Tarjeta de Cierre de Proyecto: ¿Qué es y qué ventajas aporta?

A menudo se descuida la tarjeta de cierre del proyecto y no siempre se completa, lo cual es un error. Una tarjeta de cierre de proyecto bien preparada sirve como herramienta para acumular conocimientos organizativos y mejorar sistemáticamente la gestión de los proyectos.

Tarjeta de Cierre de Proyecto: ¿qué es?

En resumen, una ficha de cierre de proyecto contiene conclusiones que resumen el proyecto recién finalizado. Prácticamente cada proyecto es único. Durante su ejecución, el equipo del proyecto se enfrentó a problemas y retos específicos, encontró riesgos únicos, colaboró con nuevos proveedores, etc. Puede que el propio equipo estuviera formado por personas que trabajaban juntas por primera vez, lo que les obligó a adaptarse unas a otras. Las interacciones con el Patrocinador del Proyecto o el Comité Directivo podrían haber tenido características específicas. Durante el proyecto, el equipo podría haber ideado soluciones brillantes dignas de compartirse como mejores prácticas en toda la organización. Sin duda, todas estas ideas deben incluirse en la tarjeta de cierre del proyecto. La tarjeta de cierre del proyecto es un documento que debería exigirse después de cada proyecto. Debe rellenarla el equipo del proyecto al final del mismo, discutirla con el Patrocinador del Proyecto y aprobarla oficialmente. Un buen sistema de gestión de proyectos debe incorporar una tarjeta de cierre del proyecto.

¿Qué debe incluir una tarjeta de cierre de proyecto?

La gestión de proyectos es un campo que debe mejorarse sistemáticamente en toda organización. Una tarjeta de cierre de proyecto cumplimentada sistemáticamente contribuye a esta mejora. El formato y el contenido de una tarjeta de cierre de proyecto pueden variar de una organización a otra, pero algunos elementos, considerados mejores prácticas, deben incluirse en todas las tarjetas:

Lecciones aprendidas – Conclusiones clave del proyecto finalizado. Pueden abarcar diversos aspectos, y el equipo del proyecto debe decidir qué elementos merece la pena resumir. Las lecciones aprendidas pretenden construir una base de conocimientos que ayude a la organización a ejecutar futuros proyectos con mayor eficacia.
Conclusiones posteriores al proyecto
Recomendaciones para futuros proyectos
Riesgos críticos identificados y cómo se resolvieron
Grado de consecución de los objetivos del proyecto
Motivo del cierre del proyecto
Tareas posteriores al proyecto
Número de días y porcentaje de rebasamiento del calendario
Valor y porcentaje de rebasamiento del presupuesto

Más información

¿Qué es una Carta de Proyecto y cómo prepararla? [EXAMPLE]

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Ventajas de rellenar una ficha de cierre de proyecto

El cierre formal de un proyecto debería ser parte integrante del ciclo de vida de todo proyecto. Todas las metodologías de gestión de proyectos destacan la importancia y los beneficios tangibles del cierre formal de un proyecto. Si un proyecto termina sólo con la aceptación de sus entregables, puede que los valiosos conocimientos adquiridos durante su ejecución nunca se utilicen dentro de la organización. La memoria humana es fugaz, por eso las organizaciones construyen sus bases de conocimientos para mejorar la gestión de los proyectos. Acceder al conocimiento de la organización al inicio de un nuevo proyecto tiene un valor incalculable. Durante la fase de planificación de un nuevo proyecto, el equipo debe revisar y discutir las lecciones aprendidas en proyectos anteriores para evitar repetir errores pasados. Este acceso a las lecciones aprendidas sólo es posible cuando se completa una ficha de cierre del proyecto después de cada proyecto. Un sistema sólido de gestión de proyectos y carteras que apoye la creación de una base de datos de lecciones aprendidas añade un valor significativo.

Ejemplos de tarjetas de cierre de proyecto

Un buen sistema de gestión de proyectos debe incluir una tarjeta de cierre de proyecto. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de tarjeta de cierre de proyecto disponible en el sistema FlexiProject. Este sistema permite a las organizaciones diseñar tarjetas personalizadas adaptadas a sus necesidades específicas.

Hay que tener en cuenta que puede merecer la pena resumir aspectos diferentes en los proyectos de marketing, en comparación con los proyectos de inversión. Por lo tanto, es aconsejable buscar un sistema de gestión de proyectos que permita crear varias plantillas de tarjetas de cierre de proyectos.

La importancia de una tarjeta de cierre de proyecto para mejorar el éxito de la organización

En resumen, la tarjeta de cierre de proyecto es crucial para recopilar sistemáticamente el conocimiento organizativo. Como resultado, las organizaciones pueden mejorar y elevar su cultura de gestión de proyectos. Por último, esos conocimientos permitirán que más proyectos finalicen con éxito.