Gestión de proyectos con MS Excel: ¿cuándo deja de ser una herramienta suficiente para la gestión de proyectos?

MS Excel es una potente herramienta que se utiliza prácticamente en todas las organizaciones. Inicialmente, y aún hoy, es una hoja de cálculo que permite realizar operaciones sencillas y complejas con conjuntos de datos. El desarrollo de Excel por parte de Microsoft a lo largo de los años lo ha hecho muy flexible y con muchas aplicaciones. MS Excel también es una herramienta relativamente utilizada en la gestión de proyectos.

Uso de MS Excel como programa de gestión de proyectos

Muchas organizaciones que utilizan MS Excel en la gestión de proyectos han desarrollado un archivo modelo para llevar a cabo la mayoría de los procesos que intervienen en la planificación y ejecución de un proyecto. En la práctica, parece que las siguientes funciones principales están disponibles en las siguientes pestañas del archivo:

Carta del proyecto
Análisis de las partes interesadas
Matriz RACI
Calendario del proyecto
Resultados del proyecto
Recursos del proyecto
Registro del tiempo de trabajo real
Presupuesto del proyecto
Registro de riesgos del proyecto
Problemas del proyecto
Cuadro de mandos del proyecto

Las personas con conocimientos avanzados de MS Excel y profundos conocimientos de gestión de proyectos pueden elaborar un calendario o un presupuesto de proyecto que funcione razonablemente bien. Sin duda, cabe destacar que MS Excel es una herramienta especialmente eficaz para elaborar el presupuesto de un proyecto. Elaborar un registro de riesgos o un formato de carta de proyecto es un pequeño problema. Una cuestión esencial del trabajo con un archivo MASTER de este tipo es la posibilidad de trabajo simultáneo de varios usuarios en un mismo proyecto. Esto puede solucionarse, en cierta medida, colocando dicho archivo en un entorno Sharepoint. Otra cuestión bastante delicada de una solución de este tipo es la posibilidad de crear información integrada sobre los proyectos en curso, especialmente cuando la empresa ejecuta muchos de ellos simultáneamente.

Uso avanzado de MS Excel - "casi" un programa de gestión de proyectos

También puede crear un programa de gestión de proyectos en el que MS Excel se integre con una base de datos relacional como SQL. Entonces Excel puede ser sólo una interfaz para la base de datos. Esto significa que todos los datos se almacenan en una única base de datos relacional. Estos datos se introducen y recuperan a través de una interfaz desarrollada en MS Excel. Una solución así, sin embargo, requiere mucho trabajo por parte de los programadores y sus conocimientos relativamente avanzados. Un problema habitual es cuando los programadores clave abandonan la empresa y el programa interno desarrollado necesita más apoyo.

¿Cuándo se convierte MS Excel en una herramienta insuficiente para la gestión eficaz de proyectos?

Sin duda, cuanto más grande es una organización, más avanzada está en la gestión de proyectos. Cuantos más proyectos gestione simultáneamente, más frecuente será que estas organizaciones utilicen programas informáticos avanzados y específicos de gestión de proyectos. Por lo tanto, cuando las organizaciones deciden sustituir sus herramientas desarrolladas a partir de MS Excel y todo el paquete MS Office y reemplazarlas por una aplicación profesional de gestión de proyectos, estos son algunos síntomas que indican el punto en el que MS Excel empieza a quedarse corto:

Gestión simultánea de múltiples proyectos. Los estudios demuestran que el número de proyectos que llevan a cabo las organizaciones aumenta cada año. Algunas organizaciones gestionan simultáneamente docenas de proyectos, muchos de ellos estratégicos y complejos. Obviamente, en un entorno así se necesita algo más que MS Excel.
Problemas con la coherencia de los datos y la información sobre los proyectos en curso: muy a menudo, el personal de la oficina de gestión de proyectos afirma que garantizar la coherencia de la información en una gran organización que trabaja con MS Excel es muy problemático. Es innegable que cuando los empleados de la PMO tienen que comunicar grandes cantidades de datos e información al departamento financiero o al consejo de administración de la empresa, esta coherencia de los datos es incluso esencial.
«Desorden» en la gestión de recursos de proyectos – Sin duda, el reto más común de las organizaciones medianas y grandes en la gestión de proyectos es la eficiencia en la gestión de recursos de proyectos. A la hora de decidir la puesta en marcha del próximo proyecto estratégico, la dirección de una empresa quiere disponer de información sobre si hay recursos disponibles en la empresa para llevar a cabo el proyecto. A diferencia de las organizaciones con MS Excel, las empresas con software profesional de gestión de proyectos disponen de esa información para la disponibilidad de recursos.
Necesidad de funcionalidades más avanzadas: a medida que las organizaciones se vuelven más sofisticadas en la gestión de proyectos, surgen de forma natural cada vez más necesidades de nuevas funcionalidades del programa. Las soluciones sencillas son fáciles de hacer en MS Excel. Sin embargo, los más avanzados ya requieren mucha mano de obra, conocimientos de programación y son cada vez más caros. Por tanto, el riesgo más importante es la disponibilidad de personas competentes que puedan crear este tipo de soluciones.
Difícil acceso a datos históricos – La excelencia en el diseño se construye, entre otras cosas, aprendiendo de los propios errores. Sin duda, el fácil acceso a las lecciones aprendidas es una ventaja significativa
Colaboración y comunicación ineficaces – La comunicación en los proyectos, el intercambio rápido de información y la rapidez en la toma de decisiones son las claves de una gestión eficaz de los proyectos. Este es quizás el mayor problema en las organizaciones que utilizan Ms Excel

