¿Cómo agiliza la gestión de proyectos la integración FlexiProject-Jira?

Jira es una de las soluciones más utilizadas para la gestión de proyectos con métodos Agile. También es una de las principales soluciones utilizadas por los equipos de desarrollo para crear nuevos programas informáticos y mejorar los existentes. Sin embargo, esta solución es mucho menos popular en la gestión de proyectos que se ejecutan con métodos tradicionales, es decir, en cascada. En muchas organizaciones, sin embargo, hay una mezcla de proyectos relacionados con el desarrollo de sistemas informáticos y proyectos «normales» de organización u optimización. Al ejecutar estos últimos, es menos probable que los equipos de proyecto utilicen Jira y más probable que utilicen software como FlexiProject. En tales situaciones, la integración de FlexiProject con Jira es una gran ventaja para la organización. Esta ventaja consiste en que el progreso de todos los proyectos puede supervisarse en un único sistema, es decir, FlexiProject. Una solución especialmente popular en la gestión de proyectos es el diagrama de Gantt. La dirección de la empresa, los patrocinadores del proyecto y los comités de dirección esperan ver el progreso de un proyecto visualmente en un diagrama de Gantt, que FlexiProject ofrece.

En este artículo aprenderás:

Cómo la integración con Jira mejora la visibilidad de los proyectos
Cómo los equipos híbridos pueden trabajar en ambos sistemas sin problemas
Cómo aparecen las tareas de Jira en el diagrama de Gantt de FlexiProject
Cómo gestionar y supervisar todos los proyectos en un solo lugar
Cómo la integración elimina la introducción de datos por duplicado
Qué funciones de cartera e informes ofrece FlexiProject

¿Por qué merece la pena integrar FlexiProject con Jira?

Si, como se describe en la introducción, tu organización lleva a cabo varios tipos de proyectos, algunos de los cuales se ejecutan utilizando metodologías Agile y otros utilizando metodologías Waterfall, entonces integrar Jira con FlexiProject, un software de gestión de proyectos y de cartera de proyectos, tiene mucho sentido. Esto se debe a que, en muchos casos, el uso del llamado enfoque híbrido es de gran valor en la ejecución de proyectos. Ilustremos esta cuestión con un ejemplo relevante: una empresa del sector financiero desarrolla y lanza un nuevo sistema PayFlow, una aplicación para pagos electrónicos. Es fácil imaginar que en la ejecución de un proyecto de este tipo participan personas de marketing, finanzas, programación y ventas. En el caso de un proyecto de este tipo, la dirección espera que se presente un plan marco, y este plan debe prepararse y presentarse para su aprobación en FlexiProject. FlexiProject tiene un sistema de Carta de Proyecto, un módulo para crear presupuestos, un diagrama de Gantt, y te permite construir rutas de decisión fácilmente. Una vez aprobado el plan del proyecto, los desarrolladores llevan a cabo sus tareas en Jira, mientras que los equipos empresariales trabajan en FlexiProject. La junta directiva, el patrocinador del proyecto o el comité de dirección quieren tener una visión global de cómo se está ejecutando el proyecto y no quieren tener que mirar tanto en Jira como en FlexiProject para ello. Esta situación se resuelve mediante la integración de FlexiProject con Jira. Así, los gestores tienen una visión general de cómo se está ejecutando el proyecto en un único diagrama de Gantt fácil de leer. En la siguiente ilustración se muestra un diagrama de Gantt de este tipo. Todas las tareas de la Fase 3 «Desarrollo» se importan automáticamente de Jira: las tareas de Jira están marcadas con un rombo azul junto al nombre de la tarea.

Diagrama de Gantt en el sistema FlexiProject que muestra las tareas de Desarrollo de la Fase 3 extraídas de Jira, marcadas con diamantes azules

Una ventaja adicional de integrar Jira y FlexiProject es la posibilidad de informar periódicamente sobre el estado del proyecto mediante Revisiones Automáticas del Proyecto, una función que ofrece FlexiProject. Esta visión global del proyecto tiene un valor incalculable, porque en el mundo empresarial hay plazos a los que se comprometen los gestores, y estos plazos se controlan mejor en FlexiProject, que está integrado con Jira.

