Si tuviera que señalar los destinatarios clave de la información sobre el estado del proyecto, serían:
Las empresas que dominan la gestión de proyectos han establecido flujos de trabajo que garantizan la generación de diversos informes de ejecución de proyectos, normalmente preparados por el personal de la PMO. En las organizaciones que carecen de sistemas dedicados a la gestión de proyectos o que disponen de sistemas sin capacidades avanzadas de elaboración de informes, la creación de dichos informes se convierte en un reto, lleva mucho tiempo y a menudo no proporciona información suficiente para que la dirección tome decisiones eficaces. Entonces, ¿puede mejorarse significativamente el proceso de elaboración de informes de proyecto eficaces? Por supuesto que sí. Si disponemos de una herramienta de gestión de proyectos dedicada y robusta, ésta contiene grandes cantidades de datos detallados que pueden convertirse automáticamente en informes claros. En cuanto se introducen datos en el sistema, se puede actualizar un informe adecuado y ponerlo inmediatamente a disposición de las partes interesadas.
Una forma muy eficaz de crear los informes necesarios para controlar el estado de los proyectos se ilustra utilizando la herramienta de gestión FlexiProject. A continuación se muestran ejemplos de algunos posibles informes de estado del proyecto.
La captura de pantalla muestra títulos de carpetas de resumen y ejemplos de informes de progreso de proyectos. Se pueden crear informes para las tareas abiertas o retrasadas asignadas a empleados individuales, todas ellas clasificadas en la carpeta «Tareas del proyecto por empleados». Estos informes también pueden cubrir los riesgos gestionados por los empleados o los entregables de los que son responsables. Una segunda carpeta de informes de ejemplo es «Informes de Control», que contiene varios resúmenes relacionados con la gestión del presupuesto y los gastos del proyecto. Es posible crear informes completos sobre las desviaciones del proyecto y otros aspectos de interés en cada momento. Una vez creado un informe concreto, permanece disponible en el mismo formato y se actualiza continuamente con los datos más recientes. A continuación se muestra un ejemplo de informe sobre la gestión presupuestaria de los proyectos de la cartera «Proyectos de inversión, técnicos e informáticos».
Utilizando el creador de informes disponible, los informes pueden personalizarse libremente ajustando el orden y el contenido de cada columna. Si queremos ver la hoja de ruta de los proyectos incluidos en dicho informe, podemos cambiar inmediatamente a esa vista (como se muestra a continuación).
En este informe, la línea negra bajo cada proyecto representa el plan de proyecto aprobado, mientras que la barra azul indica la previsión actual de la fecha de finalización del proyecto. Esto proporciona una visión estratégica de las desviaciones del calendario. Por ejemplo, si el Departamento de Control solicita a la PMO que prepare un informe de fin de año sobre las desviaciones presupuestarias o los gastos del proyecto, esos informes también pueden generarse rápidamente con el sistema FlexiProject.
Todos los ejemplos de informes de proyectos mencionados anteriormente pueden exportarse a MS Excel para modificarlos si es necesario.
Las ventajas de informar a través de un sistema dedicado, tal y como se han presentado anteriormente, deberían convencer a todo el mundo. Una herramienta de gestión de proyectos como ésta ahorra mucho tiempo al personal de la PMO, al tiempo que proporciona información exhaustiva a la dirección de la empresa sobre la situación del proyecto. Ya no es necesario crear informes sobre el estado del proyecto, que llevan mucho tiempo, en varios formatos con Excel y enviarlos por correo electrónico. Un buen programa de gestión de proyectos puede agilizar eficazmente todo el proceso de elaboración de informes del proyecto.