Software profesional de gestión de proyectos y carteras: ventajas significativas sobre MS Excel

Sin duda, las aplicaciones profesionales de gestión de proyectos y carteras tienen muchas ventajas sobre las herramientas desarrolladas a partir de MS Office. Cabe destacar que estos programas se desarrollan y mejoran a lo largo de los años. A menudo, las empresas que desarrollan programas de gestión de proyectos se ocupan únicamente de esto, que es su actividad principal. Estas empresas acceden regularmente a miles de usuarios de los que reciben comentarios. Estos comentarios son un gran apoyo para mejorar el programa. En contraposición a estas empresas, la creación de este tipo de programas profesionales internos es muy difícil y, a menudo, directamente no rentable. Las principales ventajas de este tipo de programas son:

Gestión eficaz de los recursos del proyecto: como ya hemos mencionado, la gestión de los recursos del proyecto es uno de los mayores retos de la gestión de proyectos. Es habitual que las empresas tengan demasiados proyectos en marcha simultáneamente y que los empleados clave estén sobrecargados de trabajo. Por lo tanto, la capacidad de planificar fácilmente los recursos y acceder a la información sobre la disponibilidad de recursos en las semanas o meses siguientes se convierte en algo crucial. La siguiente ilustración procede del software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject y muestra la situación de los recursos del proyecto en los próximos tres meses.
Recursos del proyecto para los próximos tres meses
Colaboración y comunicación eficaces : la eficacia en la ejecución de proyectos especialmente grandes requiere una colaboración y comunicación eficaces. La posibilidad de que varios usuarios trabajen simultáneamente en un mismo calendario de proyecto es incluso un requisito básico. Sin duda, en un programa profesional de gestión de proyectos, esa información está disponible directamente en el sistema, agrupada en hilos de discusión específicos, y no da lugar a la necesidad de rebuscar tediosamente entre los correos electrónicos. En términos de comunicación, también es crucial diseñar procesos de toma de decisiones eficaces y luego automatizarlos.
Tomar decisiones sobre nuevos proyectos basándose en buena información: una función clave de la dirección de una empresa es tomar decisiones sobre el lanzamiento de más proyectos en la organización. Un buen programa de gestión de proyectos permite crear modelos de puntuación adecuados para evaluar las ideas de nuevos proyectos. Como en la ilustración siguiente, el consejo de administración de la empresa puede ver en una matriz situada en la esquina superior izquierda de la pantalla lo atractivos que son los proyectos de la cartera. Esta herramienta es muy eficaz para ayudar al consejo en las reuniones, los debates y la toma de decisiones. A diferencia de Excel, el proceso de puntuación en sí está automatizado en su mayor parte.
Atractivo de los proyectos de la cartera en el software FlexiProject
Información integrada y coherente: el acceso a una única «fuente de la verdad» es clave, especialmente para los empleados de la PMO que informan de la situación de los proyectos a la dirección de la empresa. En situaciones en las que los jefes de proyecto presentan sus datos y los demás son mostrados por la PMO, se crea una atmósfera de desconfianza y se dificultan los procesos de toma de decisiones.
Creación de bases de datos y normas: una función clave de la Oficina de Gestión de Proyectos es crear normas y bases de datos de gestión de proyectos. En cuanto a las normas, se trata de una carta de proyecto, una carta de cierre de proyecto, plantillas para proyectos de carácter repetitivo o plantillas de documentos. También son muy importantes las bases de datos que recogen las lecciones aprendidas, los riesgos históricos o las mejores prácticas de proyectos anteriores perfectamente ejecutados.