Gestão de projectos com MS Excel - quando é que deixa de ser uma ferramenta suficiente para a gestão de projectos?

O MS Excel é uma ferramenta poderosa utilizada em praticamente todas as organizações. Inicialmente, e ainda hoje, é uma folha de cálculo que permite efetuar operações simples e complexas em conjuntos de dados. O desenvolvimento do Excel pela Microsoft ao longo dos anos tornou-o muito flexível, com muitas aplicações. O MS Excel é também uma ferramenta relativamente utilizada na gestão de projectos.

Utilizar o MS Excel como um programa de gestão de projectos

Muitas organizações que utilizam o MS Excel na gestão de projectos desenvolveram um ficheiro modelo para levar a cabo a maioria dos processos envolvidos no planeamento e execução de um projeto. Na prática, parece que as seguintes funções principais estão disponíveis nos seguintes separadores do ficheiro:

Carta de projeto
Análise das partes interessadas
Matriz RACI
Calendário do projeto
Resultados do projeto
Recursos do projeto
Registo do tempo de trabalho efetivo
Orçamento do projeto
Registo dos riscos do projeto
Questões de projeto
Painel de controlo do projeto

As pessoas com conhecimentos avançados de MS Excel e com conhecimentos profundos de gestão de projectos podem desenvolver um calendário ou um orçamento de projeto que funcione razoavelmente bem. Sem dúvida, vale a pena notar que o MS Excel é uma ferramenta particularmente eficaz para desenvolver um orçamento de projeto. Desenvolver um registo de riscos ou um formato de carta de projeto é um pequeno problema. Uma questão essencial do trabalho com um ficheiro MASTER é a possibilidade de trabalho simultâneo de vários utilizadores num único projeto. Isto pode ser resolvido colocando esse ficheiro num ambiente Sharepoint, até certo ponto. Outra questão bastante complicada de uma solução deste tipo é a possibilidade de criar informação integrada sobre os projectos em curso, especialmente quando a empresa implementa muitos deles em simultâneo.

Utilização avançada do MS Excel - "quase" um programa de gestão de projectos

Também é possível criar um programa de gestão de projectos em que o MS Excel é integrado numa base de dados relacional como a SQL. Nesse caso, o Excel pode ser apenas uma interface para a base de dados. Isto significa que todos os dados são armazenados numa única base de dados relacional. Estes dados são introduzidos e recuperados através de uma interface desenvolvida em MS Excel. No entanto, esta solução exige muito trabalho por parte dos programadores e dos seus conhecimentos relativamente avançados. Um problema comum é quando os principais programadores deixam a empresa e o programa desenvolvido internamente precisa de mais apoio.

Quando é que o MS Excel se torna uma ferramenta insuficiente para uma gestão de projectos eficaz?

Sem dúvida, quanto maior é uma organização, mais avançada é a sua gestão de projectos. Quanto maior for o número de projectos geridos em simultâneo, maior será a frequência com que estas organizações utilizam software de gestão de projectos avançado e dedicado. Por conseguinte, quando as organizações decidem substituir as suas ferramentas desenvolvidas com base no MS Excel e em todo o pacote MS Office por uma aplicação profissional de gestão de projectos, estes são alguns dos sintomas que indicam o ponto em que o MS Excel começa a ficar aquém das expectativas:

Gestão simultânea de vários projectos. Estudos mostram que o número de projectos que as organizações realizam aumenta anualmente. Algumas organizações gerem simultaneamente dezenas de projectos, muitos dos quais são estratégicos e complexos. Obviamente, num ambiente deste tipo, é necessário mais do que o MS Excel.
Problemas com a coerência dos dados e das informações sobre os projectos em curso – muitas vezes, o pessoal do gabinete de gestão de projectos afirma que garantir a coerência das informações numa grande organização que trabalha com o MS Excel é altamente problemático. É inegável que, quando os funcionários do PMO têm de reportar grandes quantidades de dados e informações ao departamento financeiro ou ao conselho de administração da empresa, esta consistência dos dados é mesmo essencial.
“Desordem” na gestão dos recursos do projeto – Sem dúvida, o desafio mais comum das médias e grandes organizações na gestão de projectos é a eficiência na gestão dos recursos do projeto. Ao decidir lançar o próximo projeto estratégico, a direção de uma empresa pretende ter informação disponível sobre se existem recursos disponíveis na empresa para levar a cabo o projeto. Ao contrário das organizações que utilizam o MS Excel, as empresas com software profissional de gestão de projectos dispõem dessa informação para a disponibilidade de recursos.
Necessidade de funcionalidades mais avançadas – à medida que as organizações se tornam mais sofisticadas na gestão de projectos, surgem naturalmente mais e mais necessidades de novas funcionalidades do programa. As soluções simples são fáceis de executar no MS Excel. No entanto, os mais avançados já são trabalhosos, exigem conhecimentos de programação e são cada vez mais caros. O risco significativo, portanto, é a disponibilidade de pessoas competentes que possam construir tais soluções
Difícil acesso a dados históricos – A excelência na conceção constrói-se, entre outras coisas, aprendendo com os próprios erros. Sem dúvida, o acesso fácil às lições aprendidas é uma vantagem significativa
Colaboração e comunicação ineficazes – A comunicação no âmbito do projeto, a troca rápida de informações e a tomada rápida de decisões são as chaves para uma gestão eficaz do projeto. Este é talvez o maior problema nas organizações que utilizam o Ms Excel

