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Projektmanagement mit MS Excel - ab wann ist es kein ausreichendes Instrument mehr?
MS Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das in praktisch jedem Unternehmen eingesetzt wird. Ursprünglich und auch heute noch ist es eine Tabellenkalkulation, mit der Sie einfache und komplexe Operationen mit Datensätzen durchführen können. Microsoft hat Excel im Laufe der Jahre so weiterentwickelt, dass es sehr flexibel ist und viele Anwendungsmöglichkeiten bietet. MS Excel ist ebenfalls ein relativ weit verbreitetes Werkzeug im Projektmanagement.
Verwendung von MS Excel als Projektmanagementprogramm
Viele Unternehmen, die MS Excel im Projektmanagement einsetzen, haben eine Musterdatei entwickelt, mit der die meisten Prozesse bei der Planung und Durchführung eines Projekts durchgeführt werden können. In der Praxis sieht es so aus, dass die folgenden Hauptfunktionen auf den folgenden Registerkarten der Datei verfügbar sind:
- Projekt-Charta
- Stakeholder-Analyse
- RACI-Matrix
- Projektzeitplan
- Projektleistungen
- Projektressourcen
- Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten
- Projektbudget
- Register der Projektrisiken
- Fragen zum Projekt
- Projekt-Dashboard
Personen, die im Umgang mit MS Excel fortgeschritten sind und über fundierte Kenntnisse des Projektmanagements verfügen, können einen einigermaßen gut funktionierenden Zeitplan oder ein Projektbudget erstellen. Zweifellos ist MS Excel ein besonders effektives Werkzeug für die Erstellung eines Projektbudgets. Die Entwicklung eines Risikoregisters oder einer Projektcharta ist ein kleines Problem. Ein wesentlicher Punkt bei der Arbeit mit einer solchen MASTER-Datei ist die Möglichkeit der gleichzeitigen Arbeit mehrerer Benutzer an einem einzigen Projekt. Dies kann dadurch gelöst werden, dass eine solche Datei bis zu einem gewissen Grad in einer Sharepoint-Umgebung abgelegt wird. Ein weiteres, eher heikles Problem einer solchen Lösung ist die Möglichkeit, integrierte Informationen über laufende Projekte zu erstellen, insbesondere wenn das Unternehmen viele davon gleichzeitig durchführt.
Fortgeschrittene Anwendung von MS Excel - "fast" ein Projektmanagementprogramm
Sie können auch ein Projektmanagementprogramm erstellen, in dem MS Excel mit einer relationalen Datenbank wie SQL integriert ist. Dann kann Excel nur eine Schnittstelle zur Datenbank sein. Dies bedeutet, dass alle Daten in einer einzigen relationalen Datenbank gespeichert sind. Diese Daten werden über eine in MS Excel entwickelte Schnittstelle eingegeben und abgerufen. Eine solche Lösung erfordert jedoch einen hohen Arbeitsaufwand für die Programmierer und deren relativ fortgeschrittene Kenntnisse. Ein häufiges Problem ist, wenn wichtige Programmierer das Unternehmen verlassen und das intern entwickelte Programm mehr Unterstützung benötigt.
Wann wird MS Excel zu einem unzureichenden Werkzeug für effektives Projektmanagement?
Je größer eine Organisation ist, desto fortschrittlicher ist sie zweifellos im Projektmanagement. Je mehr Projekte gleichzeitig verwaltet werden, desto häufiger setzen solche Organisationen fortschrittliche, spezielle Projektmanagement-Software ein. Wenn Unternehmen beschließen, ihre auf der Grundlage von MS Excel und der gesamten MS Office-Suite entwickelten Tools durch eine professionelle Projektmanagement-Anwendung zu ersetzen, sind dies einige Symptome, die auf den Punkt hinweisen, an dem MS Excel zu versagen beginnt:
- Gleichzeitige Verwaltung von mehreren Projekten. Studien zeigen, dass die Zahl der von Organisationen durchgeführten Projekte jährlich steigt. Einige Organisationen verwalten gleichzeitig Dutzende von Projekten, von denen viele strategisch und komplex sind. In einer solchen Umgebung ist natürlich mehr als MS Excel erforderlich.
- Probleme mit der Konsistenz von Daten und Informationen zu laufenden Projekten – Mitarbeiter von Projektmanagementbüros geben häufig an, dass die Gewährleistung der Konsistenz von Informationen in einer großen Organisation, die mit MS Excel arbeitet, äußerst problematisch ist. Wenn die Mitarbeiter des PMO große Mengen an Daten und Informationen an die Finanzabteilung oder den Vorstand des Unternehmens melden müssen, ist diese Datenkonsistenz unbestreitbar sogar unerlässlich.
- „Unordnung“ im Projektressourcenmanagement – Die größte Herausforderung für mittlere und große Organisationen im Projektmanagement ist zweifellos die Effizienz des Projektressourcenmanagements. Bei der Entscheidung, das nächste strategische Projekt in Angriff zu nehmen, möchte die Unternehmensleitung Informationen darüber haben, ob im Unternehmen Ressourcen für die Durchführung des Projekts vorhanden sind. Im Gegensatz zu Unternehmen, die mit MS Excel arbeiten, verfügen Unternehmen mit professioneller Projektmanagement-Software über solche Informationen zur Verfügbarkeit von Ressourcen.
