Gestione dei progetti con MS Excel: quando cessa di essere uno strumento sufficiente per la gestione dei progetti?

MS Excel è uno strumento potente utilizzato praticamente in ogni organizzazione. Inizialmente, e ancora oggi, è un foglio di calcolo che consente di eseguire operazioni semplici e complesse su insiemi di dati. Lo sviluppo di Excel da parte di Microsoft nel corso degli anni lo ha reso molto flessibile, con numerose applicazioni. Anche MS Excel è uno strumento relativamente utilizzato nella gestione dei progetti.

Utilizzo di MS Excel come programma di gestione dei progetti

Molte organizzazioni che utilizzano MS Excel per la gestione dei progetti hanno sviluppato un file modello per eseguire la maggior parte dei processi coinvolti nella pianificazione e nell’esecuzione di un progetto. In pratica, sembra che le seguenti funzioni principali siano disponibili nelle seguenti schede del file:

Carta del progetto
Analisi degli stakeholder
Matrice RACI
Programma del progetto
Prodotti da consegnare al progetto
Risorse del progetto
Registrazione dell’orario di lavoro effettivo
Bilancio del progetto
Registro dei rischi del progetto
Problemi del progetto
Cruscotto del progetto

Chi è esperto nell’uso di MS Excel e ha una conoscenza approfondita della gestione dei progetti può sviluppare un programma o un budget di progetto ragionevolmente ben funzionante. Indubbiamente, vale la pena notare che MS Excel è uno strumento particolarmente efficace per sviluppare un budget di progetto. Lo sviluppo di un registro dei rischi o di un formato di carta del progetto è un problema di poco conto. Un aspetto essenziale del lavoro con un file MASTER di questo tipo è la possibilità di lavoro simultaneo di più utenti su un singolo progetto. Questo problema può essere risolto inserendo il file in un ambiente Sharepoint. Un’altra questione piuttosto spinosa di questa soluzione è la possibilità di creare informazioni integrate sui progetti in corso, soprattutto quando l’azienda ne realizza molti contemporaneamente.

Uso avanzato di MS Excel - "quasi" un programma di gestione dei progetti

È anche possibile creare un programma di gestione dei progetti in cui MS Excel è integrato con un database relazionale come SQL. Allora Excel può essere solo un’interfaccia con il database. Ciò significa che tutti i dati sono memorizzati in un unico database relazionale. I dati vengono inseriti e recuperati attraverso un’interfaccia sviluppata in MS Excel. Una soluzione di questo tipo, tuttavia, richiede molto lavoro da parte dei programmatori e delle loro conoscenze relativamente avanzate. Un problema comune è quando i programmatori chiave lasciano l’azienda e il programma sviluppato internamente ha bisogno di maggiore supporto.

Quando MS Excel diventa uno strumento insufficiente per una gestione efficace dei progetti?

Indubbiamente, più un’organizzazione è grande, più è avanzata nella gestione dei progetti. Più progetti vengono gestiti contemporaneamente, più spesso queste organizzazioni utilizzano software di gestione dei progetti avanzati e dedicati. Pertanto, quando le organizzazioni decidono di sostituire gli strumenti sviluppati sulla base di MS Excel e dell’intera suite MS Office con un’applicazione professionale per la gestione dei progetti, questi sono alcuni sintomi che indicano il punto in cui MS Excel inizia a non funzionare più:

Gestione simultanea di più progetti. Gli studi dimostrano che il numero di progetti realizzati dalle organizzazioni aumenta ogni anno. Alcune organizzazioni gestiscono contemporaneamente decine di progetti, molti dei quali strategici e complessi. Ovviamente, in un ambiente di questo tipo è necessario qualcosa di più di MS Excel.
Problemi di coerenza dei dati e delle informazioni sui progetti in corso – molto spesso, il personale dell’ufficio di gestione dei progetti afferma che garantire la coerenza delle informazioni in una grande organizzazione che lavora su MS Excel è altamente problematico. È innegabile che quando i dipendenti del PMO devono riferire grandi quantità di dati e informazioni al dipartimento finanziario o al consiglio di amministrazione dell’azienda, la coerenza dei dati è addirittura essenziale.
“Disordine” nella gestione delle risorse di progetto – Senza dubbio, la sfida più comune delle organizzazioni di medie e grandi dimensioni nella gestione dei progetti è l’efficienza nella gestione delle risorse di progetto. Quando decide di lanciare il prossimo progetto strategico, la direzione di un’azienda vuole avere informazioni disponibili sulla disponibilità di risorse in azienda per realizzare il progetto. A differenza delle organizzazioni con MS Excel, le aziende con un software professionale di gestione dei progetti dispongono di tali informazioni per la disponibilità delle risorse.
Necessità di funzionalità più avanzate: man mano che le organizzazioni diventano più sofisticate nella gestione dei progetti, sorgono naturalmente sempre più esigenze di nuove funzionalità del programma. Le soluzioni semplici sono facili da realizzare in MS Excel. Tuttavia, quelli più avanzati sono già ad alta intensità di lavoro, richiedono competenze di programmazione e sono sempre più costosi. Il rischio significativo, quindi, è la disponibilità di persone competenti in grado di costruire tali soluzioni.
Difficile accesso ai dati storici – L’eccellenza nella progettazione si costruisce, tra l’altro, imparando dai propri errori. Senza dubbio, la facilità di accesso alle lezioni apprese è un vantaggio significativo.
Collaborazione e comunicazione inefficaci – La comunicazione di progetto, lo scambio rapido di informazioni e la rapidità delle decisioni sono le chiavi per una gestione efficace del progetto. Questo è forse il problema più grande nelle organizzazioni che utilizzano Ms Excel

