Projektek

FlexiProject egy átfogó projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a legfontosabb részletek, például a név, a határidők és a költségvetés meghatározását. Lehetővé teszi, hogy az egyszerű atividadeshoz és a stratégiai kezdeményezésekhez egyaránt alkalmas funkciókkal testre szabja a megközelítést.

Minden projekt tartalmaz feladatokat és mérföldköveket, amelyek felvázolják a projekt céljait és fázisait. A rendszer lehetővé teszi a feladatok közötti kapcsolatok létrehozását, az erőforrások kiosztását, a munkaórák naplózását és az előrehaladás nyomon követését. Segíti továbbá a projektkockázatok kezelését, és kommunikációs eszközöket biztosít a dokumentumok megosztásához és a megbeszélésekhez. A FlexiProject emellett jelentéseket készít az előrehaladásról, az erőforrásokról és a költségekről, amelyek hasznosak a vezetők és az érdekelt felek számára.

Projektlista nézet

A fő projektlista lehetővé teszi az adatok üzleti egységek szerinti rendszerezését a Munkaterületek segítségével . Ez segít az áttekinthető struktúra fenntartásában az összetett szervezetekben:

• Munkaterület oszlop: (csak akkor látható, ha több munkaterület létezik).
• Szűrés és csoportosítás: A listát munkaterületenként szűrheti vagy csoportosíthatja, hogy vizuálisan elkülönítse a különböző működési területekhez rendelt projekteket.

Új üres projekt hozzáadása

Egy új, üres projekt hozzáadása lehetővé teszi egy olyan projekt létrehozását, amely nem tartalmaz adatokat. Ezzel az opcióval egy projektet tervezhet egyedi karakterrel. Egy új üres projekt létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Navigáljon a főmenü Projektek moduljára.
2. Keresse meg az Új projekt gombot, és kattintson rá. Megjelenik a lehetőségek listája.
3. A listából válassza az Üres lehetőséget. Új ablak nyílik meg.
   

4. Az ablakban adja meg a projekt nevét, és válassza ki a Munkaterületeket.

   Megjegyzés: A munkaterület kiválasztása kötelező. Ha csak egy munkaterülethez van hozzárendelve, akkor alapértelmezés szerint az lesz kiválasztva.

   

5. A következő oldalon válassza ki a projekthez aktiválni kívánt funkciókat. Ezután kattintson a „Hozzáadás” gombra.
   
6. A kiválasztott funkciók egy új, üres projektet hoznak létre. A projekt megnyílik az Ütemterv lapon.
   

   További információkért lásd a Projektfunkciók című részt.

Új projekt hozzáadása sablonból

Egy előre elkészített tervezési sablon jelentősen egyszerűsítheti a munkáját, ha gyakran dolgozik hasonló vagy ismétlődő feladatokat tartalmazó projekteken. A projektsablonok előre meghatározott feladatokkal, határidőkkel és funkciókkal rendelkeznek, így gyorsan hozhat létre új projekteket a kialakított struktúrák alapján.

Ahhoz, hogy egy sablonból új projektet hozhasson létre, korábban legalább egy projektsablont létre kell hoznia. További információkért lásd a Projekt sablon létrehozása című részt.

Új projekt létrehozásához a sablonból kövesse az alábbi lépéseket:

1. Navigáljon a főmenü Projektek moduljára.
2. Keresse meg az Új projekt gombot, és kattintson rá. Megjelenik a lehetőségek listája.
3. A listából válassza ki a Sablonból opciót. Új ablak nyílik meg.
   

4. Az ablakban először válassza ki a Munkaterületet. Ezután adja meg a projekt nevét, és válassza ki a megfelelő sablont.

   Fontos: Csak a kiválasztott munkaterülethez rendelt sablonokat láthatja.

   

   Tekintse a munkanapokat! Ne feledje, hogy a projekt végének/kezdésének dátuma a következő lépésben kiválasztott munkanapok alapján kerül kiigazításra.

5. Adja meg a munkanapokat a hét megfelelő napjainak kiválasztásával.
   Ha a nap kékkel van kiemelve, az azt jelzi, hogy munkanapként lett kiválasztva.
   A projekt kezdő és befejező dátuma a kiválasztott munkanapok alapján kerül beállításra.
   
6. A következő oldalon válassza ki a projekthez aktiválni kívánt funkciókat. Ezután kattintson a Tovább gombra.
   

   További információkért lásd a Projektfunkciók című részt.

