Gyakran ismételt kérdések

A FlexiProject egy PPM-rendszer: projektek és projektportfóliók kezelésére szolgáló szoftver. Minden projektben ebben vezeti az ütemtervet, a költségvetést, az erőforrásokat és a kockázatokat, a szervezet szintjén pedig portfóliókban, jelentésekben és stratégiai célokban hasonlítja össze a projekteket. Böngészőben használhatja, a felhőben vagy a saját szerverére telepítve. Nézze meg, hogyan működik a projektmenedzsment szoftverünk.

Azoknak a szervezeteknek, amelyek egyszerre sok projektet visznek, és egy helyen szeretnék látni őket: egyetlen személy feladataitól a projektportfólióig és a stratégiai célokig. Projektvezetők, projektirodák (PMO), vezetők és a feladatokat végrehajtó emberek használják. A weboldalunkon több mint 30 iparágban mutatjuk be a használatát, például a gyártásban, az energetikában, a pénzügyekben, az egészségügyben, a közigazgatásban és az informatikában: lásd a PPM szoftver az Ön iparágához oldalt.

A FlexiProject nem ír elő egyetlen módszertant. Egy szervezeten belül vezethet vízesés típusú projekteket fázisokkal és mérföldkövekkel, agilis projekteket a Kanban táblán a rendszerben, valamint mindkettőt ötvöző hibrid projekteket. A PRINCE2-ből vagy a Stage-Gate-ből ismert elemek, például a projektkártya, a jóváhagyási folyamatok, a kockázati nyilvántartás és a projekttermékek projektsablonokban állíthatók be.

A FlexiProject felülete 28 nyelven érhető el: angol (brit és amerikai), bolgár, kínai, cseh, dán, holland, észt, finn, francia, német, görög, magyar, indonéz, olasz, japán, lett, litván, norvég, lengyel, portugál, román, orosz, szlovák, szlovén, spanyol, svéd, török és ukrán. Minden felhasználó a profiljában választ nyelvet, az e-mailes értesítések pedig a címzett nyelvén érkeznek.

Igen, iOS-re és Androidra. A mobilalkalmazásban látja az Önhöz rendelt feladatokat az összes projektből, frissítheti a haladásukat, megjegyzéseket és mellékleteket fűzhet hozzájuk, és rögzítheti a munkaidejét. A projekttervezés, a költségvetések és a jelentések a böngészőben érhetők el. A mobilalkalmazás benne van a licenc árában.

A FlexiProject egyetlen rendszerben egyesíti egy-egy projekt vezetését (ütemterv, költségvetés, erőforrások, kockázatok) a projektportfólióval, a jóváhagyási folyamatokkal és a szervezet stratégiájával. Aki csak végrehajtja a feladatokat, ingyen használja, a rendszer pedig a felhőben vagy az Ön saját szerverén fut. Hogy bizonyos eszközökkel összevetve hogyan áll, azt a FlexiProject összehasonlítások más rendszerekkel oldalon láthatja.

A teljes projektet: a projektkártyát, az ütemtervet Gantt-diagrammal, a költségvetést, az erőforrásokat, a kockázatokat, a termékeket és a munkaidőt. A szervezet szintjén projektportfóliók és programok, pontozás, jóváhagyási folyamatok, ellenőrzések, jelentések, valamint célokkal és mérőszámokkal ellátott stratégia áll rendelkezésre. Nézze meg például a projekt ütemterv modult.

Igen. A portfólió projekteket csoportosít, hogy együtt értékelhesse, összehasonlíthassa és követhesse őket. Összefoglalót, projektlistát, közös ütemtervet és szimulációt tartalmaz, a megfelelő modulok bekapcsolása után pedig költségvetést és kockázatokat is. Egy projekt több portfólióhoz is tartozhat. Nézze meg, hogyan működik a projektportfólió-menedzsment szoftver.

Igen. A jelentések a szervezet élő adataiból készülnek, ezért mindig az aktuális állapotot mutatják. Csak azokat a projekteket látja, amelyekhez hozzáfér. A projektjelentésnek Gantt-nézete és összefoglalója is van, az eredményeket pedig Excelbe exportálhatja. A jelentéskészítő modul a Teljes licenc része.

Igen, programozás nélkül. Az adminisztrátor beállítja a projektkártya-sablonokat, a projektek és feladatok egyéni attribútumait, a jóváhagyási folyamatokat, a projektszerepeket, az állapotokat és a munkaterületeket, például külön-külön minden vállalathoz vagy telephelyhez. Ezt megteheti saját maga, vagy a bevezetés során velünk közösen: lásd, hogyan konfigurálhatja a rendszert a saját szabványainak megfelelően.

Az MI a saját szavaival megírt leírásból projekttervezetet készít: nevet, leírást, kezdési dátumot és időtartamokkal ellátott feladathierarchiát. A feladatok bekerülnek az ütemtervbe, ahol javíthatja őket, és kiegészítheti kockázatokkal, költségvetéssel és függőségekkel. A felhőben a funkció alapértelmezés szerint be van kapcsolva és ingyenes, kérésre pedig kikapcsoljuk. Saját szerverre telepítve saját MI-szolgáltatást csatlakoztathat.

Három: Lista WBS-elrendezésben, Gantt-diagram és Kanban tábla. Mindhárom ugyanazokat a feladatokat és mérföldköveket mutatja, így az egyik nézetben végzett módosítás azonnal látszik a többiben is. Az ütemterv feladatokból, fázisokból (összevont feladatokból) és mérföldkövekből áll.

Négyet: Befejezés–Kezdés, Kezdés–Kezdés, Befejezés–Befejezés és Kezdés–Befejezés, mindegyiket munkanapokban számolt késleltetéssel. A „Rögzített késleltetés” beállítás a feladatok áthelyezésekor is megtartja a köztük lévő távolságot. A függőségeket gyorsírással is megadhatja az Elődök és Utódok oszlopban, például 4SS+2.

Igen. A Gantt-nézetben a „Diagram” gomb megnyitja a beállításokat a „Kritikus útvonal” kapcsolóval, amely alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Bekapcsolva a diagram kiemeli azokat a feladatokat és függőségeket, amelyek meghatározzák a projekt befejezési dátumát. Az útvonal a megadott függőségeken alapul, ezért először azokat adja meg a Gantt-diagram eszközben.

Igen. A sáv húzása időben áthelyezi a feladatot, a bal szél a kezdési dátumot, a jobb szél a befejezési dátumot módosítja, a sáv alatti nyíl pedig a haladást állítja be. Függőséget úgy hoz létre, hogy a pontot az egyik sávról a másikra húzza. Ha a függőségek újraszámítása után a dátumok eltérnek, üzenet tájékoztatja, hogy a dátumok frissültek.

Igen. Egy fázis, illetve bármely alfeladatokkal rendelkező feladat haladását az alfeladatok haladásából számítja ki a rendszer. A fázis az alfeladatok legkorábbi kezdési dátumán indul, és a legkésőbbi befejezési dátumon ér véget. Az összevont feladat késznek jelölése az összes alfeladatát befejezi. A haladás a feladatok elkészültségének százaléka.

Részben. Az ütemterv listájában pirosra vált annak a feladatnak a befejezési dátuma, amelynek határideje lejárt, haladása pedig 100% alatt van. A projekt összefoglalója megmutatja a késő feladatok számát, az Irányítópultra pedig felvehet egy „Késleltetett” kritériumú widgetet. A késő mérföldkő piros rombuszt kap a Mérföldkövek oszlopban. A Gantt-diagramon a feladatsávokat nem emeljük ki.

Igen. A projektterv modul alaptervként tárolja a jóváhagyott ütemtervi dátumokat és költségvetési összegeket. A „Tervezett kezdés” és „Tervezett befejezés” oszlopok, valamint az eltérések megmutatják, miben különböznek az aktuális dátumok, a Gantt-diagramon pedig bekapcsolhatja az „Alapterv” sávot. Az ütemterv későbbi módosításai nem változtatják meg a tervet, csak az attól való eltérést.

A Terv lapon egy „Tervmódosítással”. A kérelemnek van neve, leírása, indoklása, megvizsgált alternatívái, valamint kért projekt-befejezési dátuma és költségvetése az alaptervtől való eltéréssel, majd az Ön által választott jóváhagyási útvonalon halad végig. Így egyetlen helyen rögzítve van, mi változott, miért, mennyibe kerül és ki járult hozzá.

Közvetlenül nem. Az eltéréseket az első és az utolsó jóváhagyott tervhez viszonyítva számolja a rendszer. Minden további jóváhagyás „Tervmódosításként” mentődik, a korábbi terveket pedig megnyithatja a tervablakban. Ha legalább két terv jóvá van hagyva, a „Diagram megjelenítése” gomb ábrázolja, hogyan változott a projekt befejezési dátuma és költsége.

Igen. A munkanapokat és ünnepnapokat projektenként külön állíthatja be a Beállítások, Munkanapok alatt: kipipálja a hét napjait, és névvel és dátummal hozzáadja a szabadnapokat. Az új projekt munkanapjai hétfőtől péntekig tartanak, ünnepnapja nincs. Mentés után az összes feladat és mérföldkő dátuma újraszámolódik, és ez a változtatás nem vonható vissza a „Vonja vissza a változtatásokat” gombbal.

Igen. Függőséget adhat egy másik projekt feladatához, ha van jogosultsága az adott projekthez. A dátumok csak a programban történő jóváhagyás után számolódnak újra, amely projekteket csoportosít, és közös ütemtervet mutat, így a változás nem lép azonnal életbe.

Igen. A csapat a böngészőben dolgozik ugyanazon a projekten, a projekt zárolása és fájlmásolatok nélkül. Az ütemtervben látja, ki aktív. Ha valaki módosít, a többiek üzenetet kapnak a szerző nevével, és egy gombbal betöltik az új adatokat, mert mások módosításai nem frissülnek maguktól.

Igen, erre valók az ütemterv-attribútumok. Az adminisztrátor a Rendszerbeállításokban határozza meg őket névvel és típussal, például színes opciókat tartalmazó listaként vagy összegezhető számként. Egy projektben az attribútumot listaoszlopként és a feladatpanel mezőjeként kapcsolja be, a Gantt-diagram sávjait színezheti vele, és oszlopként hozzáadhatja a feladatjelentésekhez.

Igen. A Gantt-nézet „Exportálás” gombja PDF-dokumentumként vagy PNG-képként menti a diagramot az aktuális szűrővel, oszlopokkal, megjelenési beállításokkal és nagyítással. A PDF megnyílik a böngésző előnézetében, ahol elmentheti vagy kinyomtathatja. Magát az ütemtervet exportálhatja Excelbe és MS Project XML-be is.

