Pracovní doba

Sledování času stráveného plněním úkolů vám umožní dohlížet na to, jak zaměstnanci přidělují svůj čas konkrétním úkolům nebo milníkům projektu. Kromě toho v rámci projektů pomáhá porovnání předpokládané časové dotace se skutečně zaznamenanou dobou práce při posuzování přesnosti původních odhadů. Tento poznatek usnadňuje přesnější přidělování času pro podobné úkoly v budoucích projektech.

Aktivace modulu pracovní doby

Pro aktivaci modulu pracovní doby pro vaši organizaci postupuje správce systému podle následujících kroků:

1. Přejděte na kartu Nastavení systému v nabídce Správa.
2. Vyberte možnost Sledování času.
3. Modul povolte přepnutím přepínače. Modul pracovní doby je nyní pro vaši organizaci aktivní.

Záznam pracovní doby

Jako přihlášený uživatel můžete zaznamenávat vlastní pracovní dobu. Všimněte si, že nemůžete zaznamenávat pracovní dobu pro jiného uživatele.

Záznam pracovní doby v položce harmonogramu bez předchozích záznamů

1. Přejděte na kartu Harmonogram, najděte úkol v seznamu nebo na panelu položek harmonogramu a klikněte na možnost Sledování času .
   
2. V okně Sledování času v registru, které se otevře, zadejte hodiny/minuty strávené na úkolu pro konkrétní den (např. 2:30 pro 2 hodiny a 30 minut).
3. Volitelně můžete změnit datum, abyste zaznamenali pracovní dobu pro jiný den (výchozí je dnešní datum), a přidat komentář.
4. Kliknutím na tlačítko Uložit zobrazíte zaznamenanou pracovní dobu v poli Sledování času.

Záznam pracovní doby v položce harmonogramu s předchozími záznamy

1. Na kartě Harmonogram klikněte na pole Sledování času v seznamu harmonogramu nebo na panelu položky harmonogramu.
2. V okně Sledování času, které se otevře, klikněte na tlačítko Přidat.
3. V okně Sledování času v registru, které se otevře, zadejte hodiny/minuty strávené na úkolu pro konkrétní den (např. 2:30 pro 2 hodiny a 30 minut).
4. Volitelně můžete změnit datum, abyste zaznamenali pracovní dobu pro jiný den (výchozí je dnešní datum), a přidat komentář.
5. Kliknutím na tlačítko Uložit zobrazíte zaznamenanou pracovní dobu v poli Sledování času.

Evidence pracovní doby na neprojektových úkolech bez předchozích záznamů

1. Přejděte na kartu Úkoly.
2. Vyberte úkol, pro který chcete zaznamenávat pracovní dobu.
3. Na panelu úloh, který se otevře, klikněte na pole Sledování času.
4. V okně Sledování času v registru, které se otevře, zadejte hodiny/minuty strávené na úkolu pro konkrétní den (např. 2:30 pro 2 hodiny a 30 minut).
5. Volitelně můžete změnit datum, abyste zaznamenali pracovní dobu pro jiný den (výchozí je dnešní datum), a přidat komentář.
6. Kliknutím na tlačítko Uložit zobrazíte zaznamenanou pracovní dobu v poli Sledování času.

Evidence pracovní doby na neprojektových úkolech s předchozími záznamy

1. Přejděte na kartu Úkoly.
2. Vyberte úkol, pro který chcete zaznamenávat pracovní dobu.
3. Na panelu úloh, který se otevře, klikněte na možnost Sledování času .
   
4. V okně Sledování času v registru, které se otevře, zadejte hodiny/minuty strávené na úkolu pro konkrétní den (např. 2:30 pro 2 hodiny a 30 minut).
5. Volitelně můžete změnit datum, abyste zaznamenali pracovní dobu pro jiný den (výchozí je dnešní datum), a přidat komentář.
6. Kliknutím na tlačítko Uložit zobrazíte zaznamenanou pracovní dobu v poli Sledování času.

