Tâches et jalons

Dans FlexiProject, les éléments du Planning peuvent être distingués en tant que Tâches et Jalons. Les Tâches sont marquées par une icône en forme de cercle, et les Jalons par une icône en forme de carré tourné.

Les tâches sont dotées d’attributs tels que le nom, la description, les propriétaires, les départements et la date d’échéance. Parmi les tâches, nous distinguons également les tâches sommaires (contenant des sous-tâches), qui sont en outre mises en évidence par une police de caractères gras et une icône affichant un compteur de leurs sous-tâches directes.

Ajout d'éléments de planning

Création d’une tâche

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche » disponible dans la liste et la vue Gant, ou sur le bouton « + » dans la colonne de la vue Kanban.
Saisissez le nom de la tâche et confirmez en cliquant en dehors du champ du nom ou en appuyant sur Entrée.
Le nom de la tâche saisie apparaît dans la colonne Nom. Une icône en forme de cercle s’affiche à côté.

Création d’un jalon

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur le bouton « Nouveau jalon » disponible dans les vues Liste et Gantt.
Saisissez le nom et confirmez en cliquant en dehors du champ du nom ou en appuyant sur Entrée.
Le nom saisi apparaît dans la colonne Nom. À côté, une icône carrée pivotante s’affiche.

État d'avancement des tâches

L’avancement de la tâche est le pourcentage d’achèvement de la tâche. La progression de la tâche peut être modifiée dans la liste des tâches en cliquant sur le champ Progression à côté de la tâche sélectionnée ou en modifiant son statut sur l’icône de la tâche. La progression peut également être modifiée dans le panneau des tâches. Une tâche est terminée lorsque sa progression est de 100 %.

Définition de l’avancement des tâches dans la liste des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Passez à l’affichage de la liste.
Cliquez sur la barre de progression de la tâche que vous souhaitez mettre à jour.
Saisissez la valeur en pourcentage de l’avancement de la tâche.
Cliquez en dehors de la barre de progression ou appuyez sur ENTRÉE pour l’enregistrer.

Définition de la progression des tâches dans le panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Dans n’importe quelle vue, cliquez sur la tâche que vous souhaitez mettre à jour.
Le panneau des tâches s’ouvre sur le côté droit.
Cliquez sur le champ de progression dans le tableau de bord.
Saisissez le pourcentage d’avancement de la tâche.
Cliquez en dehors du champ ou appuyez sur ENTRÉE pour l’enregistrer.

Date de début et de fin de la tâche

Les dates des tâches peuvent être modifiées dans la liste des tâches ou dans le panneau des tâches en cliquant sur les champs Début, Fin et Durée. Si l’une de ces propriétés est modifiée, le système recalculera les autres paramètres de date et la durée de la tâche. Les dates de début et de fin ainsi que la durée de la tâche dépendent du nombre de jours de travail dans le projet.

Si la date de fin est fixée plus tôt, la tâche sera plus courte. Si vous la fixez plus tard, la tâche sera prolongée. La date de début ne change pas.
Si la tâche est raccourcie, sa date de fin sera avancée. Si vous prolongez la tâche, la date de fin sera repoussée. La date de début ne change pas.

Pour plus d’informations, voir la section : jours de travail sur le projet.

Modification des dates de début et de fin des tâches dans la liste des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Passez à l’affichage de la liste.
Cliquez sur le champ Début/Fin de la liste des tâches dans la ligne de la tâche sélectionnée.
Un calendrier s’ouvre pour vous permettre de sélectionner la date.
Sélectionnez la date en cliquant sur le jour correspondant dans le calendrier.

Modification de la durée de la tâche dans la liste des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Passez à l’affichage de la liste.
Sélectionnez la ligne de la tâche et cliquez sur le champ « Durée ».
Indiquez le nombre de jours ouvrables nécessaires à la réalisation de la tâche.
Cliquez en dehors du champ « Durée » ou appuyez sur la touche ENTER pour l’enregistrer.

Modifier les dates de début et de fin d’une tâche dans le panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier.
Le panneau des tâches s’ouvre sur le côté droit.
Cliquez sur le champ Début/Fin du tableau de bord.
Un calendrier s’ouvre pour vous permettre de sélectionner la date.
Cliquez sur le jour que vous souhaitez définir comme date de début/fin de la tâche.

Modifier la durée d’une tâche dans le panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier.
Le panneau des tâches s’ouvre sur le côté droit.
Cliquez sur le champ « Durée » dans le tableau de bord.
Indiquez le nombre de jours ouvrables nécessaires à la réalisation de la tâche.
Cliquez en dehors du champ « Durée » ou appuyez sur la touche ENTER pour l’enregistrer.