   A következő oldalon egy Gantt-diagramon megjelenő projekt ütemterv előnézete látható.

7. Végül kattintson a „Hozzáadás” gombra. A kiválasztott sablon, név, dátumok és funkciók egy új projektet hoznak létre. A projekt megnyílik az Ütemterv lapon.

Projekt importálása a Microsoft Projectből

Gyorsan áthelyezheti projektjét a Microsoft Projectből a FlexiProject. Ez időt takarít meg, és konzisztensen tartja az adatokat.

Új projekt létrehozása MPP fájlból:

1. Navigáljon a főmenü Projektek moduljára.
2. Kattintson az Új projekt gombra, és válassza a Microsoft Projectből lehetőséget.
3. Adja meg a projekt nevét, és válassza ki a cél-munkaterületet.
4. Csatolja a .mpp fájlt a lemezről történő húzással vagy a fájl kiválasztásával.
5. Kattintson a Tovább gombra az Adattérképezés lépéshez.
6. Térképezze le az oszlopokat: Győződjön meg róla, hogy az MS Project fájl oszlopai (Név, Kezdet, Befejezés, Előzmények) helyesen vannak leképezve a FlexiProject attribútumokhoz.
7. Kattintson a Tovább gombra.
8. Válassza ki a projekthez aktiválni kívánt függvényeket, majd kattintson a Hozzáadás gombra.

További információért lásd: Projektfunkciók.

A rendszer egy új projektet hoz létre az importált ütemterv alapján. Vegye figyelembe, hogy a rendszer úgy optimalizálja a teljesítményt, hogy csak a megfelelő időszakra (2 évvel a projekt kezdete előtt és 2 évvel a projekt vége után) importálja a naptári kivételeket.

A rendszer új projektet hoz létre az importált ütemterv, név és funkciók alapján. A projekt megnyílik az Ütemterv lapon. Ha vannak eltérések a forrásfájlhoz képest, egy külön képernyő jelenik meg, és kiemeli ezeket a változásokat.

Projekt importálása Microsoft Excelből

Ez a funkció lehetővé teszi a projektek gyors áthelyezését más rendszerekből az adatok Excel-fájlokba történő exportálásával. Ha a projektadatok Excel-fájlban vannak, importálhatja azokat a FlexiProject. Ezáltal elkerülhető a kézi adatbevitel, és az információk konzisztensek maradnak.

1. Navigáljon a főmenü Projektek moduljára.
2. Keresse meg az Új projekt gombot, és kattintson rá. Megjelenik a lehetőségek listája.
   
3. A listából válassza a Microsoft Excelből lehetőséget. Új ablak nyílik meg.
   

4. Adja meg a projekt nevét, és válassza ki a cél-munkaterületet.

   (Automatikusan kitöltődik, ha csak egy munkaterülethez van hozzáférése).

5. Csatoljon egy projektadatokat tartalmazó fájlt. Ezt megteheti húzással és ejtéssel, vagy egy fájl kiválasztásával a lemezről.
6. Kattintson a „Tovább” gombra.
   Megjelenik egy oldal, amely az importált fájl adatait mutatja.
7. Határozza meg az egyes oszlopok adatait. Kattintson az egyes oszlopok tetején lévő mezőre, és válassza ki a legördülő listából a megadott oszlop által tartalmazott adattípust.
   Válassza a „Skip” (kihagyás) lehetőséget, ha az oszlop nem tartalmaz szükséges adatokat, vagy nem kívánja importálni.
   
   Szükség esetén módosítsa a beírt dátum formátumát. Ehhez kattintson a Start vagy End oszlopfejléc jobb oldalán lévő naptár ikonra, hogy megnyíljon a dátumformátum meghatározására szolgáló ablak.
   
   A Dátumformátum mezőben adja meg a megfelelő dátumformátumot az utasításnak megfelelően.
   
8. A következő oldalon válassza ki a projekthez aktiválni kívánt funkciókat. Ezután kattintson a Hozzáadás gombra.
   

   További információért lásd:

   
   Az importált adatok, a név és a funkciók alapján új projekt jön létre . A projekt megnyílik az Ütemterv lapon.

Projekt attribútumok testreszabása

A projekt attribútumainak szerkesztéséhez kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, majd válassza az „Információ” lehetőséget.

