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¿Cuándo se hace imprescindible un sistema de gestión de proyectos?
Emprender acciones estratégicas de la empresa, como lanzar un nuevo producto o abrir una nueva sucursal, requiere una cuidadosa preparación.
Hoy en día, el trabajo en cualquier proyecto puede apoyarse en sistemas diseñados para mejorar la eficacia del trabajo y ayudar al equipo en cada fase del proceso.
Estos sistemas facilitan tareas como la planificación, la creación de calendarios de proyectos, la priorización de tareas y su asignación a empleados concretos.
¿En qué situaciones puede ser especialmente útil utilizar los modernos sistemas de gestión de proyectos?
Supervisas varios proyectos
Los sistemas de gestión de proyectos disponibles en el mercado pueden adaptarse para apoyar las tareas fundamentales de los responsables de la gestión de equipos.
Algunos sistemas están diseñados específicamente para gestionar áreas concretas de los proyectos; por ejemplo, pueden tener funciones que simplifiquen el lanzamiento de nuevos productos o ayuden a supervisar los proyectos de inversión.
Al seleccionar un sistema para tu empresa, es importante tener en cuenta las necesidades actuales de la organización o elegir aplicaciones que sean lo más versátiles posible.
Éstas pueden utilizarse en todas las fases de un proyecto y configurarse según la naturaleza específica de la empresa.
Si varios gestores supervisan proyectos, es buena idea invertir en software que utilice la red interna de la empresa (Intranet).
Esto permite a cada responsable supervisar el progreso del equipo desde cualquier lugar de la empresa.
Quieres normalizar las prácticas en toda la organización
Adquirir un único sistema de gestión de proyectos puede resolver los problemas relacionados con el caos informativo.
Es probable que este caos se produzca cuando una organización gestiona múltiples proyectos de diversos tipos, dirigidos por distintos supervisores.
Cada gestor puede utilizar de forma independiente las herramientas disponibles en el mercado para agilizar su trabajo.
En tales situaciones, la comunicación dentro del equipo puede volverse problemática: los miembros del equipo implicados en el proyecto pueden no tener acceso a una base de datos central de las tareas en curso, lo que dificulta el seguimiento del progreso, y puede provocar una disminución de la eficacia.
Adquirir un sistema de gestión de proyectos que sirva como herramienta común para todos los empleados debería resolver estos problemas.
Sin embargo, es esencial elegir un software que permita asignar distintos niveles de acceso a varios usuarios, permitiéndoles ver, editar tareas, asignar tareas, crear nuevos proyectos, etc.
Necesitas reducir costes
Implantar un sistema unificado de gestión de proyectos con la arquitectura y las funciones adecuadas también puede servir como herramienta para mejorar las habilidades y competencias del equipo implicado en la ejecución del proyecto.
Un software con una interfaz intuitiva permite a los empleados utilizar herramientas con las que quizá no se habían encontrado antes.
En muchos casos, un sistema de gestión moderno puede ser una buena alternativa a la costosa formación: los ejecutores y administradores de proyectos utilizarán funciones que mejoran la eficacia del trabajo y permiten gestionar los riesgos en la práctica sin necesidad de preparación teórica.
Sin embargo, es importante seleccionar una herramienta con una arquitectura sencilla, basada en soluciones que los empleados conozcan de otras aplicaciones (por ejemplo, software ofimático), para que les resulte más fácil utilizar el nuevo sistema desde el principio.
Este enfoque dará sus frutos con el tiempo: a los gestores de proyectos y a todos los ejecutores les resultará más fácil adaptarse cuando la empresa decida adquirir un software más avanzado que ofrezca funcionalidades más complejas.
Utilizar un programa de gestión de proyectos en la empresa agiliza considerablemente el trabajo de ejecución de los proyectos.
Sirve como fuente fiable de información sobre el progreso e identifica claramente a los responsables de completar tareas específicas.
Los gestores de proyectos también reciben un paquete de buenas prácticas y todas las herramientas necesarias para realizar sus tareas diarias.
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