Gestión de proyectos y carteras de proyectos en una empresa manufacturera utilizando FlexiProject

Una característica de la mayoría de las empresas manufactureras es que primero inventan los productos que quieren vender en el mercado y luego ponen en marcha procesos de producción para fabricarlos.
Aquí, conviene añadir que no todas las empresas manufactureras son también empresas de innovación, es decir, no todas las empresas inventan nuevos productos, porque algunas de ellas fabrican productos por encargo de otras empresas, que sólo se encargan de inventarlos y de comercializarlos y venderlos.
Para este artículo, sin embargo, vamos a suponer que hablamos de una empresa manufacturera «clásica» con sus productos.

El contexto de la gestión de proyectos en una empresa manufacturera

En cuanto a las características de una empresa manufacturera presentadas anteriormente, podemos distinguir en ella varias categorías de proyectos:

• Proyectos de investigación y desarrollo (I+D), por ejemplo, en empresas cosméticas o farmacéuticas;
• Diseño e implementación de nuevos productos (también ampliaciones de la línea de productos y mejoras de los productos ya vendidos);
• Proyectos de implantación de productos;
• Proyectos de marketing;
• Proyectos de inversión – implantación de nuevas tecnologías, modernización y renovación de la infraestructura de producción, desarrollo de fábricas, etc;
• Proyectos de optimización:
  • Proyectos relacionados con la optimización de los procesos empresariales,
  • Proyectos de reestructuración,
  • Proyectos informáticos,
  • proyectos de carácter organizativo,
• Proyectos legislativos: proyectos cuya realización exige la ley.

Una empresa de fabricación tiene una variedad tan amplia de proyectos en curso que debe garantizar un enfoque adecuado para la ejecución de cada uno de ellos.
Por supuesto, los principios generales como, por ejemplo, que cada proyecto debe tener una carta de proyecto o un plan de proyecto pueden ser coherentes para todas las categorías; sin embargo, ya habrá muchas diferencias en los detalles, y merece la pena tenerlas en cuenta.
A continuación, trataremos algunos principios inmediatamente relevantes para una gestión eficaz de los proyectos en una empresa de fabricación.
Estos principios son conceptos teóricos y herramientas prácticas que pueden aplicarse a nuestros proyectos en curso.

Crear carteras de proyectos para cada categoría de proyecto importante

Las carteras de proyectos nos ayudarán a reunir todos los proyectos con características comunes en un solo lugar.
La siguiente ilustración muestra una lista de carteras de proyectos creadas en una empresa de fabricación en el sistema de gestión de proyectos FlexiProject. Las carteras de proyectos aumentan la eficacia de la gestión de proyectos.
En primer lugar, la dirección de la empresa puede ver todos los proyectos de una categoría determinada en un solo lugar y, basándose en información estructurada, puede tomar decisiones sobre añadir otro proyecto a la cartera, eliminar de la cartera proyectos que han perdido su atractivo, etc.
Echemos un vistazo más de cerca, por ejemplo, a una cartera llamada «Desarrollo de nuevos productos» para mostrar las ventajas de gestionar mediante carteras de proyectos en una empresa de fabricación.
En la siguiente ilustración se muestra una cartera de proyectos de este tipo creada en el sistema de gestión de proyectos FlexiProject. ¿Qué ve el consejo/dirección de la empresa en esa pantalla y cómo puede tomar decisiones eficaces basándose en ella?

• El gráfico de la parte superior izquierda de la pantalla tiene una doble función.
  Clasifica los proyectos de la cartera en función de su atractivo para la empresa, siendo los proyectos de la zona verde los más atractivos.
  El atractivo disminuye a medida que te desplazas hacia la esquina superior izquierda del gráfico.
  Además, el gráfico también presenta iniciativas/ideas y candidatos potenciales para futuros proyectos.
  Comprender este gráfico es crucial para que la dirección de la empresa discuta la composición óptima de la cartera de proyectos de Desarrollo de Nuevos Productos.
• En la parte inferior de la pantalla se muestran tres líneas: los datos actuales de la cartera, el plan adoptado y la desviación de los valores actuales respecto al plan.
  Así, si una empresa destina, por ejemplo, 10 millones de zlotys al desarrollo de Nuevos Productos durante un periodo determinado, observando esta pantalla en cualquier momento, se podrá ver en qué medida se está cumpliendo este objetivo.
  Supongamos que determinados parámetros de la cartera muestran desviaciones negativas.
  En ese caso, el sistema nos permite realizar simulaciones particulares: por ejemplo, cómo se comportarán los parámetros observados si se elimina un proyecto de la cartera o se introduce una nueva iniciativa.

Otra ventaja de la cartera de proyectos es la posibilidad de observar una hoja de ruta que muestre la priorización de los proyectos a lo largo del tiempo y cómo avanza su ejecución con respecto al plan aprobado.
En la siguiente ilustración se muestra una hoja de ruta de este tipo.
El plan de cada proyecto se muestra con una fina barra negra, y el estado actual del proyecto con una ancha barra azul.
De este modo, la dirección de la empresa tiene información sobre el estado actual de todos los proyectos de la cartera de Proyectos Estratégicos en cualquier momento y de forma evidente.

