Řízení projektů pomocí MS Excel - kdy přestává být dostatečným nástrojem pro řízení projektů?

MS Excel je mocný nástroj, který se používá prakticky v každé organizaci. Původně a dodnes se jedná o tabulkový procesor, který umožňuje provádět jednoduché i složité operace se soubory dat. Vývoj aplikace Excel společností Microsoft v průběhu let umožnil, že je velmi flexibilní a má mnoho aplikací. MS Excel je také poměrně hojně využívaným nástrojem pro řízení projektů.

Použití aplikace MS Excel jako programu pro řízení projektů

Mnoho organizací, které používají MS Excel při řízení projektů, si vytvořilo modelový soubor pro provádění většiny procesů spojených s plánováním a realizací projektu. V praxi to vypadá tak, že v následujících záložkách souboru jsou k dispozici následující hlavní funkce:

Charta projektu
Analýza zúčastněných stran
Matice RACI
Harmonogram projektu
Výstupy projektu
Zdroje projektu
Záznam skutečné pracovní doby
Rozpočet projektu
Registr rizik projektu
Problémy s projektem
Přístrojová deska projektu

Lidé, kteří jsou pokročilí v používání MS Excel a mají hluboké znalosti projektového řízení, mohou vytvořit poměrně dobře fungující harmonogram nebo rozpočet projektu. Nepochybně stojí za zmínku, že MS Excel je obzvláště účinným nástrojem pro tvorbu rozpočtu projektu. Vytvoření registru rizik nebo formátu projektové charty je malý problém. Zásadním problémem práce s takovýmto MASTER souborem je možnost současné práce více uživatelů na jednom projektu. To lze do jisté míry vyřešit umístěním takového souboru do prostředí Sharepoint. Dalším poměrně ošemetným problémem takového řešení je možnost vytváření integrovaných informací o probíhajících projektech, zejména pokud jich firma realizuje mnoho současně.

Pokročilé používání MS Excel - "téměř" program pro řízení projektů

Můžete také vytvořit program pro řízení projektů, ve kterém je MS Excel integrován s relační databází, například SQL. Pak může být Excel pouze rozhraním k databázi. To znamená, že všechna data jsou uložena v jediné relační databázi. Tato data se zadávají a vyhledávají prostřednictvím rozhraní vytvořeného v MS Excel. Takové řešení však vyžaduje od programátorů mnoho práce a jejich poměrně pokročilé znalosti. Častým problémem je, když klíčový programátor opustí firmu a vyvinutý interní program potřebuje další podporu.

Kdy se MS Excel stává nedostatečným nástrojem pro efektivní řízení projektů?

Je nepochybné, že čím větší je organizace, tím pokročilejší je v řízení projektů. Čím více projektů současně řídí, tím častěji tyto organizace používají pokročilý specializovaný software pro řízení projektů. Proto když se organizace rozhodnou nahradit své nástroje vyvinuté na bázi MS Excel a celého balíku MS Office a nahradit je profesionální aplikací pro řízení projektů, jedná se o několik příznaků, které ukazují na bod, kdy MS Excel začíná být nedostatečný:

Současné řízení více projektů. Studie ukazují, že počet projektů, které organizace realizují, se každoročně zvyšuje. Některé organizace současně řídí desítky projektů, z nichž mnohé jsou strategické a složité. V takovém prostředí je samozřejmě zapotřebí více než jen MS Excel.
Problémy s konzistencí dat a informací o probíhajících projektech – pracovníci kanceláře projektového řízení často uvádějí, že zajištění konzistence informací ve velké organizaci pracující v MS Excel je velmi problematické. Je nesporné, že pokud musí pracovníci PMO vykazovat velké množství dat a informací finančnímu oddělení nebo představenstvu společnosti, je tato konzistence dat dokonce nezbytná.
„Nepořádek“ v řízení projektových zdrojů – Nejčastějším problémem středních a velkých organizací v oblasti řízení projektů je bezpochyby efektivita v řízení projektových zdrojů. Při rozhodování o zahájení dalšího strategického projektu chce mít vedení společnosti k dispozici informace o tom, zda jsou ve společnosti k dispozici zdroje pro realizaci projektu. Na rozdíl od organizací s MS Excel mají společnosti s profesionálním softwarem pro řízení projektů tyto informace o dostupnosti zdrojů.
Potřeba pokročilejších funkcí – jak se organizace stávají sofistikovanějšími v řízení projektů, přirozeně se objevuje stále více potřeb nových funkcí programu. Jednoduchá řešení lze snadno provést v aplikaci MS Excel. Ty pokročilejší jsou však již náročné na pracovní sílu, vyžadují programátorské znalosti a jsou stále dražší. Významným rizikem je tedy dostupnost kompetentních lidí, kteří mohou taková řešení vytvářet.
Ztížený přístup k historickým datům – dokonalost designu se mimo jiné buduje učením se z vlastních chyb. Snadný přístup k získaným zkušenostem je bezpochyby významnou výhodou.
Neefektivní spolupráce a komunikace – Klíčem k efektivnímu řízení projektů je komunikace, rychlá výměna informací a rychlé rozhodování. To je asi největší problém v organizacích, které používají aplikaci Ms Excel.

