¿Cómo informar del estado del proyecto?
La gestión eficaz en las organizaciones modernas depende del acceso a información fiable y actualizada. Como aquí nos centramos en la gestión de proyectos, el objetivo es informar eficazmente sobre diversos detalles del estado del proyecto. Los informes periódicos sobre el estado de los proyectos en una empresa suelen elaborarlos los empleados de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
Receptores clave de la información sobre el estado del proyecto
Si tuviera que señalar los destinatarios clave de la información sobre el estado del proyecto, serían:
- Consejo de Empresa (Comités de Dirección) – Necesitan un acceso sistemático a la información estratégica y clave del proyecto para reaccionar con prontitud y tomar las decisiones necesarias.
- Patrocinadores del Proyecto – Necesitan informes sobre las desviaciones del proyecto en cuanto a calendarios, presupuestos o alcance. Mientras que el Consejo de Administración de la empresa puede basarse en informes mensuales, los patrocinadores del proyecto suelen necesitar informes semanales o incluso actualizaciones en tiempo real cuando es necesario. Estas actualizaciones en tiempo real suelen denominarse informes ad hoc.
- Jefes de proyecto – A pesar de ser los más cercanos a los equipos de proyecto y de tener un fuerte sentido de la situación del proyecto, necesitan apoyo, especialmente cuando supervisan proyectos complejos. El acceso a diversos informes detallados del proyecto es esencial para ellos.
- Departamentos de Finanzas y Control – Estos departamentos necesitan información detallada sobre los presupuestos de los proyectos, las desviaciones presupuestarias y, por ejemplo, la distribución de los gastos a lo largo de la duración del proyecto.
- Oficina de Gestión de Proyectos (PMO ) – La PMO necesita informes detallados sobre la ejecución del proyecto para comprender plenamente la situación en curso y proporcionar la información necesaria a las distintas partes interesadas de la organización. La PMO elabora informes ad hoc, informes transversales semanales e informes mensuales de progreso del proyecto para satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
Las empresas que dominan la gestión de proyectos han establecido flujos de trabajo que garantizan la generación de diversos informes de ejecución de proyectos, normalmente preparados por el personal de la PMO. En las organizaciones que carecen de sistemas dedicados a la gestión de proyectos o que disponen de sistemas sin capacidades avanzadas de elaboración de informes, la creación de dichos informes se convierte en un reto, lleva mucho tiempo y a menudo no proporciona información suficiente para que la dirección tome decisiones eficaces. Entonces, ¿puede mejorarse significativamente el proceso de elaboración de informes de proyecto eficaces? Por supuesto que sí. Si disponemos de una herramienta de gestión de proyectos dedicada y robusta, ésta contiene grandes cantidades de datos detallados que pueden convertirse automáticamente en informes claros. En cuanto se introducen datos en el sistema, se puede actualizar un informe adecuado y ponerlo inmediatamente a disposición de las partes interesadas.
Ejemplos de informes de proyectos
Una forma muy eficaz de crear los informes necesarios para controlar el estado de los proyectos se ilustra utilizando la herramienta de gestión FlexiProject. A continuación se muestran ejemplos de algunos posibles informes de estado del proyecto.
La captura de pantalla muestra títulos de carpetas de resumen y ejemplos de informes de progreso de proyectos. Se pueden crear informes para las tareas abiertas o retrasadas asignadas a empleados individuales, todas ellas clasificadas en la carpeta «Tareas del proyecto por empleados». Estos informes también pueden cubrir los riesgos gestionados por los empleados o los entregables de los que son responsables. Una segunda carpeta de informes de ejemplo es «Informes de Control», que contiene varios resúmenes relacionados con la gestión del presupuesto y los gastos del proyecto. Es posible crear informes completos sobre las desviaciones del proyecto y otros aspectos de interés en cada momento. Una vez creado un informe concreto, permanece disponible en el mismo formato y se actualiza continuamente con los datos más recientes. A continuación se muestra un ejemplo de informe sobre la gestión presupuestaria de los proyectos de la cartera «Proyectos de inversión, técnicos e informáticos».
Utilizando el creador de informes disponible, los informes pueden personalizarse libremente ajustando el orden y el contenido de cada columna. Si queremos ver la hoja de ruta de los proyectos incluidos en dicho informe, podemos cambiar inmediatamente a esa vista (como se muestra a continuación).
En este informe, la línea negra bajo cada proyecto representa el plan de proyecto aprobado, mientras que la barra azul indica la previsión actual de la fecha de finalización del proyecto. Esto proporciona una visión estratégica de las desviaciones del calendario. Por ejemplo, si el Departamento de Control solicita a la PMO que prepare un informe de fin de año sobre las desviaciones presupuestarias o los gastos del proyecto, esos informes también pueden generarse rápidamente con el sistema FlexiProject.
Todos los ejemplos de informes de proyectos mencionados anteriormente pueden exportarse a MS Excel para modificarlos si es necesario.
Conclusión
Las ventajas de informar a través de un sistema dedicado, tal y como se han presentado anteriormente, deberían convencer a todo el mundo. Una herramienta de gestión de proyectos como ésta ahorra mucho tiempo al personal de la PMO, al tiempo que proporciona información exhaustiva a la dirección de la empresa sobre la situación del proyecto. Ya no es necesario crear informes sobre el estado del proyecto, que llevan mucho tiempo, en varios formatos con Excel y enviarlos por correo electrónico. Un buen programa de gestión de proyectos puede agilizar eficazmente todo el proceso de elaboración de informes del proyecto.
