Zarządzanie projektami z wykorzystanie MS Excel–kiedy przestaje on być wystarczającym narzędziem do zarządzania projektami?

MS Excel to potężne narzędzie, wykorzystywane w praktycznie każdej organizacji na świecie. Zarówno w początkowym założeniu jak i obecnie MS Excel to arkusz kalkulacyjny pozwalający wykonywać zarówno proste jak i skomplikowane operacje na zbiorach danych. Rozwój Excela dokonany przez firmę Microsoft na przestrzeni lat sprawia, że jest to narzędzie bardzo elastyczne umożliwiające bardzo szerokie spektrum zastosowań. MS Excel jest również dość powszechnie stosowanym narzędziem w zarządzaniu projektami.

Proste wykorzystanie MS Excel jako program do zarządzania projektami

W wielu organizacjach, które korzystają z MS Excel w zarządzaniu projektami, został opracowany wzorcowy plik, który pozwala realizować większość procesów związanych z zaplanowaniem i realizacją projektu. W praktyce wygląda to tak, że w kolejnych zakładkach pliku są dostępne następujące główne funkcje:

Karta projektu
Analiza interesariuszy
Macierz RACI
Harmonogram projektu
Produkty projektu
Zasoby projektowe
Rejestr rzeczywistego czasu pracy
Budżet projektu
Rejestr ryzyk projektowych
Zagadnienia projektowe
Dashboard projektu

Osoby, które są zaawansowane w obsłudze MS Excel oraz mają głęboką wiedzę dotyczącą zarządzania projektami, potrafią opracować dość dobrze funkcjonujący harmonogram czy też budżet projektu. Bez wątpienia warto zwrócić uwagę na fakt, że MS Excel jest szczególnie efektywnym narzędziem do opracowania budżetu projektu. Opracowanie rejestru ryzyk czy też formatu karty projektu nie jest dużym problemem. Istotnym zagadnieniem pracy z takim plikiem MASTER jest możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników na jednym projekcie. W jakimś stopniu można to rozwiązać poprzez umieszczenie takiego pliku na środowisku Sharepoint. Kolejnym dość trudnym zagadnieniem takiego rozwiązania jest możliwość tworzenia zintegrowanej informacji o realizowanych projektach szczególnie w sytuacjach, kiedy firma realizuje ich dość dużo równocześnie.

Zaawansowane wykorzystanie MS Excel–„prawie” program do zarządzania projektami

Można też pójść o duży krok dalej i zbudować program do zarządzania projektami, w którym MS Excel jest zintegrowany z relacyjną bazą danych na przykład SQL. Wówczas Excel może być tylko interfejsem do bazy danych. Oznacza to, że wszystkie dane są przechowywane na jednej, relacyjnej bazie danych. Te dane są tam wprowadzane i stamtąd pobierane poprzez interfejs opracowany w MS Excel. Takie rozwiązanie wymaga jednak dużych nakładów pracy programistów oraz ich dość zaawansowanej wiedzy. Powszechnym problemem jest moment, w którym kluczowi programiści odchodzą z firmy i opracowany in–house program traci wsparcie.

Kiedy MS Excel staje się niewystarczającym narzędziem do efektywnego zarządzania projektami?

Niewątpliwie im większa jest organizacja, im bardziej jest zaawansowana w zarządzaniu projektami i im większą ilością projektów zarządza równocześnie, tym częściej takie organizacje korzystają z zaawansowanych, dedykowanych programów do zarządzania projektami. Można zatem zadać sobie pytanie, kiedy organizacje decydują się na zastąpienie własnych narzędzie opracowanych na bazie MS Excel i całego pakietu MS Office i zastąpienie ich profesjonalną aplikacją do zarządzania projektami. O to kilka symptomów, które wskazują na moment, w którym MS Excel zaczyna być niewystarczający:

Jednoczesne zarządzanie wieloma projektami. Badania pokazują, że liczba projektów realizowanych w organizacjach z roku na rok dynamicznie rośnie. Są organizacje, które jednocześnie realizują nawet kilkadziesiąt projektów z których wiele, to projekty strategiczne i kompleksowe. Oczywiście, w takim środowisku MS Ecel nie będzie już wystarczający.
Problemy ze spójnością danych i informacji o realizowanych projektach – dość często, pracownicy biur zarządzania projektami mówią, że zapewnienie spójności informacji w dużej organizacji pracującej na MS Excel jest wysoce problematyczne. Bezsprzecznie, kiedy pracownicy PMO muszą raportować duże ilości danych i informacji do działu finansów czy też do zarządu firmy, ta spójność danych jest bardzo potrzebna, jest wręcz konieczna.
„Bałagan” w zarządzaniu zasobami projektowymi – Bez wątpienia najbardziej powszechnym wyzwaniem średnich i dużych organizacji w zarządzaniu projektami jest skuteczność w zarządzaniu zasobami projektowymi. Zarząd firmy, podejmując decyzję o uruchomieniu kolejnego strategicznego projektu chce mieć dostępną informację, czy są w firmie dostępne zasoby do realizacji tego projektu. W przeciwieństwie do organizacji pracujących z wykorzystaniem MS Excel, firmy pracujące z profesjonalnym programem do zarządzania projektami taką informację do dostępności zasobów mają do dyspozycji.
Potrzeba coraz większej ilości zaawansowanych funkcjonalności – wraz ze wzrostem zaawansowania organizacji w zakresie zarządzania projektami w naturalny sposób pojawia się coraz większa liczba potrzeb w zakresie nowych funkcjonalności programu. Proste rozwiązania są dość łatwe do zrobienia w MS Excel. Jednak już te bardziej zaawansowane są bardzo pracochłonne, wymagają programistycznej wiedzy i stają się coraz bardziej kosztowne. Dużym ryzykiem jest wówczas dostępność osób o odpowiednich kompetencjach, które potrafią takie rozwiązania budować
Utrudniony dostęp do danych historycznych – Doskonałość projektową buduje się między innymi poprzez uczenie się na własnych błędach. Bez wątpienia łatwy dostęp do leassons learned jest duża zaletą
Nieefektywna współpraca i komunikacja – Komunikacja w projekcie, szybka wymiana informacji i szybkie podejmowanie decyzji to klucz do efektywności zarządzania projektami. To jest chyba największy problem w organizacjach, które korzystają z Ms Excel