Igen, korlátozásokkal. Az ütemtervet exportálhatja Microsoft Project (.xml) fájlba, amely megnyílik ebben a programban. Az .mpp fájlt a Beállítások, Import, Microsoft Projectből útvonalon importálja, a „Függőségek újraszámítása” vagy a „Dátumok megtartása” lehetőséget választva. Az új elemek a meglévő feladatok után kerülnek be, natív .mpp fájlba exportálni pedig nem lehet.

Igen. Az ütemterv előzményei rögzítik, ki mit módosított, a visszavonható módosításoknál pedig a „Vonja vissza a változtatásokat” gomb visszaállítja az előző állapotot. Az ütemtervet szerkeszteni jogosult felhasználó bármelyik módosítást visszavonhatja, a többi felhasználó csak a sajátját, feltéve hogy azóta senki nem módosított semmit a projektben. A munkanapok módosításai és a globális módosítások nem vonhatók vissza.

Sem a hierarchia mélységét, sem a projekt feladatainak számát nem korlátozzuk. Az összevont feladatnak lehetnek alfeladatai további szinteken, a WBS-számot pedig az alkalmazás adja ki. A szerkezetet a szintek feljebb és lejjebb léptetésével vagy a sorok húzásával rendezheti.

Igen. Ha sablonból hoz létre projektet, kezdési dátum helyett befejezési dátumot adhat meg. Az ütemterv ekkor ettől a dátumtól visszafelé épül fel, a feladatok munkanapokban megadott időtartama és a sablon függőségei alapján. A befejezési dátumnak a projekt egy munkanapjára kell esnie.

A költségvetés költségvetési tételekből áll: csoportokkal fába rendezett költségekből és bevételekből. Minden tételhez előrejelzéseket ad hozzá dátummal és összeggel, valamint tényadatokat, vagyis a ténylegesen elköltött vagy beérkezett összegeket. A projekt-költségvetés modul Lista, Időszaki nézet és Tényadatok nézettel rendelkezik, a terv jóváhagyása után pedig Terv, Eltérés és Haladás oszlopokat is mutat.

Igen. A Költségvetés lapon az „Új költség” gomb költséget ad hozzá, a mellette lévő nyílból pedig az „Új bevétel” választható. A tételek csoportja költségeket és bevételeket is tartalmazhat együtt, értékei pedig az altételek összegei. A fix díjas bevételt előrejelzéssel rendelkező tételként rögzíti, és hozzáadja a tényadatot, amint megérkezik a pénz.

Hasonlítsa össze az összeget a projektben jóváhagyott tervvel. Az Összeg oszlop az előrejelzés és a tényadatok összege, a költségvetést is tartalmazó terv jóváhagyása után pedig a lista Terv és Eltérés oszlopokat mutat, összegben és százalékban. A terv a jóváhagyás pillanatának pillanatképe, ezért a későbbi költségvetési módosítások az eltérést változtatják, nem a tervet. Saját mutatót Függvény típusú projektattribútummal számíthat.

Kapcsolja a költségvetést „Időszaki nézetre”, és válasszon skálát: hónap, negyedév vagy év. A „Sorok” gomb a sorozatokat választja ki: előrejelzés, tényadatok, terv és eltérések. Az időszaki összegeket közvetlenül a cellákba írhatja, és egy üres cellába írt összeg előrejelzést hoz létre. Így a pénzügyi csapat látja, mikor költődik el a pénz.

Igen. A tételt az „Összekapcsolás az ütemtervvel” paranccsal kapcsolja egy feladathoz vagy mérföldkőhöz. Az előrejelzés dátuma, például egy számla esedékessége, ekkor a feladat kezdetéből vagy végéből plusz napokban vagy hónapokban megadott eltolásból számolódik. Ha a feladat dátuma változik, az előrejelzések dátumai is újraszámolódnak vele.

A hátralévő költségeket összeggel és dátummal ellátott előrejelzésként adja meg, ami az ETC-nek felel meg. Az Összeg oszlop, vagyis az előrejelzés és a tényadatok összege, a tétel és a projekt várható teljes költségét mutatja, ami az EAC-nek felel meg. A terv jóváhagyása után összehasonlítja a Terv oszloppal és az eltéréssel. Az előrejelzést a projektvezető adja meg; az alkalmazás nem származtatja képletből.

Igen, .xlsx vagy .csv fájlból egy varázslóban: az oszlopokat a Dátum, Tartozik (költségek), Követel (bevételek) és a tényadat-attribútumok, például a bizonylatszám mezőkhöz rendeli, megerősítés előtt pedig előnézetet lát. A hozzárendelési szabályok a tényadatokat költségvetési tételekhez rendelik, és a későbbi importoknál javasolják a tételt. A költségvetési tételeket Excelből is betöltheti ugyanabba a költségvetésbe.

Többféleképpen: .xlsx vagy .csv fájl importálásával hozzárendelési szabályokkal, vagy a REST API-n keresztül, amely összeggel, dátummal és költségvetési tétellel hoz létre tényadatokat és előrejelzéseket. A könyvelőrendszer bizonylatai a költségvetésen belüli sorba is érkezhetnek, ahol a projektvezető rendeli őket a tételekhez. Ezt az integrációt a csapatunk megrendelésre építi; szabványos ERP-összekötő nincs.

Igen. Az adminisztrátor a tételattribútumokat a Rendszerbeállítások Költségvetés lapján határozza meg: szöveg, lista, szám, dátum, hivatkozás vagy függvénymező, például a bruttó összeg mint a nettó összeg szorozva az áfával. Egy projektben az attribútumok a tételpanelen és listaoszlopként jelennek meg, használhatja őket szűrőkben és jelentésekben. A tényadatokhoz is adhat külön attribútumokat, például számlaszámot.

A bevételek és költségek különbségét Függvény típusú projektattribútummal jelenítheti meg. A költségvetés tervezett költségeket és bevételeket tartalmaz, a projektkártyára pedig elhelyezheti a „Tervezett költségek – utolsó terv” és a „Tervezett bevételek – utolsó terv” mezőt. A portfólióban és a jelentésekben a Függvény attribútum oszlopként jelenik meg, csak olvasható módon.

Függvény típusú projektattribútummal. Az adminisztrátor létrehoz egy szám típusú attribútumot, például „Átlagos órabér”, a projektvezető megadja a projektben, a „Munkaerőköltség” attribútum pedig megszorozza a projekt munkaidejét ezzel a bérrel. A bér projektenként egyetlen szám, mert az alkalmazás nem különböztet meg személyenkénti béreket, a munkaidő pedig csak órákból és percekből áll. Az eredmény csak olvasható, és nem kerül be a költségvetésbe.

Nem. Egy szervezetnek egy pénzneme van, amelyet a Rendszerbeállításokban állít be a tizedesjegyek számával és az összegek megjelenítési módjával együtt. A más pénznemű összegeket a rendszeren kívül kell átváltani, mert az alkalmazás nem tárol árfolyamokat.

Nem, az alkalmazás nem számítja ezeket az értékeket. Kézzel adja meg őket: szám típusú projektattribútumban, a Stratégiában haszonmérőszámként, vagy bevételként és költségként a költségvetésben. A portfóliómodellben a nettó jelenérték szintén kézzel adható meg, számítás nélkül.

Az Erőforrások modul az összes projektre kiterjedően mutatja a munkatársak terheltségét az elérhetőségükkel együtt idővonalon, órákban, százalékban vagy a feladatok számában. A terheltség a feladatok munkaigényéből adódik, amelyet a feladatok tulajdonosai között osztanak el, az elérhetőség túllépését pedig szín jelzi. Az allokációt az emberek maguk módosítják. Nézze meg, hogyan működik az erőforrás-tervező szoftverünk.

Igen. A terheltségi táblázatban és a projekt Erőforrások lapján az elérhetőség túllépése pirossal jelenik meg, a feladat „Munkaigény” ablakában pedig piros óraikon látható. A Gantt-diagram alatt bekapcsolható terheltségi panel azonnal megmutatja, hogyan változtatja meg egy feladat áthelyezése az emberek terheltségét. Az alkalmazás semmit nem blokkol, az allokációt a vezető igazítja.

Igen. Minden felhasználóhoz beállít egy alapértelmezett elérhetőséget órákban (vagy munkanapokban) a hét minden napjára, valamint eltérő elérhetőségű időszakokat, például részmunkaidős óraszámot. A szabadságot vagy képzést kivételként adja hozzá, ahol a nulla óra távollétet jelent. Az adminisztrátor szervezeti szintű szabadnapokat állít be, a terheltség pedig ehhez az elérhetőséghez képest számolódik.

Igen, Microsoft 365 esetén az Outlook-naptár egész napos távollétei átkerülnek az erőforrások elérhetőségébe. Ezt az adminisztrátor a Microsoft Entra ID-integrációban konfigurálja. Csak az egész napos távollétek számítanak.

Igen. Az osztályhoz rendelt feladat munkaigénye szétoszlik a feladat munkanapjaira, és az osztály terheltségébe kerül, amely egyenlően osztja el a tagjai között. Az osztály a profilban megadott felettesből adódik, így az osztályfa a beosztási vonalat tükrözi. Ez akkor segít, ha tudja, melyik osztály végzi a munkát, de még nem tudja, mely emberek.

Igen, a terheltségi táblázatban. Minden jelöltnek ütemtervre van szüksége munkaigénnyel és tulajdonosokkal vagy osztályokkal, állapotának pedig a terheltségbe beszámított állapotok közé kell tartoznia (Rendszerbeállítások, Erőforrások). Az „Osztály”, „Osztály > Projekt” és „Osztály > Felhasználó” nézetek ekkor a következő hónapok teljes munkáját mutatják az elérhetőséggel szemben. Ön dönti el, melyik projektet indítja el.

Alapértelmezés szerint egyenlően: az osztályok és az ezeken az osztályokon kívüli tulajdonosok között, az osztály részét pedig tovább osztják a tagjai között. Minden személy részét a feladat munkanapjaira osztják el az elérhetőségének figyelembevételével. Az Erőforrások lapon kézzel módosíthatja egy tulajdonos összesítését vagy a kiválasztott napi tartományban lévő értéket. Az adminisztrátor a tulajdonosok munkaigényét elsőbbségiként is beállíthatja, így egy személy hozzáadása nem változtatja meg a többiek értékeit.

A Felhasználók modul Szervezeti felépítés lapja az osztályfát mutatja a vezetővel, a munkatársak számával és licenc szerinti bontással. Az osztály a profilban megadott felettesből adódik, nem kézi hozzárendelésből, így a vezető cseréje az egész osztályt az alosztályaival együtt áthelyezi. A felépítést szinkronizálhatja a Microsoft Entra ID-val, ilyenkor a szinkronizált adatok felülírják a felettes és az osztály kézi módosításait.

