¿Qué aporta la automatización de las revisiones de proyectos?
Muchos factores determinan la eficacia y la eficiencia de la Oficina de Gestión de Proyectos. En muchas empresas, los empleados de la PMO han desarrollado flujos de trabajo que les permiten crear informes periódicos que muestran el estado actual de los proyectos (o de carteras de proyectos enteras) y presentarlos a la dirección de la empresa. Aunque sólo a veces, en relativamente muchos casos, esto conlleva toda una lista de problemas.
Para que la realidad no sea sólo la pura complicación de los proyectos gestionados, merece la pena interesarse por la automatización de las revisiones de los proyectos y, por tanto, de algunas de las tareas de la PMO.
Ventajas de las revisiones automatizadas de proyectos
Las enormes ventajas de automatizar los procesos de revisión de proyectos incluyen una gran comodidad y ahorro de tiempo. Esto es especialmente cierto para el personal de la PMO, que puede dedicar más tiempo al trabajo analítico y apoyar a los Directores de Proyecto automatizando algunas de las tareas. Además, el consejo de administración de la empresa tiene acceso en tiempo real a informes claros y fáciles de interpretar sobre la situación actual de los proyectos individuales o dentro de las carteras de proyectos.
Además, el sistema automatizado sirve de «disciplina» para los Jefes de Proyecto, garantizando la actualización puntual de los datos. La implantación de un software de este tipo crea una base de datos de información compartida, incluidos los datos históricos de las revisiones, e infunde confianza en el Consejo de Administración al proporcionar un historial claro de cómo han evolucionado los proyectos a lo largo del tiempo.
El resultado de los beneficios anteriores y de la experiencia adquirida en los proyectos ejecutados con éxito será el establecimiento de normas para informar sobre el estado de los proyectos, gracias a las cuales cada iniciativa sucesiva será fácil de supervisar y completar con éxito. La dirección de la empresa puede ejercer fácilmente el control sobre los proyectos en curso (individuales o dentro de carteras de proyectos) sin interrogar aleatoriamente a los Gestores y Gerentes responsables de dirigirlos.
4 pasos críticos del proceso automatizado de revisión de proyectos:
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DEFINICIÓN DE LA PMO EN EL SISTEMA DE LA FECHA DE REVISIÓN PARA PROYECTOS ESPECÍFICOS (O PARA CUANDO LOS JEFES DE PROYECTO DEBEN ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE SUS PROYECTOS EN EL SISTEMA).
Se pueden guardar diferentes fechas de revisión de proyectos para diferentes carteras de proyectos. Al mismo tiempo, cada Director de Proyecto recibe una notificación por correo electrónico de que su proyecto ha sido seleccionado para revisión. Un contador en el tablero de mandos legible del proyecto informa diariamente al Jefe de Proyecto de cuántos días faltan para la próxima revisión del diseño.
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COMPLETAR EL FORMULARIO CON EL ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO
En este formato, varias cosas se completan automáticamente. Varias de ellas, como describir el estado actual del estado del proyecto, el calendario, el presupuesto y los riesgos del proyecto, requieren un breve comentario del Director del Proyecto. Además, hay un campo en el formato del sistema en el que el Director de Proyecto puede enumerar las decisiones que la dirección de la empresa debe tomar sobre el proyecto. Después de rellenar todos los campos del formato, el Jefe de Proyecto pulsa el botón «Listo para revisión». A continuación, se informa al personal de la PMO de que el Director ha rellenado toda la información e informa: «Estoy listo para la revisión». El personal de la PMO puede ver qué Jefes de Proyecto se han reportado listos y cuáles aún deben hacerlo.
En la siguiente pantalla del sistema FlexiProject, a la izquierda del nombre del proyecto, una marca de verificación verde muestra qué proyectos se han completado y están listos para su revisión.
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PMO VERIFICA LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS FORMATOS DE REVISIÓN
En caso de duda, la oficina afina las descripciones con los Directores de Proyecto e informa a los miembros del Consejo de que pueden revisar la situación del proyecto de la empresa después de asegurarse de que todo está listo. El Consejo de Administración puede ver qué proyectos van bien y cuáles necesitan intervención o decisiones. Si un miembro del consejo necesita más información de la que se presenta en la pantalla principal, puede entrar en el sistema para revisar la ficha de un proyecto concreto. Puede registrar sus decisiones en el campo «Decisiones del Consejo».
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CONSERVACIÓN DEL FORMATO EN EL SISTEMA UNA VEZ CERRADA LA REVISIÓN DEL PROYECTO
Acceder a las revisiones históricas desde dentro de cada proyecto facilita ver qué han comunicado los Jefes de Proyecto en el pasado, qué decisiones se tomaron y hasta qué punto se aplicaron. La siguiente pantalla del programa muestra el acceso a cuatro revisiones históricas del proyecto «Implantación de un sistema informático para la elaboración de informes de gestión».