Profesionální software pro správu projektů a portfolia - významné výhody oproti MS Excelu

Profesionální aplikace pro správu projektů a portfolia mají bezpochyby mnoho výhod oproti nástrojům vyvinutým na bázi MS Office. Je pozoruhodné, že tyto programy se v průběhu let vyvíjejí a zdokonalují. Společnosti, které vyvíjejí programy pro řízení projektů, se často zabývají pouze tímto, což je jejich hlavní činnost. Tyto společnosti mají pravidelně přístup k tisícům uživatelů, od kterých získávají zpětnou vazbu. Tato zpětná vazba je velkou podporou pro zlepšení programu. Na rozdíl od těchto společností je budování takových profesionálních interních programů velmi obtížné a často přímo nerentabilní. Mezi hlavní výhody těchto programů patří:

Efektivní řízení projektových zdrojů – jak jsme již zmínili, řízení projektových zdrojů je jednou z největších výzev při řízení projektů. Je běžné, že ve firmách běží příliš mnoho projektů současně a klíčoví zaměstnanci jsou přetíženi prací. Proto se schopnost snadno plánovat zdroje a přistupovat k informacím o dostupnosti zdrojů v následujících týdnech nebo měsících stává klíčovou. Následující obrázek pochází ze softwaru pro správu projektů a portfolia FlexiProject a ukazuje situaci s projektovými zdroji v následujících třech měsících.
Zdroje projektu v příštích třech měsících
Efektivní spolupráce a komunikace – efektivita realizace zejména velkých projektů vyžaduje efektivní spolupráci a komunikaci. Možnost současné práce více uživatelů na jednom harmonogramu projektu je dokonce základním požadavkem. Je nepochybné, že v profesionálním programu pro řízení projektů jsou tyto informace k dispozici přímo v systému, seskupené do vyhrazených diskusních vláken, a není nutné zdlouhavě procházet e-maily. Z hlediska komunikace je také zásadní navrhnout efektivní rozhodovací procesy a následně je automatizovat.
Rozhodování o nových projektech na základě kvalitních informací – klíčovou úlohou vedení společnosti je rozhodování o spuštění dalších projektů v organizaci. Dobrý program pro řízení projektů vám umožní vytvořit vhodné hodnotící modely pro hodnocení nápadů na nové projekty. Na obrázku níže vidí představenstvo společnosti na matici v levém horním rohu obrazovky, jak atraktivní jsou projekty v portfoliu. Takový nástroj velmi účinně pomáhá správní radě při jednáních, diskusích a rozhodování. Na rozdíl od aplikace Excel je samotný proces bodování většinou automatizovaný.
Atraktivita projektů v portfoliu v softwaru FlexiProject
Integrované a konzistentní informace – přístup k jedinému „zdroji pravdy“ je klíčový zejména pro zaměstnance PMO, kteří podávají zprávy o stavu projektů vedení společnosti. V situacích, kdy projektoví manažeři předkládají svá data a ostatní jim je ukazují PMO, vzniká atmosféra nedůvěry a brání rozhodovacím procesům.
Vytváření databází a standardů – klíčovou úlohou kanceláře pro řízení projektů je vytváření standardů a databází pro řízení projektů. Pokud jde o standardy, patří mezi ně charta projektu, charta pro uzavření projektu, šablony pro projekty opakující se povahy nebo šablony dokumentů. Velmi důležité jsou také databáze shromažďující získané zkušenosti, historická rizika nebo osvědčené postupy z dokonale provedených předchozích projektů.