Často kladené otázky

FlexiProject je systém PPM: software pro řízení projektů a portfolií projektů. V jednotlivých projektech v něm vedete harmonogram, rozpočet, zdroje a rizika a na úrovni organizace porovnáváte projekty v portfoliích, zprávách a strategických cílech. Používáte ho v prohlížeči, v cloudu nebo nainstalovaný na vlastním serveru. Podívejte se, jak funguje náš software pro řízení projektů.

Pro organizace, které vedou více projektů současně a chtějí je vidět na jednom místě: od úkolů jednotlivce až po portfolio projektů a strategické cíle. Používají ho projektoví vedoucí, kanceláře řízení projektů (PMO), vedení firem i lidé, kteří plní úkoly. Na našem webu popisujeme, jak se používá ve více než 30 odvětvích, mimo jiné ve výrobě, energetice, financích, zdravotnictví, veřejné správě a IT: viz software PPM pro vaše odvětví.

FlexiProject nevnucuje jedinou metodiku. V jedné organizaci můžete vést vodopádové projekty s fázemi a milníky, agilní projekty na tabuli Kanban v systému i hybridní projekty, které obojí kombinují. Prvky známé z PRINCE2 nebo Stage-Gate, například karta projektu, schvalovací postupy, registr rizik a produkty projektu, lze nastavit v šablonách projektů.

Rozhraní FlexiProject je dostupné ve 28 jazycích: angličtina (britská a americká), bulharština, čínština, čeština, dánština, nizozemština, estonština, finština, francouzština, němčina, řečtina, maďarština, indonéština, italština, japonština, lotyština, litevština, norština, polština, portugalština, rumunština, ruština, slovenština, slovinština, španělština, švédština, turečtina a ukrajinština. Každý uživatel si jazyk vybírá ve svém profilu a e-mailová oznámení chodí v jazyce příjemce.

Ano, pro iOS a Android. V mobilní aplikaci vidíte úkoly přidělené vám ve všech projektech, upravujete jejich pokrok, přidáváte komentáře a přílohy a zapisujete odpracovaný čas. Plánování projektů, rozpočty a zprávy jsou dostupné v prohlížeči. Mobilní aplikace je zahrnuta v ceně licence.

FlexiProject spojuje v jednom systému vedení jednotlivého projektu (harmonogram, rozpočet, zdroje, rizika) s portfoliem projektů, schvalovacími postupy a strategií organizace. Lidé, kteří úkoly pouze plní, ho používají zdarma a systém běží v cloudu nebo na vašem vlastním serveru. Jak si stojí oproti konkrétním nástrojům, zjistíte v porovnáních FlexiProject s jinými systémy.

Celý projekt: kartu projektu, harmonogram s Ganttovým diagramem, rozpočet, zdroje, rizika, produkty a pracovní čas. Na úrovni organizace jsou k dispozici portfolia a programy projektů, hodnocení, schvalovací postupy, přehledy, zprávy a strategie s cíli a měřítky. Podívejte se například na modul harmonogramu projektu.

Ano. Portfolio seskupuje projekty, abyste je mohli hodnotit, porovnávat a sledovat společně. Obsahuje shrnutí, seznam projektů, společný harmonogram a simulaci, po zapnutí příslušných modulů také rozpočet a rizika. Jeden projekt může patřit do více portfolií. Podívejte se, jak funguje software pro řízení portfolia projektů.

Ano. Zprávy se vytvářejí z aktuálních dat vaší organizace, takže vždy ukazují současný stav. Vidíte jen projekty, ke kterým máte přístup. Zpráva o projektu obsahuje také zobrazení Ganttova diagramu a shrnutí a výsledky můžete exportovat do Excelu. Modul zpráv je součástí licence Úplná.

Ano, bez jakéhokoli programování. Administrátor nastavuje šablony karty projektu, vlastní atributy projektů a úkolů, schvalovací postupy, projektové role, stavy a pracovní prostory, například samostatný pro každou společnost nebo pobočku. Můžete to udělat sami, nebo společně s námi při zavádění: viz jak systém nakonfigurovat podle vlastních standardů.

AI připraví návrh projektu z popisu napsaného vlastními slovy: název, popis, datum zahájení a hierarchii úkolů s dobou trvání. Úkoly se vloží do harmonogramu, kde je upravíte a doplníte rizika, rozpočet a závislosti. V cloudu je tato funkce ve výchozím nastavení zapnutá a bezplatná a na požádání ji vypneme. Při instalaci na vlastním serveru můžete připojit vlastní službu AI.

Tři: Seznam v uspořádání WBS, Ganttův diagram a tabuli Kanban. Všechna zobrazují stejné úkoly a milníky, takže změna provedená v jednom zobrazení je okamžitě vidět i v ostatních. Harmonogram se skládá z úkolů, fází (souhrnných úkolů) a milníků.

Čtyři: Konec–Začátek, Začátek–Začátek, Konec–Konec a Začátek–Konec, každý s prodlevou počítanou v pracovních dnech. Volba „Pevná prodleva“ zachová odstup mezi úkoly i při jejich přesunu. Závislosti můžete také zadat zkráceným zápisem ve sloupcích Předchůdci a Následníci, například 4SS+2.

Ano. V zobrazení Ganttova diagramu tlačítko „Graf“ otevře nastavení s přepínačem „Kritická cesta“, který je ve výchozím stavu vypnutý. Po jeho zapnutí diagram zvýrazní úkoly a závislosti, které určují datum ukončení projektu. Cesta vychází ze zadaných závislostí, proto je nejprve doplňte v nástroji Ganttův diagram.

Ano. Tažením pruhu přesunete úkol v čase, levý okraj mění datum zahájení, pravý okraj datum ukončení a šipka pod pruhem nastavuje pokrok. Závislost vytvoříte přetažením tečky z jednoho pruhu na druhý. Pokud se po přepočtu závislostí data liší, zpráva vás informuje, že byla aktualizována.

Ano. Pokrok fáze, nebo jakéhokoli úkolu s podúkoly, se počítá z pokroku jeho podúkolů. Fáze začíná v nejdřívějším datu zahájení svých podúkolů a končí v nejpozdějším datu ukončení. Označením souhrnného úkolu jako hotového dokončíte všechny jeho podúkoly. Pokrok je procento dokončení úkolů.

Částečně. V seznamu harmonogramu se datum ukončení úkolu, jehož termín už uplynul a jehož pokrok je pod 100 %, zbarví červeně. Shrnutí projektu ukazuje počet opožděných úkolů a do řídicího panelu můžete přidat widget s kritériem „Opožděné“. Opožděný milník dostane ve sloupci Milníky červený kosočtverec. Pruhy úkolů na Ganttově diagramu nezvýrazňujeme.

Ano. Modul plánu projektu ukládá schválená data harmonogramu a částky rozpočtu jako základ. Sloupce „Plánované zahájení“ a „Plánované ukončení“ a odchylky ukazují, jak se aktuální data liší, a na Ganttově diagramu zapnete pruh „Plán“. Pozdější změny harmonogramu plán nemění, mění se jen odchylka od něj.

Prostřednictvím „Změny plánu“ v kartě Plán. Žádost má název, popis, zdůvodnění, zvažované alternativy a požadované datum ukončení a rozpočet projektu s odchylkou od plánu a poté prochází zvolenou schvalovací cestou. Na jednom místě tak zůstane zaznamenáno, co se změnilo, proč, kolik to stojí a kdo to schválil.

Přímo ne. Odchylky se počítají vůči prvnímu a poslednímu schválenému plánu. Každé další schválení se uloží jako „Změna plánu“ a dřívější plány můžete otevřít v okně plánu. Jakmile jsou schváleny alespoň dva plány, tlačítko „Zobrazit diagram“ vykreslí, jak se změnilo datum ukončení projektu a náklady.

Ano. Pracovní dny a svátky nastavujete pro každý projekt zvlášť v Nastavení, Pracovní dny: zaškrtnete dny v týdnu a přidáte volné dny s názvem a datem. Nový projekt má jako pracovní dny pondělí až pátek a žádné svátky. Po uložení se přepočítají data všech úkolů a milníků a tuto změnu nelze vrátit tlačítkem „Zrušit změny“.

Ano. Závislost můžete přidat k úkolu v jiném projektu, pokud k tomuto projektu máte oprávnění. Data se přepočítají až po schválení v programu, který seskupuje projekty a zobrazuje společný harmonogram, takže změna se neprojeví okamžitě.

Ano. Tým pracuje na stejném projektu v prohlížeči, bez zamykání projektu a bez kopií souborů. V harmonogramu vidíte, kdo je právě aktivní. Když někdo provede změnu, ostatní dostanou zprávu se jménem autora a nová data načtou tlačítkem, protože změny jiných lidí se samy neobnovují.

Ano, slouží k tomu atributy harmonogramu. Administrátor je definuje v Nastavení systému zadáním názvu a typu, například seznam s barevnými volbami nebo číslo, které lze sčítat. V projektu atribut zapnete jako sloupec seznamu a pole v panelu úkolu, podle něj obarvíte pruhy Ganttova diagramu a přidáte ho jako sloupec do zpráv o úkolech.

