¿Cómo crear un calendario de proyecto? ¡Aprende con un ejemplo práctico!

El calendario es la base de la realización de cualquier proyecto. No todos los calendarios se presentan en un diagrama de Gantt con una ruta crítica, pero todos los calendarios tienen una lista de tareas que deben completarse en el proyecto, una responsabilidad definida de quién debe completarlas y en qué plazo. A continuación se describe un ejemplo práctico de elaboración de un calendario de proyecto con FlexiProject.

Maximiza la claridad del proyecto con una Carta del Proyecto

Asegúrate de que comprendes claramente los resultados del proyecto y los resultados empresariales. La mejor forma de conseguir esta claridad es rellenar una Carta del Proyecto, un documento que sirve de brújula, orienta la dirección del proyecto y garantiza su éxito.

Muchos equipos de proyecto inician un proyecto sin elaborar una buena Carta del Proyecto o incluso sin crear un buen calendario: empiezan a actuar y a ejecutar el proyecto. Éste es un error sustancial y la razón más común del fracaso potencial de un proyecto.

Para construir un buen horario, tienes que saber lo que quieres conseguir. La Carta del Proyecto es el documento básico y uno de los más críticos del proyecto. En esta fase se forma el concepto, definiendo los objetivos empresariales del proyecto, el alcance, los hitos, los plazos críticos, los riesgos y los costes. Mientras se rellena la Carta del Proyecto, surgen muchas preguntas e inquietudes, y sus respuestas garantizan que el proyecto cristalice cada vez más.

En esta fase, las distintas partes interesadas en el proyecto también pueden dar su importantísima opinión: todo el mundo está de acuerdo en que el proyecto debe ser exactamente así y no asá. Una vez que estemos seguros de que tenemos una Carta del Proyecto bien elaborada, debe ser aprobada formalmente por las normas de una empresa concreta. Creo que también merece la pena añadir que la Carta del Proyecto debe actualizarse durante su ejecución para reflejar en todo momento la forma actual del proyecto. En la siguiente ilustración se presenta un ejemplo de Carta de Proyecto del sistema FlexiProject:

Identifica los principales productos que se espera que ofrezca el proyecto

Existe un método para crear un plan de proyecto llamado Planificación Basada en el Producto. Implica definir los productos/resultados que entregará el proyecto y, a continuación, construir las fases, etapas, tareas e hitos para entregar esos productos. Es un método muy eficaz, aunque en la práctica, muy a menudo, la definición de los productos y la estructura de las tareas que conducen a su realización se hacen en paralelo. Este enfoque iterativo funciona muy bien en la práctica. Así que, tras completar la Carta del Proyecto, creamos una lista de productos que se supone que el proyecto debe entregar y los describimos de forma concisa para que no quede ninguna ambigüedad. La siguiente ilustración muestra la lista de entregables creados en FlexiProject:

En la ilustración anterior, puedes ver que cada producto tiene una tarea asociada en el calendario del proyecto, lo que garantiza que este producto se creará y se colocará en un lugar concreto. Por supuesto, esta vinculación con las tareas programadas sólo se hará una vez que empecemos a construir la estructura de tareas del proyecto, que se describe en la siguiente sección. Este enfoque garantiza que ningún producto quede «huérfano», como puede verse con los dos penúltimos productos de la lista, que no están vinculados a ninguna tarea programada, en cuyo caso debería encenderse inmediatamente una luz roja en la cabeza del gestor del proyecto que le indicara que el calendario del proyecto no está completo.

La siguiente ilustración, en cambio, muestra cómo, en la práctica, en el sistema de gestión de proyectos FlexiProject, puedes vincular un producto a una tarea concreta. En la ficha de producto, tenemos un campo «horario» que, al hacer clic, nos muestra la estructura del horario: seleccionamos una tarea concreta, hacemos clic en Aceptar, y ya tengo un producto asociado al horario.

Otra ilustración a continuación muestra cómo, en la propia estructura del calendario, puedes ver qué tareas tienen asignados específicamente entregables del proyecto: entonces aparece el símbolo de «paquete/caja» en la línea de esa tarea. Este enfoque reconforta al gestor del proyecto al saber que no ha olvidado nada.