Sélectionnez facilement des dates dans le calendrier à partir d’autres mois et années.

Gestion des propriétaires de tâches

Plusieurs propriétaires et départements peuvent être affectés aux tâches. L’attribution d’une tâche à un utilisateur lui permettra de modifier la tâche dans le cadre qui lui est imparti. Toutes les tâches attribuées à un utilisateur sont visibles dans son profil, dans l’onglet Tâches, sous la vue Mes tâches.

Note sur les départements : Les champs « Propriétaire » et « Département » sont logiquement liés.. L’affectation d’un propriétaire ajoute automatiquement son Département à la tâche.. Inversement, si vous sélectionnez d’abord un Département, la liste des Propriétaires est filtrée et les membres de cette équipe apparaissent en haut de la liste.. Vous pouvez également assigner une tâche exclusivement à un Département sans spécifier d’utilisateur

Pour plus d’informations, voir la section : Ma liste de Tâches.

Gestion des propriétaires de tâches dans la liste des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Localisez la tâche et cliquez sur le champ Propriétaire ou Département. (Activez la colonne « Département » dans les paramètres d’affichage si elle n’est pas visible ).
Une liste d’utilisateurs ou de départements s’affiche.
Cliquez sur l’utilisateur ou le Département que vous souhaitez affecter.
Après avoir cliqué, ils seront affectés à la tâche. Vous pouvez ajouter d’autres propriétaires/départements de la même manière.

Gestion des propriétaires de tâches dans le panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Le panneau des tâches s’ouvre sur le côté droit.
Cliquez sur le champ « Propriétaire » dans ce panneau.
Une liste d’utilisateurs s’affiche.
Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez affecter.
Après avoir cliqué, ils seront affectés à la tâche et apparaîtront en tant que propriétaires. Vous pouvez ainsi ajouter d’autres propriétaires.

Tâches de clonage

Le clonage de tâches vous permet d’accélérer la création du calendrier du projet. Le clonage d’une tâche crée une deuxième tâche avec les mêmes données. Ainsi, si plusieurs tâches similaires doivent apparaître dans la planification, il vous suffit d’en ajouter une, de la cloner et de ne modifier que les attributs sélectionnés qui différencient les tâches clonées de l’original.

Lors du clonage d’une tâche, les attributs sélectionnés suivants sont clonés :

dates de début et de fin et durée
progrès
effort (travail)
propriétaires
les relations avec d’autres tâches
description
pièces jointes

Les éléments suivants ne sont pas clonés :

liens avec les dépenses et les recettes
liens avec les risques
liens vers les produits
temps de travail enregistré
commentaires
historique des tâches

Cloner une tâche dans la liste des tâches

Dans le projet, accédez à l’onglet Planning du projet.
Survolez la tâche que vous souhaitez cloner.
Cliquez sur les trois points situés à côté du nom de la tâche.
Dans le menu, sélectionnez l’option « Cloner la tâche ».
Une nouvelle tâche nommée « Tâche originale – copie » apparaît sous la tâche originale.

Cloner une tâche dans le panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Sélectionnez et cliquez sur le nom de la tâche que vous souhaitez cloner.
Le panneau des tâches s’ouvre sur le côté droit.
Cliquez sur le symbole à trois points dans le coin supérieur droit de ce panneau.
Un menu avec l’option Clone apparaît.
Cliquez sur l’option Cloner.
Une nouvelle tâche, nommée d’après l’originale avec le suffixe « – Copie », apparaîtra sous la tâche originale dans la liste.

Dépendances des tâches

Ouverture de la fenêtre d’édition des dépendances à partir de la liste des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Survolez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter une dépendance.
Un symbole à trois points apparaît après le nom de la tâche.
Cliquez sur le symbole à trois points affiché.
Un menu d’options s’affiche.
Dans le menu, sélectionnez « Ajouter une dépendance ».

Ouverture de la fenêtre d’édition des dépendances à partir du panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur le nom de la tâche que vous souhaitez lier.
Dans le panneau des tâches ouvert, cliquez sur le symbole à trois points dans le coin supérieur droit.
Un menu d’options s’affiche.
Dans le menu, sélectionnez l’option « Ajouter une dépendance ».

