En resumen, una ficha de cierre de proyecto contiene conclusiones que resumen el proyecto recién finalizado. Prácticamente cada proyecto es único. Durante su ejecución, el equipo del proyecto se enfrentó a problemas y retos específicos, encontró riesgos únicos, colaboró con nuevos proveedores, etc. Puede que el propio equipo estuviera formado por personas que trabajaban juntas por primera vez, lo que les obligó a adaptarse unas a otras. Las interacciones con el Patrocinador del Proyecto o el Comité Directivo podrían haber tenido características específicas. Durante el proyecto, el equipo podría haber ideado soluciones brillantes dignas de compartirse como mejores prácticas en toda la organización. Sin duda, todas estas ideas deben incluirse en la tarjeta de cierre del proyecto. La tarjeta de cierre del proyecto es un documento que debería exigirse después de cada proyecto. Debe rellenarla el equipo del proyecto al final del mismo, discutirla con el Patrocinador del Proyecto y aprobarla oficialmente. Un buen sistema de gestión de proyectos debe incorporar una tarjeta de cierre del proyecto.
La gestión de proyectos es un campo que debe mejorarse sistemáticamente en toda organización. Una tarjeta de cierre de proyecto cumplimentada sistemáticamente contribuye a esta mejora. El formato y el contenido de una tarjeta de cierre de proyecto pueden variar de una organización a otra, pero algunos elementos, considerados mejores prácticas, deben incluirse en todas las tarjetas:
El cierre formal de un proyecto debería ser parte integrante del ciclo de vida de todo proyecto. Todas las metodologías de gestión de proyectos destacan la importancia y los beneficios tangibles del cierre formal de un proyecto. Si un proyecto termina sólo con la aceptación de sus entregables, puede que los valiosos conocimientos adquiridos durante su ejecución nunca se utilicen dentro de la organización. La memoria humana es fugaz, por eso las organizaciones construyen sus bases de conocimientos para mejorar la gestión de los proyectos. Acceder al conocimiento de la organización al inicio de un nuevo proyecto tiene un valor incalculable. Durante la fase de planificación de un nuevo proyecto, el equipo debe revisar y discutir las lecciones aprendidas en proyectos anteriores para evitar repetir errores pasados. Este acceso a las lecciones aprendidas sólo es posible cuando se completa una ficha de cierre del proyecto después de cada proyecto. Un sistema sólido de gestión de proyectos y carteras que apoye la creación de una base de datos de lecciones aprendidas añade un valor significativo.
Un buen sistema de gestión de proyectos debe incluir una tarjeta de cierre de proyecto. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de tarjeta de cierre de proyecto disponible en el sistema FlexiProject. Este sistema permite a las organizaciones diseñar tarjetas personalizadas adaptadas a sus necesidades específicas.
Hay que tener en cuenta que puede merecer la pena resumir aspectos diferentes en los proyectos de marketing, en comparación con los proyectos de inversión. Por lo tanto, es aconsejable buscar un sistema de gestión de proyectos que permita crear varias plantillas de tarjetas de cierre de proyectos.