Ano. Tlačítko „Export“ v zobrazení Ganttova diagramu uloží diagram jako dokument PDF nebo obrázek PNG s aktuálním filtrem, sloupci, nastavením vzhledu a přiblížením. PDF se otevře v náhledu prohlížeče, kde jej můžete uložit nebo vytisknout. Samotný harmonogram můžete také exportovat do Excelu a do formátu XML pro MS Project.

Ano, v určitých mezích. Harmonogram můžete exportovat do souboru Microsoft Project (.xml), který se v tomto programu otevře. Soubor .mpp importujete v Nastavení, Import, Z Microsoft Project a zvolíte „Přepočítat závislosti“ nebo „Zachovat data“. Nové položky se přidají za stávající úkoly a export do nativního souboru .mpp neexistuje.

Ano. Historie harmonogramu zaznamenává, kdo co změnil, a u změny, kterou lze vrátit, obnoví předchozí stav tlačítko „Zrušit změny“. Uživatel s oprávněním upravovat harmonogram může vrátit jakoukoli změnu, ostatní uživatelé jen své vlastní, pokud od té doby nikdo v projektu nic nezměnil. Změny pracovních dnů a globální změny vrátit nelze.

Hloubku hierarchie ani počet úkolů v projektu neomezujeme. Souhrnný úkol může mít podúkoly na dalších úrovních a číslo WBS přiděluje aplikace. Strukturu uspořádáte povyšováním a snižováním úrovní nebo přetažením řádků.

Ano. Při vytváření projektu ze šablony můžete místo data zahájení zadat datum ukončení. Harmonogram se pak od tohoto data rozloží zpětně na základě doby trvání úkolů v pracovních dnech a závislostí ze šablony. Datum ukončení musí připadnout na pracovní den projektu.

Rozpočet se skládá z rozpočtových položek: nákladů a příjmů uspořádaných do stromu se skupinami. Ke každé položce přidáváte prognózy s datem a částkou a skutečné hodnoty, tedy částky skutečně vynaložené nebo přijaté. Modul rozpočtu projektu má zobrazení Seznam, Zobrazení po obdobích a Skutečné hodnoty a po schválení plánu ukazuje také sloupce Plán, Odchylka a Pokrok.

Ano. V kartě Rozpočet tlačítko „Nový náklad“ přidá náklad a šipka vedle něj umožňuje zvolit „Nový příjem“. Skupina položek může obsahovat náklady i příjmy dohromady a její hodnoty jsou součtem podřízených položek. Příjem s pevnou odměnou zadáte jako položku s prognózou a skutečnou hodnotu k ní doplníte, jakmile peníze přijdou.

Porovnejte částku s plánem schváleným v projektu. Sloupec Částka je prognóza plus skutečné hodnoty a po schválení plánu, který zahrnuje rozpočet, seznam ukazuje sloupce Plán a Odchylka v částkách i v procentech. Plán je snímek z okamžiku schválení, takže pozdější změny rozpočtu mění odchylku, nikoli plán. Vlastní ukazatel můžete spočítat pomocí projektového atributu typu Funkce.

Přepněte rozpočet na „Zobrazení po obdobích“ a zvolte měřítko: měsíc, čtvrtletí nebo rok. Tlačítko „Řádky“ vybírá řady: prognózu, skutečné hodnoty, plán a odchylky. Částky za období můžete zadávat přímo do buněk a zadání částky do prázdné buňky vytvoří prognózu. Finanční tým tak vidí, kdy se peníze utratí.

Ano. Položku propojíte s úkolem nebo milníkem příkazem „Propojit s harmonogramem“. Datum prognózy, například splatnost faktury, se pak vypočítá od začátku nebo konce úkolu plus posun ve dnech nebo měsících. Když se datum úkolu změní, přepočítají se s ním i data prognóz.

Zbývající náklady zadáte jako prognózu s částkou a datem, což odpovídá ETC. Sloupec Částka, tedy prognóza plus skutečné hodnoty, ukazuje očekávané celkové náklady položky i projektu, což odpovídá EAC. Po schválení plánu je porovnáte se sloupcem Plán a odchylkou. Prognózu zadává projektový vedoucí, aplikace ji neodvozuje ze vzorce.

Ano, ze souboru .xlsx nebo .csv v průvodci: sloupce přiřadíte k položkám Datum, Má dáti (náklady), Dal (příjmy) a k atributům skutečných hodnot, například číslu dokladu, a před potvrzením uvidíte náhled. Pravidla mapování přiřazují skutečné hodnoty k rozpočtovým položkám a při dalších importech položku navrhují. Do téhož rozpočtu můžete z Excelu načíst i rozpočtové položky.

Několika způsoby: importem souboru .xlsx nebo .csv s pravidly mapování, nebo přes API REST, které vytváří skutečné hodnoty a prognózy s částkou, datem a rozpočtovou položkou. Doklady z účetního systému mohou také přicházet do fronty uvnitř rozpočtu, kde je projektový vedoucí přiřazuje k položkám. Tuto integraci vytváří náš tým na zakázku, standardní konektor pro ERP neexistuje.

Ano. Administrátor definuje atributy položek v Nastavení systému na kartě Rozpočet: text, seznam, číslo, datum, odkaz nebo pole funkce, například hrubou částku jako čistou částku krát DPH. V projektu se atributy zobrazují v panelu položky a jako sloupce seznamu a můžete je použít ve filtrech a zprávách. Samostatné atributy můžete přidat i ke skutečným hodnotám, například číslo faktury.

Rozdíl mezi příjmy a náklady zobrazíte pomocí projektového atributu typu Funkce. Rozpočet obsahuje plánované náklady a příjmy a do karty projektu můžete umístit pole „Plánované náklady – poslední plán“ a „Plánované příjmy – poslední plán“. V portfoliu a ve zprávách se atribut typu Funkce zobrazuje jako sloupec, pouze pro čtení.

Pomocí projektového atributu typu Funkce. Administrátor vytvoří číselný atribut, například „Průměrná hodinová sazba“, projektový vedoucí ji zadá v projektu a atribut „Náklady na práci“ vynásobí pracovní čas projektu touto sazbou. Sazba je jedno číslo na projekt, protože aplikace nerozlišuje sazby podle osob, a pracovní čas se eviduje jen v hodinách a minutách. Výsledek je pouze pro čtení a do rozpočtu se nepromítá.

Ne. Organizace má jednu měnu, kterou nastavíte v Nastavení systému spolu s počtem desetinných míst a způsobem zobrazení částek. Částky v jiné měně se přepočítávají mimo systém, protože aplikace neukládá směnné kurzy.

Ne, aplikace tyto hodnoty nepočítá. Zadáváte je ručně: v číselném projektovém atributu, jako měřítko přínosu ve Strategii nebo jako příjmy a náklady v rozpočtu. V modelu portfolia se hodnota NPV také zadává ručně, bez výpočtu.

Modul Zdroje ukazuje vytížení zaměstnanců napříč všemi projekty spolu s jejich dostupností na časové ose, v hodinách, procentech nebo počtu úkolů. Vytížení vychází z pracnosti úkolů rozdělené mezi vlastníky úkolů a překročení dostupnosti je označeno barvou. Alokaci si lidé mění sami. Podívejte se, jak funguje náš software pro plánování zdrojů.

Ano. V tabulce vytížení a v kartě Zdroje projektu se překročení dostupnosti zobrazuje červeně a v okně „Pracnost“ úkolu se objeví červená ikona hodin. Panel vytížení, který zapnete pod Ganttovým diagramem, okamžitě ukazuje, jak přesun úkolu změní vytížení lidí. Aplikace nic neblokuje, alokaci upravuje vedoucí.

Ano. Pro každého uživatele nastavíte výchozí dostupnost v hodinách (nebo člověkodnech) pro každý den v týdnu a také období s odlišnou dostupností, například hodiny na částečný úvazek. Dovolenou nebo školení přidáte jako výjimku, kde nula hodin znamená nepřítomnost. Administrátor nastavuje dny volna platné v celé organizaci a vytížení se počítá vůči této dostupnosti.

Ano, s Microsoft 365 se celodenní nepřítomnosti z kalendáře Outlooku načítají do dostupnosti zdrojů. Administrátor to konfiguruje v integraci Microsoft Entra ID. Zahrnuty jsou pouze celodenní nepřítomnosti.

Ano. Pracnost úkolu přiděleného oddělení se rozloží do pracovních dnů úkolu a zahrne se do vytížení oddělení, které ji rozdělí rovným dílem mezi své členy. Oddělení vyplývá z vedoucího nastaveného v profilu, takže strom oddělení odpovídá linii podřízenosti. To se hodí, když víte, které oddělení práci provede, ale ještě nevíte, kteří lidé.

Ano, v tabulce vytížení. Každý kandidát potřebuje harmonogram s pracností a s vlastníky nebo odděleními a jeho stav musí patřit mezi stavy započítávané do vytížení (Nastavení systému, Zdroje). Zobrazení „Oddělení“, „Oddělení > Projekt“ a „Oddělení > Uživatel“ pak ukazují celkovou práci v následujících měsících vůči dostupnosti. O tom, který projekt zahájit, rozhodujete vy.

Ve výchozím nastavení rovným dílem: mezi oddělení a mezi vlastníky mimo tato oddělení a podíl oddělení se dále dělí mezi jeho členy. Podíl každé osoby se rozloží do pracovních dnů úkolu se zohledněním její dostupnosti. V kartě Zdroje můžete celkovou hodnotu vlastníka nebo hodnotu ve zvoleném rozsahu dnů změnit ručně. Administrátor může také nastavit pracnost vlastníků jako prioritní, takže přidání osoby hodnoty ostatních nezmění.