Az időt kézzel rögzíti egy feladatnál: a feladatpanel vagy a Munkaidő modul „Idő rögzítése” lehetősége megnyit egy ablakot az idővel óra:perc formában, egy dátummal és egy megjegyzéssel. A modul a rögzített időt listaként vagy naptárként mutatja egy kiválasztott személyre és hónapra, a projekt Munkaidő lapja pedig személyek szerint. Lásd a munkaidő-nyilvántartó modult.

Feladathoz. Az időt az ütemterv egy konkrét feladatánál vagy mérföldkövénél, illetve egy operatív feladatnál rögzíti, órában és percben, dátummal és opcionális megjegyzéssel. A Munkaidő lap a projekt, a személyek és egy időszak összesítéseit mutatja.

Igen, operatív feladatokon keresztül. Ezeket a „Saját feladatok” lapon adja hozzá az „Új feladat” gombbal, az ismétlődőket az „Ismétlődés beállítása” lehetőséggel állítja be, az időt pedig ugyanúgy rögzíti, mint bármely más feladatnál. A Munkaidő modulban az ilyen bejegyzések „Nem projekt” jelölést kapnak. Az operatív feladatok nem jelennek meg a projektek ütemtervében.

Igen. Az ütemtervben a Munkaigény (tervezett) és a Munkaidő (rögzített) oszlop egymás mellett áll, a projekthez pedig összesítő oszlopok, jelentések és az ellenőrzés tartoznak. Látja, hol lépte túl az idő a tervet, és hol maradt a keretén belül. A befejezett projektek adatai segítenek a hasonló feladatok megbecslésében a későbbi projektekben, például egy projekt munkaigénnyel együtt történő másolásával.

Igen. A modul „Saját és beosztottak” jogosultsági szintjével látja a közvetlen és közvetett beosztottai idejét a felhasználói profil Felettes mezője alapján. A személyt a lista felett választja ki, az Adminisztrátor szint pedig az összes felhasználó idejét mutatja. A felettes az Erőforrások modulban a beosztottai terheltségét is látja.

Részben. Az adminisztrátor a Rendszerbeállításokban bekapcsolhatja a feladatnál hiányzó időről szóló értesítést: ha rögzített idő nélkül jelöl késznek egy feladatot, az alkalmazás megkérdezi, szeretné-e rögzíteni. A kérdés az alkalmazáson belül jelenik meg Standard vagy Teljes licenccel. Ismétlődő emlékeztetőket vagy e-maileket nem küldünk.

A kockázati nyilvántartás a projekt Kockázatok lapján található. Minden kockázatnak van állapota (Azonosított, Aktív, Zárt), valószínűsége és hatása az adminisztrátor által beállított skálákon, tulajdonosa, kategóriája, cselekvési tervvel ellátott leírása, valamint a költségvetésre és az ütemtervre gyakorolt hatása, amelyet kézzel ad meg. A mátrix a kockázatok számát mutatja a valószínűség és a hatás minden kombinációjában. Nézze meg a kockázatkezelő modulunkat.

Igen. A Rendszerbeállításokban az adminisztrátor beállítja a valószínűség és a hatás skáláját, egyenként 2–10 értékkel, így a mátrix lehet 3×3-as, 5×5-ös vagy más méretű. A kockázati kategóriák szabadon vezetett lista, amelyet szintén az adminisztrátor karbantart. A projektek kockázati mátrixa ezekből a skálákból épül fel.

Igen. A kockázat egy feladatra, mérföldkőre vagy összevont feladatra vonatkozhat. A kapcsolatot a kockázati panelen állítja be, vagy a kockázatot közvetlenül a feladatpanelről adja hozzá. Az ütemterv listájában a Kockázatok oszlop háromszög ikont mutat: a szürke kör azonosított, a piros pedig aktív kockázatokat jelent. A feladatpanelen van egy Kockázatok szakasz a kapcsolt kockázatok listájával.

Igen. A portfólió Kockázatok lapja táblázatban mutatja a portfólió összes projektjének kockázatait, alatta valószínűségi és hatásmátrixszal. A mátrix egy cellájára kattintva a táblázat az adott cella kockázataira szűkül, és minden kockázat a saját projektjében nyílik meg. A Kockázatok modul szükséges hozzá.

Aktív állapotú kockázatként, a korrekciós intézkedéseket pedig az ütemterv feladataiként, tulajdonossal, határidővel és megjegyzésekkel. A kockázatnak van cselekvési tervvel ellátott leírása és bejegyzései az ütemtervre napokban, a költségvetésre összegként gyakorolt hatásról, a nyilvántartást pedig tulajdonos, kategória, valószínűség és hatás szerint szűri.

A kockázat „Leírás és cselekvési terv” mezőjében, amely formázott szöveges mező: itt leírhatja a tünetet, az egymást követő „miért?” kérdéseket, a kiváltó okot és a cselekvési tervet. Saját diagramot csatolhat a kockázathoz vagy a projekt fájljaihoz. Az alkalmazás nem javasol elemzési szerkezetet, az adminisztrátor pedig a kockázati kategóriákat elnevezheti az Ön okkategóriái szerint.

A termék a projekt egy átadandó eredménye, például egy dokumentum vagy egy szoftververzió. Van tulajdonosa, esedékessége, állapota (Függőben, Folyamatban, Kész), elfogadási kritériumokat tartalmazó leírása és opcionális kapcsolata egy feladattal vagy mérföldkővel. Három fájllistát csatolhat hozzá: sablonokat, bevált gyakorlatokat és a végleges terméket. Lásd a projekttermék modult.

Igen, ha a terméket egy feladathoz, mérföldkőhöz vagy összevont feladathoz kapcsolja. A termék befejezési dátuma ekkor átveszi az adott elem befejezési dátumát, és követi azt. A termék állapotát kézzel állítja be, mert az nem a feladat haladásából adódik. Az ütemterv listájának Termékek oszlopában látja a függőben lévő, folyamatban lévő és befejezett termékek számát.

Igen. A projektkártya egy sablonból jön létre, amely meghatározza a szakaszokat és mezőket: projektadatok, attribútumok, táblázatok és szöveges mezők. A kártya állapota lehet Tervezet, Jóváhagyás alatt, Jóváhagyva, Átdolgozásra vagy Visszautasított, a kártyasablonokat pedig minden munkaterülethez külön hozza létre. Nézze meg, hogyan működik a projektkártya modul.

Igen. A kártyatervezetet jóváhagyásra küldi a választott jóváhagyási útvonalon, a döntés után pedig Jóváhagyva, Visszautasított vagy Átdolgozásra állapotú lesz, és a beküldés pillanatának adatait mutatja. Az Exportálás gomb megnyit egy nyomtatási nézetet, amelyet PDF-ként ment, opcionálisan a jóváhagyási előzményekkel együtt: szintek, jóváhagyók, döntések dátummal és megjegyzésekkel.

Sablonból épített projektdokumentumban. A Táblázat mezőnek saját oszlopai vannak szöveg, szám, dátum és választólista típusban, így egy érdekelti táblázatnak lehetnek olyan oszlopai, mint személy vagy szerep, befolyás, elkötelezettség és kommunikációs stratégia. A csapat a többi projektadattal együtt látja, és jóváhagyhatja a projektkártyán. Az alkalmazás nem osztályozza az érdekelteket, és nem rajzol befolyásmátrixot.

A projektdokumentum-sablonból épített projekt utáni dokumentumban: szakaszok, szöveges mezők a következtetésekhez és ajánlásokhoz, egy Táblázat mező és projektadatokat tartalmazó mezők, például az ütemterv és a költségvetés eltérései. A mezők értékeket tárolhatnak a projektattribútumokban, például a késés fő okát, amelyeket aztán jelentésekben és a projektlista szűrőiben hasonlít össze. Kész tanulságjelentés nincs.

A Fájlok lapon. Összegyűjti a közvetlenül hozzáadott fájlokat és hivatkozásokat, valamint a feladatok, kockázatok, költségvetési tételek, termékek, tervek és projektkártyák mellékleteit, és megmutatja a kapcsolt elemet. A fájlokat mappákba rendezi, a projektben már meglévő dokumentumot pedig a „Meglévő hozzáadása” lehetőséggel csatolhatja egy másik elemhez. A laphoz való hozzáférést a „Fájlok” projektjogosultság adja.

Igen. A Projekt chat lapot a projektmenüben, a Funkciók alatt kapcsolja be. Ez a csapat közös beszélgetése: bárki írhat és olvashat, aki hozzáfér a projekthez, a lap pedig az új üzenetek számlálóját mutatja. Az üzenetet formázhatja, fájlt csatolhat hozzá, a @ beírása pedig értesíti az említett személyt. A saját üzeneteit szerkesztheti vagy törölheti. Lásd a projektkommunikációs modult.

Igen. A megjegyzéseket a feladatok és mérföldkövek, költségvetési tételek, kockázatok, projektellenőrzések, valamint a stratégia céljainak és mérőszámainak paneljein adja hozzá. A @ beírása után kiválaszt egy személyt a szervezet aktív felhasználóinak listájából, aki értesítést kap az alkalmazásban, és e-mailt. Csak a saját megjegyzéseit szerkesztheti és törölheti. Az Ingyenes licenc nem teszi lehetővé megjegyzések hozzáadását.

A feladathoz, kockázathoz vagy költségvetési tételhez kapcsolódó megállapodásokat említésekkel ellátott megjegyzésekben rögzíti, a döntéseket pedig a jóváhagyási előzményekben. Az ismétlődő projektjelentést az Ellenőrzés modulban vezeti, a gyors kérdéseket pedig a csapat a projekt chatben tisztázza.

A vezetők használhatják a Projektportfóliókat, amelyeknek Összefoglaló, Projektek, Ütemterv, Költségvetés, Kockázatok és Szimuláció lapjuk van, valamint az Ellenőrzéseket és a Jelentéseket. Az Irányítópult widgetekből áll (listák, számlálók, oszlop- és kördiagramok), de csak a bejelentkezett személyhez rendelt adatokat mutatja, ezért nem helyettesíti a portfólió-áttekintést. Hogy ki mit lát, a licenctől és a jogosultságoktól függ.

Igen. Ugyanaz a projekt lehet például egy részlegportfólióban és egy olyanban, amelyet az igazgatóság vizsgál. A portfóliót a „Portfólió hozzáadása” paranccsal hozza létre, a Projektek lapon pedig hozzáadja azokat a projekteket, amelyeknek a beállításait módosíthatja. A portfólió törlése csak a kapcsolatokat szünteti meg, a projektek megmaradnak.