Profesjonalny program do zarządzania projektami i portfelami projektów–główne przewagi nad MS Excel

Bez wątpienia profesjonalne aplikacje do zarządzania projektami i portfelami projektów mają wiele zalet w porównaniu do narzędzi opracowanych na bazie pakietu MS Office. Godne uwagi jest to, że takie programy są latami rozwijane i doskonalone. Często firmy, które rozwijają programy do zarządzania projektami zajmują się tylko tym i jest to ich podstawowy biznes. Takie firmy mają regularny dostęp do tysięcy użytkowników, od których otrzymują feedback. Ten feedback jest ogromnym wsparciem dla doskonalenia programu. W opozycji do tych firm budowanie tak profesjonalnych programów in-house jest bardzo trudne a często wprost nieopłacalne. Do głównych przewag takich programów należą:

Skuteczne zarządzanie zasobami projektowymi – tak jak wspomnieliśmy wcześniej, zarządzanie zasobami projektowymi to jedno z największych wyzwań w zarządzaniu projektami. Powszechne są sytuacje, kiedy firmy realizują zbyt dużo projektów równocześnie, a kluczowi pracownicy są zbyt mocno obciążeni pracą. Kluczowa zatem stają się możliwość łatwego planowania zasobów oraz dostęp do informacji o dostępności zasobów w kolejnych tygodniach czy też miesiącach. Poniższa ilustracja pochodzi z programu od zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject i pokazuje sytuację z zasobami projektowymi w perspektywie kolejnych trzech miesięcy.
Zasoby projektowe w perspektywie kolejnych trzech miesięcy w programie FlexiProject
Efektywna współpraca i komunikacja – skuteczność realizacji szczególnie dużych projektów wymaga efektywnej współpracy i komunikacji. Możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników nad jednym harmonogramem projektu to wręcz podstawowe wymaganie. Bezsprzecznie w profesjonalnym programie do zarządzania projektami taka informacja jest dostępna bezpośrednio w systemie, pogrupowana w dedykowane wątki dyskusyjne i nie powoduje konieczności żmudnego przeszukiwania emaili. W zakresie komunikacji kluczowe jest również zaprojektowanie skutecznych procesów decyzyjnych, a następnie ich automatyzacja.
Podejmowanie decyzji o nowych projektach na bazie dobrej informacji – kluczową rolą zarządu firmy jest podejmowanie decyzji o uruchamianiu kolejnych projektów w organizacji. Dobry program do zarządzania projektami pozwala zbudować odpowiednie modele scoringowe do oceny pomysłów na nowe projekty. Tak, jak na poniższej ilustracji zarząd firmy, w portfelu projektowym widzi na macierzy w lewym górnym rogu ekranu, jak atrakcyjne są projekty znajdujące się w portfelu. Takie narzędzie bardzo skutecznie wspiera zarząd w spotkaniach, dyskusjach i w podejmowaniu decyzji. W przeciwieństwie do Excela sam proces oceny scoringowej jest najczęściej zautomatyzowany
Model scoringowy we FlexiProject
Zintegrowane i spójne informacje – dostęp do jednego „źródła prawdy” jest kluczowy przede wszystkim dla pracowników PMO, którzy raportują statusy projektów do zarządu firmy. W sytuacjach, kiedy kierownicy projektów prezentują swoje dane a inne są pokazywane przez PMO to tworzy to atmosferę braku zaufania i utrudnia procesy decyzyjne.
Budowanie baz danych i standardów – kluczową rolą Biura Zarządzania Projektami jest budowanie standardów zarządzania projektami oraz baz danych. W zakresie standardów są to między innymi: karta projektu, karta zamknięcia projektu, szablony dla projektów o powtarzalnym charakterze czy też wzorce dokumentów. Bardzo ważne są też bazy danych zbierających leassons learned, historyczne ryzyka czy też best practices z perfekcyjnie zrealizowanych wcześniejszych projektów.