- Bedarf an fortschrittlicheren Funktionen – je anspruchsvoller das Projektmanagement in den Unternehmen wird, desto mehr Bedarf an neuen Programmfunktionen entsteht natürlich. Einfache Lösungen sind in MS Excel leicht zu realisieren. Die fortschrittlicheren Systeme sind jedoch bereits sehr arbeitsintensiv, erfordern Programmierkenntnisse und werden immer teurer. Das größte Risiko besteht also in der Verfügbarkeit von kompetenten Personen, die solche Lösungen entwickeln können.
- Schwieriger Zugang zu historischen Daten – Design Excellence entsteht unter anderem dadurch, dass man aus seinen Fehlern lernt. Zweifelsohne ist der einfache Zugang zu den gewonnenen Erkenntnissen ein großer Vorteil.
- Unzureichende Zusammenarbeit und Kommunikation – Projektkommunikation, schneller Informationsaustausch und schnelle Entscheidungsfindung sind der Schlüssel zu einem effektiven Projektmanagement. Dies ist vielleicht das größte Problem in Unternehmen, die Excel verwenden.
Professionelle Projekt- und Portfoliomanagement-Software - deutliche Vorteile gegenüber MS Excel
Professionelle Anwendungen für das Projekt- und Portfoliomanagement haben zweifelsohne viele Vorteile gegenüber den auf der Grundlage von MS Office entwickelten Tools. Es ist bemerkenswert, dass solche Programme im Laufe der Jahre entwickelt und verbessert werden. Häufig befassen sich Unternehmen, die Projektmanagementprogramme entwickeln, nur mit diesem Bereich, der ihr Kerngeschäft ist. Solche Unternehmen haben regelmäßig Zugang zu Tausenden von Nutzern, von denen sie Feedback erhalten. Dieses Feedback ist eine große Hilfe bei der Verbesserung des Programms. Im Gegensatz zu diesen Unternehmen ist es sehr schwierig, solche professionellen internen Programme zu erstellen, und oft sogar unrentabel. Zu den wichtigsten Vorteilen solcher Programme gehören:
- Effektives Management der Projektressourcen – wie bereits erwähnt, ist das Management der Projektressourcen eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement. Es kommt häufig vor, dass in Unternehmen zu viele Projekte gleichzeitig laufen und wichtige Mitarbeiter mit Arbeit überlastet sind. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Ressourcen einfach geplant werden können und Informationen über die Verfügbarkeit der Ressourcen in den nächsten Wochen oder Monaten zur Verfügung stehen. Die folgende Abbildung stammt aus der Projekt- und Portfoliomanagement-Software FlexiProject und zeigt die Situation der Projektressourcen in den nächsten drei Monaten.
Projektressourcen in den nächsten drei Monaten
- Effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation – die Effizienz der Durchführung von besonders großen Projekten erfordert eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation. Die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an einem einzigen Projektplan arbeiten können, ist sogar eine Grundvoraussetzung. In einem professionellen Projektmanagementprogramm sind solche Informationen zweifellos direkt im System verfügbar, in speziellen Diskussionssträngen gruppiert und müssen nicht erst mühsam durch E-Mails gesichtet werden. In Bezug auf die Kommunikation ist es ebenfalls von entscheidender Bedeutung, wirksame Entscheidungsprozesse zu entwickeln und zu automatisieren.
- Entscheidungen über neue Projekte auf der Grundlage guter Informationen treffen – eine wichtige Aufgabe der Unternehmensleitung ist es, Entscheidungen über die Einführung neuer Projekte in der Organisation zu treffen. Ein gutes Projektmanagementprogramm ermöglicht es Ihnen, geeignete Bewertungsmodelle zu erstellen, um Ideen für neue Projekte zu bewerten. Wie in der Abbildung unten kann der Vorstand des Unternehmens auf einer Matrix in der oberen linken Ecke des Bildschirms sehen, wie attraktiv die Projekte im Portfolio sind. Ein solches Instrument ist eine sehr wirksame Hilfe für den Verwaltungsrat bei Sitzungen, Diskussionen und Entscheidungen. Im Gegensatz zu Excel ist der Bewertungsprozess selbst weitgehend automatisiert.
Attraktivität der Projekte im Portfolio in der FlexiProject-Software
- Integrierte und konsistente Informationen – der Zugang zu einer einzigen „Quelle der Wahrheit“ ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für PMO-Mitarbeiter, die der Unternehmensleitung über den Projektstatus berichten. In Situationen, in denen die Projektleiter ihre Daten präsentieren und andere vom PMO gezeigt werden, entsteht eine Atmosphäre des Misstrauens, die den Entscheidungsprozess behindert.
- Aufbau von Datenbanken und Standards – eine wichtige Aufgabe des Projektmanagementbüros ist der Aufbau von Projektmanagementstandards und Datenbanken. Bei den Standards handelt es sich um eine Projektcharta, eine Projektabschluss-Charta, Vorlagen für sich wiederholende Projekte oder Dokumentenvorlagen. Sehr wichtig sind auch Datenbanken, in denen Erfahrungen, historische Risiken oder bewährte Verfahren aus perfekt durchgeführten früheren Projekten gesammelt werden.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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