Karta Organizační struktura v modulu Uživatelé ukazuje strom oddělení s vedoucím, počtem zaměstnanců a rozpisem podle licencí. Oddělení vyplývá z vedoucího nastaveného v profilu, nikoli z ručního přiřazení, takže změna vedoucího přesune celé oddělení s jeho podřízenými odděleními. Strukturu můžete synchronizovat s Microsoft Entra ID, přičemž synchronizovaná data přepíší ruční změny vedoucího a oddělení.

Čas zadáváte ručně u úkolu: volba „Zapsat čas“ v panelu úkolu nebo v modulu Sledování času otevře okno s časem v hodinách:minutách, datem a komentářem. Modul zobrazuje zapsaný čas jako seznam nebo kalendář pro vybranou osobu a měsíc a karta Sledování času v projektu ho ukazuje podle osob. Viz modul sledování času.

K úkolu. Čas zapisujete u konkrétního úkolu nebo milníku z harmonogramu, nebo u provozního úkolu, v hodinách a minutách, s datem a volitelným komentářem. Karta Sledování času ukazuje součty za projekt, za osoby a za období.

Ano, prostřednictvím provozních úkolů. Přidáváte je v kartě „Moje úkoly“ tlačítkem „Nový úkol“, opakující se nastavíte pomocí „Nastavit opakování“ a čas zapisujete stejně jako u jakéhokoli jiného úkolu. V modulu Sledování času jsou takové záznamy označeny „Mimo projekt“. Provozní úkoly se v harmonogramech projektů nezobrazují.

Ano. V harmonogramu jsou sloupce Pracnost (plánovaná) a Pracovní čas (zapsaný) vedle sebe a pro projekt existují souhrnné sloupce, zprávy a přehled. Vidíte, kde byl čas překročen a kde zůstal v plánu. Data z dokončených projektů pomáhají odhadovat podobné úkoly v dalších projektech, mimo jiné kopírováním projektu s pracností.

Ano. S úrovní oprávnění „Vlastní a podřízení“ pro modul vidíte čas svých přímých i nepřímých podřízených na základě pole Vedoucí v profilu uživatele. Osobu vyberete nad seznamem a úroveň Administrátor ukazuje čas všech uživatelů. Nadřízený také vidí vytížení podřízených v modulu Zdroje.

Částečně. Administrátor může v Nastavení systému zapnout upozornění na chybějící čas u úkolu: když označíte úkol jako hotový bez zapsaného času, aplikace se zeptá, zda ho chcete zapsat. Dotaz se zobrazí uvnitř aplikace s licencí Standardní nebo Úplná. Opakovaná připomenutí ani e-maily neodesíláme.

Registr rizik je v kartě Rizika projektu. Každé riziko má stav (Identifikováno, Aktivní, Uzavřeno), pravděpodobnost a dopad na stupnicích nastavených administrátorem, vlastníka, kategorii, popis s akčním plánem a dopad na rozpočet a harmonogram, který zadáváte ručně. Matice ukazuje počet rizik v každé kombinaci pravděpodobnosti a dopadu. Podívejte se na náš modul řízení rizik.

Ano. V Nastavení systému administrátor nastavuje stupnice pravděpodobnosti a dopadu, každou se 2 až 10 hodnotami, takže matice může být 3×3, 5×5 nebo jiné velikosti. Kategorie rizik jsou volný seznam, který také spravuje administrátor. Matice rizik v projektech se sestavuje z těchto stupnic.

Ano. Riziko se může vztahovat k jednomu úkolu, milníku nebo souhrnnému úkolu. Vazbu nastavíte v panelu rizika, nebo riziko přidáte rovnou z panelu úkolu. V seznamu harmonogramu zobrazuje sloupec Rizika ikonu trojúhelníku: šedý kruh znamená identifikovaná rizika a červený aktivní rizika. Panel úkolu má sekci Rizika se seznamem propojených rizik.

Ano. Karta Rizika portfolia ukazuje tabulku rizik ze všech projektů v portfoliu a pod ní matici pravděpodobnosti a dopadu. Kliknutí na buňku matice zúží tabulku na rizika v této buňce a každé riziko se otevře ve svém projektu. Vyžaduje se modul Rizika.

Jako rizika se stavem Aktivní, přičemž nápravná opatření jsou úkoly v harmonogramu s vlastníkem, termínem a komentáři. Riziko má popis s akčním plánem a záznamy o dopadu na harmonogram ve dnech a na rozpočet jako částku a registr filtrujete podle vlastníka, kategorie, pravděpodobnosti a dopadu.

Do pole „Popis a akční plán“ u rizika, které je polem s formátovaným textem: můžete tam napsat příznak, postupné otázky „proč?“, hlavní příčinu a akční plán. K riziku nebo k souborům projektu můžete připojit vlastní diagram. Aplikace nenavrhuje strukturu analýzy a administrátor může kategorie rizik pojmenovat podle vašich kategorií příčin.

Produkt je výstup projektu, například dokument nebo verze softwaru. Má vlastníka, termín, stav (Čekající, Probíhá, Hotovo), popis s kritérii přijetí a volitelný odkaz na úkol nebo milník. Připojujete k němu tři seznamy souborů: šablony, osvědčené postupy a konečný produkt. Viz modul produktů projektu.

Ano, pokud produkt propojíte s úkolem, milníkem nebo souhrnným úkolem. Datum dokončení produktu pak převezme datum ukončení této položky a sleduje je. Stav produktu nastavujete ručně, protože nevychází z pokroku úkolu. Ve sloupci Produkty v seznamu harmonogramu vidíte počet čekajících, probíhajících a dokončených produktů.

Ano. Karta projektu se vytváří ze šablony, která definuje sekce a pole: data projektu, atributy, tabulky a textová pole. Karta má stav Návrh, Ve schvalování, Schváleno, K přepracování nebo Odmítnuto a šablony karet vytváříte zvlášť pro každý pracovní prostor. Podívejte se, jak funguje modul karty projektu.

Ano. Návrh karty odešlete ke schválení po zvolené schvalovací cestě a po rozhodnutí je Schválena, Odmítnuta nebo K přepracování a zobrazuje data z okamžiku odeslání. Tlačítko Export otevře tiskové zobrazení, které uložíte jako PDF, volitelně spolu s historií schvalování: úrovněmi, schvalovateli, rozhodnutími s daty a komentáři.

V dokumentu projektu sestaveném ze šablony. Pole Tabulka má vlastní sloupce typu text, číslo, datum a výběrový seznam, takže tabulka zainteresovaných stran může mít sloupce jako osoba nebo role, vliv, zapojení a komunikační strategie. Tým ji vidí společně s ostatními daty projektu a může ji schválit v kartě projektu. Aplikace zainteresované strany neklasifikuje a nekreslí matici vlivu.

V dokumentu po skončení projektu sestaveném ze šablony dokumentu projektu: sekce, textová pole pro závěry a doporučení, pole Tabulka a pole s daty projektu, například odchylkami harmonogramu a rozpočtu. Pole mohou ukládat hodnoty do atributů projektu, například hlavní příčinu zpoždění, které pak porovnáváte ve zprávách a ve filtrech seznamu projektů. Hotová zpráva o získaných zkušenostech neexistuje.

V kartě Soubory. Shromažďuje soubory a odkazy přidané přímo i přílohy úkolů, rizik, rozpočtových položek, produktů, plánů a karet projektu a zobrazuje propojenou položku. Soubory uspořádáte do složek a dokument, který už v projektu je, můžete připojit k další položce volbou „Přidat existující“. Přístup ke kartě uděluje oprávnění k projektu „Soubory“.

Ano. Kartu Projektový chat zapnete v nabídce projektu v části Funkce. Je to sdílená konverzace týmu: psát a číst může každý, kdo má k projektu přístup, a karta ukazuje počítadlo nových zpráv. Zprávu můžete formátovat a připojit soubor a napsáním @ upozorníte osobu, kterou zmiňujete. Vlastní zprávy můžete upravovat nebo mazat. Viz modul komunikace projektu.

Ano. Komentáře přidáváte v panelech úkolů a milníků, rozpočtových položek, rizik, přehledů projektů a cílů a měřítek strategie. Po napsání @ vyberete osobu ze seznamu aktivních uživatelů organizace a ta dostane oznámení v aplikaci a e-mail. Upravovat a mazat můžete jen své vlastní komentáře. Licence Zdarma přidávání komentářů neumožňuje.

Dohody k úkolu, riziku nebo rozpočtové položce zapisujete do komentářů se zmínkami a rozhodnutí do historie schvalování. Opakující se zprávu o projektu vedete v modulu Přehled a rychlé otázky tým řeší v projektovém chatu.

Členové vedení mohou používat Portfolia projektů, která mají karty Shrnutí, Projekty, Harmonogram, Rozpočet, Rizika a Simulace, a také Přehledy a Zprávy. Řídicí panel se skládá z widgetů (seznamy, počítadla, sloupcové a koláčové grafy), ale ukazuje jen data přiřazená přihlášené osobě, takže nenahrazuje přehled portfolia. Co kdo vidí, závisí na licenci a oprávněních.

