¿Cómo crear una Oficina de Gestión de Proyectos en una organización?

Introducir una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en tu empresa puede revolucionar la ejecución de tu proyecto, conduciendo a resultados superiores, más rápidos y eficientes, al tiempo que se mantiene una alta calidad. Esto no sólo te da una ventaja competitiva, sino que también mejora tu presencia en el mercado, lo que lo convierte en un movimiento estratégico para tu organización.

¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y cómo puede transformar las prácticas de gestión de proyectos de tu organización?

Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es una unidad o estructura organizativa a la que se asignan tareas centralizadas y coordinadas de gestión de proyectos. Las tareas de la PMO pueden abarcar desde la prestación de apoyo al proyecto hasta la responsabilidad real de la gestión del mismo.

Al crear una Oficina de Gestión de Proyectos, es primordial definir objetivos precisos para esta nueva estructura. Esta planificación estratégica no es sólo un paso, sino un requisito previo para la eficacia de la PMO y para evaluar si los beneficios empresariales cumplen las expectativas.

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El papel y las tareas de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en una organización

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¿Cómo se crea una Oficina de Gestión de Proyectos en una empresa?

Inicialmente, todos deben determinar el propósito de establecer una Oficina de Gestión de Proyectos respondiendo a la pregunta: «¿Dónde estamos?». «¿Adónde vamos?» y «¿Cómo queremos llegar?». Podemos responder a estas preguntas realizando un análisis del entorno interno del proyecto.

La necesidad de implantar una PMO puede variar en función de:

la industria en la que opera la empresa,
el tamaño de la empresa,
a la persona que informa de dicha necesidad.

El resultado del trabajo será una brecha identificada entre el modelo de gestión de proyectos existente y nuestra visión y expectativas para la ejecución del proyecto. A partir de ahí, se creará un plan estratégico completo, que incluya una descripción del modelo objetivo (incluidos procesos, normas, funciones y responsabilidades, y herramientas), un plan de aplicación, objetivos y medidas de rendimiento.

Una ayuda adicional para definir las expectativas de la forma de gestión de proyectos en la empresa es un modelo de madurez de gestión de proyectos adecuado.

DEFINIR NORMAS Y PROCESOS

Las empresas que ejecutan proyectos no suelen utilizar normas definidas de gestión de proyectos. En su lugar, subcontratan la ejecución del proyecto a sus empleados y confían en su experiencia. Unificar estas normas y procesos para adaptarlos a las operaciones de la empresa garantizará que los proyectos se ejecuten de manera uniforme, permitiendo su control y posterior evaluación.

PREPARACIÓN DE UN MODELO Y UN PLAN PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA PMO

Al gestionar una amplia cartera de proyectos, la dirección de una empresa puede llegar a la conclusión de que necesita un fuerte apoyo para aumentar la eficacia y el control de los proyectos en curso mediante la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos. Una evaluación exhaustiva del entorno actual del proyecto ayudará a encontrar una solución adecuada y un plan completo para preparar a la organización para la implantación.

IMPLANTACIÓN DE LA PMO EN LA ORGANIZACIÓN

El diseño de un modelo operativo óptimo para la Oficina de Gestión de Proyectos debe incluir la implantación de procesos, normas y un programa para la gestión eficaz de la PMO, así como métricas establecidas correlacionadas con objetivos estratégicos definidos.

GESTIÓN, DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DE LA PMO

Cuando la Oficina de Gestión de Proyectos no consigue alcanzar los objetivos, y los beneficios previstos distan mucho de lo esperado, la razón puede ser la falta de competencia para dirigir la PMO o un modelo operativo mal definido. Por tanto, merece la pena realizar una auditoría para identificar las áreas que necesitan optimización y ayudar a identificar recomendaciones e iniciativas de mejora.