Ajouter une dépendance à une tâche dans le même projet

Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter une dépendance, une fenêtre s’ouvre pour sélectionner la source de l’élément de planification avec lequel la dépendance doit être créée.
Sélectionnez l’option « Sélectionner un élément de ce projet ».
Cliquez sur le bouton « Suivant ».
Cliquez sur le champ « De ».
Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez l’élément de planification pour créer la dépendance.
Cliquez sur « Confirmer ».
Remarque : Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul élément de calendrier à la fois. Pour créer une relation avec d’autres éléments, répétez le processus.
Cliquez sur « Confirmer ».
Remarque: vous ne pouvez sélectionner qu’un seul élément de calendrier à la fois. Pour créer une relation avec d’autres éléments, répétez ce processus.
Dans le champ « Type de relation », sélectionnez le type de relation.
En option, cochez l’option « Délai fixe » et indiquez le nombre de jours.
Cliquez sur « Enregistrer ». La nouvelle relation apparaît dans la section « Dépend de » du panneau des tâches. S’il s’agit d’une relation dure, deux anneaux entrelacés apparaissent à côté. Dans l’onglet Planification, les tâches ayant des relations sont marquées d’un symbole à côté de la date de début ou de fin. Dans la tâche qui affecte cette tâche, des informations analogues seront affichées dans la section « Affectations ».

Ajouter un lien de dépendance à une tâche dans différents projets

Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter une dépendance, une fenêtre s’ouvre pour sélectionner la source de l’élément de planification avec lequel la dépendance doit être créée.

Sélectionnez l’option « Sélectionner un élément d’un autre projet ».
Cliquez sur le bouton « Suivant ».
La fenêtre Edit Dependency s’ouvre.
Sélectionnez le projet et l’élément de planification avec lesquels vous souhaitez créer la relation.
Cliquez sur « Confirmer ».Remarque: il n’est possible de sélectionner qu’un seul élément du Planning à la fois. Pour créer une relation avec d’autres éléments, répétez ce processus.
Dans le champ « Type de relation », sélectionnez le type de relation.
Cliquez sur « Enregistrer ». La nouvelle relation apparaît dans la section « Dépend de » du panneau des tâches. S’il s’agit d’une relation dure, deux anneaux entrelacés apparaissent à côté. Dans l’onglet Planification, les tâches ayant des relations sont marquées d’un symbole à côté de la date de début ou de fin. Dans la tâche qui affecte cette tâche, des informations analogues seront affichées dans la section « Affectations ».

Modification du type d'élément

Modification du type d’élément dans la liste des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Survolez la tâche/le jalon que vous souhaitez modifier.
Un symbole à trois points apparaît à côté du nom.
Cliquez sur le symbole à trois points.
Une liste d’options s’affiche.
Sélectionnez « Transformer en tâche » ou « Transformer en jalon » dans le menu.
Le type et l’icône de l’élément de planification changent.

Modifier le type d’élément à partir du panneau des tâches

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur le nom de la tâche/du jalon que vous souhaitez modifier.
Le panneau de l’élément sélectionné s’affiche.
Dans le panneau ouvert, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez « Transformer en tâche » ou « Transformer en jalon » dans le menu.
Le type et l’icône de l’élément de planification changent.

Tâches jointes

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur le nom de la tâche/du jalon auquel vous souhaitez ajouter une pièce jointe.
Le panneau de l’élément sélectionné s’affiche.
Cliquez sur le symbole du trombone dans le coin supérieur droit du panneau.
Une liste d’options apparaît.
Sélectionnez « Fichiers » pour joindre un fichier ou « Lien » pour joindre un lien.

Pièce jointe sous forme de fichier :

Sélectionnez et confirmez le choix du fichier.
Le fichier apparaît dans le panneau des tâches et peut être téléchargé ou supprimé.

Pièce jointe sous forme de lien :

Saisissez l’URL et le nom du lien.
Cliquez sur « Ajouter ».
Le lien apparaît dans le panneau des tâches et peut être ouvert ou supprimé.

Jalons

Un jalon est un événement critique du projet qui permet de suivre les progrès et d’évaluer l’efficacité des actions. Il est associé à des résultats spécifiques, tels que l’achèvement d’une phase du projet ou la livraison d’un composant clé. Dans le système FlexiProject, un jalon est symbolisé par une icône carrée rotative. Un jalon atteint est marqué par un carré rempli. Contrairement aux tâches, les jalons n’ont qu’une date de fin, ne peuvent être que complétés ou non complétés (0% ou 100% d’avancement), et n’ont pas la capacité d’assigner un effort (travail).

Ajouter un jalon

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Accédez à la vue Liste ou Gantt .
Cliquez sur la flèche située à côté de l’option « Nouvelle tâche ».
Sélectionnez l’option « Nouvelle étape ».
Un champ permettant de saisir le nom apparaît dans la liste des tâches.
Saisissez le nom du jalon, appuyez sur « Entrée » ou cliquez en dehors du champ.
Le nouveau jalon apparaît dans la colonne « Nom ».

