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Gestión de los recursos del proyecto: una base clave para el éxito del proyecto en la empresa
La gestión de los recursos de los proyectos es un elemento crucial que influye en la eficacia y el éxito de los proyectos de cualquier organización. En una época de creciente competencia y cambios dinámicos en el mercado, la capacidad de asignar de forma óptima los recursos -tanto humanos como materiales- resulta esencial para alcanzar el éxito. En este artículo, analizaremos cómo una gestión eficaz de los recursos puede contribuir a una mejor ejecución de los proyectos y qué principios clave deben aplicarse en una empresa para alcanzar los objetivos deseados.
Introducción a la gestión de recursos de proyectos
Empecemos por una verdad evidente, y es la afirmación de que las personas realizan proyectos en las empresas. La mano de obra humana cuesta dinero, y cuanto mejor gestionemos esta mano de obra, más baratos conseguiremos los resultados deseados. Desde el punto de vista empresarial, ésta es precisamente la cuestión. Convengamos también en que las personas son el activo más valioso de la mayoría de las organizaciones. Merece la pena esforzarse para que los empleados estén debidamente motivados para trabajar en los proyectos. Teniendo en cuenta todo esto, los recursos humanos que llevan a cabo los proyectos deben gestionarse sabiamente. Veamos la práctica en muchas organizaciones y cómo los sistemas dedicados a la gestión de proyectos ayudan a resolver muchos problemas de gestión de recursos de proyectos.
Retos en la ejecución del proyecto
A menudo se dan situaciones en las que la dirección de una empresa espera que la organización lleve a cabo proyectos más allá de los que están en marcha. Los empleados se defienden de lanzar más proyectos porque saben perfectamente que los que están en marcha ya les implican. Dicen: «No podemos hacerlo», y la dirección cree que se debe a su falta de voluntad para asumir más responsabilidades e implicarse más en la empresa. Faltan pruebas inequívocas que demuestren cuál es la situación. En este caso, la solución es relativamente sencilla: necesitamos alguna herramienta informática que apoye la planificación de los recursos de los proyectos y muestre claramente qué «capacidad sobrante» queda disponible en la organización. Veamos la siguiente captura de pantalla, que muestra todos los meses en los que la organización aún tiene capacidad sobrante.
El papel de las herramientas informáticas en la gestión de recursos
Observando este cuadro, puedes ver qué empleados están sobrecargados de trabajo y cuáles pueden asumir aún más responsabilidades. Por supuesto, merece la pena hacer un resumen de este tipo en las grandes organizaciones, mostrando y analizando tipos específicos de recursos, como ingenieros o programadores. Posicionar adecuadamente los proyectos de la organización en la hoja de ruta vale la pena para sacar todos los colores al azul.
Para obtener un informe que muestre el compromiso de los recursos de la organización con los proyectos, debes hacer un trabajo y, para cada proyecto, pensar en quién, cuándo y en qué medida debe participar en el proyecto para que se realice de la mejor manera posible y se haga un uso óptimo de los recursos disponibles. La asignación de una persona concreta a los proyectos se muestra en la siguiente figura.
Esta pantalla muestra la participación de Daniel Labert en los tres proyectos a los que está asignada actualmente. Lo que he mostrado anteriormente son actividades bastante básicas que conforman la gestión de recursos de proyectos en una organización. En las organizaciones más grandes, los propietarios de recursos liberan recursos para los proyectos cuando los gestores de proyectos demandan esos recursos. Un propietario de recursos es un «filtro» adicional que vigila el uso óptimo de los recursos en la organización. Cuando gestionamos varios proyectos en una organización, los sistemas informáticos dedicados pueden ayudarnos a evaluar cómo es el compromiso de recursos con los proyectos en curso y a poner un filtro en esta situación con los proyectos que queremos lanzar. Luego, desplazando adecuadamente los proyectos en el tiempo en la hoja de ruta del proyecto, intentamos crear una utilización óptima de los recursos. Los problemas y soluciones descritos anteriormente pueden mejorar significativamente una organización. Hago especial hincapié en la importancia de la herramienta informática, ya que ayuda a resolver este problema de forma significativa.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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