5 ventajas de una aplicación de gestión de proyectos

La globalización y, por tanto, la intensa competencia en el mercado hacen que las empresas deban ser capaces de aplicar sus estrategias de mercado con rapidez y eficacia. Un método estándar de aplicación de estrategias consiste en llevar a cabo una serie de proyectos vinculados con precisión a los objetivos estratégicos. A través de los proyectos se introducen nuevos productos, se realizan inversiones, se mejoran procesos, etc. Muchos proyectos obligan a dedicar cada vez más recursos organizativos a su ejecución. Es esencial que estos proyectos se lleven a cabo con eficacia y que los equipos de proyecto dispongan de medios prácticos para comunicarse y coordinar su trabajo. Las empresas que funcionan con un programa de gestión de proyectos creado por ellas mismas -normalmente basado en herramientas del paquete MS Office- no pueden garantizar una eficacia suficiente en la aplicación de la estrategia. Estas empresas necesitan una aplicación profesional de gestión de proyectos y carteras. Esto les permitirá comunicarse y distribuir el trabajo con eficacia. Un programa informático profesional también ayudará a coordinar las actividades y supervisar los resultados obtenidos.

1. Planificar el proyecto con precisión y aprobar formalmente el plan de ejecución

La planificación del proyecto debe comenzar con la creación de una Carta del Proyecto y, una vez aprobada, pasar a la planificación precisa. El calendario del proyecto, que influye notablemente en su éxito, es un producto esencial del plan del proyecto. Por lo tanto, es necesario aplicar las normas de gestión de proyectos de la empresa, que exigen que cada proyecto cree un plan de proyecto. Dicho plan debe aprobarse formalmente antes de iniciar la fase de aplicación. Al principio, puede parecer que este planteamiento genera un trabajo administrativo excesivo, pero es sólo una apariencia. Un buen plan de proyecto, que incluya un calendario y a menudo un diagrama de Gantt, es una «hoja de ruta» para la ejecución del proyecto. Muestra cómo se espera que el equipo del proyecto alcance el objetivo del proyecto. Lo que suele disuadir a los equipos de proyecto de elaborar un plan de proyecto es un software de gestión de proyectos poco amigable. Un buen programa es beneficioso para elaborar un plan de proyecto porque el equipo puede trabajar en el plan en paralelo. Pueden introducir fácilmente cambios que desemboquen en el plan definitivo. Una aplicación avanzada de gestión de proyectos le permite aprobar formalmente el plan del proyecto, que se aplicará a partir de ese momento. También se controlarán las desviaciones con respecto a este plan. Merece la pena distinguir las características de un buen plan de proyecto: carta de proyecto aprobada, plan de comunicación, tareas con fechas fijas para su realización y responsabilidad asignada, vínculos entre tareas visibles en un diagrama de Gantt y presupuesto del proyecto.

2. Identificar y prevenir los riesgos del proyecto

El software profesional de gestión de proyectos y carteras de proyectos permite gestionar los riesgos del proyecto. Suelen tener un módulo dedicado a llevar un registro de los riesgos del proyecto. La gestión de riesgos es esencial porque permite identificar a tiempo los riesgos que pueden afectar negativamente al curso del proyecto. Gestionar los riesgos de un proyecto es relativamente fácil. En la mayoría de los casos, se trata de mantener un registro de riesgos disciplinado y debatirlo periódicamente con el equipo del proyecto. Los métodos avanzados, como las simulaciones de Montecarlo, están en los proyectos más extensos y muy completos. Hay varios enfoques de la gestión de riesgos en el proyecto que merece la pena conocer y aplicar correctamente. Pero, ¿en qué sentido es conveniente no «sobreidentificarlo» todo, lo que puede afectar negativamente al proyecto? Merece la pena definir el ciclo de vida del proyecto en las normas de gestión de proyectos de la empresa. Además, defina qué categorías de riesgo deben definirse en las fases de inicio, planificación y ejecución del proyecto. Por ejemplo, resulta útil describir sólo los riesgos más relevantes en la fase de idea del proyecto. Principalmente para que los gestores que decidan iniciar un proyecto puedan reflexionar sobre su aceptación conociendo los riesgos clave. A diferencia de lo que ocurre en la fase de definición de la idea, en la fase de aplicación ya conviene identificar y registrar los riesgos más y menos importantes en el registro de riesgos. Lo que a algunos puede parecerles poco importante, para otros puede tener una perspectiva completamente distinta. Esto se debe a que cada persona tiene un punto de vista diferente sobre la percepción de los riesgos. Cabe suponer que hasta el 70% del impacto de la gestión de riesgos del proyecto procederá de las reuniones periódicas del equipo de proyecto. Durante estas reuniones, merece la pena dedicar tiempo a debatir los riesgos del proyecto.

3. Definir con precisión los objetivos y el alcance del proyecto y asegurarse de que encaja en la estrategia de la empresa.