Projekt avatar szerkesztése

1. A projektbeállítások oldalsó panelen keresse meg a projekt avatárját.
2. Kattintson a projekt avatarjának sarkában lévő ceruzaszimbólumra a fájlválasztó ablak megnyitásához.
3. Keresse meg és válassza ki a projekt avatárjaként beállítandó képfájlt, majd erősítse meg a választást.
   A kiválasztott grafika megjelenik az Avatár szakaszban.
4. A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.
   A projekt avatárja a projekt neve mellett jelenik meg a Beállítások/Információk lap tetején, valamint mindenhol, ahol a projekt látható a FlexiProjectben, például a projektlistában, a portfólióban és a jelentésekben.

Projektnév szerkesztése

1. A projektbeállítások oldalsó panelen kattintson a Név mezőre, és szerkessze a projekt nevét.
2. Kattintson a névmezőn kívülre. A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.

Projekt leírás szerkesztése

1. A projektbeállítások oldalsó panelen kattintson a Leírás mezőre, és adja hozzá vagy szerkessze a projekt leírását.
2. Testreszabhatja a stílust, mellékleteket és grafikákat adhat a leíráshoz.
3. Kattintson a leírás mezőn kívülre. A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.
   A mentés után a projekt neve mellett egy információs ikon jelenik meg. Ha ráhúzza a mutatót, megjelenik a projekt leírása.

Projekt munkaterület szerkesztése

A projektbeállítások oldalsó panelen keresse meg a Munkaterületek mező. Ez a mező az aktuális hozzárendelést mutatja. A projektet a listából kiválasztva áthelyezheti egy másik munkaterületre (feltéve, hogy hozzáférése van a cél-munkaterülethez).

Projekt funkciók

Minden projekthez tartozik egy ütemterv, amely a projekttervezés és -végrehajtás alapvető eleme. Az ütemezés mellett a projekten belül különböző funkciókat is használhat.

• Projekt irányítópult: A projekt állapotának összefoglalása, beleértve az előrehaladást, a költségvetést, a kockázatokat, az eredményeket, az erőforrásokat és a munkaidőt.
• Költségvetés: Lehetővé teszi a projektköltségek, például az erőforrásköltségek, a külső költségek és a közvetett költségek tervezését és nyomon követését.
• Kockázatok: A lehetséges projektkockázatok, például késések, minőségi problémák, terjedelmi változások vagy konfliktusok azonosítása és kezelése.
• Termékek: Lehetővé teszi a projekttermékek, például dokumentumok, szoftverek, hardverek vagy szolgáltatások meghatározását és nyomon követését.
• Erőforrások: Az emberek, berendezések és anyagok projektativitásokhoz történő tervezésének és elosztásának megkönnyítése, valamint rendelkezésre állásuk és munkaterhelésük nyomon követése.
• Munkaidő: A felhasználók által a projektfeladatokra fordított idő nyilvántartása és ellenőrzése.
• Értékelés: A projektek értékelése és összehasonlítása különböző kritériumok, például a jövedelmezőség, a kockázatok vagy a megfelelőség alapján.
• Ellenőrzések: A projekt állapotának rendszeres értékelését tervezi és végzi, például előzetes, félidős és végső ellenőrzések.
• Projekt charta: Készítse el és ossza meg a projekt chartáját, beleértve az olyan kritikus információkat, mint a cél, a hatókör, az ütemezés, a költségvetés, a kockázatok és a teljesítendő eredmények.
• Chat: Kommunikáció a projekt résztvevőivel, üzenetek, fájlok és linkek cseréje, valamint témacsatornák létrehozása.

E funkciók elérhetőségét a projekt követelményeinek és igényeinek megfelelően testre szabhatja, akár a projekt létrehozásakor, akár később. Ne feledje, hogy egy funkció kikapcsolása nem távolítja el a kapcsolódó információkat a rendszerből. Bármikor újra aktiválhatja őket. A projekt funkcióinak elérhetőségének beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza ki a lapozósáv menüből a Beállítások / Függvények menüpontot. Megnyílik egy ablak, amely megjeleníti a rendelkezésre álló funkciók listáját.
2. Jelölje be vagy vegye ki a megfelelő négyzeteket a kívánt funkciók be- és kikapcsolásához.
   
3. Kattintson a „Mentés” gombra.
   A kiválasztása módosítja a projektben elérhető lapok (funkciók) listáját.

Felhívjuk figyelmét, hogy a funkciók engedélyezése és letiltása nem törli a hozzájuk kapcsolódó információkat. Ha például el akar távolítani egy költségvetést a projektből, először manuálisan el kell távolítania az összes költségvetési tételt, majd le kell tiltania a funkciót a projektben.