Igen. Az Ütemterv lap a portfólió projektjeit sávokként mutatja a kezdettől a végéig. Bekapcsolhatja a mérföldköveket, a különböző projektek feladatai közötti függőségeket, a dátumokat, a projektvezetőket, valamint az első és az utolsó alapterv sávjait, a sávokat pedig színezheti haladás, állapot vagy projektattribútum szerint. A diagram PDF-be vagy PNG-be exportálható.

A FlexiProject a projekt haladását az ütemtervből számolja időtartammal súlyozott átlagként: az összevont feladat az alfeladataiból veszi a haladását, a projekt pedig a legfelső szintű elemeiből, az inaktívakat kihagyva. A portfóliónak nincs egyetlen haladási adata: a lista minden projekthez Haladás oszlopot mutat, az összesítő sor pedig nem összegzi. Az Összefoglaló lap diagramja a projekteket az utolsó tervhez viszonyított késés szerint csoportosítja.

Igen. Mindkét projekt közönséges sorként jelenik meg a portfólióban, azonos állapottal, vezetővel, haladással és befejezési dátummal. A Jira-feladatokat tartalmazó projektben a haladás a feladatok állapotából adódik (teendő 0%, folyamatban 50%, kész 100%), a mérföldköveket és függőségeket pedig a FlexiProject ütemtervében adja hozzá. Mindkét projekt mérföldkövei és alaptervei ugyanazokban az oszlopokban és a portfólió Gantt-diagramján jelennek meg.

Igen, egyszerű formában. A Szimuláció lapon kipipálja a projekteket, és összeadja az értéküket: a tervezett költségeket, amelyeket a portfólió költségeivel vet össze (a Költségvetés modullal), valamint a pontozás eredményét az Előnyök és Komplexitás diagramon. A kiválasztásai nem mentődnek, az alkalmazás pedig nem optimalizálja a portfóliót, és nem javasol projekteket.

A projektlistában név, állapot, vezető, munkaterület és lista típusú attribútumok szerint szűr, a Csoportosítás gomb pedig legfeljebb három szint mélységű szakaszokba rendezi a projekteket. Az oszlopelrendezést, a rendezést és a szűrőket a rendszer felhasználónként külön jegyzi meg. Azok a projektek, amelyekhez gyakran visszatér, csillagot kapnak, és a Kedvencek csoportban jelennek meg az oldalmenüben.

A program több összefüggő projektet csoportosít, hogy egy egészként vizsgálhassa és számíthassa újra őket. Megmutatja a program összes projektjének közös ütemtervét, és lehetővé teszi a különböző projektek feladatai közötti függőségek újraszámítását. A programok nem függenek a munkaterületektől. Lásd a projektprogram modult.

A program összefüggő projektek csoportja, amelyek együtt egy célt szolgálnak, például egy termék új piacon való bevezetését. Saját jogosultságai és a projektek közötti függőségeket tartalmazó közös ütemterve van, de nincs saját vezetője, költségvetése vagy sikermérőszáma. A portfólió hasonló projektek lazább csoportja, a lapjai pedig ütemterveket, költségvetéseket és kockázatokat gyűjtenek össze.

Nem önálló szerepkörként. A gyakorlatban a programvezető a Programok modulhoz jogosultsággal rendelkező személy: Létrehozó szinttel saját programokat hoz létre, Adminisztrátor szinttel pedig mindet látja és módosíthatja. A programban megkapja a közös projektütemtervet, újraszámítja a projektek közötti függőségeket, a program jogosultságaiban pedig hozzáférést ad másoknak.

A különböző projektek feladatai közötti függőségek nem számolódnak újra abban a pillanatban, amikor a dátumok változnak. A szerkesztési joggal rendelkező személy a programban a „Függőségek újraszámítása” paranccsal indítja az újraszámítást, és előnézetet kap a régi és az új dátumokról. A „Mentés” ezután módosítja a dátumokat az összes érintett projektben, és bejegyzést ad az egyes projektek ütemtervi előzményeihez.

Az Értékelés modul egy projektet az Ön által kijelölt értékelők által megválaszolt kérdések alapján értékel. A válaszokat két dimenzióban pontokká alakítja, Előnyök és Komplexitás szerint, az eredmény pedig táblázatban és diagramon jelenik meg. Az értékelési sablon határozza meg a kérdéseket, a súlyokat és az értékelőket, és sok projekthez hozzárendelhető. Lásd a projektértékelő modult.

Igen, de külön kérelemobjektum nélkül. A javaslatot projektként hozza létre, a szervezet állapotlistájából választott saját állapottal, például Beküldve, Vizsgálat alatt, Jóváhagyva vagy Elutasítva, mert a neveket a szervezet határozza meg. Az értékelés minősíti, a terv jóváhagyása pedig rögzíti az indításról szóló döntést. A portfólió és a projektlista állapot szerint szűrhető.

Igen. A Stratégia modulban a célok fát alkotnak: célcsoport, cél, részcél és mérőszám, amely a KPI megfelelője. A mérőszámnak vannak bejegyzései dátummal, terv- és tényértékkel, a cél haladása pedig a mérőszámai és részcéljai haladásának súlyozott átlaga. A célt támogató projekteket hozzákapcsolja. A modult az adminisztrátor kapcsolja be, és a Teljes licenccel rendelkező felhasználók látják. Lásd a stratégiai modult.

Az ellenőrzés projektek egy csoportjának ismétlődő értékelése egy kiválasztott napon. Minden projektnek van sablonból épített ellenőrzőkártyája, az ellenőrzésnek pedig egészében van projekttáblázata és diagramos összefoglalója. Az ellenőrzést kézzel hozza létre, vagy az előzőből klónozza, a projektvezető pedig e-mailt kap, amikor a projektjét hozzáadják. Határidő-emlékeztetők nincsenek, de az ellenőrzések ritmusát rögzítheti a projektattribútumokban, és láthatja a portfólióban. Lásd a projektellenőrzési modult.

A jóváhagyási útvonal szakaszok sora, amelyekben az Ön által megnevezett személyek döntenek: a projektvezető, egy kiválasztott felhasználó, egy projektszerep tagja vagy a kérelmező felettese. A döntés jóváhagyás, elutasítás vagy átdolgozásra visszaadás megjegyzéssel, a tanácsadó véleménye pedig nem zár le egy szintet. Az elutasítás vagy a „Javítandó” azonnal lezárja a jóváhagyást. A Jóváhagyások lap összegyűjti az összes döntést. Lásd a projekt-jóváhagyási modult.

A projektterv, vagyis a tervmódosítás megy át az útvonalon. A tervben kiválasztja, mire terjed ki: az ütemtervre, a költségvetésre és a projektkártyára, így az új dátumot, költségvetést vagy kártyát a terv beküldésével hagyatja jóvá. A kockázatoknak, termékeknek, pontozásnak és ellenőrzéseknek nincs saját jóváhagyási útvonaluk. Az adminisztrátor a Rendszerbeállításokban bekapcsolhatja a „Jóváhagyási útvonal megkövetelése” lehetőséget, ekkor a terv útvonal nélkül nem küldhető be.

Igen. A jóváhagyási szakaszban megnevezett személy a szakasz idejére csak olvasási hozzáférést kap a projektlapokhoz, a hozzáférés pedig a szakasz végén lejár. A jóváhagyó lehet a projektvezető, egy kiválasztott felhasználó, egy projektszerep tagja vagy a kérelmező felettese. A jóváhagyónak Teljes licencre van szüksége.

Igen. Minden szakaszhoz a rendszer rögzíti a személyt, az eredményt (jóváhagyva, visszautasítva, javítandó), a döntés dátumát és a megjegyzést. Ugyanannak a kérelemnek a korábbi jóváhagyási kísérletei megmaradnak az előzményekben, a jóváhagyási útvonalat pedig csatolhatja a projektkártya nyomtatványához. A rögzített döntés nem módosítható.

Igen. Amikor az útvonal jóváhagyójának szintje elindul, értesítést kap az alkalmazásban, és e-mailt, ha a profiljában be van kapcsolva a „Függőben lévő jóváhagyás”. A kérelmező az útvonal végén kapja meg az eredményt. Ismételt emlékeztetők vagy döntési határidők nincsenek, de a jóváhagyó piros számlálót lát a Jóváhagyások mellett, a listán pedig „Döntést igényel” jelölést.

Nem. A jóváhagyási útvonal a RACI egy részét lefedi: a döntéshozó felel a jóváhagyásért (A), a véleményt nyilvánító személy pedig konzultált (C). Nincs szerepkör a tájékoztatott személyhez (I), és a végrehajtó felelős (R) sem rendelhető egy döntéshez, ezért teljes mátrix nem építhető. A munkát végző személyeket feladattulajdonosként nevezi meg, a felelősségeket pedig saját projektszerepekkel írja le.

Igen. A projektsablon egy minta, amelyből további projekteket hoz létre: ütemterv, költségvetés, kockázatok, termékek és fájlok. A sablon dátumok helyett napszámokat tárol, ezért bármikor induló projekthez alkalmas. Sablont meglévő projektből is létrehozhat. Lásd a projektsablon modult.

Igen. Másoláskor kiválasztja a terjedelmet: leírás, attribútumok, ütemterv, költségvetés, kockázatok, termékek, fájlok, projektszerepek és jogosultságok. Alapértelmezés szerint a feladatok állapotát és a költségvetés tényadatait nem másolja. A projektet a projektmenü „Sablon létrehozása” parancsával sablonná is alakíthatja.

A projekt megkapja a feladatokat és mérföldköveket szerkezetükkel, függőségeikkel, leírásaikkal és attribútumaikkal, a tulajdonosokat és osztályokat, az előrejelzésekkel ellátott költségvetési tételeket, a kockázatokat, a termékeket, valamint a fájlokat és hivatkozásokat. Az ütemterv az Ön által megadott kezdési vagy befejezési dátumtól épül fel, mert a sablon dátumok helyett napszámokat tárol. A sablon nem tartalmazza a projektcsapatot vagy a jogosultságokat, a jóváhagyási útvonalat, az attribútumértékeket, a költségvetés tényadatait és a haladást.

A sablon módosítása csak a később létrehozott projekteket és kártyákat érinti. A kártya a létrehozásakor lemásolja a sablon mezőit, így egy mező hozzáadása vagy módosítása a sablonban nem változtatja meg a már meglévő kártyákat. A sablonból létrehozott projekt nem marad szinkronban vele, a kártyasablon törlése pedig nem törli a belőle készült kártyákat.

Nem. Az alkalmazásban nincsenek beépített projektsablonok iparágak számára. A szervezet saját projektsablonokat, projektkártyákat és jóváhagyási útvonalakat épít, az iparági mintákat pedig a bevezetés során állítják be.

