Diagrama de Gantt eficaz en la gestión de proyectos

Una vez participé en un gran proyecto para construir un Centro de Servicios Compartidos de Contabilidad para una de las mayores empresas de Polonia. La complejidad exigía establecer varios equipos de proyecto que se ocuparan de los procesos contables, la preparación y el equipamiento del lugar, las TI y los RRHH. En total, ¡en el proyecto participaron unas 50 personas!

Nuestro viaje de planificación del proyecto llegó a un punto crucial durante una reunión, en la que el Director de Proyecto presentó el plan del proyecto en un formato visualmente atractivo y muy práctico: un diagrama de Gantt. Esta hoja de ruta meticulosamente detallada, impresa en un plotter particular y expuesta en un estante, ofrecía una visión completa del calendario y las tareas del proyecto. Fue un cambio de juego, que revolucionó nuestra capacidad para seguir el progreso del proyecto y coordinar nuestros esfuerzos de forma más eficaz.

El Director de Proyecto estaba orgulloso de la «obra maestra» que había creado; nadie de los presentes había visto nunca un plan de proyecto más extenso. Sin embargo, el entusiasmo y el orgullo iniciales por la exhaustividad del diagrama de Gantt se vieron rápidamente sustituidos por problemas a la hora de utilizarlo para una gestión eficaz de los proyectos.

Han pasado muchos años desde entonces, durante los cuales he tenido la oportunidad de dirigir al menos una docena de grandes proyectos, como la construcción de sistemas de información, el diseño de estrategias para grandes empresas, proyectos de optimización de procesos en empresas, desarrollo e implantación de metodologías y sistemas de gestión de proyectos de controlling en grandes grupos de capital, etc. Basándome en mi propia experiencia, en el análisis de los libros que he leído, en estudios profesionales y en artículos, surgen las siguientes conclusiones sobre la eficacia del uso del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos.

Diagrama de Gantt en la gestión de proyectos: consejos esenciales

Antes de proceder a crear un diagrama de Gantt, asegúrate de que comprendes con precisión la finalidad, el alcance y los entregables del proyecto, o dicho de otro modo, los productos que el proyecto debe proporcionar.

Observando a varios equipos de proyecto, se puede ver que proceden a construir el plan/programa del proyecto en forma de diagrama de Gantt; a menudo, esto se hace sin una comprensión profunda de lo que el proyecto debe entregar en última instancia.

Sin embargo, es posible construir un diagrama de Gantt «bonito» pero pobre en contenido: con tareas definidas, hitos, vínculos entre tareas, responsabilidad asignada, etc. – parece profesional. El problema, sin embargo, es que

no es fácil verificar que todas las tareas que aparecen en el programa son necesarias,
es difícil confirmar si existen todas las tareas necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto.

El objetivo visible a través de la niebla es difícil de navegar; no es nítido. Lo mismo ocurre con la ejecución de los proyectos. Ver el objetivo del proyecto de forma nebulosa hace imposible crear un buen diagrama de Gantt. El problema es que los equipos de proyecto deben ser plenamente conscientes de ello y comenzar el proyecto con un calendario creado de este modo.

Con relativa rapidez, por ejemplo, puede resultar que haya que modificar el calendario porque, tras la primera llamada Revisión del Proyecto Empresarial, el patrocinador o la dirección del proyecto descubran que su idea era un poco diferente y empiecen a articularla. En ese momento, el director del proyecto y su equipo actualizan el diagrama de Gantt y, lo más probable, es que resulte que se ha desperdiciado mucho trabajo. Como resultado, hemos comprometido recursos en tareas innecesarias, lo que significa que hemos incurrido en costes inútiles. También es posible que hayamos retrasado el proyecto, y lo que es peor, que baje la motivación en el equipo.

Esto podría haberse evitado fácilmente dedicando más tiempo al principio para definir y comprender bien el objetivo y el alcance del proyecto. Una pregunta casi mágica que resuelve muchas cosas pero que rara vez se hace es: «¿Qué no está en el ámbito del proyecto?». A menudo es más fácil comprender el alcance de un proyecto hablando de lo que no lo es. Ahora imagina actualizar un diagrama de Gantt «grande», colgarlo en una percha, reimprimirlo… un montón de trabajo frustrante e innecesario.

El diagrama de Gantt se utiliza para gestionar el plan del proyecto; debe ser claro y no mostrar actividades aisladas o tareas pequeñas.

Quiero volver por un momento al ejemplo citado al principio del artículo. Un diagrama de Gantt «grande» colgado de una percha es poco práctico. Es demasiado complicado gestionar un proyecto con él. Esto se debe a que el Director de Proyecto ha asumido que cuanto más muestre el Gantt todas las tareas, incluso las más pequeñas, más preciso y eficaz será.

En la práctica, el efecto es precisamente el contrario. Un programa así requerirá cambios permanentes. No será fácil seguir el estado de las tareas individuales. Rápidamente, se convertirá más en una «muleta» que en una herramienta que ayude a llevar el proyecto a buen puerto. Una alternativa es construir un diagrama de Gantt que se centre en las tareas «grandes», y las llamadas subtareas o actividades individuales estén en los detalles de la tarea principal: no son visibles en el diagrama de Gantt. La ventaja de este enfoque es que el calendario es muy legible y, por tanto, requiere menos cambios significativos, lo que lo convierte en una hoja de ruta del proyecto más estable.

Además, sólo hacemos una llamada línea de base (plan) para las tareas esenciales y controlamos las desviaciones visibles para el patrocinador, otras partes interesadas, el director del proyecto y el propietario de la tarea. A nivel de tareas cruciales, se producen discusiones periódicas sobre el estado del proyecto, sus problemas y las decisiones necesarias. En cuanto a las subtareas anteriores, o actividades, son definidas por los propietarios de las tareas y asignadas a varios miembros del equipo. De este modo, el propietario de la tarea se convierte en un «mini» director de proyecto y dirige un «mini» equipo de proyecto, según la escala de la tarea. Este enfoque funciona bien en la práctica.

Utiliza una buena herramienta para crear un diagrama de Gantt profesional

Estamos en 2024, y por todas partes nos rodean aplicaciones informáticas diseñadas para diversos fines. Algunas herramientas te permiten crear un diagrama de Gantt; puede que no haya tantas como, por ejemplo, las aplicaciones de gestión personal del tiempo o del presupuesto, pero las hay, para bien o para mal. Muchos jefes de proyecto construyen un simple diagrama de Gantt con MS Excel. Algunas empresas encapsulan Excell con una buena cantidad de código VBA y consiguen resultados decentes. Aun así, en comparación con los programas profesionales desarrollados con tecnología, éstos son significativamente más débiles y menos funcionales.

Aparte de Excel, las mejores herramientas para que los equipos de proyecto creen un diagrama de Gantt son, por ejemplo, MS Project o FlexiProject. Al mismo tiempo, se integran mejor con otros aspectos de la gestión del proyecto, como la Carta del Proyecto, el presupuesto del proyecto, los riesgos, los comentarios y los debates en los equipos de trabajo.