Jalons d’édition

La modification de la date de fin d’un jalon, son attribution à des utilisateurs, le clonage et l’attachement de fichiers s’effectuent de la même manière que pour les tâches. Vous trouverez une description détaillée de ces opérations dans les sections :

Date de début et de fin de la tâche
Gestion des propriétaires de tâches
Tâches de clonage
Tâches jointes
Dépendances des tâches
Modification du type d’élément

Découvrez comment modifier la date : Fixer des dates pour les tâches
Découvrez comment attribuer des propriétaires : Assigner des tâches aux utilisateurs
Découvrez comment cloner des éléments de planification : Clonage de tâches
Découvrez comment joindre des pièces jointes aux tâches : Attacher des pièces jointes aux tâches
Voir aussi : Définition des dépendances d’un élément de planification
Voir aussi Modifier le type d’élément de l’horaire

Résumé des Tâches et de leurs propriétaires

Une tâche qui comporte des sous-tâches est traitée dans le système comme une tâche récapitulative. Vous pouvez lui attribuer un propriétaire de la même manière que pour une tâche standard, directement dans la colonne « Propriétaire » du planning.

Permissions du propriétaire de la tâche récapitulative: Le propriétaire d’une tâche récapitulative reçoit automatiquement des autorisations pour modifier toutes ses sous-tâches, ce qui simplifie considérablement la gestion de l’ensemble du bloc de travail. Ces autorisations peuvent être définies au niveau des rôles et des autorisations du système.

Panneau de résumé des tâches: Le panneau de résumé des tâches comprend une section « Sous-tâches », qui contient une liste de toutes les sous-tâches directes. À partir de ce niveau, vous pouvez :

Parcourez la liste des sous-tâches.
Vous pouvez modifier les sous-tâches individuelles en cliquant sur leur nom.
Les administrateurs de projet peuvent ajouter de nouvelles sous-tâches en utilisant le bouton + Ajouter une sous-tâche.

Caractéristiques importantes des tâches sommaires:

Effort: Une tâche récapitulative a un effort indépendant. Son effort est affiché dans le panneau des tâches. Cependant, la liste des tâches affiche la somme de son effort et de l’effort de ses sous-tâches, avec l’effort de la tâche récapitulative entre parenthèses.
Achèvement de la tâche: L’achèvement d’une tâche récapitulative entraîne automatiquement l’achèvement de toutes ses sous-tâches. Avant de confirmer l’opération, le système affiche un message de confirmation contenant la liste des sous-tâches qui seront également clôturées.
Les tâches récapitulatives et leurs propriétaires sont visibles et inclus dans tous les modules du système, tels que Rapports, Ressources, Liste des tâches de l’utilisateur, ou lors de l’importation/exportation de données.

Dates dans une tâche récapitulative

Les dates et la durée de la tâche principale sont déterminées par ses tâches secondaires.
La date de début de la tâche parentale est la première date de début de ses sous-tâches.
La date de fin de la tâche parentale est la date de fin la plus tardive parmi ses sous-tâches.
La durée de la tâche parentale est le nombre de jours ouvrables entre sa date de début et sa date de fin.
Seule la date de début de la tâche principale peut être modifiée. Si vous la modifiez, toutes les tâches secondaires seront décalées du même nombre de jours ouvrables.

Progression et statut dans une tâche récapitulative

Le pourcentage d’avancement de la tâche mère provient des valeurs d’avancement de ses sous-tâches. Il s’agit d’une moyenne pondérée de l’avancement de ses sous-tâches, pondérée par leur durée totale.
La valeur d’avancement de la tâche parente peut être définie comme terminée ou non terminée.
Si l’état de la tâche parentale est modifié en terminé, l’état de toutes ses sous-tâches sera modifié en terminé, et leur progression sera de 100 %.
Si le statut de la tâche parent est modifié en non terminé, le statut de toutes les sous-tâches sera modifié en non terminé et leur progression sera de 0 %.
La tâche parentale sera automatiquement définie comme terminée lorsque toutes ses sous-tâches seront marquées comme terminées (leur progression est de 100 %).

Clonage d’une tâche récapitulative

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Recherchez la tâche récapitulative que vous souhaitez cloner et survolez sa ligne.
Un symbole à trois points apparaît à côté du nom.
Cliquez sur le symbole à trois points.
Un menu d’options s’affiche.
Pointez sur l’option « Cloner la tâche ».
Des options supplémentaires apparaissent.
Sélectionnez « Cloner une tâche avec des sous-tâches ».
Une nouvelle tâche récapitulative, nommée d’après la tâche originale avec le suffixe « – Copie », apparaîtra sous la tâche originale dans la liste des tâches.