Identificar las fases, etapas e hitos del proyecto

Tras identificar los entregables del proyecto -lo que, como hemos dicho antes, suele ocurrir en paralelo en la práctica-, identificamos las fases principales del proyecto. Esto es importante para imaginar de qué grandes «bloques de construcción» constará nuestro proyecto. Por ejemplo, en el caso de los proyectos de Desarrollo de Nuevos Productos, la primera fase podría ser «Desarrollo del Concepto», y la segunda «Preparación del Caso de Negocio», etc.

Tras definir las fases del proyecto, podemos dividir cada fase en etapas y añadir hitos. Esto último merece la pena colocarlo tras la finalización de cada fase, para que quede resumido formalmente y podamos pasar así a la siguiente fase. Centrarse en la estructura general del proyecto al principio tiene bastante sentido en la práctica.

Identificar las tareas del proyecto

Una vez desarrollada la estructura general del calendario, identificamos las tareas específicas del proyecto, como se muestra en la siguiente ilustración.

Construye vínculos/dependencias lógicas entre diferentes tareas

Al establecer vínculos o dependencias lógicas entre las tareas de tu proyecto, puedes programar eficazmente el proyecto, mantener el orden y garantizar una progresión lógica. Este enfoque también beneficia a los responsables de tareas que dependen de otros, ya que recibirán una notificación cuando la tarea precedente haya finalizado, y podrán comenzar su trabajo. Además, cualquier retraso en la tarea anterior aparecerá fácilmente en el diagrama de Gantt, proporcionando una visibilidad clara:

Asigna la responsabilidad de la ejecución de las tareas individuales y sus fechas de finalización

Tras construir toda la estructura del calendario y describir los productos y las dependencias lógicas entre las tareas, podemos determinar la responsabilidad y las fechas de ejecución de las tareas individuales, su intensidad de trabajo y su duración. En este punto, será beneficioso establecer relaciones entre las tareas: si las hay, el sistema vigilará las fechas de las tareas dependientes para que no se solapen.

Completa el horario con campos adicionales que te ayudarán a gestionarlo mejor en el futuro

Se trata de una funcionalidad muy útil que ofrece el sistema FlexiProject, ya que permite una gran flexibilidad a la hora de planificar y detallar el calendario. En concreto, el sistema de gestión de proyectos FlexiProject te permitirá crear columnas en el calendario con el nombre que quieras.

Supón que un director de proyecto quiere priorizar las tareas individuales, es decir, mostrar qué tareas tienen prioridad y cuáles son esenciales y rutinarias. Después, construye una columna adicional «Prioridad» y define los posibles campos para la selección. Además, si el director de proyecto quiere ver flujos de proyectos equivalentes a células organizativas de la empresa, construye una columna «departamento» de la empresa y la utiliza en el calendario. Si se hace esto, es sencillo filtrar la programación y ver qué tareas están asignadas al departamento de ventas, cuáles al de producción, y qué prioridades tienen.

Además, el sistema FlexiProject te permite mostrar un diagrama de Gantt coloreado, por ejemplo, por prioridades o departamentos de la empresa. Este enfoque es práctico en la medida en que muchas personas son aprendices visuales y, al ver, por ejemplo, una tarea en naranja, saben inmediatamente que es la tarea de mayor prioridad -la siguiente ilustración muestra un diagrama de Gantt coloreado por prioridad-:

Aprobar el plan de programación para controlar las desviaciones en la fase de ejecución

El calendario construido de este modo puede guardarse como la llamada línea de base, o plan base del proyecto, al que luego nos referiremos durante la ejecución y analizaremos las desviaciones. En el diagrama de Gantt, como en la ilustración siguiente, el plan base se mostrará con una fina línea negra junto a cada tarea y el progreso actual del proyecto con una barra azul más gruesa:

Mientras trabajas en el calendario, anota los riesgos que se te ocurran y los costes potenciales

Mientras se construye el calendario, suelen venir a la mente riesgos potenciales del proyecto, que conviene señalar inmediatamente para que no «se nos escapen». El sistema FlexiProject nos permite registrar los riesgos del proyecto desde el nivel de la tarea del proyecto, lo que resulta muy cómodo en un caso así. Si identificamos un riesgo concreto y lo asignamos a una tarea determinada, en la línea de esa tarea veremos un triángulo con un signo de exclamación, como en la siguiente ilustración:

Del concepto a la finalización: elaboración de un calendario eficaz