¿Qué es una Carta de Proyecto y cómo prepararla?

Cuando nos decidimos por una empresa para lanzar otro proyecto, queremos saber con la mayor precisión posible sobre qué nos estamos decidiendo. Describir el alcance del proyecto, su objetivo, los hitos, el caso empresarial, la duración estimada del proyecto o el presupuesto son sólo algunos de los elementos de una Carta de Proyecto bien construida.

¿Qué aprenderás de este artículo?

Qué es una Carta de Proyecto y qué papel desempeña en la gestión de proyectos,
Qué elementos debe contener una Carta de Proyecto bien preparada,
Cómo apoya la Carta del Proyecto la comunicación dentro del equipo y la gestión del cambio,
Cómo es la estructura de una Carta de Proyecto, utilizando como ejemplo el sistema FlexiProject,
Quién debe rellenar la Carta del Proyecto y cómo es el proceso de creación de la misma,
Por qué una Carta del Proyecto bien preparada aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.

¿Para qué sirve la carta del proyecto?

La aplicación práctica de la Carta del Proyecto no se limita al momento en que se toma la decisión de lanzar un proyecto. Quienes elaboran la Carta del Proyecto llevan a cabo un proceso de reflexión estructurado. Permite que el proyecto esté bien pensado, lo que reducirá en gran medida la subestimación y la ambigüedad durante la ejecución del proyecto. Un propósito importante de la Carta del Proyecto es también la comunicación eficaz entre el equipo del proyecto y la dirección de la empresa. Si en el transcurso del proyecto cambia el argumento empresarial o nos vemos obligados a modificar el alcance del proyecto o los objetivos estratégicos que se pretenden alcanzar, conviene dejar constancia de ello modificando la Carta del Proyecto. Si archivamos cada Carta de Proyecto cuando se produzcan cambios significativos en el proyecto, siempre podremos volver atrás en la historia y comprender cómo ha cambiado el proyecto desde su lanzamiento. La Carta del Proyecto suele crearse antes de que se establezca el equipo del proyecto. Todos los miembros del equipo del proyecto deben conocer la Carta del Proyecto. También debe debatirse a fondo en la reunión de lanzamiento, para que el equipo comprenda bien las expectativas fijadas para el proyecto y cómo abordar su ejecución.

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¿Qué debe contener una Carta de Proyecto?

Cuando hable de lo que debe contener una Tarjeta de Proyecto de muestra, utilizaré la Tarjeta que se ha incluido en el sistema FlexiProject. Para quienes quieran diseñar su propia Tarjeta de Proyecto, la que aquí se presenta puede servir como cierta plantilla de Tarjeta de Proyecto. Como puedes ver en la imagen de abajo, las Fichas de Proyecto suelen dividirse en varias secciones separadas. En el ejemplo siguiente, la primera sección se llama «Información». Contiene campos relacionados con las funciones del proyecto, el número del proyecto, la categoría del proyecto, la afiliación a la cartera de proyectos o la duración estimada del proyecto. También se puede ver a la derecha un gráfico que muestra lo atractivo que es el proyecto en términos del valor que su realización aportará a la organización. Los puntos del gráfico de atractivo se dibujan automáticamente porque FlexiProject lleva cosido un módulo para evaluar el atractivo de un proyecto.

La siguiente sección es la relativa a la finalidad, el alcance y el argumento empresarial del proyecto, que en FlexiProject se denomina «Descripción del proyecto». La siguiente figura también muestra las secciones «Beneficios» e «Hitos». Cabe señalar que los hitos de esta Hoja se dibujan automáticamente cuando los colocamos en el calendario del proyecto. La Ficha de Proyecto completada (como la que se muestra en las ilustraciones publicadas) corresponde a un proyecto que se ha desarrollado únicamente para demostrar el ejemplo y las capacidades del sistema.

¿Quién debe rellenar la Carta del Proyecto?

En la práctica, en las organizaciones, el proceso de lanzamiento de un nuevo proyecto suele ser así. En primer lugar, se elabora la llamada Carta de la Iniciativa (a veces también llamada Carta de la Idea), en la que se describe la idea del proyecto. Muy a menudo, la estructura de la Carta de Iniciativa y de la Carta de Proyecto también es muy similar. Una vez aprobada la Tarjeta de Iniciativa, creamos la Tarjeta de Proyecto, que simplemente detallamos. La Carta de Iniciativa suele rellenarla el iniciador del proyecto. Pueden ser varias personas de la organización. Antes de decidir lanzar un proyecto, la Carta de Iniciativa suele ser revisada por la Oficina de Gestión de Proyectos, si existe en la empresa. Una vez que se ha tomado la decisión de lanzar el proyecto y se ha nombrado al Director del Proyecto, la modificación posterior de la Carta del Proyecto queda en manos del Director del Proyecto.

Maximizar el éxito del proyecto mediante una Carta del Proyecto bien elaborada

La Carta del Proyecto es una parte muy importante de la documentación del proyecto. Hay que tener mucho cuidado para que la Carta esté bien pensada. Es una herramienta para tomar decisiones. Éstas, a su vez, serán tanto mejores cuanto mejor sea la información disponible en base a la cual se tome tal decisión. Además, es una especie de señal para el equipo del proyecto, que indica qué es y cómo se va a realizar el proyecto.