Zaznamenanou pracovní dobu můžete upravit nebo smazat kliknutím na zaznamenaný záznam v okně Sledování času nebo na kartě Sledování času.

Výkaz pracovní doby uživatele

Na kartě Sledování času jsou k dispozici dva pohledy: Seznam a Kalendář.

Ve výchozím nastavení se zobrazí seznam záznamů pracovní doby uživatele. Uživatel, který záznamy provedl, je může upravovat nebo mazat. Seznam umožňuje seskupovat zaznamenanou dobu podle nastavených kategorií.

Zobrazení Kalendář obsahuje tabulku se součty pracovní doby uživatele pro úkoly seskupené podle projektů. Pracovní doba se sčítá po kalendářních dnech. Pokud v daný den není zaznamenán žádný pracovní čas, zůstane buňka prázdná.

Změna rozsahu zobrazených záznamů pracovní doby

1. Přejděte na kartu Sledování času. Otevře se seznam záznamů pracovní doby zaznamenaných přihlášeným uživatelem, přičemž jako výchozí rozsah je nastaven aktuální měsíc.
2. Kliknutím na šipky vedle rozsahu se přepnete na předchozí nebo následující měsíc.
3. Klikněte na tlačítko Rozsah. Zobrazí se kalendář.
4. V seznamu vyberte požadovaný měsíc. Seznam záznamů pracovní doby se přizpůsobí zvolenému rozsahu.

Seskupení seznamu zaznamenaných záznamů pracovní doby

1. Přejděte na kartu Sledování času.
2. Klikněte na tlačítko Seskupit podle. Zobrazí se seznam dostupných kategorií pro seskupování.
3. Vyberte požadovanou možnost seskupení. V případě potřeby tento krok zopakujte a přidejte další úroveň seskupení. Zaznamenané záznamy pracovní doby se seskupí podle pořadí vybraných možností seskupení.

Zobrazení zaznamenaných záznamů pracovní doby v kalendáři

1. Přejděte na kartu Sledování času.
2. Otevřete zobrazení Kalendář.
3. Ve sloupci Čas nebo kalendářní den klikněte na vyplněnou buňku. Zobrazí se okno se seznamem jednotlivých záznamů zaznamenaných ve vybraném rozsahu. Pokud byl zaznamenán pouze jeden záznam, okamžitě se otevře okno pro úpravy.

Úprava zaznamenané pracovní doby v seznamu

1. Přejděte na kartu Sledování času.
2. V seznamu klikněte na název úlohy přiřazený položce, kterou chcete upravit. Zobrazí se okno pro úpravy.
3. V otevřeném okně upravte pracovní dobu, datum a komentář.
4. Klikněte na tlačítko Uložit. Záznam je aktualizován.

Úprava zaznamenané pracovní doby v kalendáři

1. Přejděte na kartu Sledování času.
2. Otevřete zobrazení Kalendář.
3. Ve sloupci Čas nebo kalendářní den klikněte na vyplněnou buňku. Zobrazí se okno se seznamem jednotlivých záznamů zaznamenaných ve vybraném rozsahu. Pokud byl zaznamenán pouze jeden záznam, okamžitě se otevře okno pro úpravy.
4. Najeďte na položku a klikněte na ikonu tužky, která se zobrazí na konci řádku. Zobrazí se okno pro úpravu zaznamenané pracovní doby.
5. V otevřeném okně upravte pracovní dobu, datum a komentář.
6. Klikněte na tlačítko Uložit. Záznam je aktualizován.

Export zaznamenané pracovní doby

1. Přejděte na kartu Sledování času.
2. Otevřete zobrazení, které chcete Exportovat: Zvolte zobrazení Seznam nebo Kalendář.
3. Klikněte na tlačítko Export. Začne se stahovat soubor aplikace Excel s daty dostupnými v aktuálním zobrazení.

