Utilisateurs

Le module Utilisateurs est le pivot central de la gestion du personnel de votre organisation. Il vous permet d’accorder des accès, de gérer les licences et de définir la hiérarchie des rapports.

Situé dans Administration > Users, le module se compose de trois onglets :

• Utilisateurs : Gérer les comptes et les licences.
• Groupes : Gérer les groupes d’utilisateurs.
• Structure organisationnelle : Gérer l’arborescence du Département.

La liste affiche des informations clés telles que le nom, l’adresse électronique et le département. Vous pouvez utiliser le filtre de la barre latérale pour afficher les utilisateurs appartenant à des unités organisationnelles spécifiques.

Inviter un nouvel utilisateur

1. Allez dans l’onglet Utilisateurs.

2. Cliquez sur le bouton + Ajouter.

3. Saisissez l’adresse électronique et cliquez sur Envoyer l’invitation.

L’utilisateur apparaîtra sur la liste avec le statut « Invité ».

Espaces de travail assignés

Dans les paramètres du profil utilisateur, le champ Espaces de travail détermine l’étendue de l’accès de l’utilisateur.

• Affectation : Vous pouvez affecter un utilisateur à un ou plusieurs Espaces de travail.
• Logique d’accès : Un utilisateur ne verra que les projets et n’utilisera que les modèles appartenant aux Espaces de travail qui lui ont été attribués.
• Portée du rôle : Les rôles système ne s’appliquent effectivement qu’au sein des Espaces de travail attribués.

Licences d'utilisation

FlexiProject propose plusieurs types de licences. Différents types de licences peuvent être disponibles simultanément au sein d’une organisation. Cela vous permet d’attribuer aux utilisateurs un niveau d’autorisation adapté à leur position ou à leur rôle dans l’organisation.

Licence gratuite Un utilisateur disposant d’une licence gratuite peut consulter les tâches qui lui ont été attribuées et les marquer comme terminées.

Licence Standard Un utilisateur disposant d’une licence standard peut visualiser l’ensemble des tâches, des risques, des fiches de projet et des produits des projets auxquels il participe. Ils peuvent modifier leurs tâches, enregistrer leur temps de travail et participer au chat du projet.

Licence Complète Un utilisateur avec une licence complète a des permissions, individuellement ou à travers des assignations de groupe, comme déterminé par l’administrateur FlexiProject.

Espaces de travail assignés

Dans les paramètres du profil utilisateur, le champ Espaces de travail détermine l’étendue de l’accès de l’utilisateur :

• Affectation multiple : Vous pouvez affecter un utilisateur à un ou plusieurs Espaces de travail.
• Logique d’accès : Un utilisateur ne verra que les projets et n’utilisera que les modèles appartenant aux Espaces de travail qui lui ont été attribués.
• Portée du rôle : Les rôles du système (par exemple, Chef de projet) ne s’appliquent effectivement qu’à l’intérieur des Espaces de travail qui leur sont attribués.

Remarque : les administrateurs système disposent automatiquement d’un accès complet à tous les Espaces de travail, indépendamment des affectations spécifiques dans leur profil.

Superviseur et Département

Dans FlexiProject, l’appartenance à un département est directement dérivée de la hiérarchie. Vous n’affectez pas manuellement un utilisateur à un Département – l’utilisateur hérite du Département de son superviseur.

Affectation ou changement de superviseur

1. Cliquez sur la ligne d’un utilisateur dans la liste pour ouvrir le panneau d’édition.
2. Cliquez sur le champ Superviseur (le champ Département est en lecture seule).
3. Sélectionnez une personne dans la liste :
   • Si vous sélectionnez un responsable de département actuel (par exemple, Ventes), l’utilisateur est automatiquement affecté au département Ventes.
   • Si vous sélectionnez une personne qui n’est pas encore gestionnaire, le système vous demandera : « Voulez-vous créer un nouveau Département pour cette personne ? ».
4. Cliquez sur Créer un Département.
5. Saisissez le nom (le champ Manager est pré-rempli).
6. Enregistrez les modifications. La personne sélectionnée devient le responsable de la nouvelle unité et l’utilisateur devient son employé.