Ano. Tentýž projekt může být například v portfoliu oddělení i v portfoliu, které posuzuje představenstvo. Portfolio vytvoříte volbou „Přidat portfolio“ a v kartě Projekty přidáte projekty, jejichž nastavení můžete měnit. Odstranění portfolia smaže jen vazby, projekty zůstanou.

Ano. Karta Harmonogram zobrazuje projekty portfolia jako pruhy od začátku do konce. Můžete zapnout milníky, závislosti mezi úkoly z různých projektů, data, projektové vedoucí a pruhy prvního a posledního plánu a pruhy obarvit podle pokroku, stavu nebo atributu projektu. Diagram lze exportovat do PDF nebo PNG.

FlexiProject počítá pokrok projektu z harmonogramu jako průměr vážený dobou trvání: souhrnný úkol přebírá pokrok ze svých podúkolů a projekt z položek nejvyšší úrovně, přičemž neaktivní vynechává. Portfolio nemá jediný údaj o pokroku: seznam ukazuje sloupec Pokrok pro každý projekt a řádek součtů ho nesčítá. Graf na kartě Shrnutí seskupuje projekty podle zpoždění oproti poslednímu plánu.

Ano. Oba projekty se v portfoliu zobrazují jako běžné řádky se stejným stavem, vedoucím, pokrokem a datem ukončení. V projektu s úkoly z nástroje Jira vychází pokrok ze stavů úkolů (k provedení 0 %, probíhá 50 %, hotovo 100 %) a milníky a závislosti přidáváte v jeho harmonogramu ve FlexiProject. Milníky a plány obou projektů se zobrazují ve stejných sloupcích a na Ganttově diagramu portfolia.

Ano, v jednoduché podobě. V kartě Simulace zaškrtáváte projekty a sčítáte jejich hodnoty: plánované náklady, které se porovnávají s náklady portfolia (s modulem Rozpočet), a výsledek bodování na grafu Výhody a Složitost. Vaše výběry se neukládají a aplikace portfolio neoptimalizuje ani nenavrhuje, které projekty vybrat.

V seznamu projektů filtrujete podle názvu, stavu, vedoucího, pracovního prostoru a atributů typu seznam a tlačítko Seskupení uspořádá projekty do sekcí až do hloubky tří úrovní. Rozvržení sloupců, řazení a filtry se pamatují zvlášť pro každého uživatele. Projekty, ke kterým se často vracíte, dostanou hvězdičku a zobrazují se ve skupině Oblíbené v bočním menu.

Program seskupuje několik souvisejících projektů, abyste je mohli posuzovat a přepočítávat jako jeden celek. Ukazuje společný harmonogram všech projektů programu a umožňuje přepočítat závislosti mezi úkoly z různých projektů. Programy nezávisejí na pracovních prostorech. Viz modul programů projektů.

Program je skupina souvisejících projektů, které společně slouží jednomu cíli, například uvedení produktu na nový trh. Má vlastní oprávnění a společný harmonogram se závislostmi mezi projekty, ale nemá vlastního vedoucího, rozpočet ani metriky úspěchu. Portfolio je volnější skupina podobných projektů a jeho karty sdružují harmonogramy, rozpočty a rizika.

Ne jako samostatná role. V praxi je vedoucím programu osoba s oprávněním k modulu Programy: s úrovní Tvůrce si vytváří vlastní programy a s úrovní Administrátor vidí a mění všechny. V programu má k dispozici společný harmonogram projektů, přepočítává závislosti mezi projekty a v oprávněních programu uděluje přístup dalším lidem.

Závislosti mezi úkoly z různých projektů se v okamžiku změny dat nepřepočítávají. Osoba s právem úprav spustí přepočet v programu volbou „Přepočítat závislosti“ a získá náhled starých a nových dat. „Uložit“ pak změní data ve všech dotčených projektech a do historie harmonogramu každého z nich přidá záznam.

Modul Bodování hodnotí projekt podle otázek, na které odpovídají vámi určení hodnotitelé. Odpovědi se převádějí na body ve dvou dimenzích, Výhody a Složitost, a výsledek se zobrazí v tabulce a na grafu. Šablona bodování definuje otázky, váhy a hodnotitele a můžete ji přiřadit mnoha projektům. Viz modul bodování projektů.

Ano, ale bez samostatného objektu žádosti. Návrh vytvoříte jako projekt s vlastním stavem ze seznamu stavů vaší organizace, například Podáno, Posuzuje se, Schváleno nebo Zamítnuto, protože názvy určuje organizace. Bodování jej posoudí a schválení plánu zaznamená rozhodnutí o zahájení. Portfolio a seznam projektů umožňují filtrovat podle stavu.

Ano. V modulu Strategie tvoří cíle strom: skupina cílů, cíl, podcíl a metrika, ekvivalent KPI. Metrika má záznamy s datem, plánovanou a skutečnou hodnotou a pokrok cíle je vážený průměr pokroku jeho metrik a podcílů. Projekty, které cíl podporují, s ním propojíte. Modul zapíná administrátor a vidí ho uživatelé s licencí Úplná. Viz modul strategie.

Přehled je opakované posouzení skupiny projektů ve zvolený den. Každý projekt má kartu přehledu sestavenou ze šablony a přehled jako celek má tabulku projektů a grafické shrnutí. Přehled vytvoříte ručně nebo ho naklonujete z předchozího a projektový vedoucí dostane e-mail, když je jeho projekt přidán. Připomenutí termínů neexistují, ale rytmus přehledů můžete zaznamenat v atributech projektu a vidět ho v portfoliu. Viz modul přehledů projektů.

Schvalovací cesta je posloupnost fází, v nichž rozhodují osoby, které určíte: projektový vedoucí, vybraný uživatel, člen projektové role nebo nadřízený žadatele. Rozhodnutím je schválení, zamítnutí nebo vrácení k přepracování s komentářem a stanovisko poradce úroveň neuzavírá. Zamítnutí nebo „Ke zlepšení“ ukončí schvalování okamžitě. Karta Schvalování shromažďuje všechna rozhodnutí. Viz modul schvalování projektů.

Schvalovací cestou prochází plán projektu, tedy změna plánu. V plánu zvolíte, co zahrnuje: harmonogram, rozpočet a kartu projektu, takže nové datum, rozpočet nebo kartu schvalujete odesláním plánu. Rizika, produkty, bodování a přehledy vlastní schvalovací cestu nemají. Administrátor může v Nastavení systému zapnout „Vyžadovat schvalovací cestu“ a plán pak nelze odeslat bez cesty.

Ano. Osoba uvedená ve fázi schvalování získá na dobu trvání této fáze přístup pouze pro čtení ke kartám projektu a po skončení fáze přístup zaniká. Schvalovatelem může být projektový vedoucí, vybraný uživatel, člen projektové role nebo nadřízený žadatele. Schvalovatel potřebuje licenci Úplná.

Ano. Pro každou fázi systém zaznamenává osobu, výsledek (schváleno, zamítnuto, ke zlepšení), datum rozhodnutí a komentář. Dřívější pokusy o schválení téže žádosti zůstávají v historii a schvalovací cestu můžete připojit k tisku karty projektu. Zaznamenané rozhodnutí nelze změnit.

Ano. Když začne úroveň cesty schvalovatele, dostane oznámení v aplikaci a e-mail, pokud má ve svém profilu zapnuto „Čeká na schválení“. Žadatel dostane výsledek po skončení cesty. Opakovaná připomenutí ani lhůty pro rozhodnutí neexistují, ale schvalovatel vidí červené počítadlo u položky Schvalování a na seznamu značku „Vyžaduje rozhodnutí“.

Ne. Schvalovací cesta pokrývá část RACI: rozhodující osoba odpovídá za schválení (A) a osoba, která vyjadřuje stanovisko, je konzultována (C). Neexistuje role informované osoby (I) ani přiřazení odpovědného vykonavatele (R) k rozhodnutí, proto nelze sestavit úplnou matici. Osoby, které práci provádějí, určíte jako vlastníky úkolů a odpovědnosti popíšete vlastními projektovými rolemi.

Ano. Šablona projektu je vzor, z něhož vytváříte další projekty: harmonogram, rozpočet, rizika, produkty a soubory. Místo dat ukládá šablona čísla dnů, takže se hodí pro projekt zahajovaný kdykoli. Šablonu můžete vytvořit také ze stávajícího projektu. Viz modul šablon projektů.

Ano. Při kopírování zvolíte rozsah: popis, atributy, harmonogram, rozpočet, rizika, produkty, soubory, projektové role a oprávnění. Ve výchozím nastavení se nekopírují stavy úkolů a skutečné hodnoty rozpočtu. Projekt můžete také změnit na šablonu volbou „Vytvořit šablonu“ v nabídce projektu.

Projekt získá úkoly a milníky s jejich strukturou, závislostmi, popisy a atributy, vlastníky a odděleními, rozpočtové položky s prognózami, rizika, produkty a soubory a odkazy. Harmonogram se rozloží od zadaného data zahájení nebo ukončení, protože šablona ukládá čísla dnů místo dat. Šablona neobsahuje projektový tým ani oprávnění, schvalovací cestu, hodnoty atributů, skutečné hodnoty rozpočtu ani pokrok.

