FlexiProject jako alternativa k Monday: srovnání

Ano. V harmonogramu zaznamenáváte plán, vidíte odchylku od něj a kritickou cestu. V Monday tyto funkce vyžadují plán Pro nebo Enterprise. Vše vedete v jednom interaktivním nástroji pro Ganttovy diagramy.

Tolik, kolik projekt vyžaduje. Fáze, podfáze, pracovní balíky a úkoly vnořujete bez limitu úrovní v softwaru pro plánování projektu. Postup fáze se počítá z podřízených úkolů, takže na každé úrovni vidíte stav práce. Ve FlexiProject vedete v jednom harmonogramu i investici s mnoha fázemi.

Ano. Termíny úkolů se počítají podle kalendáře pracovních dnů se svátky. Dostupnost každé osoby zahrnuje dovolenou i úvazek a dovolenou importujete z Outlooku. Ve FlexiProject si v modulu projektových šablon vyberete kalendář země pro nový projekt, což ocení týmy z více zemí.

Ano. Vytížení vidíte přímo na harmonogramu, vůči dostupnosti každé osoby: plný úvazek, částečný úvazek nebo dovolená. Po přesunu úkolu hned vidíte, kdo bude přetížen. Když přiřazujete úkol nad rámec dostupnosti, dostanete upozornění. V softwaru pro řízení zdrojů ověříte vytížení i podle organizační struktury, takže vedoucí úseku vidí celou jednotku.

Rozpočet je samostatný modul projektu s kategoriemi nákladů a příjmů. Vedle plánu a skutečných nákladů vidíte prognózu koncové částky a částky rozdělíte do měsíců. Každou změnu rozpočtu schválíte jako novou verzi. V Monday vedete částky rozpočtu v číselných sloupcích a vzorcích na nástěnce. Data rozpočtů z FlexiProject plní modul projektových zpráv a pohledy portfolia.

Registr rizik je součástí každého projektu. Riziko má pravděpodobnost, dopad, vlastníka a plán reakce a matici rizik i kategorie nastavuje administrátor. Riziko přivážete k úkolu harmonogramu, na který působí. V Monday založíte registr rizik ze šablony nástěnky. Proto je FlexiProject u rizik alternativa k Monday s hotovým modulem. Rizika všech projektů sbíráte v softwaru pro projektová portfolia.

Plán harmonogramu a rozpočet schvalujete modulem schvalovacích cest, dříve než začnou platit. Cesta může mít víc kroků a rozhodovatele určujete rolí v projektu. Pozdější změnu nahlásíte odůvodněnou žádostí a v ní porovnáte plánované i požadované datum konce a rozpočet. Když se po půl roce někdo zeptá, proč se milník posunul, odpověď najdete v historii žádostí.

K tomu slouží pravidelné přehledy. PMO stanoví termín a rozsah a projektoví manažeři doplní data. Harmonogram, rozpočet, rizika a milníky se do reportu načítají automaticky, ve firemní šabloně. Vedení porovnává všechny projekty ve stejném formátu. Předchozí přehledy s rozhodnutími najdete v nástroji projektových revizí.

Každý nápad hodnotíte modelem, který si sami definujete: kritéria, váhy a prahy. Soulad se strategií, návratnost, riziko i dostupnost zdrojů mohou mít různou váhu. Bodovací dotazník posíláte více hodnotitelům a vidíte přehled jejich hodnocení. Žebříček nových nápadů vidíte vedle běžících projektů. Vše probíhá ve stejném softwaru pro bodování projektů, kterým hodnocení opakujete i během realizace.

Ano. V softwaru pro programy projektů spojíte harmonogramy dílčích projektů do společného plánu. Závislosti propojují úkoly z různých projektů, takže posun jednoho termínu přepočítá další. Stejný projekt může patřit do několika programů. V Monday program není samostatnou úrovní plánování. Ve FlexiProject ověříte dopad zpoždění jednoho projektu v simulaci, dříve než změníte termíny.

Strategické cíle zaznamenáváte v systému se základní, cílovou a aktuální hodnotou. Kaskáda vede od organizace přes úsek až k projektu a úkolu. V modulu strategických cílů vidí vedení cíle, KPI a propojené projekty na jedné obrazovce. Hned vidíte i cíle, pod kterými ještě žádný projekt nezačal.

Obvykle ve dvou krocích. Nástěnky exportujete z Monday do Excelu a pak je importujete do FlexiProject s namapováním sloupců na atributy úkolů. Harmonogramy vedené v MS Project importujete přímo ze souborů .mpp, s úkoly, závislostmi a vlastníky. Úkoly, které nepatří k žádnému projektu, přesunete do modulu provozní práce. Hotový projekt uložíte jako šablonu pro další.

Řešitelé úkolů potřebují málo: aktualizují úkol, hlásí postup, přidávají soubor a komentář. Aplikace má panel nápovědy, který odkazuje na příslušnou část příručky, přímo na obrazovce, na které pracujete. Projektoví manažeři a PMO se navíc učí charty, šablony a schvalovací cesty. Firemní standardy zaznamenáváte ve znalostní bázi v systému a tým si je čte bez opuštění systému.

Ne. FlexiProject má tři úrovně licence podle role v projektu. Plnou licenci dostanou projektoví manažeři, PMO a sponzoři, standardní aktivní účastníci, kteří hlásí postup. Lidé, kteří pracují jen na vlastních úkolech, využívají bezplatnou licenci. Poměr si určujete sami, takže u sta lidí nekupujete sto plných licencí. Podrobnosti najdete na stránce s cenami a licenčními modely.

Ano. Pro firmy, které musí držet data u sebe, je FlexiProject alternativa k Monday na vlastních serverech, bez omezení funkcí. Monday běží pouze v cloudu dodavatele. Začít můžete v cloudu FlexiProject a později přejít na vlastní servery, až se změní požadavky. V cloudové verzi jsou data uložena v Evropském hospodářském prostoru. Serverová verze splňuje požadavek na místní hosting, který kladou regulovaná odvětví.

Ano. Každý úsek nebo dceřiná společnost má vlastní pracovní prostor v systému s vlastními chartami, šablonami, schvalovacími cestami a seznamem uživatelů. Centrála určuje společný standard ve sdíleném prostoru. Jeden projekt může být viditelný ve více prostorech. Práva nastavujete v modulu pracovních prostorů. Jedna osoba tak může mít plná práva v jednom prostoru a jen náhled v jiném.

Ano. V softwaru pro sledování času zaznamenáváte hodiny u projektových úkolů i provozní práce. Čas nahlásíte i z mobilní aplikace. U každého úkolu porovnáváte plánovaný čas se skutečným a data jdou do reportu využití zdrojů. Projektový manažer tak vidí, kde tým tráví víc času, než plán předpokládal.