Projektmenedzsment az MS Excel segítségével - mikor szűnik meg elegendő eszköznek lenni a projektmenedzsmenthez?

Az MS Excel egy hatékony eszköz, amelyet gyakorlatilag minden szervezet használ. Kezdetben és ma is egy olyan táblázatkezelő, amely lehetővé teszi egyszerű és összetett műveletek elvégzését adathalmazokon. A Microsoft az évek során az Excel fejlesztésével nagyon rugalmas, és sokféleképpen alkalmazható lett. Az MS Excel szintén viszonylag széles körben használt eszköz a projektmenedzsmentben.

Az MS Excel használata projektmenedzsment programként

Sok szervezet, amely az MS Excel programot használja a projektmenedzsmentben, kifejlesztett egy modellfájlt a projekttervezés és -végrehajtás legtöbb folyamatának végrehajtására. A gyakorlatban úgy néz ki, hogy a fájl következő lapjain a következő fő funkciók állnak rendelkezésre:

Projekt charta
Az érdekeltek elemzése
RACI-mátrix
A projekt ütemezése
A projekt eredményei
A projekt erőforrásai
A tényleges munkaidő nyilvántartása
A projekt költségvetése
A projektkockázatok nyilvántartása
A projekthez kapcsolódó kérdések
Projekt műszerfal

Az MS Excel használatában jártas és a projektmenedzsmentet alaposan ismerő emberek képesek egy viszonylag jól működő ütemtervet vagy projektköltségvetést kidolgozni. Kétségtelenül érdemes megjegyezni, hogy az MS Excel különösen hatékony eszköz a projektköltségvetés kidolgozásához. A kockázati nyilvántartás vagy a projekt charta formátumának kidolgozása nem jelent különösebb problémát. Az ilyen MASTER-fájlokkal való munka lényeges kérdése, hogy több felhasználó egyidejűleg dolgozhasson egy projekten. Ezt úgy lehet megoldani, hogy egy ilyen fájlt bizonyos mértékig egy Sharepoint-környezetbe helyezünk. Egy ilyen megoldás másik meglehetősen kényes kérdése a folyamatban lévő projektekről szóló integrált információk létrehozásának lehetősége, különösen akkor, ha a vállalat egyszerre több projektet is megvalósít.

MS Excel haladó szintű használata - "majdnem" projektmenedzsment program

Olyan projektmenedzsmentprogramot is készíthet, amelyben az MS Excel egy relációs adatbázissal, például SQL-el van integrálva. Ekkor az Excel csak egy interfész lehet az adatbázishoz. Ez azt jelenti, hogy az összes adatot egyetlen relációs adatbázisban tárolják. Az adatok bevitele és lekérdezése egy MS Excelben kifejlesztett interfészen keresztül történik. Egy ilyen megoldás azonban sok munkát igényel a programozók részéről, és viszonylag magas szintű ismereteket. Gyakori probléma, amikor a kulcsfontosságú programozók elhagyják a vállalatot, és a házon belül kifejlesztett programnak több támogatásra van szüksége.

Mikor válik az MS Excel elégtelen eszközzé a hatékony projektmenedzsmenthez?

Kétségtelen, hogy minél nagyobb egy szervezet, annál fejlettebb a projektmenedzsmentben. Minél több projektet kezel egyszerre, annál gyakrabban használnak az ilyen szervezetek fejlett, dedikált projektmenedzsment-szoftvereket. Ezért, amikor a szervezetek úgy döntenek, hogy lecserélik az MS Excel és a teljes MS Office csomag alapján kifejlesztett eszközeiket, és egy professzionális projektmenedzsment alkalmazással váltják fel őket, ez néhány olyan tünet, amely jelzi azt a pontot, amikor az MS Excel kezd elmaradni:

Több projekt egyidejű irányítása. A tanulmányok azt mutatják, hogy a szervezetek által végrehajtott projektek száma évente növekszik. Egyes szervezetek egyszerre több tucatnyi projektet irányítanak, amelyek közül sok stratégiai és összetett. Egy ilyen környezetben nyilvánvalóan többre van szükség az MS Excelnél.
Problémák az adatok és információk konzisztenciájával a folyamatban lévő projektekkel kapcsolatban – a projektmenedzsment irodák munkatársai gyakran mondják, hogy az információk konzisztenciájának biztosítása egy nagy szervezetben, amely MS Excel programmal dolgozik, rendkívül problematikus. Tagadhatatlan, hogy amikor a PMO munkatársainak nagy mennyiségű adatot és információt kell jelenteniük a pénzügyi osztály vagy a vállalat igazgatótanácsa felé, akkor ez az adatkonzisztencia még elengedhetetlen.
„Zűrzavar” a projekterőforrás-menedzsmentben – Kétségtelen, hogy a közepes és nagy szervezetek leggyakoribb kihívása a projektmenedzsmentben a projekterőforrás-menedzsment hatékonysága. A következő stratégiai projekt elindításáról szóló döntés meghozatalakor a vállalatvezetésnek szüksége van arra vonatkozó információkra, hogy a vállalaton belül rendelkezésre állnak-e a projekt megvalósításához szükséges erőforrások. Az MS Excel-t használó szervezetekkel ellentétben a professzionális projektmenedzsment-szoftverrel rendelkező vállalatok rendelkeznek ilyen információkkal az erőforrások rendelkezésre állásáról.
A fejlettebb funkciók iránti igény – ahogy a szervezetek egyre kifinomultabbá válnak a projektmenedzsment terén, természetesen egyre több új programfunkcióra van szükség. Az egyszerű megoldások könnyen elvégezhetők az MS Excelben. A fejlettebbek azonban már munkaigényesek, programozási szakértelmet igényelnek, és egyre drágábbak. A jelentős kockázatot tehát az jelenti, hogy nem állnak rendelkezésre olyan hozzáértő emberek, akik képesek ilyen megoldásokat létrehozni.
Nehéz hozzáférés a múltbeli adatokhoz – A tervezési kiválóság többek között a hibákból való tanulással épül fel. Kétségtelen, hogy a tanulságokhoz való könnyű hozzáférés jelentős előnyt jelent.
Nem hatékony együttműködés és kommunikáció – A projektkommunikáció, a gyors információcsere és a gyors döntéshozatal a hatékony projektmenedzsment kulcsa. Ez talán a legnagyobb probléma az Ms Excel-t használó szervezeteknél.