Procházení pracovní doby ostatních uživatelů

Uživatelé s příslušnými globálními oprávněními mohou na kartě Sledování času zobrazit pracovní dobu ostatních zaměstnanců.

Výběr uživatele

1. Přejděte na kartu Sledování času.
2. Pokud máte oprávnění k zobrazení pracovní doby ostatních uživatelů, je na panelu tlačítek k dispozici seznam uživatelů. Ve výchozím nastavení je vybrán přihlášený uživatel.
3. Klikněte na seznam a vyberte jiného uživatele.
4. Zobrazení zobrazuje pracovní dobu zaznamenanou vybraným uživatelem.

Sledování pracovního času uživatelů na projektu

Na kartě Sledování času v projektu se zobrazuje celkový čas práce zaznamenaný na projektu jednotlivými členy projektu.

Toto zobrazení můžete přizpůsobit filtrováním položek podle názvu a změnou přiblížení (období agregace dat) pomocí posuvníku Přiblížení .

Otevření karty Sledování času projektu

1. V projektu přejděte na kartu Sledování času . Zobrazuje členy projektu, kteří zaznamenali pracovní dobu ve zvoleném období, a část časové osy, která ukazuje celkovou pracovní dobu zaznamenanou na projektu jednotlivými členy projektu.
   

Přiblížení projektu Karta Sledování času

1. Na kartě Sledování času uchopte a přetáhněte posuvník Přiblížení.
2. Pracovní doba zaznamenaná uživateli je agregována podle zvolené úrovně přiblížení.

Export dat z karty Sledování času projektu

1. Na kartě Sledování času klikněte na tlačítko Exportovat. Rozbalí se seznam dostupných možností Exportu.
2. Vyberte formát souboru, do kterého chcete exportovat data z karty Sledování času (nebo její viditelnou část, pokud jsou použity filtry).
3. Stáhne se soubor s příponou .pdf nebo .png (podle zvolené možnosti Exportu). Obsahuje časovou osu s údaji z karty Sledování času (nebo její viditelnou část, pokud jsou použity filtry).

Připomínka k časové registraci

Pokud je modul Sledování času aktivní, systém umožňuje zapnout Funkci, která sleduje evidenci pracovní doby. Pokud uživatel nahlásí úkol jako splněný, aniž by zaznamenal svůj pracovní čas, zobrazí se připomínková zpráva. Správce systému povolí tuto funkci podle následujících kroků:

1. Přejděte na kartu Nastavení systému v nabídce Správa a vyberte možnost Sledování času.
2. Povolte přepínač Upozornění na sledování nezaznamenaného času.

Celková pracovní zátěž a pracovní doba v projektových zprávách

V zprávách typu Projekty můžete přidat sloupce, které zobrazují celkovou pracovní zátěž a pracovní dobu.

• Pracovní zátěž: Součet pracovní zátěže všech úkolů v projektu.
• Pracovní doba: Součet zaznamenané pracovní doby všech úkolů v projektu.

Ve výchozím nastavení nejsou tyto sloupce viditelné. Chcete-li je do zprávy přidat, klikněte na tlačítko Sloupce a vyberte je ze seznamu dostupných polí.

Hlášení pracovní doby v mobilní aplikaci

Mobilní aplikace FlexiProject nyní umožňuje uživatelům vykazovat pracovní dobu přímo z úkolu, stejně jako ve webové verzi. To je výhodné pro lidi pracující v terénu, kteří nemají po ruce počítač.

Zaznamenávání pracovní doby z mobilní aplikace:

1. V aplikaci otevřete kartu Úkoly.
2. Vyberte úkol, na kterém jste strávili čas.
3. Zvolte si pracovní dobu zpráv.
4. Zadejte datum, čas strávený na úkolu a nepovinný komentář.
5. Uložení záznamu.

Zaznamenané záznamy se zobrazují na stejném místě jako záznamy provedené z webové aplikace a řídí se stejnými pravidly oprávnění a konfigurace – viz Povolení modulu pracovní doby a Zaznamenávání pracovní doby.