Gestión híbrida de proyectos: ¿qué es y cómo utilizarla en la práctica?

Llevo varios años desarrollando el software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject. Pregunté a uno de los desarrolladores cuándo esperaba que terminaran de trabajar en el módulo de informes. Respondió con desarmante honestidad que no lo sabía porque «trabajamos en scrum, y en scrum, al fin y al cabo, no hay plazos: cuando lo terminen, lo sabrás». Puede que este sea un ejemplo extremo, pero no está muy alejado de la realidad.

«Trabajamos en scrum, y en scrum, al fin y al cabo, no hay plazos».

Muy a menudo, independientemente de que trabajemos con metodologías ágiles o tradicionales, tenemos problemas para entregar los resultados de los proyectos a tiempo. Sin embargo, muchos proyectos deben terminarse a tiempo. Si una empresa sabe que tiene que entregar un nuevo producto a tiempo para una feria internacional en una fecha concreta, será un gran problema si el proyecto se retrasa. El trabajo en prácticamente todas las organizaciones tiene que basarse en algún plazo. La dirección de la empresa no puede permitirse el «estilo libre» de lo que será cuando será. Por estas y otras razones, la gestión híbrida de proyectos se está convirtiendo en una tendencia cada vez más común en la gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión híbrida de proyectos?

Como su nombre indica, la gestión híbrida de proyectos es una inteligente combinación de dos (en teoría, se pueden hacer más) metodologías de gestión de proyectos para ejecutar un único proyecto. En la práctica, las metodologías más comunes son la ágil y la tradicional en cascada. Esto significa que parte del trabajo de planificación y ejecución del proyecto se realiza en un proceso y parte en el otro.

¿Cómo se trabaja en la práctica con un enfoque híbrido?

Es necesario elaborar un calendario del proyecto para completarlo con éxito y dar a las partes interesadas la sensación de que controlas el proyecto y sus fechas clave. Entonces, vale la pena validarlo como plan base del proyecto. El método clásico en cascada es muy adecuado para ello. Con él podemos elaborar un plan de proyecto de alto nivel en el que se detallen las principales fases del proyecto, los hitos y las tareas significativas. Las tareas individuales del proyecto deben tener fechas de inicio y fin definidas, responsables e interrelaciones diseñadas. Un calendario elaborado de este modo muestra una imagen de las principales actividades que deben llevarse a cabo en el proyecto. Si las partes interesadas en el proyecto aceptan dicho plan, el equipo del proyecto puede empezar a dividir las grandes tareas en sprints, crear backlogs, etc., es decir, pasar al modo ágil. Pero ya no hay una situación de «ausencia de plazos» porque los plazos principales se han definido en el calendario maestro. También hay que tener en cuenta que sólo una parte concreta del proyecto puede llevarse a cabo con métodos ágiles y el resto con métodos clásicos. En el siguiente apartado se analizará un ejemplo práctico de ejecución de un proyecto de forma híbrida.

Más información

4 fases principales de ejecución del proyecto

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Desarrollo y aplicación de un nuevo producto utilizando un enfoque híbrido - ejemplo

Una empresa de productos sanitarios ha decidido fabricar y comercializar un innovador dispositivo para el análisis rápido de la composición de la sangre humana. A continuación se describen las principales fases en las que puede consistir este proyecto concreto:

analizar el mercado y elaborar un estudio de viabilidad del proyecto
desarrollo de un plan de proyecto
escribir el software
diseño de la electrónica y del dispositivo físico
construcción de un prototipo de analizador
pruebas del analizador en laboratorios seleccionados
presentación del analizador en ferias internacionales
desarrollo de la estrategia de marketing y ventas
lanzamiento de la producción en serie del dispositivo
inicio de la venta de equipos en el mercado

Analizando el anterior concepto de ejecución de proyectos, puede verse que, en principio, sólo las fases 3 y 4 deben ejecutarse utilizando metodologías ágiles, y todas las demás utilizan un enfoque tradicional de planificación y ejecución de proyectos.

¿Qué herramientas utilizar para planificar y ejecutar un proyecto híbrido?

Hay pocas herramientas disponibles en el mercado que permitan trabajar simultáneamente en metodologías ágiles e híbridas de forma eficiente y eficaz. Por lo tanto, un enfoque práctico consiste en utilizar una herramienta diferente para la entrega de proyectos con el método tradicional y otra para la entrega con el método ágil. En un planteamiento así, es crucial asegurarse de que ese software pueda integrarse para controlar eficazmente la planificación y ejecución de los proyectos. Un software muy habitual, sobre todo entre los equipos de desarrollo para la ejecución de proyectos con métodos ágiles, es Jira. FlexiProject, por su parte, es un programa de gestión de proyectos y carteras con un interesante mecanismo de integración con Jira. FlexiProject le permite gestionar un proyecto de forma holística y, en particular

describir el proyecto en una carta de proyecto
elaboración y aprobación del plan del proyecto
gestión del presupuesto del proyecto
gestión de riesgos de proyectos
gestión de los recursos del proyecto
gestión de la cartera de proyectos
gestionar los cambios en el plan del proyecto durante su ejecución
información eficaz sobre el estado del proyecto

Calendario en FlexiProject

En este enfoque, la dirección de la empresa y la Oficina de Gestión de Proyectos controlan eficazmente todo el proyecto, y los equipos de desarrollo trabajan utilizando metodologías ágiles. De este modo, todo el proyecto se gestiona correctamente y todo el mundo trabaja en una herramienta eficaz y cómoda.

¿Cuáles son las ventajas de las metodologías en cascada frente a las ágiles?

Principales ventajas de la metodología en cascada:

permite planificar todo el proyecto
la documentación del proyecto es valiosa
ideal para proyectos en los que el producto final y el flujo del proyecto pueden planificarse

Principales ventajas de las metodologías ágiles:

Es una metodología mucho más flexible que la cascada.
mejor para proyectos en los que es difícil diseñar el resultado final de antemano, e incluso dicho diseño puede resultar ineficaz.
permite la mejora continua de los procesos
la opinión del cliente del proyecto es valiosa

Métodos en cascada o ágiles: no hay por qué elegir

Podemos obtener lo mejor de ambos mundos utilizando simultáneamente métodos tradicionales en cascada y ágiles. El método en cascada nos ofrece la creación de un calendario que nos da una idea del alcance del proyecto y su calendario. Por otro lado, la metodología ágil nos da flexibilidad y la capacidad de adoptar un enfoque iterativo para crear elementos de proyecto innovadores. Además, los métodos ágiles están menos extendidos en las organizaciones que los de cascada, lo que significa que los directivos esperan hablar e informar en un «lenguaje que entiendan», que suele ser mucho más el tradicional basado en la cascada.