Professzionális projekt- és portfóliókezelő szoftver - jelentős előnyök az MS Excelhez képest

Kétségtelen, hogy a professzionális projekt- és portfóliókezelő alkalmazások számos előnnyel rendelkeznek az MS Office-alapú eszközökkel szemben. Figyelemre méltó, hogy az ilyen programokat az évek során fejlesztik és javítják. Gyakran előfordul, hogy a projektmenedzsment programokat fejlesztő cégek csak ezzel foglalkoznak, ami az alaptevékenységük. Az ilyen vállalatok rendszeresen több ezer felhasználóhoz jutnak el, akiktől visszajelzést kapnak. Ez a visszajelzés nagyban segíti a program fejlesztését. Ezekkel a cégekkel szemben az ilyen professzionális házon belüli programok kiépítése nagyon nehéz, és gyakran egyenesen veszteséges. Az ilyen programok fő előnyei a következők:

Hatékony projekterőforrás-gazdálkodás – ahogy korábban említettük, a projekterőforrás-gazdálkodás az egyik legnagyobb kihívás a projektmenedzsmentben. Gyakori, hogy a vállalatoknál túl sok projekt fut egyszerre, és a kulcsfontosságú alkalmazottak túlterheltek a munkával. Ezért az erőforrások könnyű tervezhetősége és a következő hetekben vagy hónapokban rendelkezésre álló erőforrásokra vonatkozó információk elérhetősége kulcsfontosságúvá válik. Az alábbi ábra a FlexiProject projekt- és portfóliókezelő szoftverből származik, és a projekt erőforrásainak helyzetét mutatja a következő három hónapra vonatkozóan.
A projekt erőforrásai a következő három hónapban
Hatékony együttműködés és kommunikáció – a különösen nagy projektek végrehajtásának hatékonysága hatékony együttműködést és kommunikációt igényel. Az, hogy több felhasználó egyidejűleg dolgozhasson egyetlen projekt ütemezésén, még alapkövetelmény is. Kétségtelen, hogy egy professzionális projektmenedzsment programban az ilyen információk közvetlenül a rendszerben, külön vitafonalakba csoportosítva érhetők el, és nem kell fárasztóan átnézni az e-maileket. A kommunikáció szempontjából szintén alapvető fontosságú a hatékony döntéshozatali folyamatok kialakítása, majd automatizálása.
Az új projektekre vonatkozó döntések meghozatala jó információk alapján – a vállalatvezetés egyik legfontosabb feladata, hogy döntéseket hozzon a szervezetben több projekt elindításáról. Egy jó projektmenedzsment program lehetővé teszi, hogy megfelelő pontozási modelleket készítsen az új projektötletek értékeléséhez. Az alábbi ábrán látható módon a vállalat igazgatótanácsa a képernyő bal felső sarkában lévő mátrixon láthatja, hogy a portfólióban lévő projektek mennyire vonzóak. Egy ilyen eszköz nagyon hatékonyan segíti az igazgatótanácsot az üléseken, a megbeszéléseken és a döntéshozatalban. Az Excellel ellentétben maga a pontozási folyamat nagyrészt automatizált.
A portfólióban lévő projektek vonzereje a FlexiProject szoftverben
Integrált és konzisztens információk – az egyetlen „igazságforráshoz” való hozzáférés kulcsfontosságú, különösen a PMO munkatársai számára, akik a projekt állapotáról jelentést tesznek a vállalat vezetőségének. Azokban a helyzetekben, amikor a projektmenedzserek bemutatják az adataikat, és másoknak a PMO mutatja meg, ez bizalmatlan légkört teremt, és akadályozza a döntéshozatali folyamatokat.
Adatbázisok és szabványok létrehozása – a projektmenedzsment iroda egyik kulcsszerepe a projektmenedzsment szabványok és adatbázisok létrehozása. A szabványok tekintetében ezek közé tartozik a projekt charta, a projektzáró charta, az ismétlődő jellegű projektek sablonjai vagy a dokumentumsablonok. Szintén nagyon fontosak azok az adatbázisok, amelyekben összegyűjtik a tanulságokat, a korábbi kockázatokat vagy a tökéletesen végrehajtott korábbi projektekből származó legjobb gyakorlatokat.