¿Qué es una cartera de proyectos y cómo se gestiona?

Las carteras de proyectos son una herramienta bastante habitual para gestionar grupos de proyectos. Pueden ser muy diferentes. En una empresa se pueden crear carteras separadas para proyectos estratégicos, informáticos, de innovación y de I+D, entre muchos otros. Gestionar una cartera de proyectos implica planificar los objetivos que la cartera debe alcanzar y, a continuación, supervisar sistemáticamente el progreso en la consecución de los parámetros establecidos.

¿Qué aprenderás de este artículo?

Qué es una cartera de proyectos y cómo gestionarla eficazmente.
Los principios clave para crear y mantener carteras de proyectos.
Las ventajas de implantar carteras de proyectos en una organización.
Métodos de selección de proyectos, seguimiento del progreso y gestión de riesgos.
Herramientas de apoyo a la gestión de la cartera de proyectos, incluidas las funcionalidades del software FlexiProject.

¿Qué es una cartera de proyectos?

Una cartera de proyectos no es sólo una herramienta; es un activo estratégico para tu organización. Es una herramienta esencial para apoyar la gestión estratégica de proyectos en una organización y es útil principalmente para el Consejo de Administración de la empresa y la Oficina de Gestión de Proyectos. La gestión profesional de las carteras de proyectos requiere el desarrollo de parámetros para ellas, que las carteras deben alcanzar. Una vez definidos los parámetros u objetivos estratégicos de la cartera, se seleccionan los mejores proyectos para una cartera específica. En cambio, las carteras de proyectos se mantienen en las empresas durante mucho tiempo. Durante este tiempo, algunos proyectos de la cartera se completan, otros se eliminan y se añaden sistemáticamente nuevos proyectos a las carteras. Por tanto, las carteras de proyectos tienen una naturaleza dinámica y deben gestionarse activamente. Las carteras de proyectos son una herramienta excelente para apoyar la estrategia de la empresa. Si el objetivo estratégico de una empresa es la innovación, por ejemplo, debe crear una cartera de proyectos de innovación y gestionarla activamente.

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¿Por qué gestionar una cartera de proyectos?

La gestión de la cartera de proyectos está supervisada principalmente por el consejo de administración de la empresa y la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). El consejo, o un comité dedicado a la gestión de la cartera, establece los objetivos estratégicos de la cartera y determina su composición. La gestión activa de las carteras de proyectos es crucial para alcanzar estos objetivos estratégicos.

Las carteras de proyectos son una herramienta excelente para apoyar los objetivos estratégicos de una empresa. Por ejemplo, si el objetivo estratégico de una empresa es mejorar significativamente sus procesos logísticos, puede establecer una cartera de proyectos de este tipo. Después, en una única reunión del comité de gestión de esta cartera, se pueden debatir la totalidad de las cuestiones relacionadas con la optimización de los procesos logísticos. Algunos de los proyectos de la cartera están estrechamente interrelacionados y constituyen un programa de proyectos.
Capacidad para tener una visión global de la hoja de ruta de los proyectos en curso y detectar rápidamente los hitos clave que requieren una respuesta de la dirección.
Identificar rápidamente las áreas de riesgo comunes en los proyectos en curso. Los directores de proyecto pueden intentar resolver los mismos riesgos individualmente. Cuando el mismo riesgo coexista en muchos proyectos, abordarlo será la solución más eficaz.
Gestionar globalmente el presupuesto asignado a la cartera de proyectos. Lo mismo se aplica a la gestión estratégica de los recursos dedicados a la ejecución de los proyectos de la cartera.

¿Cómo gestionar una cartera de proyectos?

Las carteras de proyectos deben gestionarse activamente. En la práctica, esto significa llevar a cabo las siguientes actividades:

Definir los parámetros/objetivos que debe alcanzar la cartera

No se trata sólo de objetivos, sino de éxitos potenciales a la espera de ser realizados. Los parámetros típicos que debe completar la cartera son el presupuesto que pueden absorber los proyectos, las ventas adicionales generadas por los proyectos implantados, el VAN que debe alcanzarse y el nivel de ahorro derivado de la implantación de proyectos de optimización.

Selección de proyectos para la cartera

La inmensa mayoría de las organizaciones tienen más ideas de proyectos que posibilidades de aplicación práctica. Por tanto, es crucial seleccionar los proyectos que más beneficien a la cartera. Esto puede hacerse objetivamente utilizando modelos de puntuación.

Evaluación sistemática de la consecución de los objetivos de la cartera

A intervalos regulares (por ejemplo, trimestralmente), debe analizarse el progreso de los objetivos alcanzados por la cartera. En esas reuniones se toman decisiones para eliminar de la cartera proyectos no prospectivos y añadir otros nuevos. También merece la pena analizar los riesgos desde la perspectiva de toda la cartera.

Gestión de programas en la cartera

Los proyectos de un programa pretenden alcanzar un objetivo común y están interrelacionados. Un programa suele formar parte de una cartera de proyectos.

Herramientas para gestionar carteras de proyectos

Al menos algunas buenas herramientas informáticas apoyan la gestión de la cartera de proyectos. Una de ellas es FlexiProject. FlexiProject es un completo programa informático de apoyo a la gestión de proyectos y carteras de proyectos. En FlexiProject, puedes definir cualquier número de carteras de proyectos y parametrizarlas en consecuencia. Los proyectos de cada cartera se colocan en una hoja de ruta gráfica que muestra la desviación de cada proyecto respecto al plan, el estado de los hitos y los vínculos entre los distintos proyectos. Una ventaja significativa, sobre todo para la dirección de la empresa, es que el atractivo de los proyectos individuales de la cartera se muestra en una matriz transparente. La dirección ve inmediatamente los proyectos que aportan más beneficios a la cartera y aquellos cuya eliminación de la cartera merece la pena considerar. Se dedica una sección aparte al análisis financiero de los proyectos de la cartera. Para cada proyecto se presenta información sintética sobre el plan y los costes ya realizados y previstos. En cualquier momento, la dirección de la empresa dispone de información sobre el estado de los planes financieros. FlexiProject también ofrece la posibilidad de elaborar de forma independiente varios informes sobre los proyectos de la cartera. Una funcionalidad muy apreciada por los usuarios del programa son las revisiones automáticas de los proyectos. Se trata de una funcionalidad que automatiza la notificación del estado de los proyectos a la PMO y a la dirección de la empresa. Reduce drásticamente el tiempo de preparación de informes cíclicos para la dirección de la empresa.

Hoja de ruta de la cartera de proyectos en FlexiProject

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La importancia de las carteras de proyectos en la ejecución estratégica

Las carteras de proyectos son herramientas excelentes para apoyar la aplicación de la estrategia de la empresa. Centrarte tanto en proyectos individuales como en carteras enteras de proyectos te permite utilizar eficazmente los valiosos recursos de la empresa. Merece la pena utilizar un programa informático profesional para aumentar la eficacia en la gestión de la cartera.