Registrace pracovní doby

Optimalizace efektivity projektu: Nezbytná úloha zaznamenávání času při řízení zdrojů

Výzkumy ukazují, že dnešní organizace realizují ročně více projektů. Rostoucí počet projektů nepochybně znamená, že se na nich podílí stále více zdrojů. V tomto případě je důležité jak plánování zdrojů, tak důkladné pochopení toho, na čem se projektové zdroje podílely a kolik času to spotřebovalo. Proto je u projektů nezbytné zaznamenávat čas. Tento význam má přinejmenším několik důvodů. Evidence pracovní doby je například vyžadována ve firmách, kde jsou hlavním zdrojem projektu lidé a firma chce znát jejich mzdové náklady. Náklady na projekt pak představují počet odpracovaných hodin vynásobený hodinovou sazbou zaměstnance. K systematické analýze a zvyšování efektivity zaměstnanců je nutná také evidence pracovní doby. Tím, že společnost musí zaznamenávat pracovní dobu na projektech, jsou k dispozici údaje a zprávy, které umožňují efektivněji realizovat nové projekty. Přestože evidence pracovní doby vyžaduje úsilí, je pro organizaci nepochybně přínosem. Evidence pracovní doby by měla probíhat ve firemním nástroji pro řízení projektů.

FlexiProject je program pro řízení projektů se zabudovaným modulem pro evidenci pracovní doby. Na konci každého pracovního dne by měl uživatel programu zaznamenat, kolik času strávil úkoly, které ten den vykonával. Systematičnost hraje jedinečnou roli při evidenci pracovní doby, která je vzácná. Zaměstnanci často nechávají evidenci svého času stráveného na projektech na konec týdne nebo na konec měsíce. Ve skutečnosti se vyplatí pracovat na projektové kultuře, která takové situace nepřipouští. Velmi užitečné je určitě vygenerování zprávy z programu, která porovnává plánovaný čas práce na úkolu a čas strávený na tomto úkolu. Evidence pracovní doby je nezbytná v případě, kdy má podnik více nápadů na projekty než možností jejich realizace. Je zřejmé, že efektivní řízení klíčových projektových zdrojů se stává kritickým.