Změna šablony ovlivní jen projekty a karty vytvořené později. Karta při vytvoření zkopíruje pole šablony, takže přidání nebo změna pole v šabloně už existující karty nezmění. Projekt vytvořený ze šablony se s ní nesynchronizuje a odstranění šablony karty neodstraní karty, které z ní vznikly.

Ne. Aplikace nemá vestavěné šablony projektů pro odvětví. Vaše organizace si vytváří vlastní šablony projektů, karty projektů a schvalovací cesty a odvětvové vzory se nastavují při zavádění.

PMO udržuje standard nepřímo. Přiřazuje šablony a cesty pracovním prostorům, vybraným lidem dává právo je spravovat a vybrané atributy harmonogramu označuje jako vždy viditelné („Povinné pole“). Jediné, co lze vynutit, je schvalovací cesta při odeslání plánu, přepínačem „Vyžadovat schvalovací cestu“. Systém nenutí používat šablonu ani vyplňovat kartu.

Ano, částečně. Fáze šablony obsahují milníky a schválení plánu probíhá cestou, kterou zvolí žadatel. Rozhodnutí Go nebo No-Go můžete zaznamenat atributem harmonogramu typu seznam a jeho datum atributem typu datum. Neexistují pravidla, která by projekt směrovala do další fáze.

Pracovní prostor je část organizace, například společnost, pobočka nebo obchodní jednotka, s vlastními projekty, šablonami a nastavením. Zaměstnanec vidí jen projekty pracovních prostorů, v nichž má oprávnění. Každá organizace má alespoň jeden pracovní prostor a administrátor je vytváří v Nastavení systému. Viz modul pracovních prostorů.

Existují dva způsoby. Každá společnost může mít samostatnou organizaci s vlastními daty, uživateli, nastavením a licencemi a osoba s účtem ve více organizacích mezi nimi přepíná v nabídce profilu. Případně použijte jednu organizaci s pracovními prostory, které oddělují přístup k projektům, šablonám a nastavení. Zpráva, která by spojovala data z více organizací, neexistuje.

Ano, pokud jeho úkolem je oddělit přístup a konfiguraci. Pracovní prostor má jen název a barvu, takže může představovat společnost, divizi, typ projektů nebo proces, například vývoj produktu. Projekt může patřit do více pracovních prostorů současně. Pracovní prostor je skupina projektů, šablon a oprávnění a neobsahuje žádná pravidla toku práce ani procesu.

Pracovní prostory projektu změníte v panelu Informace v poli Pracovní prostory: přidání a odebrání pracovního prostoru jsou samostatné změny a každá vyžaduje oprávnění v daném pracovním prostoru. Všechny projekty pracovního prostoru můžete přesunout najednou tak, že jej odstraníte a zvolíte náhradní pracovní prostor, který převezme i jeho šablony a schvalovací cesty. Hromadná změna vybraných projektů ze seznamu neexistuje.

Ano. Atributy projektu jsou vlastní pole typů Krátký text, Dlouhý text, Seznam s jednou volbou a s více volbami, Číslo, Datum, Funkce a Odkaz. Zobrazují se v panelu Informace, v seznamu projektů, ve zprávách, na kartě projektu a v přehledech. Vlastní atributy má také harmonogram, rozpočet a skutečné hodnoty, ale rizika a produkty ne.

Ano. Atribut typu Funkce (v projektu i v rozpočtové položce) vypočítá vzorec s operacemi +, -, *, / a závorkami z hodnot, jako jsou Rozpočet, Náklady, Příjmy, odchylky od plánu, Pokrok, Pracnost a Pracovní čas. Vzorec neobsahuje podmínky ani porovnání a výsledek je pouze pro čtení.

Ano. Stav projektu je seznam, který nastavuje vaše organizace, například Čekající, Probíhá, Pozastaveno nebo Zrušeno. Nový projekt dostane první stav v seznamu. Důvod pozastavení projektu můžete zaznamenat do komentáře nebo atributu projektu, protože změna stavu o důvod nežádá.

Ano. Administrátor definuje projektové role v Nastavení systému a v projektu k nim přiřazujete lidi. Role se objevují ve schvalovacích cestách a v oprávněních projektu. Oprávnění k projektu mohou pocházet i z pracovního prostoru: uživatel s plným oprávněním k projektům v pracovním prostoru, s licencí Úplná, má administrátorská práva ve všech jeho projektech.

Ano. V Nastavení systému administrátor zapíná a vypíná moduly Rozpočet, Rizika, Pracovní čas, Zdroje, Přehled, Bodování, Karty projektů, Produkty a Strategie. Vypnutí modulu data nesmaže, pouze skryje kartu. V projektu také volíte, které moduly jsou viditelné. Harmonogram vypnout nelze.

Položka nabídky Úkoly shromažďuje na jednom místě všechny úkoly přidělené přihlášené osobě, projektové i provozní, a po přihlášení je to výchozí zobrazení. Má karty Moje úkoly, Delegované (licence Úplná) a Pozorované. Úkol nebo milník můžete sledovat kliknutím na ikonu zvonku v jeho panelu a pak vás o změnách upozorňujeme.

Ano. Provozní úkoly jsou úkoly mimo projekty. Vidíte je v položce nabídky Úkoly spolu s projektovými úkoly a licence Úplná vám navíc dává kartu Delegované s úkoly, které jste předali jiným lidem. Viz modul provozních úkolů.

Ano. Volba Nastavit opakování v nabídce panelu umožňuje zvolit Týdně (s dny v týdnu), Měsíčně (den od 1 do 28, nebo poslední den) nebo Ročně. Když pokrok úkolu dosáhne 100 %, aplikace vytvoří další s novým termínem: převezme název, vlastníky, popis, přílohy a dobu trvání, ale začne s pokrokem 0 % bez komentářů a pracovního času. Opakovat se mohou jen provozní úkoly.

Ne. E-mail je pouze odchozí: FlexiProject nepřijímá úkoly z e-mailu, Slacku ani Teams. Úkoly vytváříte v aplikaci, importujete je z Jira, Excelu a MS Project nebo je pomocí AI vygenerujete z popisu.

Ano. Kanban je zobrazení harmonogramu: karty úkolů a milníků jsou ve sloupcích a změna na tabuli se promítne do harmonogramu, seznamu i Ganttova diagramu. Karty seskupujete podle stavu, vlastníka, data ukončení nebo atributu harmonogramu typu seznam. Tabule nezobrazuje souhrnné úkoly.

Přetažení karty do jiného sloupce změní pole, podle kterého je tabule seskupena: podle stavu dostane úkol pokrok 0 %, 50 % nebo 100 %, podle data ukončení termín sloupce a podle atributu hodnotu tohoto atributu. Při seskupení podle vlastníka se osoba v cílovém sloupci stane jediným vlastníkem a dosavadní vlastníci se odeberou. Každá změna se zapíše do historie harmonogramu.

Agilní tým pracuje na tabuli Kanban a v seznamu úkolů. Aplikace nezná pojem sprintů ani story pointů, ale prioritu a story pointy z Jira můžete zadat ručně jako atributy harmonogramu. Sloupce tabule nastavíte tlačítkem Seskupení, například podle stavu nebo podle vlastníka.

Ne. Limity WIP neexistují. Sloupce vycházejí ze seskupení, například podle stavu: Čekající, Probíhá a Dokončené odpovídají pokroku úkolu a seskupení měníte tlačítkem Seskupení.

Oznámení chodí do panelu v aplikaci (ikona zvonku) a e-mailem. Dostanete je mimo jiné o přidělení položky, zahájení úkolu, blížícím se datu ukončení, položkách po termínu, dokončení předchůdců, zmínkách v komentářích, čekajících schváleních, novém přehledu a aktualizaci bodování. Zahájení, termíny a položky po termínu chodí v denním souhrnu. O vlastních změnách upozorněni nejste.

Ve svém profilu na kartě E-mailová oznámení zapínáte nebo vypínáte každý z 16 typů zpráv zvlášť a změna se uloží okamžitě. U zahájení úkolu a blížícího se data ukončení nastavujete předstih: v daný den nebo 1 až 5 dní předem. U rizik spouští oznámení jen přidělení jako vlastníka a zmínka v komentáři. Administrátor nemá obrazovku s pravidly oznámení.

Ano. Když všechny aktivní úkoly předchůdců dosáhnou pokroku 100 procent, vlastníci následujícího úkolu nebo milníku dostanou oznámení v aplikaci a e-mailem, i když jsou předchůdci v jiných projektech. E-mail závisí na nastavení „Dokončení předchůdce“ v profilu. Pokud je následující úkol už dokončen, žádné oznámení se neodešle.

V cloudu ano: každá organizace má denní limit e-mailů, nižší u demo organizací než u placených, a po jeho vyčerpání se do dalšího dne žádné e-maily neodesílají. Na vlastním serveru zákazníka limit není.

Ano. Řídicí panel, první položku nabídky, sestavujete z widgetů: seznamů, počítadel, sloupcových a koláčových grafů a seznamu Naposledy zobrazené. Widgety zobrazují úkoly, milníky, produkty, rizika, hodnocení bodování a schválení přidělená vám a projekty jen v seznamu Naposledy zobrazené. Odchylky od plánu vidíte v Portfoliích, Přehledech a Zprávách.