Software profissional de gestão de projectos e carteiras - vantagens significativas em relação ao MS Excel

Sem dúvida, as aplicações profissionais de gestão de projectos e carteiras têm muitas vantagens em relação às ferramentas desenvolvidas com base no MS Office. É de salientar que estes programas são desenvolvidos e melhorados ao longo dos anos. Muitas vezes, as empresas que desenvolvem programas de gestão de projectos tratam apenas deste assunto, que é a sua atividade principal. Estas empresas acedem regularmente a milhares de utilizadores dos quais recebem feedback. Este feedback é um enorme apoio para melhorar o programa. Ao contrário destas empresas, a criação de tais programas profissionais internos é muito difícil e, muitas vezes, não é rentável. As principais vantagens de tais programas incluem:

Gestão eficaz dos recursos do projeto – como mencionámos anteriormente, a gestão dos recursos do projeto é um dos maiores desafios da gestão de projectos. É comum as empresas terem demasiados projectos a decorrer em simultâneo e os seus principais colaboradores estarem sobrecarregados de trabalho. Por conseguinte, a capacidade de planear facilmente os recursos e de aceder a informações sobre a disponibilidade de recursos nas semanas ou meses seguintes torna-se crucial. A ilustração seguinte provém do software de gestão de projectos e carteiras FlexiProject e mostra a situação dos recursos do projeto nos próximos três meses.
Recursos do projeto nos próximos três meses
Colaboração e comunicação eficazes – a eficiência da execução de projectos de grande dimensão exige uma colaboração e comunicação eficazes. A capacidade de vários utilizadores trabalharem simultaneamente num único calendário de projeto é mesmo um requisito básico. É inquestionável que, num programa profissional de gestão de projectos, essas informações estão disponíveis diretamente no sistema, agrupadas em tópicos de discussão dedicados, e não resultam na necessidade de uma peneiração fastidiosa de e-mails. Em termos de comunicação, é igualmente crucial conceber processos de decisão eficazes e depois automatizá-los.
Tomar decisões sobre novos projectos com base em boas informações – um papel fundamental da gestão de uma empresa é tomar decisões sobre o lançamento de mais projectos na organização. Um bom programa de gestão de projectos permite-lhe criar modelos de pontuação adequados para avaliar ideias para novos projectos. Como na ilustração abaixo, o conselho de administração da empresa pode ver numa matriz, no canto superior esquerdo do ecrã, a atratividade dos projectos em carteira. Esta ferramenta é muito eficaz para ajudar o conselho de administração nas reuniões, debates e tomada de decisões. Ao contrário do Excel, o próprio processo de avaliação é maioritariamente automatizado.
Atratividade dos projectos em carteira no software FlexiProject
Informação integrada e coerente – o acesso a uma única “fonte de verdade” é fundamental, especialmente para os funcionários do PMO que comunicam o estado dos projectos à direção da empresa. Nas situações em que os gestores de projectos apresentam os seus dados e os outros são mostrados pelo PMO, cria-se um clima de desconfiança e dificulta-se o processo de tomada de decisões.
Criação de bases de dados e normas – uma das principais funções do Gabinete de Gestão de Projectos é a criação de bases de dados e normas de gestão de projectos. Em termos de normas, estas incluem uma carta de projeto, uma carta de encerramento do projeto, modelos para projectos de natureza repetitiva ou modelos de documentos. Também são muito importantes as bases de dados que recolhem as lições aprendidas, os riscos históricos ou as melhores práticas de projectos anteriores perfeitamente executados.