere visibile in più spazi. I permessi li assegni nel modulo degli spazi di lavoro. Una persona può avere pieni diritti in uno spazio e sola consultazione in un altro.

Sì. Nel software di registrazione delle ore registri le ore sulle attività di progetto e sul lavoro operativo. Le ore le riporti anche dall’app mobile. Per ogni attività confronti il tempo pianificato con quello reale, e i dati alimentano il rapporto di utilizzo delle risorse. Il project manager vede così dove il team impiega più ore di quante ne prevedeva il piano.