Suppression d’un superviseur

En supprimant le superviseur, vous désaffectez l’utilisateur de son Département, ce qui en fait un employé « non affecté ».

Intégration de Microsoft Entra ID

Si votre organisation se synchronise avec Entra ID (Azure AD), les champs Superviseur et Département peuvent être gérés en externe.

• Pour les utilisateurs synchronisés, ces champs sont en lecture seule et marqués d’une icône de synchronisation.
• Les modifications doivent être apportées dans le système source (Entra ID).

Importation par groupe (version 2026.05)

Les administrateurs peuvent maintenant contrôler quels utilisateurs Entra ID sont synchronisés dans FlexiProject en spécifiant :

• Le nom du locataire du répertoire Entra ID.
• Une liste d’identifiants de groupes (séparés par des virgules). Seuls les utilisateurs appartenant à au moins un des groupes listés sont importés. Laissez le champ vide pour synchroniser tous les utilisateurs.

La configuration se trouve dans Paramètres du système → Utilisateurs → Synchronisation Entra ID. Après l’enregistrement, la synchronisation suivante applique le nouveau filtre.

Suppression d'utilisateurs existants

1. Développez le groupe Administration dans le menu principal, puis allez dans le module Utilisateurs.
   L’onglet Utilisateurs s’ouvre.
2. Passez le curseur sur la ligne de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer de l’organisation.
   Un symbole de trois points apparaîtra à la fin de la ligne.a
3. Cliquez sur le symbole à trois points.
   Un menu d’options disponibles s’ouvre, dont Supprimer de l’organisation.
4. Cliquez sur l’option Supprimer de l’organisation.
   La fenêtre de confirmation de la suppression d’un utilisateur de l’organisation s’ouvre.
5. Dans la fenêtre de confirmation de la suppression d’un utilisateur de l’organisation, cliquez sur le bouton Supprimer.
   L’utilisateur sera supprimé de l’organisation.
   

Carte d'information de l'utilisateur

Les informations sur les utilisateurs sont essentielles à la gestion des ressources et à la communication au sein d’une organisation. Il permet de personnaliser les interactions, d’ajuster les autorisations et de suivre les activités des utilisateurs. La carte de visite d’un utilisateur peut contenir des informations importantes telles que

• Nom de l’avatar: permet d’identifier rapidement l’utilisateur.
• Adresse électronique: Fournit une méthode de contact direct.
• Compétence: Indique le rôle et les responsabilités de l’utilisateur.
• Structure organisationnelle: Indique le département de l’utilisateur.
• Responsable: Indique le supérieur immédiat de l’utilisateur.

Le survol de l’avatar d’un utilisateur permet d’afficher sa carte de visite, qui contient par défaut l’avatar, le nom et l’adresse électronique.

Pour voir plus d’informations comme les compétences, la structure organisationnelle et le gestionnaire, vous devez intégrer FlexiProject avec Microsoft Azure Active Directory. Cela permet l’enregistrement automatique des utilisateurs du domaine dans FlexiProject et l’accès à des informations supplémentaires sur les utilisateurs.

Veuillez vous référer à la documentation FlexiProject et Azure Active Directory pour les instructions d’intégration.

Exportation de la liste des utilisateurs

Vous pouvez exporter la liste actuelle des utilisateurs vers un fichier Microsoft Excel à des fins de rapport ou d’analyse.

1. Naviguez jusqu’à l’onglet Utilisateurs.
2. (Facultatif) Utilisez le bouton Filtre ou la barre latérale pour réduire la liste (par Département, par exemple). L’Exportation respectera vos filtres actifs et n’inclura que les enregistrements actuellement visibles.
3. Cliquez sur le bouton Exportation situé dans la barre d’outils supérieure.

Le système génère et télécharge un fichier .xlsx contenant les colonnes suivantes :

• Utilisateur (nom)
• Courrier électronique
• Type de licence
• Département
• Date de la dernière visite
• Statut