A PMO közvetve tartja fenn a szabványt. Sablonokat és útvonalakat rendel a munkaterületekhez, kiválasztott személyeknek jogot ad a kezelésükre, és bizonyos ütemterv-attribútumokat mindig láthatónak jelöl („Kötelező mező”). Az egyetlen, ami kikényszeríthető, a jóváhagyási útvonal a terv beküldésekor, a „Jóváhagyási útvonal megkövetelése” kapcsolóval. A rendszer nem kényszeríti ki sem a sablon használatát, sem a kártya kitöltését.

Igen, részben. A sablonfázisok mérföldköveket tartalmaznak, a terv jóváhagyása pedig a kérelmező által választott útvonalon halad. A Go vagy No-Go döntést lista típusú ütemterv-attribútummal, a dátumát pedig dátum típusú attribútummal rögzítheti. Olyan szabályok nincsenek, amelyek a projektet a következő fázisba irányítanák.

A munkaterület a szervezet egy része, például vállalat, telephely vagy üzleti egység, saját projektekkel, sablonokkal és beállításokkal. A munkatárs csak azoknak a munkaterületeknek a projektjeit látja, amelyekhez jogosultsága van. Minden szervezetnek van legalább egy munkaterülete, az adminisztrátor pedig a Rendszerbeállításokban hozza létre őket. Lásd a munkaterület modult.

Két mód van. Minden vállalatnak lehet külön szervezete saját adatokkal, felhasználókkal, beállításokkal és licencekkel, a több szervezetben fiókkal rendelkező személy pedig a profilmenüben vált közöttük. Vagy használjon egy szervezetet munkaterületekkel, amelyek elkülönítik a projektekhez, sablonokhoz és beállításokhoz való hozzáférést. Olyan jelentés, amely több szervezet adatait egyesítené, nincs.

Igen, ha a feladata a hozzáférés és a konfiguráció elkülönítése. A munkaterületnek csak neve és színe van, így jelenthet vállalatot, divíziót, projekttípust vagy olyan folyamatot, mint a termékfejlesztés. Egy projekt egyszerre több munkaterülethez is tartozhat. A munkaterület projektek, sablonok és jogosultságok csoportja, és nem tartalmaz munkafolyamat- vagy folyamatszabályokat.

A projekt munkaterületeit az Információ panel Munkaterületek mezőjében módosítja: egy munkaterület hozzáadása és eltávolítása külön módosítás, és mindegyikhez jogosultság kell az adott munkaterületen. Egy munkaterület összes projektjét egyszerre áthelyezheti úgy, hogy törli, és kiválaszt egy helyettesítő munkaterületet, amely átveszi a sablonjait és jóváhagyási útvonalait is. Kiválasztott projektek tömeges módosítása a listáról nincs.

Igen. A projektattribútumok egyéni mezők a következő típusokban: Rövid szöveg, Hosszú szöveg, Egy- és többválasztós lista, Szám, Dátum, Függvény és Link. Megjelennek az Információ panelen, a projektlistán, a jelentésekben, a projektkártyán és az ellenőrzésekben. Az ütemtervnek, a költségvetésnek és a tényadatoknak is vannak egyéni attribútumaik, a kockázatoknak és a termékeknek azonban nincsenek.

Igen. A Függvény attribútum (projektben és költségvetési tételben) a +, -, *, / műveletekkel és zárójelekkel számol képletet olyan értékekből, mint a Költségvetés, Költségek, Bevétel, a tervtől való eltérések, Haladás, Munkaigény és Munkaidő. A képlet nem tartalmaz feltételeket vagy összehasonlításokat, az eredmény pedig csak olvasható.

Igen. A projektállapot egy lista, amelyet a szervezet állít be, például Függőben, Folyamatban, Szüneteltetve vagy Törölve. Az új projekt a lista első állapotát kapja. A projekt szüneteltetésének okát megjegyzésben vagy projektattribútumban rögzítheti, mert az állapotváltás nem kér indoklást.

Igen. Az adminisztrátor a Rendszerbeállításokban határozza meg a projektszerepeket, a projektben pedig embereket rendel hozzájuk. A szerepek megjelennek a jóváhagyási útvonalakban és a projektjogosultságokban. A projektjogosultságok munkaterületről is származhatnak: az a felhasználó, aki Teljes licenccel teljes jogosultsággal rendelkezik egy munkaterület projektjeihez, adminisztrátori jogokat kap annak összes projektjében.

Igen. A Rendszerbeállításokban az adminisztrátor ki- és bekapcsolja a Költségvetés, Kockázatok, Munkaidő, Erőforrások, Ellenőrzés, Értékelés, Projektkártyák, Termékek és Stratégia modulokat. A modul kikapcsolása nem töröl adatot, csak elrejti a lapot. A projektben azt is kiválasztja, mely modulok legyenek láthatók. Az ütemterv nem kapcsolható ki.

A Feladatok menüpont egy helyre gyűjti a bejelentkezett személyhez rendelt összes feladatot, a projektfeladatokat és az operatívakat is, és bejelentkezés után ez az alapértelmezett nézet. Lapjai: Saját feladatok, Delegált (Teljes licenc) és Megfigyelt. Egy feladatot vagy mérföldkövet a panelén lévő harang ikonra kattintva követhet, ekkor értesítést kap a módosításokról.

Igen. Az operatív feladatok projekteken kívüli feladatok. A Feladatok menüpontban látja őket a projektfeladatokkal együtt, a Teljes licenc pedig megadja a Delegált lapot is azokkal a feladatokkal, amelyeket másoknak adott át. Lásd az operatív feladatok modult.

Igen. A panelmenü Ismétlődés beállítása lehetősége Heti (a hét napjaival), Havi (1 és 28 közötti nap, vagy az utolsó nap) vagy Éves ismétlődést kínál. Amikor a feladat haladása eléri a 100%-ot, az alkalmazás létrehozza a következőt új esedékességgel: átveszi a nevet, a tulajdonosokat, a leírást, a mellékleteket és az időtartamot, de 0% haladással indul, megjegyzések és munkaidő nélkül. Csak operatív feladatok ismétlődhetnek.

Nem. Az e-mail csak kimenő: a FlexiProject nem fogad feladatokat e-mailből, Slackből vagy Teamsből. A feladatokat az alkalmazásban hozza létre, importálja Jirából, Excelből és MS Projectből, vagy MI-vel generálja egy leírásból.

Igen. A Kanban az ütemterv egy nézete: a feladatok és mérföldkövek kártyái oszlopokban állnak, a táblán végzett módosítás pedig átkerül az ütemtervbe, a listába és a Gantt-diagramra. A kártyákat állapot, tulajdonos, befejezési dátum vagy lista típusú ütemterv-attribútum szerint csoportosítja. A tábla nem mutat összevont feladatokat.

A kártya másik oszlopba húzása módosítja azt a mezőt, amely szerint a tábla csoportosítva van: állapot szerint a feladat 0%, 50% vagy 100% haladást kap, befejezési dátum szerint az oszlop határidejét, attribútum szerint pedig az attribútum értékét. Tulajdonos szerinti csoportosításnál a célszlopban lévő személy lesz az egyetlen tulajdonos, a meglévő tulajdonosok pedig eltávolításra kerülnek. Minden módosítás bekerül az ütemterv előzményeibe.

Az agilis csapat a Kanban táblán és a feladatlistán dolgozik. Az alkalmazás nem ismeri a sprintek és a story pointok fogalmát, de a Jirából a prioritást és a story pointokat kézzel megadhatja ütemterv-attribútumként. A tábla oszlopait a Csoportosítás gombbal állítja be, például állapot vagy tulajdonos szerint.

Nem. WIP-korlátok nincsenek. Az oszlopok a csoportosításból adódnak, például állapot szerint: a Függőben, a Folyamatban és a Befejezett a feladat haladását követi, a csoportosítást pedig a Csoportosítás gombbal módosítja.

Az értesítések az alkalmazás paneljére (harang ikon) és e-mailben érkeznek. Többek között elem hozzárendeléséről, feladat kezdetéről, közeledő befejezési dátumról, lejárt elemekről, az elődök befejezéséről, megjegyzésekben szereplő említésekről, függőben lévő jóváhagyásokról, új ellenőrzésről és pontozási frissítésről kap értesítést. A kezdések, határidők és lejárt elemek napi összefoglalóban érkeznek. A saját módosításairól nem értesül.

A profiljában az E-mail értesítések lapon mind a 16 üzenettípust külön kapcsolhatja be vagy ki, a módosítás pedig azonnal mentődik. A feladat kezdetéhez és a közeledő befejezési dátumhoz megadja az előre jelzés idejét: magán a napon vagy 1–5 nappal korábban. A kockázatoknál csak a tulajdonosként való hozzárendelés és a megjegyzésben szereplő említés vált ki értesítést. Az adminisztrátornak nincs képernyője az értesítési szabályokhoz.

Igen. Ha az összes aktív előd feladat eléri a 100 százalék haladást, a következő feladat vagy mérföldkő tulajdonosai értesítést kapnak az alkalmazásban és e-mailben, még akkor is, ha az elődök más projektekben vannak. Az e-mail a profil „Előd befejezése” beállításától függ. Ha a következő feladat már befejezett, nem megy ki értesítés.

A felhőben igen: minden szervezetnek napi e-mail-korlátja van, a demószervezeteknek alacsonyabb, mint a fizetősöknek, és ennek kimerítése után másnapig nem megy ki e-mail. Az ügyfél saját szerverén nincs korlát.

Igen. Az Irányítópultot, az első menüpontot widgetekből építi fel: listákból, számlálókból, oszlop- és kördiagramokból, valamint egy Utoljára megtekintve listából. A widgetek az Önhöz rendelt feladatokat, mérföldköveket, termékeket, kockázatokat, pontozási értékeléseket és jóváhagyásokat mutatják, a projekteket pedig csak az Utoljára megtekintve listán. A tervtől való eltéréseket a Portfóliókban, az Ellenőrzésekben és a Jelentésekben látja.

Igen. Az „Irányítópult hozzáadása” újat hoz létre, az „Irányítópult klónozása” másol egy meglévőt, a „Név szerkesztése” pedig átnevezi. A widgeteket a „Widget hozzáadása” paranccsal adja hozzá, és rácson rendezi el. Az irányítópult a felhasználóé, és nincs megosztva másokkal, ezért a vezetőknek szánt közös nézet a portfóliók, ellenőrzések és jelentések összefoglalóiba való.

A jelentések a szervezet aktuális adatain végzett lekérdezések, táblázatként megjelenítve: ugyanaz a jelentés egy hét múlva megnyitva más állapotot mutat. Feltételekből és oszlopokból építi fel őket, a projektattribútumokat is beleértve. A Projektek jelentésnek Gantt és Összefoglaló nézete is van. A mentett jelentés csak a tulajdonosának látható, amíg meg nem osztja. A Jelentések laphoz Teljes licenc szükséges.

