Puntualidad: la clave de la eficacia en la gestión de proyectos
Las organizaciones valoran la finalización puntual de los proyectos. Los estudios que se citan a menudo y la experiencia práctica de los directivos en diversos sectores confirman que muchos proyectos no terminan en el plazo previsto, y algunos superan significativamente esos plazos. Por desgracia para la empresa, esto supone pérdidas cuantificables, no sólo en términos financieros.
¿Cuáles son las consecuencias esenciales asociadas al incumplimiento de los plazos del proyecto?
En primer lugar, una empresa que sufre un retraso puede beneficiarse de los resultados que el proyecto debía ofrecer. Además, también se asocia a incurrir en más costes de los previstos inicialmente. A largo plazo, esto reduce la eficacia de la consecución de los objetivos estratégicos adoptados y el presupuesto del proyecto.
¿Cómo crees que podríamos evitar retrasos en los proyectos?
En primer lugar, todo nuevo proyecto debe tener una fecha de finalización claramente definida. No siempre puede predecirse con exactitud, pero merece la pena (basándose en la información disponible) describirla con la mayor precisión posible. En segundo lugar, las revisiones del proyecto deben programarse y llevarse a cabo con regularidad para gestionar eficazmente (y de forma preventiva) los riesgos que pudieran retrasar la fecha límite del proyecto. Sin embargo, si es necesario cambiar el plazo (y esto puede ocurrir por razones objetivas), debe recibir la aprobación adecuada. En función de las disposiciones internas adoptadas, podría ser el consejo de administración, el patrocinador del proyecto o el comité directivo. El tercer factor decisivo es el compromiso del director del proyecto (y del patrocinador) para completar el proyecto en el plazo estipulado. El patrocinador no debe limitarse a la observación pasiva. También debe tratar activamente de comprender la situación del proyecto y, si es necesario, hacer todo lo posible para que el equipo del proyecto disponga de los recursos necesarios para la ejecución y las decisiones. Además de la determinación y el compromiso, una parte esencial para garantizar la finalización del proyecto a tiempo es, sin duda, el apoyo de un sistema de información adecuado. Un programa de gestión de proyectos bien adaptado puede ayudar eficazmente a la dirección a llevar a cabo las cuestiones mencionadas.
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Cuatro funcionalidades que afectan significativamente al cumplimiento de los plazos de finalización de los proyectos
1. Registrar la fecha de finalización del proyecto en la Carta del Proyecto del sistema, que también es un compromiso del Director del Proyecto y del Patrocinador.
2. Plan de proyecto aprobado y su seguimiento en curso-El subrayado negro de cada tarea en el diagrama de Gantt indica el plan de proyecto aprobado. En la parte inferior de la pantalla, puedes ver cómo la ejecución del proyecto debe ajustarse al plan aprobado.
3. Un cambio significativo en el plan del proyecto requiere la autorización del Patrocinador del Proyecto / Comité Directivo o de la Junta Directiva.
4. Las revisiones automáticas de los proyectos facilitan enormemente la comprensión permanente por parte de la dirección de la situación de los proyectos de la empresa. El director de proyecto debe utilizar el formato de revisión automática para comunicar en tiempo real cualquier amenaza para la finalización de un proyecto a tiempo.
