Notifications

FlexiProject fournit des notifications à la fois dans l’application et par courriel. Le système de notification in-app permet aux utilisateurs de suivre les changements de projet en temps réel, en recevant des mises à jour pertinentes pour eux et les tâches qu’ils observent, sans avoir besoin de consulter leur boîte de réception. En outre, les utilisateurs peuvent personnaliser leurs notifications par courriel afin de déterminer les mises à jour qu’ils souhaitent recevoir.

Notifications in-app

Panneau de notification

Dans le coin supérieur droit de l’écran, à côté du bouton d’aide, se trouve une icône de cloche pour les notifications du système. En cliquant sur cette icône, vous ouvrez un panneau latéral affichant une liste de notifications, avec un historique allant jusqu’à 30 jours. Dans le coin supérieur droit du panneau, un bouton « x » permet de fermer le panneau et une ellipse « … » permet d’afficher une liste d’outils :

Marquer tout comme lu : Change le statut de toutes les notifications en « lu ».
Effacer les notifications : Supprime toutes les notifications de la liste, qui se remplit à nouveau avec les notifications actuelles.

Le panneau contient trois onglets affichant les notifications par ordre chronologique, de la plus récente à la plus ancienne :

Mon

Notifications relatives à l’utilisateur connecté :

Affectation à un élément de projet : Notification d’affectation à un élément par une autre personne.
Affectation à une tâche opérationnelle : Notification d’affectation à une tâche opérationnelle par une autre personne.
Mise à jour du score : notification de la mise à jour nécessaire du score de l’utilisateur.
Approbation en cours : Notification lorsqu’un processus d’approbation démarre, auquel l’utilisateur est affecté.
Approbation terminée : Notification de la réception d’une décision concernant un élément soumis à l’approbation de l’utilisateur.
Nouvelle revue de projet : Notification de l’assignation du projet de l’utilisateur à une nouvelle revue.
Achèvement des prédécesseurs : Notification de l’achèvement des prédécesseurs pour une tâche à laquelle l’utilisateur est affecté.
Affectation en tant que gestionnaire : Notification de l’attribution du rôle de gestionnaire dans un projet.

Observé : Notifications relatives aux tâches observées par l’utilisateur.
Mentions : Notifications relatives aux mentions de l’utilisateur (par exemple, @Jan Kowalski).

Regardé

Notifications sur les changements dans les tâches observées par l’utilisateur connecté.

Mentionner dans un commentaire

Notification de la mention de l’utilisateur dans les commentaires.

Compteur de notifications

Le nombre de nouvelles notifications non lues est affiché à côté de l’icône de la cloche. Lorsque le tableau de bord est ouvert, un compteur indiquant le nombre de nouvelles notifications apparaît à côté des onglets.

Notifications par courrier électronique

En plus des notifications in-app, FlexiProject envoie également des notifications par courriel. Ainsi, les utilisateurs sont informés des mises à jour du système même lorsqu’ils ne sont pas connectés. Chaque utilisateur peut personnaliser ses paramètres de notification, en sélectionnant les messages qu’il souhaite recevoir en fonction de ses préférences. Cela permet de contrôler totalement le flux d’informations et de rendre la gestion de projet plus pratique.

Personnaliser les notifications par courrier électronique

Pour personnaliser les notifications par courrier électronique que vous souhaitez recevoir, procédez comme suit :

Cliquez sur votre avatar. Une liste d’options s’affiche.
Sélectionnez Profil de l’utilisateur parmi les options disponibles.
L’onglet Informations sur l’utilisateur s’ouvre.
Accédez à l’onglet Notifications.
L’onglet Notifications s’ouvre et affiche tous les paramètres de notification disponibles.
Activez ou désactivez les notifications sélectionnées en cliquant sur la case à cocher située à côté de leur nom et de leur description.
Les notifications dont la case est surlignée en bleu sont activées.

Notification de changement de tâche

Le système de notification FlexiProject est conçu pour informer les propriétaires de tâches des changements importants tout en évitant les messages inutiles.

Le principe clé est le suivant l’utilisateur qui effectue une action sur une tâche ne reçoit pas de notification pour son propre changement. Une notification (à la fois dans l’application et par courriel) n’est envoyée que lorsque la modification est effectuée par quelqu’un d’autre. Cela permet aux propriétaires de réagir rapidement aux modifications apportées par d’autres membres de l’équipe.

Début des notifications de mise en œuvre des tâches

Les utilisateurs affectés à des tâches reçoivent des notifications de début de tâche. Ces notifications sont envoyées dans un courriel de mise à jour quotidienne à une date déterminée par les paramètres de l’utilisateur, soit à la date de début, soit un certain nombre de jours avant le début programmé de la tâche.

Notification de l'approche de la date de fin de validité

Les utilisateurs affectés à des tâches reçoivent des notifications concernant la date d’achèvement imminente. Ces notifications sont envoyées dans un courriel de mise à jour quotidienne à une date déterminée par les paramètres de l’utilisateur, soit à la date de fin, soit un certain nombre de jours avant l’achèvement prévu de la tâche.

Notification des tâches en retard

Les utilisateurs affectés à des éléments de planification reçoivent des notifications concernant les tâches en retard qui doivent encore être accomplies à la date prévue. Ces notifications sont envoyées dans un courriel de mise à jour quotidienne.

Affectation à une notification d'élément

Les utilisateurs reçoivent des notifications d’affectation d’éléments immédiatement après qu’un autre utilisateur les a affectés aux éléments suivants : tâche, jalon, risque ou produit.

Notifications de mise à jour du score

Les notifications relatives à la mise à jour obligatoire de la notation sont envoyées aux utilisateurs désignés comme évaluateurs dans la notation immédiatement après que la date de la mise à jour obligatoire a été fixée.

En attente de notifications d'acceptation

Les notifications de l’acceptation/opinion requise attribuée à l’utilisateur sont envoyées aux utilisateurs affectés en tant qu’accepteurs (rôle de décision ou d’opinion) dans le chemin d’acceptation activé immédiatement après l’envoi de l’acceptation.

Notifications d'acceptation complétées

Les notifications relatives à l’achèvement du processus d’approbation sont envoyées aux utilisateurs assignés en tant qu’accepteurs (rôle de décision) dans le chemin d’approbation appliqué immédiatement après l’achèvement du processus d’approbation.

Nouvelles notifications de l'aperçu du projet

Les notifications concernant l’assignation d’un projet pour une nouvelle révision sont envoyées aux utilisateurs désignés comme chefs de projet immédiatement après que le projet a été assigné pour révision.

Souvenirs dans les notifications des commentaires

Les notifications de mention dans un commentaire sont envoyées aux utilisateurs immédiatement après les avoir mentionnés dans un commentaire.

Notifications sur les tâches observées

Les notifications concernant les modifications apportées aux éléments de l’emploi du temps observés par l’utilisateur sont envoyées immédiatement après les modifications apportées à l’élément de l’emploi du temps observé.

Achèvement des notifications des prédécesseurs

Les notifications d’achèvement des prédécesseurs sont envoyées aux utilisateurs affectés aux éléments de planification, qui dépendent d’autres éléments de planification. Les avis sont envoyés immédiatement après que tous les éléments de calendrier prédécesseurs ont été marqués comme terminés.