Igen. A jelentés csak azokat a projekteket és elemeket mutatja, amelyekhez a felhasználónak hozzáférése van, és csak azokból a munkaterületekből, ahol jogosultsága van. Az eredmény mindig az aktuális adatokból származik.

Igen, a Teljes licenccel rendelkező felhasználókkal. A tulajdonos és mindenki, akinek Szerkesztés jogosultsága van, a jelentésmenü Megosztás eleméből oszt meg egy mentett jelentést. A Megtekintés szint lehetővé teszi az eredmény megtekintését és exportálását, a Szerkesztés pedig emellett a szűrők és oszlopok módosítását és a továbbosztást. A hozzáadott személyek értesítést kapnak.

Igen. A listanézet Exportálás gombja Excel (.xlsx) fájlként menti a jelentést a látható oszlopokkal, a fájl neve pedig a jelentés nevéből és a dátumból áll. Az exportálás Megtekintés jogosultsággal is elérhető. A jelentés Gantt-nézetét a saját Exportálás gombjával menti PDF-ként vagy PNG-képként.

A csapattag a telefonjáról frissíti a feladatokat és rögzíti a munkaidőt. Böngészi az összes projekt feladatait (szűrővel), megnyitja a részleteket és az alfeladatokat, módosítja a haladást, egy feladatot az alfeladataival együtt befejez, feladatokat ad hozzá, az operatívakat is, és átnevezi őket. Formázott szöveggel is hozzászólhat, fényképeket és fájlokat adhat hozzá, és kiválaszthatja az alkalmazás nyelvét.

Megnyitja az összes projektre kiterjedő feladatlistáját, és a munkaidőt kézzel rögzíti: órák és percek, valamint a bejegyzés címe és leírása. A bejegyzést később szerkesztheti. A rögzített idő a FlexiProjectben mentődik, a projektvezető és a csapat pedig látja.

Igen. A módosítások a FlexiProjectben mentődnek, a projektvezető és a csapat pedig látja őket, például a megváltozott feladathaladást és a rögzített munkaidőt.

FlexiProject-, Google- vagy Microsoft-fiókkal. Ha a szervezetnél vagy a felhasználónál be van kapcsolva a kétfaktoros hitelesítés, ezenfelül megadja az e-mail-címére küldött kódot, mert hitelesítő alkalmazás nincs. A fióknak léteznie kell a szervezetben, mert a felhasználói fiókokat az adminisztrátor hozza létre.

Nem. A tervezés, a költségvetés, a kockázatok és a jelentések csak a böngészőben érhetők el, ahogy a Gantt-diagramot tartalmazó ütemterv is. A mobilalkalmazás a feladatokat és a munkaidőt kezeli.

Az alkalmazás az App Store-ban található, ahol iOS 16.0 vagy újabb szükséges hozzá, valamint a Google Playen. A tervezés, a költségvetés és a jelentések a böngészőben vannak, a projektmenedzsment alkalmazásban, a mobilalkalmazás pedig a feladatokkal végzett mindennapi munkára szolgál.

Igen. Az alkalmazás a Teams Store-ban érhető el személyes lapként. A Teams-fiókjával jelentkezik be külön jelszó nélkül, feltéve hogy a FlexiProjectben van fiókja ugyanazzal az e-mail-címmel.

Telepíti a FlexiProject alkalmazást a Teams Store-ból, és személyes lapként megnyitja. A Microsoft-fiókjával jelentkezik be külön jelszó nélkül, amíg a FlexiProject-szervezetében létezik fiók ugyanazzal az e-mail-címmel. Az adminisztrátornak ezért gondoskodnia kell arról, hogy az e-mail-címek mindkét helyen megegyezzenek.

A FlexiProject-szervezetben léteznie kell egy fióknak ugyanazzal az e-mail-címmel. Ha nincs ilyen, az alkalmazás üzenetet jelenít meg arról, hogy a Microsoft-fiók nem létezik a FlexiProjectben. A fizetések és a próbaidőszakra vonatkozó információk nem láthatók a Teamsben.

Igen. A Jira (Cloud és Data Center) feladatai a FlexiProject projekt-ütemtervében jelennek meg a többi feladat mellett. Egy projekt egy vagy több Jira-projektből húzhat be feladatokat, a listát pedig kérelemtípus vagy JQL-szűrő szerint szűkítheti. Az integráció egyirányú, ezért ezeket a feladatokat a Jirában szerkeszti. A részleteket a Jira-integráció oldalán találja.

Igen. A REST API lehetővé teszi más rendszereknek, hogy olvassák és módosítsák a szervezet adatait, például BI-eszköz jelentéseinek táplálásához. A hívások személyes tokent használnak, amelyet a Teljes licenccel rendelkező felhasználó hoz létre a profiljában, az API pedig ugyanazokat az adatokat adja vissza, amelyeket az adott személy az alkalmazásban lát. A webhookok értesíthetnek más rendszereket projekt létrehozásakor vagy törlésekor, valamint jóváhagyás indulásakor vagy befejezésekor. A végpontokat az API-dokumentáció írja le.

Igen. A felhasználók bejelentkezhetnek Microsoft-fiókkal, a Microsoft Entra ID-t is beleértve, vagy Google-fiókkal. A Microsoft Entra ID-val szinkronizálhatja a felhasználókat és az Outlook-naptár távolléteit is, a FlexiProject alkalmazás pedig elérhető a Microsoft Teamsben. Saját szerverre telepítve a felhasználók szinkronizálhatók a helyi Active Directoryval. A teljes listát a FlexiProject integrációk oldalán találja.

Igen. Az ütemtervet betöltheti Excel- vagy CSV-fájlból egy oszlop-hozzárendeléssel ellátott varázslóban, vagy MS Project fájlból (.mpp). A költségvetés és a tényadatok Excelből importálhatók. A bevezetés során ingyenesen segítünk a meglévő projektek átvitelében, e segítség terjedelmét pedig a szerződésben állapítjuk meg.

A cím, az állapot, a szülőfeladat, a címkék, a hozzárendelt személy, a kérelemtípus és a leírás. A dátumok és a becslések nem a Jirából származnak, a prioritás pedig nem kerül át, de kézzel megadhatja lista típusú ütemterv-attribútumban. A Jira-feladatokat ciklikus szinkronizálással húzza be a rendszer.

A Jirában. A FlexiProject ütemtervében az ilyen feladat neve, leírása, haladása, tulajdonosa és hierarchiája zárolt, ahogy a törlése és a klónozása is. A munkaidőt viszont a FlexiProjectben rögzíti, a FlexiProjectben végzett módosítások pedig nem kerülnek vissza a Jirába.

Igen, ha a Jira-felhasználó össze van kapcsolva egy FlexiProject-felhasználóval (a kapcsolatokat CSV-fájlból is betöltheti). A feladatnak ekkor van tulajdonosa, de a terheltségbe csak az a munkaigény számít bele, amelyet kézzel ad meg a FlexiProjectben, mert a Jira sem dátumokat, sem becsléseket nem küld. A Jira-feladatot függőséggel egy FlexiProject-feladathoz vagy mérföldkőhöz is kapcsolhatja.

Igen, a Microsoft Entra ID-val, saját szerverre telepítve pedig LDAP-n keresztül a helyi Active Directoryval is. A szinkronizálás új fiókokat ad hozzá, és frissíti a neveket, az e-mail-címeket és a szervezeti felépítést, így az informatikai csapatának nem kell két helyen vezetnie a felhasználók listáját.

A FlexiProjectben a fiók töröltként lesz megjelölve: a felhasználó elveszíti a licencét (Ingyenesre változik) és az esetleges adminisztrátori jogosultságait, az előzményei viszont megmaradnak. Ha a fiók feloldásra kerül a címtárban, visszakerül az aktívak közé.

Az API személyes hozzáférési tokent igényel, amelyet a Teljes licenccel rendelkező felhasználó vagy az adminisztrátor hoz létre. A token legfeljebb 365 nap után lejár, egyszerre legfeljebb 10 lehet aktív, és bármikor visszavonhatja. A tulajdonosa jogosultságaival működik, ezért az API-n keresztül csak azokat az adatokat látja, amelyeket a tulajdonos az alkalmazásban.

Igen. A nyilvános API lehetővé teszi a projekt költségvetési tényadatainak (összeg, dátum, költségvetési tétel és tényadat-attribútumok) és a tételek előrejelzéseinek létrehozását, módosítását, törlését és olvasását. A könyvelőrendszerével való integrációt a csapatunk megrendelésre építi.

Igen. A szervezeti jogosultsággal rendelkező adminisztrátor egy nap bejegyzéseit tölti le a GET api/logs paranccsal és a date paraméterrel (alapértelmezés szerint a mai nap UTC szerint). A napló rögzíti az olyan elemek létrehozását, módosítását és törlését, mint a projektek, portfóliók, felhasználók, projektszerepek, sablonok, attribútumok, webhookok, munkaterületek, ellenőrzések, kockázatok és termékek. Minden bejegyzésnek van elemtípusa, neve, művelete, leírása, felhasználója és dátuma.

Négyet: projekt létrehozva, projekt törölve, jóváhagyás elindítva és jóváhagyás befejezve. A webhook POST kérést küld JSON-adatokkal egy külső rendszernek, egy webhook pedig egy eseményt köt egy címhez. Az adminisztrátor a Rendszerbeállításokban állítja be.

Igen. Minden kérést HMAC-SHA256 algoritmussal ír alá a rendszer egy titkos kulccsal, amelyet csak egyszer lát, a webhook mentésekor, így a fogadó ellenőrizheti a feladót. A webhookablak Tesztelés gombja tesztkérést küld.

Nem, ezekhez az eszközökhöz nincsenek kész összekötők. Az adatokat a Power BI-ba a REST API-hoz intézett saját lekérdezéssel húzhatja be, a jelentések eredményeit pedig Excelbe exportálhatja. Egy automatizálási eszköz, például a Zapier, a Power Automate vagy a Make csatlakoztatásához használja a REST API-t és a webhookokat. Az értesítések e-mailben és az alkalmazás paneljén érkeznek, a FlexiProject pedig a Microsoft Teamsben is elérhető alkalmazásként.

Az .mpp fájlból az import a feladatokat és mérföldköveket hozza át hierarchiájukkal, a késleltetéssel ellátott függőségeket, a haladást, a dátumokat, a naptár szabadnapjait és az alaptervet, amelyek a Terv lapra jóváhagyott tervekként kerülnek. Az erőforrások feladattulajdonosokká válnak, ha az e-mail-címük megegyezik a szervezet egy felhasználójával. Az egyéni mezők és nézetek nem kerülnek át: az ütemterv-attribútumok a mezők megfelelői, az oszlopokat és szűrőket pedig újra beállítja az alkalmazásban.

