7 características de una Oficina de Gestión de Proyectos moderna

¿Puede la Oficina de Gestión de Proyectos seguir el ritmo de las tendencias empresariales actuales?
La multitarea y la coordinación del trabajo a distancia de los equipos de proyecto son características vitales que debe tener una «PMO digital» moderna.
Es difícil hacer aquí una polémica extensa, ya que el punto de partida será sin duda la implantación de un buen programa, que aportará prácticamente de forma automática una nueva calidad a la forma de gestionar los proyectos y de funcionar de la PMO.
Una vez implantada una herramienta de este tipo, la Oficina de Gestión de Proyectos obtendrá al menos dos beneficios clave: se digitalizará gradualmente y su papel se hará más estratégico.
El tiempo que la PMO dedica a adquirir información y elaborar informes será sustituido por el análisis, la formulación de conclusiones y el asesoramiento a los gestores de proyectos y a los ejecutivos.
La oficina seguirá desempeñando un papel esencial en el diseño y la aplicación de normas, la difusión de conocimientos y la supervisión de la disciplina de los proyectos.

Funciones clave de una PMO digital

A continuación se presenta una selección de funcionalidades a las que merece la pena prestar especial atención a la hora de decidir e implantar una herramienta informática de gestión de proyectos que respalde el funcionamiento de una Oficina de Gestión de Proyectos moderna y digital.

Vincular explícitamente los objetivos estratégicos de la empresa con los proyectos y las métricas de los KPI. La dirección de la empresa debe asegurarse de que la estrategia se apoya adecuadamente en iniciativas específicas, con una clara asignación de responsabilidades para su aplicación y progreso, que puede seguirse observando métricas KPI específicas y estados de aplicación de los proyectos.
Un mecanismo para evaluar el atractivo de las ideas de proyecto (sistema de puntuación) permite seleccionar las que tienen un potencial más significativo para el desarrollo y los objetivos de la empresa, y facilita los debates en el consejo de administración.
Las ideas de proyectos potenciales pueden recogerse en el sistema, lo que aumenta la cultura de implicación de los trabajadores en el desarrollo y la mejora continua de la organización.
Control de los cambios en el plan del proyecto: un sistema muy transparente que muestra la «evolución» del proyecto desde su inicio garantiza que los proyectos dejen de rodar indefinidamente.
El Propietario del Proyecto autoriza cada cambio significativo en el plan del proyecto, y el historial de dichos cambios con su justificación es fácilmente accesible.
Las revisiones automáticas de los proyectos facilitan el trabajo de la PMO, y la junta directiva de la empresa tiene acceso a los estados relativos a la situación actual de los proyectos de la empresa.
Creación flexible de cualquier informe. Los sistemas modernos de gestión de proyectos permiten al personal de la PMO crear fácilmente cualquier informe.
Un buen sistema de gestión de proyectos debe proporcionar vías de aprobación claras y garantizar un flujo de información en tiempo real, facilitando así la toma rápida de decisiones.
Gestión de riesgos: Registrar los riesgos del proyecto permite identificarlos a tiempo y tomar medidas tempranas para evitar que se materialicen.

Más información

Herramienta integrada para proyectos complejos, logros rápidos y tareas diarias

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Programa para la PMO - Oficina de Gestión de Proyectos

Si tuviera que proponer una lista de sistemas que cumplen total o parcialmente los requisitos descritos anteriormente, sería la siguiente:

FlexiProject,
Planview,
BlueAnt,
MS Project,
Workfront,

Antes de tomar una decisión, tu organización debe identificar los retos más importantes a los que puede enfrentarse al digitalizar el funcionamiento de su PMO.
Este enfoque proactivo garantizará que estés bien preparado para cualquier obstáculo.