Toda empresa debe aplicar eficazmente su estrategia de mercado para diferenciarse de la competencia y obtener una ventaja. Por lo tanto, los objetivos de los grandes proyectos deben ser coherentes con los objetivos estratégicos elegidos por la empresa. Sólo es posible ejecutar un proyecto con eficacia conociendo su objetivo. Todo proyecto debe tener unos objetivos bien formulados. Definir y redactar los objetivos de un proyecto en una carta es una práctica habitual. La carta del proyecto incluye los objetivos y el alcance, los hitos, la fecha de finalización y la duración, el presupuesto dedicado, las funciones del proyecto, etc. Las empresas avanzadas en gestión de proyectos van un paso más allá. Crean un vínculo preciso entre la estrategia de la empresa y los proyectos. La capacidad de vincular los objetivos estratégicos de una empresa con los objetivos de los proyectos es una funcionalidad necesaria que debe ofrecer un software de gestión de proyectos y carteras de proyectos. Sólo algunas aplicaciones de gestión de proyectos disponen de esta funcionalidad. A la hora de elegir un sistema, merece la pena prestar atención a la disponibilidad de esta funcionalidad. No todas las organizaciones tienen un documento con una estrategia escrita, y no todas las organizaciones tienen objetivos estratégicos específicos. Sin embargo, esta empresa puede decidir mejorar su proceso estratégico en el futuro. En ese caso, la necesidad de esa funcionalidad no debería obligar a sustituir el software de gestión de proyectos por uno nuevo y más potente. A la hora de elegir un sistema de gestión de proyectos, merece la pena decidirse desde el principio por uno que admita tanto la gestión de proyectos como la gestión de la aplicación de estrategias.

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4. Elaborar informes de situación de los proyectos y automatizar el proceso de revisiones cíclicas de los proyectos.

Sólo es posible gestionar los proyectos con eficacia si se tiene acceso permanente a informes e información sobre los proyectos previstos y en curso. Además, los directivos esperan que la información se presente de forma muy clara. Las empresas que operan en Polonia suelen esperar aplicaciones de gestión de proyectos y carteras en polaco; por ejemplo, las empresas de Ucrania quieren un sistema en su lengua nacional. Esto se debe a que los conocimientos de inglés varían de un empleado a otro. Esto puede dificultar la comunicación del proyecto. Una buena aplicación de gestión de proyectos debe ofrecer, sin lugar a dudas, una creación sencilla de informes de proyectos sobre diversos temas. Una característica útil de este tipo de software es que los usuarios del sistema pueden crear informes de proyectos y configurarlos libremente. La elaboración de los informes de los proyectos corresponde principalmente al personal de la PMO. La oficina de gestión de proyectos es responsable de comprender la situación de los proyectos de la empresa. La PMO informa del estado de los proyectos en curso al consejo de administración y a la dirección de la empresa. La posibilidad de adaptar el contenido de los informes a las necesidades de la dirección de la empresa es, sin duda, una de las funcionalidades clave para elegir una aplicación de gestión de proyectos. Algunos programas de gestión de proyectos tienen varios informes clave diseñados de forma permanente. Los mejores ofrecen una amplia capacidad de configuración de los informes. La configurabilidad es uno de los muchos rasgos que caracterizan a un buen sistema de gestión de proyectos. Cabe señalar que estos informes pueden convertirse en archivos PDF o exportarse a MS Excel. También se espera que el sistema pueda enviar informes automáticamente a grupos de usuarios definidos.

5. Garantizar una gestión eficaz de los recursos humanos y financieros del proyecto.

Estudios mundiales demuestran que la gestión eficaz de los recursos de los proyectos es el reto más importante de muchas empresas. Las empresas se ven desbordadas por la necesidad de establecer prioridades a la hora de seleccionar los proyectos que van a emprender, por lo que ejecutan demasiados proyectos simultáneamente. Hoy en día, cuando las empresas ejecutan cada vez más proyectos en paralelo, la gestión adecuada de los recursos financieros y humanos de los proyectos se convierte en una cuestión vital. Los recursos de los proyectos, especialmente los recursos humanos, son para muchas empresas el activo más esencial y a menudo el más caro. Si es así, no cabe duda de que las empresas deben esforzarse al máximo por gestionar eficazmente los recursos de los proyectos. En la práctica, este tipo de gestión consiste en garantizar que cada miembro del equipo del proyecto esté bien descansado durante su trabajo. Las organizaciones que cuentan con una PMO y desean gestionar bien los recursos de los proyectos esperan que una buena aplicación de gestión de proyectos y carteras les ofrezca esa funcionalidad. Para una buena planificación de los recursos del proyecto, es necesario poder asignar a las tareas el nivel de compromiso de los miembros del equipo del proyecto. La aplicación debe contar para cada miembro del equipo del proyecto cuántas horas están programadas para completar las tareas asignadas. Si hay excesos en determinados días, el sistema debe comunicarlo inmediatamente mediante avisos claros. Es esencial recordar que, inicialmente, la planificación de recursos en un proyecto puede parecer una actividad exigente. Sin embargo, estas actividades de gestión de los recursos del proyecto son sin duda muy valiosas y aportan una serie de beneficios. Los más importantes son el aumento de la motivación del personal, una mejor organización del trabajo, una mayor capacidad para distribuir los proyectos en el tiempo y una mayor atención a las prioridades.