Igen, MS Project XML-fájlba (.xml). Az exportálás tehát XML-fájlon, az importálás pedig .mpp fájlon keresztül működik.

Az ütemtervet Excelbe (.xlsx) és MS Project XML-be, a Gantt-diagramot PDF-be és PNG-be, a jelentések eredményeit, a költségvetést, az erőforrásokat és a munkaidő-nyilvántartást pedig Excelbe.

Az ütemterv- vagy költségvetési fájl legfeljebb 10 MB lehet, a nagyobbat fel kell osztani. Az ütemterv-importáló varázsló előnézetet mutat, és hozzárendeli a Név, Kezdés, Vége, Időtartam, Leírás, Haladás, WBS és „Tulajdonos – e-mail” oszlopokat. Az ütemtervtől és a költségvetéstől eltérő adatokat, például a kockázati nyilvántartást, az alkalmazásban adja meg.

A Standard és a Teljes licencekért fizet, felhasználónként, havonta vagy évente, az éves számlázás pedig 20%-kal olcsóbb. Az Ingyenes licencek, amelyek a feladatokat végrehajtó embereknek szólnak, semmibe sem kerülnek, és számuk korlátlan. Az árképzés a projektek vagy feladatok számát sem korlátozza. Az aktuális árakat és a licencek összehasonlítását a FlexiProject árazási oldalán találja.

Az Ingyenes licenc semmibe sem kerül: azok, akik csak végrehajtják a feladatokat, díj nélkül látják a feladataikat és módosítják azok állapotát, és annyi ilyen licencet birtokolhat, amennyit csak szeretne. A Standard és a Teljes licenc fizetős; olyan embereknek szólnak, akik projekteket tekintenek meg, időt rögzítenek vagy projekteket vezetnek. A teljes rendszert a 30 napos próbaidőszak alatt ingyenesen is kipróbálhatja.

Az Ingyenes licenc a feladatokat végrehajtó embereknek szól, a Standard licenc kiegészíti a projekt nézetével és a munkaidő-nyilvántartással, a Teljes licenc pedig projektvezetőknek, a PMO-nak és adminisztrátoroknak készült: lehetővé teszi projektek és portfóliók vezetését, projektek jóváhagyását, valamint a jelentések, a stratégia és az API használatát. A három típust egy szervezetben kombinálhatja, az árazási oldalon lévő táblázat pedig a funkciók teljes listáját mutatja.

Igen. Az ingyenes próbaidőszak 30 napig tart, a rendszer összes funkciójára kiterjed, kötelezettség és fizetési kártya nélkül. A fiókot maga hozza létre: indítson tesztkörnyezetet, amely mintaprojektekkel érkezik, és hívjon meg annyi kollégát, amennyit csak szeretne. Ha több időre van szüksége az értékeléshez, vegye fel velünk a kapcsolatot, és meghosszabbítjuk a próbaidőszakot.

Igen, a bemutató ingyenes. A kapcsolatfelvételi űrlapon pipálja be, hogy szeretne egyet, mi pedig küldünk egy naptárlinket, ahol kiválaszthatja az Önnek megfelelő időpontot. Ha mintaadatokat küld a projektjeiből, a rendszert ezeken az adatokon mutatjuk be.

A licenceket szerepkör szerint számoljuk. Azok, akik csak a saját feladataikat hajtják végre és módosítják azok állapotát, díj nélkül megkapják az Ingyenes licencet, míg azoknak, akik egy projekt ütemtervét, költségvetését és kockázatait megtekintik vagy munkaidőt rögzítenek, Standard licenc kell. A Teljes licenc azoknak szól, akik projekteket vezetnek, jóváhagynak, a Jelentéseket és a Stratégiát használják, vagy a rendszert adminisztrálják. Például egy 85 fős csapatban, ahol 5 ember vezeti és számolja el a projekteket, 80 pedig feladatokat hajt végre, csak az az 5 fő igényel fizetős licencet, a többiek maradhatnak az Ingyenes licencen, amíg nem rögzítenek időt.

Minimális megvásárlandó licencszám nincs. Minden környezethez, a tesztkörnyezethez és az éleshez is, legalább egy aktív Teljes licenc szükséges.

Igen, kérésre. Nagyobb csapatoknak és a saját szerverre történő telepítéshez ajánlatot készítünk, és nincs olyan licencszám-küszöb, amely felett az ajánlat egyedivé válna. Vegye fel velünk a kapcsolatot, és elkészítjük a szervezetének.

Látja a hozzárendelt feladatokat és mérföldköveket, az összes projektből összegyűjtve a menü Feladatok pontja alatt, és módosítja az állapotukat. Magát a projektet nem látja, ezért az Ingyenes licenc a feladatokat végrehajtó embereknek szól.

Betekintést ad a projektlapokba: Ütemterv, Költségvetés, Kockázatok, Termékek, Erőforrások, Munkaidő, Értékelés, Alapterv, Ellenőrzések, Dokumentumok és Fájlok. A felhasználó kezeli a hozzárendelt elemeket, és munkaidőt rögzít a feladatokon. A projektben legmagasabb szintként a Megtekintést adhatja neki.

Lehetővé teszi, hogy egy projektben bármilyen jogosultsági szintet adjon, a projektadminisztrátort is beleértve. Csak a Teljes licenc tartalmazza többek között a Jelentéseket, a Jóváhagyásokat és a Stratégiát, a Feladatok alatti Delegált lapot, az erőforrások elérhetőségének módosítását és a személyes API-tokeneket.

Az Ingyenes licenc elég, ha az alvállalkozónak csak a saját feladatait kell látnia és frissítenie. A Standard licenc kiegészíti a projekt nézetével és a munkaidő-nyilvántartással. Az alvállalkozó a saját fiókjával dolgozik az Ön szervezetében, mert bejelentkezés nélküli, névtelen hozzáférés nincs.

Az adminisztrátor módosítja a felhasználó kártyáján. A licenc visszaminősítése után a felhasználó elveszíti korábbi jogosultságait és hozzáférését, az alkalmazás pedig a módosítás előtt figyelmeztetést jelenít meg.

Nem. A rendszeradminisztrátor licenctípusa nem módosítható, jogosultságai az adminisztrátori szerepkörből adódnak, és az összes elemre és az adminisztrációs területre kiterjednek.

Az alkalmazás az „Az engedélyek számának túllépése” üzenetet jeleníti meg. A felhőben az adminisztrátor megemeli a licencek számát a Fizetések modulban, és az „Elfogadom és fizetek” gombra kattint: a növelést az időszak hátralévő részére arányosan számlázzuk, és a fizetés teljesülésekor lép életbe. Saját szerveren a Fizetések modul helyett kapcsolatfelvételi űrlap nyílik meg.

Igen. A csökkentés a következő számlázási időszaktól lép életbe, és nem mehet az adott licenccel rendelkező felhasználók száma alá. A licencek számát az adminisztrátor módosítja a Fizetések modulban.

A Fizetések modul a szervezet előfizetését kezeli: a licencek számát, a számlázási ciklust, a fizetési módot, a számlázási adatokat és a számlákat. Csak a felhőben és csak a szervezet adminisztrátorai számára érhető el. Saját szerverre telepítve az alkalmazás a „Nincs hozzáférése a fizetésekhez” üzenettel válaszol.

Igen. A szervezet adminisztrátora a Fizetések modulban mondja le az előfizetést, a szolgáltatáshoz való hozzáférés a kifizetett időszak végéig aktív marad, további terhelés pedig nem történik. A lemondást visszavonhatja.

Nem. A lemondás után a rendszerhez való hozzáférés a kifizetett időszak végéig folytatódik, de a fel nem használt részt nem térítjük vissza.

A felhőben igen. A határidő lejárta után az alkalmazás letiltja a hozzáférést, és megjeleníti „A FlexiProjecthez való hozzáférés blokkolva van” üzenetet azzal a kéréssel, hogy vegye fel velünk a kapcsolatot.

A bevezetést Önnel közösen végezzük, távolról vagy a helyszínen. Ingyenesen beállítjuk a rendszert a cége folyamataihoz (projektszerkezetek, mezők, jogosultságok és sablonok), betanítjuk a csapatát, és segítünk a meglévő projektek átvitelében. A felhőben azonnal elkezdhet dolgozni, amint a környezete létrejött, a jelenlegi rendszereiből történő adatátvitel pedig az adatok mennyiségétől függően általában legfeljebb egy hónapot vesz igénybe. A saját szerverre történő telepítés jellemzően körülbelül egy hónap. A bevezetés terjedelmét a szerződésben állapítjuk meg.

Igen, minden ügyfél számára, a próbaidőszak alatt is. Angolul és lengyelül segítünk munkanapokon 9:00 és 17:00 között CET szerint, és általában néhány órán belül válaszolunk. Kérést küldhet e-mailben, a technikai támogatás oldalán lévő űrlapon vagy közvetlenül az alkalmazásból.

A videókkal ellátott felhasználói útmutató ingyenes és mindenki számára nyitott. Az alkalmazásban a súgó gomb megnyitja annak a képernyőnek az útmutatóit, amelyen éppen dolgozik. A csapatának egyéni képzést is szervezhetünk, távolról vagy a helyszínen, angolul és lengyelül. A terjedelmét a szerződésben állapítjuk meg.

A minimum egy rendszeradminisztrátor, aki beállítja a szervezetet: Rendszerbeállítások, felhasználók, licencek és munkaterületek. A szabványokat, vagyis a sablonokat, attribútumokat, projektkártyákat és jóváhagyási folyamatokat azok tartják karban, akiknek konfigurációs jogosultságuk van egy munkaterületen, általában a PMO-ból. A projekteket a projektvezetők vezetik, mindenki más pedig a szerepének megfelelő licencet kapja.

Nem. Miután megerősítette az e-mail-címét, azonnal létrehozhatja az első projektjét, és meghívhatja a kollégákat. Az állapotokat, szerepeket, sablonokat és jóváhagyási folyamatokat az adminisztrátor később állítja be a Rendszerbeállításokban, amikor a szervezetnek szüksége van rájuk.

Ebben a bevezetés során segítünk, ingyenesen, a terjedelmet pedig a szerződésben állapítjuk meg. Megteheti saját maga is: betöltheti az ütemtervet Excelből, CSV-ből vagy MS Project fájlból, behúzhatja a feladatokat a Jirából, és importálhatja a költségvetést és a tényadatokat Excelből. Az ütemtervtől és a költségvetéstől eltérő adatokat, például a kockázati nyilvántartást, az alkalmazásban adja meg.