Empezar

Aplicación práctica de la integración en la gestión de la cartera de proyectos

A los usuarios de sistemas informáticos no les gusta tener que introducir los mismos datos en sistemas diferentes. Esta situación suele causar frustración y rara vez es sostenible a largo plazo. Esta situación puede evitarse integrando Jira con FlexiProject. Los equipos de desarrollo -u otros equipos- trabajan sólo en Jira, mientras que los empleados de la PMO, los gestores y los ejecutivos de la empresa pueden supervisar los resultados de su trabajo en FlexiProject. FlexiProject ofrece una serie de funciones que te permiten gestionar proyectos a un nivel estratégico, independientemente de si se implementan en Jira o directamente en FlexiProject: el único requisito es que FlexiProject esté integrado con Jira:

Gestión de la cartera de proyectos y programas – Diagrama de Gantt disponible
Revisiones automáticas de proyectos
Gestión del plan del proyecto
Gestión de recursos clave
Vinculación de los objetivos estratégicos con los proyectos y los KPI

La hoja de ruta de proyectos disponible en el módulo Carteras de Proyectos te permite evaluar rápidamente si los proyectos se están ejecutando según el plan aprobado o si llevan retraso. También puedes controlar fácilmente la situación financiera de toda la cartera o crear tus cuadros de mando gráficos.

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Una característica valiosa es la capacidad de gestionar los riesgos a nivel de toda la cartera de proyectos.

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Si tu empresa pone en marcha programas de proyectos completos, FlexiProject te permite enlazar distintos proyectos para formar un programa de proyectos.

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Muchas empresas realizan revisiones periódicas de los proyectos. La dirección de la empresa, los comités de dirección o los patrocinadores del proyecto asisten a estas revisiones. La mayoría de las veces, los empleados de la Oficina de Gestión de Proyectos se encargan de preparar dichas revisiones. FlexiProject automatiza considerablemente este proceso.

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Todas las herramientas anteriores proporcionan a las partes interesadas en el proyecto un alto nivel de comodidad a la hora de gestionar varios proyectos simultáneamente. Toda la información es coherente y está disponible en una única herramienta, lo que ayuda a evitar errores y ahorra tiempo, especialmente a los empleados de la PMO.

¿Cómo ayuda la integración con Jira a programar los proyectos?

En la gestión de proyectos tradicional, el calendario del proyecto se elabora basándose en la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), mientras que en la gestión de proyectos Agile, hacemos un backlog y lo dividimos en sprints. En la mayoría de los casos, los interesados en el proyecto están más acostumbrados -y esperan ver- un calendario de proyecto de alto nivel en un diagrama de Gantt claro. Crear un calendario de proyecto en FlexiProject es muy fácil, incluso para proyectos muy complejos y grandes. No importa si se trata de proyectos ejecutados íntegramente en FlexiProject, en ambos sistemas simultáneamente o sólo en Jira.

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La figura anterior muestra un proyecto implementado mediante un método híbrido. Dependiendo del nivel de detalle que quieras incluir en la planificación de tu proyecto, puedes decidir qué elementos recuperar de Jira. Si deseas mantener la programación de tu proyecto a un nivel alto y no ser demasiado detallado, basta con recuperar de Jira sólo las Epopeyas y las Historias. En esta figura, podemos ver la responsabilidad de la ejecución de las tareas individuales, sus fechas y la estructura EDT necesaria. Una vez creado todo el calendario del proyecto, puede aprobarse como plan y, a continuación, supervisarse para detectar desviaciones durante la ejecución del proyecto. El calendario del proyecto con el plan aprobado se muestra en la siguiente figura.

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Más información

¿Cómo crear un calendario de proyecto? ¡Aprende con un ejemplo práctico!

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Gestión estratégica y operativa de proyectos con FlexiProject y Jira

Actualmente, al crear sus ecosistemas informáticos, las empresas se esfuerzan por evitar introducir dos veces los mismos datos en sistemas informáticos diferentes. Esto no es diferente cuando una organización utiliza Jira y otro programa de gestión de proyectos. En estos casos, merece la pena elegir un programa que se integre bien con Jira. FlexiProject es un programa de este tipo. Una ventaja particular de esta solución es el hecho de que los proyectos pueden gestionarse operativamente en Jira y a nivel estratégico en FlexiProject. Una de las tendencias de más rápido desarrollo en la gestión de proyectos en todo el mundo es la gestión híbrida, que FlexiProject apoya mediante su integración con Jira.