A projekt klónozása

A klónozás lehetővé teszi, hogy egy meglévő projekt alapján új projektet hozzon létre. Az új projekt ugyanazokat a beállításokat, funkciókat és feladatokat örökli, mint a forrásprojekt. Mégsem tartalmaz olyan egyedi adatokat, mint a projektterv, a költségvetés, a kockázatok, a termékek, az erőforrások, a munkaidő, a pontozás, a felülvizsgálatok, a projekt charta vagy a chat. Egy projektet a végrehajtás során bármikor klónozhat, ha egy hasonló vagy analóg projektet szeretne létrehozni.

1. Nyissa meg a klónozni kívánt projektet
2. Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza a „Klónozás” lehetőséget.
   
3. A megjelenő ablakban adjon nevet a klónozott projektnek, majd kattintson a Clone (Klónozás) gombra
   
   A rendszer a forrásprojekt alapján új projektet hoz létre, és megnyitja az újonnan létrehozott projekt Ütemterv lapját.

Kedvenc projektek

A kedvencekhez való hozzáadással létrehozhat egy személyre szabott listát azokról a projektekről, amelyekben éppen részt vesz, vagy amelyek más okokból fontosak az Ön számára. Ez a lista közvetlen hozzáférést biztosít egy projekthez, megkerülve a Projektek lapra való navigálást.
A projektlistából vagy egy projekten belül is hozzáadhat és eltávolíthat projekteket a kedvencekhez.

Projekt hozzáadása és eltávolítása a kedvencek közül

Egy projekt kedvencekhez való hozzáadásához két lehetősége van:

• Navigáljon a Projektek fülre. Ha a gép eggyel a projektvonal fölé mozgatja a mutatót, egy csillag jelenik meg. Kattintson rá a projekt kedvencekhez való hozzáadásához.
• Nyissa meg a kiválasztott projektet. Amikor megnyit egy projektet, a neve mellett egy csillag jelenik meg. Kattintson a csillagra a projekt kedvencekhez való hozzáadásához.

Ha szeretne eltávolítani egy projektet a kedvencek közül, kattintson ismét a projekt melletti csillagra. Az üres csillag azt jelzi, hogy a projekt nincs hozzáadva a kedvencekhez, míg a sárga csillag azt jelenti, hogy a projekt a kedvencek között van.

Az első projekt kedvencekhez való hozzáadása után a lapmenüben megjelenik a Kedvencek lap. Ezt a lapot a nyíl segítségével tudja kibontani és összezárni. A Kedvencek lap rejtve marad, ha nincsenek kedvenc projektjei.

A projekt archiválása és visszaállítása

Ha archiválja a befejezett vagy jelenleg nem aktív projekteket, azok alapértelmezés szerint elrejtődnek a projektlistában, és a felhasználók nem kapnak róluk értesítést. Az archivált projekteket az „Archiváltak megjelenítése” szűrő alkalmazásával tekintheti meg. Szükség esetén egy archivált projektet is visszaállíthat.

A projekt archiválása

1. Nyissa meg az archiválni kívánt projektet
2. Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza az „Archiválás” lehetőséget.
   Az Archiválás opció visszaállítási opcióra változik. A rendszer ekkor elrejti a projektet a projektlistából, és nem küld róla értesítést a felhasználóknak.
   Az archivált projektet a projekt neve mellett egy ikon jelzi.
   

Archivált projekt visszaállítása

1. Nyissa meg a visszaállítani kívánt archivált projektet
2. Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza a „Visszaállítás” lehetőséget.
   
   Az Archiválás opció visszaállítási opcióra változik. A rendszer ekkor megjeleníti a projektet a projektlistában. A projektről értesítést kapnak a felhasználók

A projekt törlése

A Törlés funkcióval véglegesen eltávolíthat egy projektet a rendszerből. Ez a művelet visszafordíthatatlan, és megszünteti a rendszerben máshol látható összes projekthez kapcsolódó elemet, például a költségvetési tételeket, a projektterveket, a kockázatokat és a teljesítendő eredményeket. Csak akkor törölje a projektet, ha biztos benne, hogy már nincs rá szükség.

1. Nyissa meg a törölni kívánt projektet
2. Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza a „Törlés” lehetőséget. Megerősítő ablak nyílik meg
3. Adja meg a projekt nevét, majd kattintson a Törlés gombra.
   A rendszer véglegesen eltávolítja a projektet és az összes kapcsolódó elemet.