La Stage-Gate Methodology: Fases y puertas en la gestión de proyectos

Diseñar y lanzar un nuevo producto suele ser un proceso largo que implica importantes recursos financieros y humanos.
Consta de varios riesgos y es un proceso en el que es difícil predecir con alta probabilidad todas las incógnitas en la fase inicial.

¿Qué es la metodología Stage Gate?

La Stage Gate Methodology (SGM) es una norma mundial para diseñar e implantar eficazmente nuevos productos. La conocida metodología de gestión de proyectos PRINCE 2, que gestiona proyectos complejos de diversos tipos, se basa en los principios de la SGM.

Fases y objetivos en un proyecto de ejemplo

Imaginemos que queremos lanzar un nuevo modelo de bicicleta eléctrica.
Hemos hecho una exploración preliminar del mercado, y es probable que este segmento del mercado de bicicletas sea prometedor.
Sin embargo, al principio, no sabíamos de qué proveedor obtendríamos el motor, cuál sería su coste, no teníamos datos precisos sobre el segmento de mercado al que queríamos llegar, si teníamos las competencias necesarias para construirlo y venderlo si queríamos fabricarlo todo nosotros o recurrir a subcontratistas… en una palabra, las incógnitas y los riesgos potenciales son muchos.
Incluso en esta fase del proyecto, está claro que llevará al menos un año y medio y que es complejo.
La Stage-Gate Methodology dice que tiene más sentido planificar todo el complejo proyecto con precisión desde el principio.
La Metodología divide el proceso en fases (Stages), y entre cada fase, construye puertas de decisión (Gates).
Este enfoque supone que cuanto más avanzados estemos en un proyecto de este tipo, más información y datos tendremos.
Entonces, podremos tomar decisiones más precisas.
El diagrama siguiente demuestra vívidamente la aplicación estratégica de la Stage-Gate Methodology.
Muestra cómo un proyecto puede dividirse eficazmente en distintas etapas, con puertas de decisión estratégicamente situadas entre cada etapa.
Esta colocación estratégica de las puertas de decisión garantiza que la toma de decisiones informada se base en los datos disponibles en cada punto, lo que infunde confianza en la eficacia del método. En la práctica, para tener una idea de lo que estamos emprendiendo, habría que elaborar desde el principio un plan de alto nivel para un proyecto de este tipo (Plan de Alto Nivel).
Dicho plan incluiría una descripción de nuestras ideas para una bicicleta eléctrica, un análisis de puntuación, un presupuesto y una duración estimados para cada fase, y los riesgos más críticos. Según la figura anterior, nuestro plan de alto nivel supone que el proyecto requerirá unos 7 millones de zlotys y durará unos dos años.
Hemos decidido gastar 7 millones de zlotys en este momento, pero necesitamos saber que, si nuestras suposiciones son correctas, podemos permitirnos semejante empresa.
Para iniciar el proyecto, el consejo de administración de la empresa (u otro órgano decisorio) debe decidir que pongamos en marcha la Fase 1, es decir, el Desarrollo del Concepto de Producto.
Para tomar esa decisión, el equipo del proyecto debe elaborar de antemano un calendario detallado para la Fase 1 y un presupuesto detallado, y definir qué productos resultarán de la finalización de la Fase
1. Al lanzar la Fase 1, el consejo de administración de la empresa acepta un presupuesto de 150.000 PLN, que puede ejecutarse; los presupuestos de las Fases posteriores quedan congelados.
Tras la finalización de la Fase 1, llegamos a la Puerta de Decisión 1, donde el equipo del proyecto presenta los resultados del trabajo, ajusta el plan de alto nivel y presenta un calendario y un presupuesto detallados para la Fase
2. Durante la ejecución de la Fase 1, el equipo analizó varios criterios y adquirió nueva información, que en conjunto le permitieron hacer más realistas el calendario y el presupuesto de todo el proyecto. Basándose en los conocimientos actuales, el equipo del proyecto calcula que el presupuesto revisado para todo el proyecto ascenderá a 8.630.000 PLN (es decir, superará la hipótesis inicial en 1.380.000 PLN) y durará unos 31 meses (unos cinco meses más de lo previsto inicialmente).
La dirección de la empresa decide si continuar o interrumpir el proyecto basándose en dicha información revisada.
Este proceso se repite en cada Fase posterior y en cada puerta subsiguiente.

Más información

4 fases principales de ejecución del proyecto

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Ventajas de utilizar la Stage-Gate Methodology

Permite que los proyectos despeguen más rápidamente, como resultado de buenas ideas sin necesidad de una planificación detallada al principio.
Permite tomar las decisiones necesarias en los lugares adecuados.
No obliga a tomar una decisión vinculante para lanzar inicialmente el presupuesto total del proyecto.
Tiene puntos de control claros -Puertas- en los que es necesario tomar la decisión de continuar o detener el proyecto, lo que reduce el riesgo de inversiones equivocadas.
La nueva información es la base para hacer más realistas los supuestos del proyecto.
Todos los proyectos se ejecutan según la norma aceptada por la empresa, lo que aumenta la eficacia.

Sistema de apoyo a la automatización de la gestión de proyectos basado en la Stage Gate Methodology

Existen soluciones informáticas en el mercado que admiten la metodología Stage-Gate.
Una de ellas es el software de gestión de proyectos FlexiProject, desarrollado por nuestro equipo:

Te permite diseñar esquemas basados en la metodología Stage-Gate para los proyectos que quieras poner en marcha.
Al lanzar un nuevo proyecto, el gestor descarga su esquema del sistema, y el sistema de apoyo a la gestión de proyectos le guía a lo largo del proceso.
Permite gestionar las mejores prácticas de la empresa, recopilando conocimientos de distintos proyectos.
Dispone de un módulo de análisis de puntuación que objetiva la selección de las mejores ideas para su aplicación.
Tiene un mecanismo integrado de Fases y Puertas y un mecanismo explícito de vías de aceptación para apoyar la toma de decisiones.
Está dotado de un mecanismo para la revisión sistemática de los proyectos.