Ano. „Přidat řídicí panel“ vytvoří další, „Klonovat řídicí panel“ zkopíruje existující a „Upravit název“ ho přejmenuje. Widgety přidáváte volbou „Přidat widget“ a uspořádáte je na mřížce. Řídicí panel patří svému uživateli a nesdílí se s ostatními, takže sdílený přehled pro vedení patří do shrnutí portfolií, přehledů a zpráv.

Zprávy jsou dotazy nad aktuálními daty organizace zobrazené jako tabulka: táž zpráva otevřená za týden ukáže jiný stav. Sestavujete je z podmínek a sloupců, včetně atributů projektů. Zpráva o projektech má také zobrazení Gantt a Shrnutí. Uložená zpráva je viditelná jen jejímu vlastníkovi, dokud ji nesdílí. Karta Zprávy vyžaduje licenci Úplná.

Ano. Zpráva ukazuje jen projekty a položky, ke kterým má uživatel přístup, a jen z pracovních prostorů, kde má oprávnění. Výsledek vždy vychází z aktuálních dat.

Ano, s uživateli s licencí Úplná. Vlastník a každý s oprávněním Upravit sdílejí uloženou zprávu přes položku Sdílení v nabídce zprávy. Úroveň Zobrazit umožňuje lidem výsledek vidět a exportovat a Upravit jim navíc dovoluje měnit filtry a sloupce a sdílet dál. Lidé, které přidáte, dostanou oznámení.

Ano. Tlačítko Export v zobrazení seznamu uloží zprávu jako soubor Excelu (.xlsx) s viditelnými sloupci a název souboru se skládá z názvu zprávy a data. Export je dostupný i s oprávněním Zobrazit. Zobrazení Gantt zprávy uložíte vlastním tlačítkem Export jako PDF nebo obrázek PNG.

Člen týmu z telefonu aktualizuje úkoly a zadává pracovní čas. Prochází úkoly ze všech projektů (s filtrem), otevírá podrobnosti a podúkoly, mění pokrok, dokončuje úkol spolu s jeho podúkoly, přidává úkoly, včetně provozních, a přejmenovává je. Může také komentovat formátovaným textem, přidávat fotografie a soubory a zvolit jazyk aplikace.

Otevřete seznam svých úkolů ze všech projektů a pracovní čas zadáte ručně: hodiny a minuty plus název a popis záznamu. Záznam můžete později upravit. Zadaný čas se uloží do FlexiProject a projektový vedoucí i tým ho vidí.

Ano. Změny se ukládají do FlexiProject a projektový vedoucí i tým je vidí, například změněný pokrok úkolu a zadaný pracovní čas.

Účtem FlexiProject, Google nebo Microsoft. Pokud je pro organizaci nebo uživatele zapnuto dvoufázové ověření, zadáváte navíc kód zaslaný na vaši e-mailovou adresu, protože aplikace pro ověřování neexistuje. Účet musí v organizaci existovat, protože uživatelské účty zakládá administrátor.

Ne. Plánování, rozpočet, rizika a zprávy jsou dostupné jen v prohlížeči, stejně jako harmonogram s Ganttovým diagramem. Mobilní aplikace slouží pro úkoly a pracovní čas.

Aplikace je v App Store, kde vyžaduje iOS 16.0 nebo novější, a v Google Play. Plánování, rozpočet a zprávy jsou v prohlížeči v aplikaci pro řízení projektů, zatímco mobilní aplikace slouží pro každodenní práci s úkoly.

Ano. Aplikace je v Teams Store jako osobní karta. Přihlašujete se účtem Teams bez samostatného hesla, pokud máte ve FlexiProject účet se stejnou e-mailovou adresou.

Aplikaci FlexiProject nainstalujete z Teams Store a otevřete ji jako osobní kartu. Přihlásíte se účtem Microsoft bez samostatného hesla, pokud ve vaší organizaci FlexiProject existuje účet se stejnou e-mailovou adresou. Administrátor by proto měl zajistit, aby se e-mailové adresy na obou místech shodovaly.

V organizaci FlexiProject musí existovat účet se stejnou e-mailovou adresou. Pokud neexistuje, aplikace zobrazí zprávu, že účet Microsoft ve FlexiProject neexistuje. Platby a informace o zkušební době se v Teams nezobrazují.

Ano. Úkoly z Jira (Cloud a Data Center) se zobrazují v harmonogramu projektu ve FlexiProject vedle ostatních úkolů. Projekt může stahovat úkoly z jednoho nebo několika projektů Jira a seznam můžete zúžit podle typu požadavku nebo filtru JQL. Integrace funguje jednosměrně, takže tyto úkoly upravujete v Jira. Podrobnosti najdete na stránce integrace s Jira.

Ano. API REST umožňuje jiným systémům číst a měnit data vaší organizace, například pro napájení zpráv v nástroji BI. Volání používají osobní token, který si v profilu vytvoří uživatel s licencí Úplná, a API vrací stejná data, která tato osoba vidí v aplikaci. Webhooky mohou jiné systémy upozornit na vytvoření nebo odstranění projektu a na zahájení nebo ukončení schvalování. Koncové body jsou popsány v dokumentaci API.

Ano. Uživatelé se mohou přihlašovat účtem Microsoft, včetně Microsoft Entra ID, nebo účtem Google. S Microsoft Entra ID můžete také synchronizovat uživatele a jejich nepřítomnosti z kalendáře Outlooku a aplikace FlexiProject je dostupná v Microsoft Teams. Při instalaci na vlastním serveru lze uživatele synchronizovat s lokálním Active Directory. Úplný seznam najdete na stránce integrací FlexiProject.

Ano. Harmonogram můžete načíst ze souboru Excel nebo CSV v průvodci s mapováním sloupců, nebo ze souboru MS Project (.mpp). Rozpočet a skutečné hodnoty lze importovat z Excelu. Při zavádění vám s přenosem stávajících projektů bezplatně pomůžeme a rozsah této pomoci sjednáváme ve smlouvě.

Název, stav, nadřazený úkol, štítky, řešitel, typ požadavku a popis. Data a odhady z Jira nepocházejí a priorita se nepřenáší, ale můžete ji zadat ručně v atributu harmonogramu typu seznam. Úkoly z Jira se stahují cyklickou synchronizací.

V Jira. V harmonogramu ve FlexiProject jsou název, popis, pokrok, vlastník a hierarchie takového úkolu uzamčeny, stejně jako jeho odstranění a klonování. Pracovní čas ve FlexiProject zapisovat můžete a změny provedené ve FlexiProject se do Jira nevracejí.

Ano, pokud je uživatel Jira propojen s uživatelem FlexiProject (propojení můžete načíst i ze souboru CSV). Úkol pak má vlastníka, ale do vytížení se počítá jen pracnost, kterou zadáte ručně ve FlexiProject, protože Jira neposílá data ani odhady. Úkol z Jira můžete také závislostí propojit s úkolem nebo milníkem ve FlexiProject.

Ano, s Microsoft Entra ID a při instalaci na vlastním serveru také s lokálním Active Directory přes LDAP. Synchronizace přidává nové účty a aktualizuje jména, e-mailové adresy a organizační strukturu, takže váš tým IT nemusí vést seznam uživatelů na dvou místech.

Účet ve FlexiProject se označí jako odstraněný: uživatel ztratí licenci (změní se na Zdarma) i případná administrátorská oprávnění, ale jeho historie zůstane. Pokud je účet v adresáři odblokován, vrátí se mezi aktivní.

API vyžaduje osobní přístupový token, který vytváří uživatel s licencí Úplná nebo administrátor. Token vyprší nejpozději po 365 dnech, současně může být aktivních nejvýše 10 a kdykoli ho můžete odvolat. Funguje s oprávněními svého vlastníka, takže přes API vidíte jen data, která vlastník vidí v aplikaci.

Ano. Veřejné API umožňuje vytvářet, měnit, mazat a číst skutečné hodnoty rozpočtu projektu (částku, datum, rozpočtovou položku a atributy skutečných hodnot) a prognózy položek. Integraci s vaším účetním systémem náš tým vytváří na zakázku.

Ano. Administrátor s oprávněním k organizaci stáhne záznamy z jednoho dne příkazem GET api/logs s parametrem date (ve výchozím nastavení dnešek v UTC). Protokol zaznamenává vytvoření, změnu a odstranění položek, jako jsou projekty, portfolia, uživatelé, projektové role, šablony, atributy, webhooky, pracovní prostory, přehledy, rizika a produkty. Každý záznam má typ položky, název, operaci, popis, uživatele a datum.

Čtyři: vytvoření projektu, odstranění projektu, zahájení schvalování a ukončení schvalování. Webhook odešle externímu systému požadavek POST s daty JSON a jeden webhook spojuje jednu událost s jednou adresou. Nastavuje ho administrátor v Nastavení systému.

Ano. Každý požadavek je podepsán algoritmem HMAC-SHA256 pomocí tajného klíče, který uvidíte jen jednou, při uložení webhooku, takže příjemce může odesílatele ověřit. Tlačítko Testovat v okně webhooku odešle testovací požadavek.

Ne, hotové konektory pro tyto nástroje neexistují. Data do Power BI můžete stahovat vlastním dotazem na API REST a výsledky zpráv exportovat do Excelu. K propojení automatizačního nástroje, jako je Zapier, Power Automate nebo Make, použijte API REST a webhooky. Oznámení chodí e-mailem a do panelu v aplikaci a FlexiProject je dostupný i jako aplikace v Microsoft Teams.