Software professionale per la gestione di progetti e portafogli - vantaggi significativi rispetto a MS Excel

Senza dubbio, le applicazioni professionali per la gestione di progetti e portfolio presentano molti vantaggi rispetto agli strumenti sviluppati sulla base di MS Office. È da notare che tali programmi vengono sviluppati e migliorati nel corso degli anni. Spesso le aziende che sviluppano programmi di project management si occupano solo di questo, che è il loro core business. Queste aziende accedono regolarmente a migliaia di utenti da cui ricevono feedback. Questo feedback è di grande aiuto per migliorare il programma. Al contrario di queste aziende, la creazione di programmi interni professionali di questo tipo è molto difficile e spesso assolutamente non redditizia. I principali vantaggi di tali programmi includono:

Gestione efficace delle risorse di progetto – come abbiamo detto in precedenza, la gestione delle risorse di progetto è una delle sfide più grandi nella gestione dei progetti. È frequente che le aziende abbiano troppi progetti in corso contemporaneamente e che i dipendenti chiave siano sovraccaricati di lavoro. Pertanto, la capacità di pianificare facilmente le risorse e di accedere alle informazioni sulla loro disponibilità nelle settimane o nei mesi successivi diventa fondamentale. La seguente illustrazione proviene dal software di gestione di progetti e portfolio FlexiProject e mostra la situazione delle risorse del progetto nei prossimi tre mesi.
Risorse del progetto nei prossimi tre mesi
Collaborazione e comunicazione efficaci – l’efficienza dell’attuazione di progetti particolarmente grandi richiede una collaborazione e una comunicazione efficaci. La possibilità per più utenti di lavorare simultaneamente su un’unica pianificazione del progetto è un requisito fondamentale. Indubbiamente, in un programma professionale di gestione dei progetti, tali informazioni sono disponibili direttamente nel sistema, raggruppate in thread di discussione dedicati, e non richiedono un noioso vaglio delle e-mail. In termini di comunicazione, è anche fondamentale progettare processi decisionali efficaci e poi automatizzarli.
Prendere decisioni su nuovi progetti sulla base di buone informazioni: un ruolo chiave della direzione di un’azienda è quello di prendere decisioni sull’avvio di nuovi progetti nell’organizzazione. Un buon programma di gestione dei progetti consente di costruire modelli di punteggio adeguati per valutare le idee per i nuovi progetti. Come nell’illustrazione sottostante, il consiglio di amministrazione della società può vedere su una matrice nell’angolo superiore sinistro dello schermo quanto siano interessanti i progetti in portafoglio. Questo strumento è molto efficace per assistere il consiglio nelle riunioni, nelle discussioni e nel processo decisionale. A differenza di Excel, il processo di assegnazione dei punteggi è per lo più automatizzato.
Attrattività dei progetti in portafoglio nel software FlexiProject
Informazioni integrate e coerenti: l’accesso a un’unica “fonte di verità” è fondamentale, soprattutto per i dipendenti del PMO che riportano lo stato dei progetti alla direzione aziendale. Nelle situazioni in cui i project manager presentano i loro dati e gli altri vengono mostrati dal PMO, si crea un’atmosfera di sfiducia e si ostacolano i processi decisionali.
Costruire database e standard – un ruolo chiave del Project Management Office è quello di costruire standard e database di gestione del progetto. In termini di standard, questi includono una carta del progetto, una carta di chiusura del progetto, modelli per progetti di natura ripetitiva o modelli di documenti. Molto importanti sono anche i database che raccolgono le lezioni apprese, i rischi storici o le best practice di progetti precedenti perfettamente eseguiti.