Crear normas de gestión para proyectos de carácter repetitivo

Una empresa manufacturera lleva a cabo docenas de proyectos anuales para desarrollar y lanzar nuevos productos o proyectos de inversión.
Muy a menudo, esos proyectos son similares entre sí, y lo que es más, varias empresas manufactureras quieren aplicar normas razonables para la ejecución sin problemas de esos proyectos.
Con este fin, por ejemplo, para los proyectos de Desarrollo de Nuevos Productos, se puede desarrollar el llamado proceso maestro u óptimo objetivo, y lo mismo vale la pena crear para los proyectos de inversión (por supuesto, se pueden hacer plantillas de este tipo para los proyectos de marketing, RRHH o TI).
Una plantilla de este tipo suele ser una plantilla de proyecto maestro para la estructura del calendario y el presupuesto, una pista con una lista de riesgos potenciales y una descripción de los productos esperados en dicho proyecto.
Como parte de la definición de los productos, merece la pena incluir en esas normas, por ejemplo, las plantillas de documentos necesarios y las llamadas mejores prácticas, es decir, ejemplos de cómo, de la mejor manera, deberían ser determinados productos -pueden ser ejemplos de proyectos anteriores muy bien ejecutados-.

Planificar adecuadamente todos los proyectos y controlar las desviaciones durante su ejecución

Teniendo en cuenta que en las empresas manufactureras se llevan a cabo simultáneamente muchos proyectos de distinta naturaleza, planificarlos adecuadamente resulta muy beneficioso.
Los proyectos implican muchos recursos humanos y financieros; por este motivo, las empresas de fabricación deben garantizar una gran eficacia en la ejecución de los proyectos para maximizar los beneficios.
Se dice que la ausencia de un plan es el mejor plan para el fracaso de un proyecto; sin duda hay algo en este dicho.
Cuando un equipo de proyecto empieza a ejecutar un proyecto sin un plan, no sabe si llegará a tiempo, si está ejecutando lo correcto, etc., y simplemente avanza.
La falta de un plan suele provocar el caos y la desmotivación del equipo siguiente.
El consejo de administración de la empresa, o la dirección en general, necesita un punto de referencia para controlar si los proyectos se están ejecutando con eficacia.
El primer paso para crear un plan de proyecto debe ser elaborar una buena carta de proyecto. La Carta del Proyecto, como se ejemplifica en la ilustración siguiente y extraída del sistema de gestión de proyectos FlexiProject, es una poderosa herramienta para desarrollar y comunicar el concepto de un proyecto a todas las partes interesadas.
Garantiza que todo el mundo esté de acuerdo, y cualquier discrepancia en la comprensión puede rectificarse desde el principio, fomentando una cultura de comunicación clara y conocimiento compartido. Además de la Carta del Proyecto, me gustaría señalar que la construcción del calendario del proyecto y su distribución en el tiempo se presentan en un diagrama de Gantt.
El calendario del proyecto muestra las fases del proyecto, sus etapas, tareas e hitos.
También te permite determinar los plazos y responsabilidades de cada tarea.
Trabajar en el cronograma brinda la oportunidad de reflexionar detenidamente sobre lo que hay que hacer y cómo hacerlo de forma óptima.

La dirección y el liderazgo de una empresa manufacturera deben supervisar regularmente el progreso de los proyectos en curso

Todo el mundo conoce el dicho de que «el ojo del señor engorda al caballo».
Lo mismo ocurre con los proyectos: si caen fuera del radar del interés de la alta dirección, empiezan a «rodar eternamente», algo que toda empresa debería evitar.
Al menos una vez al mes, los proyectos clave de la empresa deberían ser revisados y analizados por el Consejo de Administración.
Una vez trabajé en una importante empresa manufacturera, donde una vez al mes se realizaba la llamada Revisión de Proyectos Estratégicos.
El Consejo de Administración y los principales directivos de la empresa se reunían y escuchaban los informes de los jefes de proyecto responsables de los proyectos estratégicos.
Esto permitía, por un lado, tomar a tiempo las decisiones necesarias y, por otro, motivar a los equipos de proyecto para que trabajaran bien.
En este sentido, el módulo de Revisiones Automatizadas de Proyectos del sistema FlexiProject ayudará significativamente a la gestión de las empresas manufactureras.

Si no tienes una, crea una Oficina de Gestión de Proyectos (también conocida como PMO).

La variedad de proyectos que se llevan a cabo en una empresa de fabricación, la necesidad de aplicar normas y la necesidad de proporcionar información adecuada sobre la situación de los proyectos de la empresa a la dirección justifican la existencia de una Oficina de Gestión de Proyectos en la organización.
Hoy en día, se habla mucho de que debería ser una PMO denominada Digital, es decir, equipada con herramientas informáticas adecuadas y que las utilice con destreza, además de promover el uso de tecnologías en la organización para apoyar la gestión de proyectos.

Optimizar la gestión de proyectos en las empresas manufactureras

Las empresas manufactureras llevan a cabo un gran número de proyectos de distinta naturaleza.
Estos proyectos implican importantes recursos humanos y financieros, por lo que las empresas deben esforzarse gradualmente al máximo para alcanzar la excelencia en la gestión de proyectos.