Ze souboru .mpp import přenese úkoly a milníky s jejich hierarchií, závislosti s prodlevami, pokrok, data, dny volna z kalendáře a plány, které se objeví v kartě Plán jako schválené plány. Zdroje se stanou vlastníky úkolů, pokud jejich e-mail odpovídá uživateli ve vaší organizaci. Vlastní pole a zobrazení se nepřenášejí: atributy harmonogramu jsou obdobou polí a sloupce a filtry nastavíte v aplikaci znovu.

Ano, do souboru MS Project XML (.xml). Export tedy funguje přes soubor XML a import přes soubor .mpp.

Harmonogram do Excelu (.xlsx) a do MS Project XML, Ganttův diagram do PDF a PNG a výsledky zpráv, rozpočet, zdroje a sledování času do Excelu.

Soubor s harmonogramem nebo rozpočtem může mít až 10 MB, větší je nutné rozdělit. Průvodce importem harmonogramu zobrazuje náhled a mapuje sloupce Název, Začátek, Konec, Doba trvání, Popis, Pokrok, WBS a „Vlastník – e-mail“. Jiná data než harmonogram a rozpočet, například registr rizik, zadáváte v aplikaci.

Platíte za licence Standardní a Úplná, za každého uživatele, měsíčně nebo ročně, přičemž roční platba je o 20 % levnější. Licence Zdarma, určené lidem, kteří plní úkoly, nestojí nic a jejich počet je neomezený. Ceník neomezuje ani počet projektů či úkolů. Aktuální ceny a srovnání licencí najdete na stránce s ceníkem FlexiProject.

Licence Zdarma nestojí nic: lidé, kteří úkoly pouze plní, vidí své úkoly a mění jejich stav bez poplatku a takových licencí můžete mít, kolik chcete. Licence Standardní a Úplná jsou placené, jsou určeny lidem, kteří projekty prohlížejí, sledují čas nebo je vedou. Celý systém můžete také vyzkoušet zdarma během 30denní zkušební doby.

Licence Zdarma je pro lidi, kteří plní úkoly, licence Standardní přidává náhled do projektu a sledování času a licence Úplná je pro projektové vedoucí, PMO a administrátory: umožňuje vést projekty a portfolia, schvalovat projekty a používat zprávy, strategii a API. Všechny tři typy můžete v jedné organizaci kombinovat a tabulka na stránce s ceníkem ukazuje úplný seznam funkcí.

Ano. Bezplatná zkušební doba trvá 30 dní a zahrnuje všechny funkce systému, bez závazku a bez nutnosti platební karty. Účet si založíte sami: spusťte testovací prostředí, které obsahuje ukázkové projekty, a pozvěte tolik kolegů, kolik chcete. Pokud potřebujete na vyhodnocení více času, ozvěte se nám a zkušební dobu prodloužíme.

Ano, ukázka je zdarma. V kontaktním formuláři zaškrtněte, že o ni stojíte, a pošleme vám odkaz na kalendář, kde si vyberete vhodný čas. Pokud nám pošlete ukázková data z vašich projektů, předvedeme vám systém na těchto datech.

Licence se počítají podle role. Lidé, kteří pouze plní své úkoly a mění jejich stav, dostanou licenci Zdarma bez poplatku, zatímco lidé, kteří si prohlížejí harmonogram, rozpočet a rizika projektu nebo zapisují pracovní čas, potřebují licenci Standardní. Licence Úplná je pro ty, kdo projekty vedou, schvalují, používají Zprávy a Strategii nebo spravují systém. Například v týmu s 85 lidmi, kde 5 osob projekty vede a vyúčtovává a 80 plní úkoly, potřebuje placené licence jen oněch 5 a ostatní mohou zůstat na licenci Zdarma, pokud nezapisují čas.

Minimální počet licencí k nákupu neexistuje. Každé prostředí, testovací i produkční, však potřebuje alespoň jednu aktivní licenci Úplná.

Ano, na požádání. Pro větší týmy a pro instalaci na vlastním serveru připravujeme nabídku a neexistuje žádný počet licencí, od něhož by se nabídka stávala individuální. Ozvěte se nám a připravíme ji pro vaši organizaci.

Vidí úkoly a milníky, které mu byly přiděleny, shromážděné ze všech projektů v nabídce pod položkou Úkoly, a mění jejich stav. Nemá náhled do samotného projektu, proto je licence Zdarma určena lidem, kteří plní úkoly.

Poskytuje náhled do karet projektu: Harmonogram, Rozpočet, Rizika, Produkty, Zdroje, Sledování času, Bodování, Plán, Přehledy, Dokumenty a Soubory. Uživatel spravuje položky, které mu jsou přiděleny, a zapisuje pracovní čas k úkolům. V projektu mu můžete dát jako nejvyšší úroveň Zobrazit.

Umožňuje přidělit v projektu jakoukoli úroveň oprávnění, včetně administrátora projektu. Pouze licence Úplná zahrnuje mimo jiné Zprávy, Schvalování a Strategii, kartu Delegované pod Úkoly, změnu dostupnosti zdrojů a osobní tokeny API.

Licence Zdarma stačí, pokud subdodavatel potřebuje jen vidět a aktualizovat své vlastní úkoly. Licence Standardní přidává náhled do projektu a sledování času. Subdodavatel pracuje na vlastním účtu ve vaší organizaci, protože anonymní přístup bez přihlášení neexistuje.

Mění ji administrátor v kartě uživatele. Po snížení licence uživatel ztratí dosavadní oprávnění a přístup a aplikace před změnou zobrazí upozornění.

Ne. Typ licence administrátora systému změnit nelze, jeho oprávnění vycházejí z role administrátora a zahrnují všechny položky i oblast administrace.

Aplikace zobrazí zprávu „Překročení počtu licencí“. V cloudu administrátor zvýší počet licencí v modulu Platby a klikne na „Přijímám a platím“: navýšení se účtuje poměrně za zbytek období a vstoupí v platnost, jakmile platba proběhne. Na vlastním serveru se místo modulu Platby otevře kontaktní formulář.

Ano. Snížení vstoupí v platnost od dalšího fakturačního období a nelze ho provést pod počet uživatelů, kteří danou licenci mají. Počet licencí mění administrátor v modulu Platby.

Modul Platby spravuje předplatné vaší organizace: počet licencí, fakturační cyklus, způsob platby, fakturační údaje a faktury. Je dostupný jen v cloudu a jen administrátorům organizace. Při instalaci na vlastním serveru aplikace odpoví zprávou „Nemáte přístup k platbám“.

Ano. Administrátor organizace zruší předplatné v modulu Platby, přístup ke službě zůstane aktivní do konce zaplaceného období a další platby se již neúčtují. Zrušení můžete vrátit zpět.

Ne. Po zrušení přístup k systému pokračuje do konce zaplaceného období, ale nevyužitou část nevracíme.

V cloudu ano. Po uplynutí lhůty aplikace přístup zablokuje a zobrazí zprávu „Přístup k FlexiProject byl zablokován“ s výzvou, abyste nás kontaktovali.

Zavedení provádíme společně s vámi, na dálku nebo u vás na místě. Bezplatně nastavíme systém podle procesů vaší firmy (struktury projektů, pole, oprávnění a šablony), proškolíme váš tým a pomůžeme vám přenést stávající projekty. V cloudu můžete začít pracovat, jakmile je vaše prostředí vytvořeno, a přenos dat z vašich současných systémů obvykle trvá až měsíc, podle jejich objemu. Instalace na vlastním serveru obvykle trvá asi měsíc. Rozsah zavedení sjednáváme ve smlouvě.

Ano, pro všechny zákazníky, včetně zkušební doby. Pomáháme v angličtině a polštině v pracovních dnech od 9:00 do 17:00 CET a obvykle odpovídáme do několika hodin. Žádost můžete poslat e-mailem, formulářem na stránce technické podpory nebo přímo z aplikace.

Uživatelská příručka s videi je zdarma a otevřená všem. V aplikaci tlačítko nápovědy otevře seznam návodů k obrazovce, na které pracujete. Pro váš tým můžeme zajistit také individuální školení, na dálku nebo u vás na místě, v angličtině a polštině. Jeho rozsah sjednáváme ve smlouvě.

Minimem je správce systému, který nastavuje organizaci: Nastavení systému, uživatele, licence a pracovní prostory. Standardy, tedy šablony, atributy, karty projektů a schvalovací postupy, udržují lidé s oprávněním ke konfiguraci v pracovním prostoru, obvykle z PMO. Projekty vedou projektoví vedoucí a všichni ostatní dostanou licenci odpovídající jejich roli.

Ne. Jakmile potvrdíte svou e-mailovou adresu, můžete hned vytvořit první projekt a pozvat kolegy. Stavy, role, šablony a schvalovací postupy nastaví administrátor později v Nastavení systému, až je organizace bude potřebovat.

Pomůžeme vám s tím při zavádění, bezplatně, a rozsah sjednáme ve smlouvě. Můžete to udělat i sami: načíst harmonogram z Excelu, CSV nebo souboru MS Project, stáhnout úkoly z Jira a importovat rozpočet a skutečné hodnoty z Excelu. Jiná data než harmonogram a rozpočet, například registr rizik, zadáváte v aplikaci.

