Plantilla de Carta de Proyecto: ¿Por qué este documento es tan crucial para el éxito de tu proyecto?

¿Qué es exactamente una Carta de Proyecto?

La Carta del Proyecto describe el concepto de todo el proyecto y sus parámetros de delimitación, aportando claridad al proyecto. Proporciona una base para la comunicación entre el equipo del proyecto y las distintas partes interesadas en el mismo. La Carta del Proyecto resume una serie de debates para perfeccionar el proyecto. Estas discusiones incluyen el caso empresarial del proyecto, los objetivos, el alcance o los llamados KPI del éxito del proyecto. Son aspectos fundamentales de cualquier proyecto y deben elaborarse cuidadosamente. Sin duda, el equipo del proyecto elaborará un plan de proyecto mejor cuando comprenda qué problema empresarial debe resolver el proyecto y qué objetivos debe alcanzar. Igual de importantes, y a menudo descuidados, son los KPI del éxito del proyecto. Un equipo completamente distinto enfocará el proyecto «mejorar el proceso logístico» cuando el KPI sea «reducir los costes un 5%» y completamente distinto del KPI «reducir los costes un 20%». Al definir el alcance del proyecto, también es esencial anotar lo que no está en el alcance del proyecto. En la práctica, esto es muy útil.

Carta del proyecto: ¿qué debe contener?

Una carta de proyecto es un documento de iniciación del proyecto, cuyo contenido varía en muchas organizaciones. El contenido de la carta del proyecto debe adaptarse al tipo y a la escala de los proyectos que la organización está llevando a cabo. Sin embargo, en la práctica, la carta del proyecto incluye la siguiente información:

• Funciones del proyecto, es decir, quién es el director del proyecto, el patrocinador o la composición del comité directivo.
• Categoría/clasificación del proyecto
• Presupuesto estimado
• Fecha de inicio y fin del proyecto
• Indicadores financieros como el VAN, la TIR o el periodo de retorno de la inversión
• Objetivo del proyecto – el objetivo del proyecto debe describirse con mucha precisión
• Justificación empresarial del proyecto-El llamado Business Case se crea para algunos proyectos ya en esta fase.
• Influencia del proyecto en otros proyectos – relacionados con diferentes proyectos.
• Alcance del proyecto
• Hitos
• KPI para la evaluación del proyecto: un elemento crucial, aunque a menudo pasado por alto, en muchas Cartas de Proyecto. En realidad, incluir los KPI mejora significativamente la calidad de la planificación y del trabajo del equipo del proyecto.
• Cuestiones fuera del ámbito del proyecto: se trata de una disposición esencial que aclara el ámbito del proyecto.

Ventajas de completar la Carta del Proyecto

La principal ventaja de completar la Carta del Proyecto es definir los supuestos básicos y las condiciones límite del proyecto antes de que comience la fase de planificación. Resulta problemático en la práctica de la gestión de proyectos que muchas organizaciones sigan tratando la Carta del Proyecto como un documento administrativo. Tal enfoque reduce significativamente su valor, porque no se presta la debida atención a prepararla bien. Quienes aceptan la Carta del Proyecto a menudo no la leen en absoluto. Esto es totalmente contrario a su objetivo principal. Si todas las partes interesadas en el proyecto participan en su creación, se pueden prever y acordar varias cosas antes de elaborar el plan del proyecto. De hecho, la omisión de estos acuerdos en esta fase afectará a la calidad del plan del proyecto. En la fase de ejecución del proyecto, una Carta del Proyecto «débil» dará lugar a riesgos más importantes para el proyecto. La gestión de proyectos supone que un proyecto tiene fases de iniciación, planificación y ejecución. Por tanto, la Carta del Proyecto afecta innegablemente a la eficiencia y eficacia de la ejecución de cada fase.

Plantilla de Carta de Proyecto

Un buen programa de gestión de proyectos debe incluir una carta de proyecto. La ilustración muestra la plantilla de carta de proyecto disponible en el software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject.

El sistema permite a cada organización construir «como a partir de bloques» el tipo de carta de proyecto que la organización necesita. Además, una organización puede hacer una carta de proyecto distinta para los proyectos informáticos, otra para los de marketing y otra para los de inversión. El número de plantillas de tarjetas no está limitado. Como se muestra en la siguiente ilustración, el usuario construye el contenido de la ficha de proyecto que necesita utilizando los «bloques» de la parte derecha de la pantalla. Dicha ficha de proyecto puede aprobarse mediante una ruta predefinida o imprimirse en PDF y firmarse en papel. Además, crear una plantilla de Tarjeta de Proyecto es una actividad sencilla.

El papel crucial de una carta de proyecto de alta calidad en el éxito de la planificación del proyecto

En conclusión, la carta del proyecto es un documento esencial que te permite lanzar el proyecto de forma informada y reflexionada. Contiene la información más crítica sobre la forma general del proyecto y es la base para iniciar la fase de planificación del proyecto. Existe una gran correlación entre la alta calidad de la carta del proyecto y la alta calidad del plan del proyecto basado en ella.