A felhasználói útmutató és az oktatóvideók ingyenesek. Egyéni megbeszéléseket és képzéseket kérésre szervezünk, a nagyobb ügyfelekkel kötött szerződésekben pedig egy képzési óracsomag az árban szerepel. A képzés terjedelmét a szerződésben állapítjuk meg.

11 nyelven: angolul, lengyelül, csehül, németül, spanyolul, franciául, magyarul, olaszul, portugálul, románul és ukránul. Az alkalmazás súgó gombja a felhasználó nyelvén nyitja meg az útmutatót, és ha ezen a nyelven nincs útmutató, az angol változatot mutatja. Maga az alkalmazás felülete 28 nyelven érhető el.

Igen, az oktatóvideók ingyenesek, és angolul és lengyelül készülnek. Az alkalmazásban a súgópanel az aktuális képernyőről az online útmutatóhoz vezet, a lejátszás ikonnal ellátott elemek pedig YouTube-videóval ellátott útmutatóra visznek. A videót nem lehet a panelen belül lejátszani, mert helyette megnyílik az útmutató oldala.

A tesztfiók magától nem válik fizetőssé. Fizetős csomagra úgy vált, hogy a Fizetések lapon hozzáad egy kártyát, vagy külön szerződés keretében, a teszt adatai pedig átkerülnek az éles környezetbe.

Nem, a fizetős változat szervezeteknek, vagyis vállalatoknak és intézményeknek szól. Vállalkozás nélküli magánszemélyek csak a tesztfiókot használhatják.

Miután elküldte az értékesítési oldalon lévő kapcsolatfelvételi űrlapot, 24 órán belül jelentkezünk. A technikai támogatási kérések kezelése külön történik: a weboldalon és az alkalmazásban lévő űrlapon vagy e-mailben, angolul és lengyelül.

Mindkét lehetőség elérhető. A felhőben a FlexiProject a Microsoft Azure-on fut, a frissítésekről és a mentésekről mi gondoskodunk. A rendszert telepítheti a saját szerverére is: a modulok és a licenctípusok ugyanazok, mindkét esetben a felhasználók a böngészőben dolgoznak. A különbségek csekélyek; például a Fizetések modul csak a felhőben működik, a helyi Active Directoryval való szinkronizálás pedig csak a saját szerverre történő telepítésnél. A saját szerverre történő telepítés árait egyedileg állapítjuk meg.

Igen, a modulok és a licenctípusok ugyanazok. Négy különbség van: a Fizetések modul csak a felhőben működik, a helyi Active Directoryval LDAP-n keresztül történő szinkronizálás csak az Ön szerverén működik, a szervezet értesítő e-mailjeinek napi korlátja és az adminisztrátorok számára kikényszerített bejelentkezési kód pedig csak a felhőben érvényes. A saját szerverre történő telepítés tehát nem kevesebb funkciót tartalmazó változat.

Jellemzően körülbelül egy hónapig, a környezetétől és az infrastruktúrájától függően. A műszaki követelményeket a megrendeléskor közöljük, a vásárlási modellel és a rendszer telepítésének és frissítésének módjával együtt. A licenctípusok ugyanazok, mint a felhőben, az árat pedig egyedileg állapítjuk meg.

A felhőben használt MI-szolgáltatás ott nem érhető el, de a rendszer beállítható úgy, hogy a vállalata saját MI-szolgáltatását használja. A szolgáltatót a telepítési konfigurációban választja ki, a leírásból projekttervezetet készítő „MI-vel” lehetőség pedig csak a szolgáltatás beállítása után jelenik meg projekt létrehozásakor.

Nem. A FlexiProject böngészőben fut, a számítógépre semmit nem kell telepíteni, a felhőben és a saját szerveren egyaránt. A telefonon végzett munkához mobilalkalmazások is vannak, a Microsoft Teamsben pedig alkalmazásként nyithatja meg a FlexiProjectet.

Számítógépen: Chrome és Edge a 108-as verziótól, Firefox a 101-estől, Safari a 15.6.1-től (macOS) és Opera a 87-es verziótól. Ha a böngésző régebbi, az alkalmazás üzenetet jelenít meg a támogatott böngészők listájával. Az Internet Explorer nem szerepel a támogatott böngészők listáján.

Igen. iOS-en a Safari, a Chrome, a Firefox, a Brave és a DuckDuckGo működik, Androidon pedig a Chrome, a Firefox, az Opera, az Edge, a Samsung Internet, a Brave és a DuckDuckGo. Keskeny képernyőn néhány nézet egyszerűsödik, például a Kanban listára vált. A feladatokkal végzett mindennapi munkához mobilalkalmazás is van.

A felhőben az adatokat a Microsoft Azure-on tároljuk az Európai Unió régiójában. Az adatok titkosítva vannak az átvitel során és a tárolásban is. Naponta készítünk mentést, rendszeresen teszteljük, és az EU-ban lévő Azure-adatközpontokban őrizzük őket. Az adatok kezeléséről többet mond az adatvédelmi tájékoztatónk.

A felhasználók felhasználónévvel és jelszóval vagy Microsoft- vagy Google-fiókkal jelentkeznek be. Az adminisztrátor engedélyezheti a bejelentkezést kizárólag Microsoft- vagy Google-fiókkal, és az egész szervezetre bekapcsolhatja a kétfaktoros hitelesítést: a jelszó megadása után a felhasználó beírja az e-mailben küldött egyszeri kódot. Hogy valaki mit lát a rendszerben, a licencétől, valamint a munkaterületekre és projektekre vonatkozó jogosultságaitól függ.

Igen. Amíg külön szerződést nem kötünk, a FlexiProject szolgáltatási feltételei töltik be ezt a szerepet a GDPR 28. cikke szerint. Az alfeldolgozók listája a feltételek mellékletében van közzétéve, a személyes adatok megsértését pedig a felfedezésétől számított 36 órán belül jelentjük.

Az előfizetése vagy szerződése megszűnésekor letiltjuk a környezethez való hozzáférést, és az adatait további 90 napig megőrizzük. Ez idő alatt kérheti az exportálásukat. 90 nap után töröljük az adatokat, a mentések a következő 30 napon belül lejárnak, kérésre pedig a törlést megerősítjük.

Főszabály szerint igen. Ha az adatokat valaha az EGT-n kívülre továbbítják, általános szerződési feltételeket és műszaki intézkedéseket alkalmazunk. Az adatvédelmi tájékoztató a Microsoft, a Google és a LinkedIn szolgáltatásait nevezi meg lehetséges továbbításként, ezek pedig a weboldalra és az SSO-bejelentkezésre vonatkoznak.

A megbízásunkból adatokat feldolgozó szervezetek listája nyilvános, és a feltételek 1. mellékletét képezi. A következő kategóriákat fedi le: e-mail, szolgáltatási jegyek, CRM, Microsoft-felhő, Microsoft-licencek, infrastruktúra-kezelés és számlázás. Ha új szervezet kerül hozzáadásra, kifogást emelhet ellene.

Igen, több helyen. Az ütemterv és az elemek módosítási előzményei az alkalmazásban megmutatják, ki mit és mikor módosított, a módosítás pedig visszavonható. A jóváhagyási előzmények rögzítik minden döntés személyét, eredményét, dátumát és megjegyzését. Az eseménynapló számos objektum létrehozását, módosítását és törlését rögzíti, és az adminisztrátor az API-n keresztül olvassa.

Igen. A Rendszerbeállításokban a Szervezet lapon az adminisztrátor a Bejelentkezési módok között a „Felhasználónév és jelszó + SSO” vagy a „Csak SSO” lehetőséget választja. A „Csak SSO” esetén a munkatársak kizárólag Microsoft- vagy Google-fiókkal jelentkeznek be, a módosítás előtt pedig az alkalmazás figyelmeztet, hogy az ilyen fiók nélküli emberek elveszítik a hozzáférést. SSO esetén a második hitelesítési tényezőt az identitásszolgáltatónál állítja be.

A helyes jelszó megadása után a felhasználó e-mailben 6 jegyű kódot kap, amely 5 percig érvényes, és beírja a bejelentkezési ablakba. Új kód egy perc múlva küldhető, a kód megadására tett kísérletek száma pedig korlátozott. A kétfaktoros hitelesítést az egész szervezetre az adminisztrátor kapcsolja be, a felhasználó pedig a profiljában saját magának is bekapcsolhatja.

A felhőben igen: az adminisztrátor e-mail-kóddal jelentkezik be, még ha a szervezet nem is kapcsolta be a kétfaktoros hitelesítést. Saját szerveren az adminisztrátoroknak nem kötelező a kód használata. SSO-bejelentkezésnél az e-mail-kód nem érvényes.

Nem, a második tényező az e-mailben küldött kód. Ha SSO-n keresztül (Microsoft- vagy Google-fiókkal) jelentkezik be, a második tényezőt, a hitelesítő alkalmazást is beleértve, az identitásszolgáltatójánál állítja be.

A jelszónak legalább 8 karakterből kell állnia, amelyek között van kisbetű, nagybetű, számjegy és speciális karakter. A felhasználók a profiljukban módosítják a jelszavukat, a jelszó visszaállítása pedig az e-mailben küldött hivatkozáson keresztül működik.

Igen. Az alkalmazás számolja a sikertelen jelszavas bejelentkezési kísérleteket, és zárolja a fiókot, ha a telepítési konfigurációban megadott szám túllépésre kerül. A szervezet adminisztrátora ezt a küszöböt nem módosíthatja, mert az alkalmazásban nincs ilyen beállítás.

A hozzáférés a licenctől, a munkaterületekre és modulokra vonatkozó jogosultságoktól és a projektben lévő jogosultságoktól függ. A projektben a jogosultságokat minden laphoz külön, Megtekintés vagy Admin szinten adják meg, projektszerepeken és felhasználói csoportokon keresztül is. Az Ingyenes licenc nem ad hozzáférést a projekthez, a Standard licenc pedig legfeljebb Megtekintést.

Igen. A Felhasználók modulnak van egy Csoportok lapja, ahol a csoportnak vannak tagjai, globális jogosultságai és munkaterületekre vonatkozó jogosultságai. A projektben jogosultságokat felhasználói csoportoknak és projektszerepeknek is adhat.

Igen. A költségvetés külön projektlap saját projektjogosultsággal (Megtekintés vagy Admin), így az e jogosultság nélküli emberek nem látják. A Költségvetés modult az egész szervezetre vagy egyetlen projektre is kikapcsolhatja.

A fiók töröltként lesz megjelölve: a felhasználó elveszíti a hozzáférését, a licencét és a személyes API-tokenjeit, de az előzményei és a megjegyzései megmaradnak. A törölt felhasználó át van húzva a jóváhagyók listáin, és nem lehet feladatok tulajdonosa. Az adatainak teljes törlését a szervezet adminisztrátora kéri, mi pedig az adatbázisban hajtjuk végre.