Uživatelská příručka a školicí videa jsou zdarma. Individuální schůzky a školení pořádáme na požádání a ve smlouvách s většími zákazníky je v ceně zahrnut balíček školicích hodin. Rozsah školení sjednáváme ve smlouvě.

V 11 jazycích: angličtina, polština, čeština, němčina, španělština, francouzština, maďarština, italština, portugalština, rumunština a ukrajinština. Tlačítko nápovědy v aplikaci otevře příručku v jazyce uživatele a pokud v tomto jazyce příručka není, zobrazí anglickou verzi. Samotné rozhraní aplikace je dostupné ve 28 jazycích.

Ano, školicí videa jsou zdarma a vznikají v angličtině a polštině. V aplikaci panel nápovědy vede z aktuální obrazovky do online příručky a položky s ikonou přehrávání vás zavedou do návodu s videem na YouTube. Video nelze přehrát přímo v panelu, protože se místo toho otevře stránka návodu.

Testovací účet se sám na placený nezmění. Na placený tarif přejdete přidáním karty na kartě Platby nebo na základě samostatné smlouvy a data z testu se přenesou do produkčního prostředí.

Ne, placená verze je určena pro organizace, tedy firmy a instituce. Jednotlivci bez podnikání mohou používat pouze testovací účet.

Po odeslání kontaktního formuláře na obchodní stránce se vám ozveme do 24 hodin. Žádosti technické podpory vyřizujeme samostatně: formulářem na webu a v aplikaci, nebo e-mailem, v angličtině a polštině.

K dispozici jsou obě možnosti. V cloudu běží FlexiProject na Microsoft Azure a o aktualizace a zálohy se staráme my. Systém můžete nainstalovat také na vlastní server: moduly a typy licencí jsou stejné a v obou případech uživatelé pracují v prohlížeči. Rozdílů je málo; například modul Platby funguje jen v cloudu a synchronizace s lokálním Active Directory jen při instalaci na vašem serveru. Ceny instalace na vlastním serveru se sjednávají individuálně.

Ano, moduly a typy licencí jsou stejné. Rozdíly jsou čtyři: modul Platby funguje jen v cloudu, synchronizace s lokálním Active Directory přes LDAP funguje jen na vašem serveru a denní limit e-mailových oznámení organizace a vynucený přihlašovací kód pro administrátory platí jen v cloudu. Instalace na vlastním serveru tedy není verzí s méně funkcemi.

Obvykle asi měsíc, podle vašeho prostředí a infrastruktury. Technické požadavky sdělíme při objednávce spolu s modelem nákupu a způsobem instalace a aktualizace systému. Typy licencí jsou stejné jako v cloudu a cenu sjednáváme individuálně.

Služba AI, kterou používáme v cloudu, tam dostupná není, ale systém lze nakonfigurovat tak, aby používal vlastní službu AI vaší firmy. Poskytovatele zvolíte v konfiguraci instalace a volba „S AI“, která vytvoří návrh projektu z popisu, se při zakládání projektu objeví teprve po nakonfigurování služby.

Ne. FlexiProject běží v prohlížeči, bez čehokoli k instalaci do počítače, v cloudu i na vlastním serveru. Pro práci na telefonu jsou k dispozici také mobilní aplikace a v Microsoft Teams můžete FlexiProject otevřít jako aplikaci.

Na počítači: Chrome a Edge od verze 108, Firefox od 101, Safari od 15.6.1 (macOS) a Opera od verze 87. Pokud je prohlížeč starší, aplikace zobrazí zprávu se seznamem podporovaných prohlížečů. Internet Explorer na seznamu podporovaných prohlížečů není.

Ano. V iOS fungují Safari, Chrome, Firefox, Brave a DuckDuckGo a v Androidu Chrome, Firefox, Opera, Edge, Samsung Internet, Brave a DuckDuckGo. Na úzké obrazovce jsou některá zobrazení zjednodušena, například Kanban se přepne na seznam. Pro každodenní práci s úkoly je k dispozici také mobilní aplikace.

V cloudu ukládáme data na Microsoft Azure v regionu Evropské unie. Data jsou šifrována při přenosu i v úložišti. Zálohy provádíme denně, pravidelně je testujeme a uchováváme je v datových centrech Azure v EU. Více o zpracování dat říkají naše zásady ochrany osobních údajů.

Uživatelé se přihlašují přihlašovacím jménem a heslem nebo účtem Microsoft či Google. Administrátor může povolit přihlášení pouze účty Microsoft nebo Google a může pro celou organizaci zapnout dvoufázové ověření: po zadání hesla uživatel opíše jednorázový kód zaslaný e-mailem. Co člověk v systému vidí, závisí na jeho licenci a oprávněních k pracovním prostorům a projektům.

Ano. Dokud nepodepíšeme samostatnou smlouvu, slouží jako smlouva podle článku 28 GDPR podmínky služby FlexiProject. Seznam dalších zpracovatelů je zveřejněn v příloze podmínek a porušení zabezpečení osobních údajů hlásíme do 36 hodin od jeho zjištění.

Po skončení vašeho předplatného nebo smlouvy zablokujeme přístup do prostředí a vaše data uchováváme dalších 90 dnů. Během této doby nás můžete požádat o jejich export. Po 90 dnech data smažeme, zálohy vyprší během následujících 30 dnů a na požádání smazání potvrdíme.

Zpravidla ano. Pokud se data někdy předávají mimo EHP, uplatňujeme standardní smluvní doložky a technická opatření. Zásady ochrany osobních údajů uvádějí jako možné předání služby Microsoft, Google a LinkedIn, které se týkají webu a přihlašování přes SSO.

Seznam subjektů, které zpracovávají data naším jménem, je veřejný a tvoří přílohu 1 podmínek. Zahrnuje tyto kategorie: e-mail, servisní požadavky, CRM, cloud Microsoft, licence Microsoft, správa infrastruktury a fakturace. Pokud je přidán nový subjekt, můžete proti němu vznést námitku.

Ano, na několika místech. Historie změn harmonogramu a položek ukazuje v aplikaci, kdo co a kdy změnil, a změnu lze vrátit zpět. Historie schvalování zaznamenává osobu, výsledek, datum a komentář každého rozhodnutí. Protokol událostí zaznamenává vytvoření, změnu a odstranění mnoha objektů a administrátor ho čte přes API.

Ano. V Nastavení systému na kartě Organizace administrátor zvolí Způsoby přihlášení: „Přihlašovací jméno a heslo + SSO“ nebo „Pouze SSO“. S volbou „Pouze SSO“ se zaměstnanci přihlašují výhradně účtem Microsoft nebo Google a před změnou aplikace upozorní, že lidé bez takového účtu ztratí přístup. U SSO se druhý faktor ověření nastavuje u poskytovatele identity.

Po zadání správného hesla uživatel obdrží e-mailem 6místný kód s platností 5 minut a opíše ho v přihlašovacím okně. Nový kód lze poslat po minutě a počet pokusů o zadání kódu je omezen. Dvoufázové ověření zapíná pro celou organizaci administrátor a uživatel si ho může zapnout sám ve svém profilu.

V cloudu ano: administrátor se přihlašuje kódem z e-mailu, i když organizace dvoufázové ověření nezapnula. Na vlastním serveru administrátoři kód používat nemusejí. Při přihlášení přes SSO se kód z e-mailu neuplatňuje.

Ne, druhým faktorem je kód zaslaný e-mailem. Pokud se přihlašujete přes SSO (účtem Microsoft nebo Google), druhý faktor, včetně aplikace pro ověřování, nastavujete u svého poskytovatele identity.

Heslo musí mít alespoň 8 znaků, včetně malého písmene, velkého písmene, číslice a speciálního znaku. Uživatelé si heslo mění ve svém profilu a obnovení hesla funguje přes odkaz zaslaný e-mailem.

Ano. Aplikace počítá neúspěšné pokusy o přihlášení heslem a po překročení počtu nastaveného v konfiguraci instalace účet zamkne. Administrátor organizace tento práh změnit nemůže, protože aplikace takové nastavení nemá.

Přístup závisí na licenci, na oprávněních k pracovním prostorům a modulům a na oprávněních v projektu. V projektu se oprávnění udělují zvlášť pro každou kartu na úrovni Zobrazit nebo Admin, také prostřednictvím projektových rolí a skupin uživatelů. Licence Zdarma k projektu žádný přístup nedává a licence Standardní nanejvýš úroveň Zobrazit.

Ano. Modul Uživatelé má kartu Skupiny, kde skupina má členy, globální oprávnění a oprávnění k pracovním prostorům. V projektu můžete oprávnění udělit také skupinám uživatelů a projektovým rolím.

Ano. Rozpočet je samostatná karta projektu s vlastním oprávněním k projektu (Zobrazit nebo Admin), takže lidé bez tohoto oprávnění ho nevidí. Modul Rozpočet můžete také vypnout pro celou organizaci nebo pro jediný projekt.

Účet se označí jako odstraněný: uživatel ztratí přístup, licenci a osobní tokeny API, ale jeho historie a komentáře zůstanou. Odstraněný uživatel je na seznamech schvalovatelů přeškrtnutý a nemůže vlastnit úkoly. Úplné smazání jeho dat vyžaduje administrátor vaší organizace a my ho provedeme v databázi.