¿Qué es el método de gestión de proyectos PRINCE2?

Sin duda, quieres que los proyectos de tu empresa estén estructurados y en línea con los objetivos empresariales, sin dejar de ser flexibles. Eso es exactamente lo que pretende el método de gestión de proyectos PRINCE2. ¿Qué es, por qué es tan importante el número 7 y, lo que es más importante, cómo puedes utilizarlo en tu empresa? ¡Averigüémoslo!

En este artículo aprenderás:

Qué es PRINCE2 y por qué equilibra la flexibilidad con la estructura.
El papel de los 7 principios, temas y procesos.
Principales ventajas y retos del uso de PRINCE2.
Cómo se adapta PRINCE2 tanto a los proyectos tradicionales como a Agile.
Si la certificación PRINCE2 es una buena inversión.

¿Qué es PRINCE2?

Como suele ocurrir con los métodos de gestión de proyectos, el propio nombre puede decirnos mucho sobre los principios más importantes de una solución concreta. Esto también se aplica a PRINCE2.

PRINCE2 es el acrónimo de Proyectos EN ENTORNOS CONTROLADOS. Esta metodología de gestión de proyectos se centra en funciones claramente definidas, etapas de ejecución del proyecto y documentación que permiten un control total del proceso de gestión. Al mismo tiempo, sin embargo, hace hincapié en la flexibilidad. PRINCE2 se basa en una estructura de principios, procesos y temas que ayudan a los equipos de proyecto a planificar, ejecutar y supervisar los proyectos con eficacia.

La metodología PRINCE2 tiene una larga e interesante historia. Se originó en el Reino Unido, donde la Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones la desarrolló como norma de gestión de proyectos para el gobierno británico. Sus raíces se remontan a la metodología PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), creada en 1975 por Simpact Systems Ltd. para la gestión de proyectos informáticos.

La primera versión de PRINCE, desarrollada en 1989, se centraba en proyectos de TI, pero sus limitaciones llevaron a los expertos a desarrollar una metodología más universal. Como resultado, en 1996 se lanzó PRINCE2, una solución más flexible y adaptada a proyectos de todo tipo. Esta metodología de gestión de proyectos se convirtió en la norma en el sector público británico, pero sus numerosas ventajas fueron reconocidas en todo el mundo, lo que la hizo apta para su uso en diversos ámbitos. Por supuesto, ha seguido evolucionando. La última edición de PRINCE2 fue publicada por AXELOS en 2018.

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Principios básicos de la metodología PRINCE2

¿Qué hace tan especial a esta metodología de gestión de proyectos? Sin duda, los «tres sietes»:

7 principios
7 temas
7 procesos

Estos principios fáciles de recordar forman la matriz de toda la metodología.

Empecemos por los siete principios. Seguirlos garantiza que el proyecto se llevará a cabo de acuerdo con las directrices. Veámoslos más detenidamente:

Justificación empresarial continuada: todo proyecto debe tener una justificación empresarial que se revise periódicamente. Si en algún momento el proyecto deja de ser comercialmente viable, es el momento de cambiarlo.
Utilizar la experiencia: los equipos de proyecto deben aprender de sus propias experiencias, pero también analizar el trabajo de los demás. PRINCE2 anima a documentar las conclusiones y a utilizarlas en futuros proyectos. Sí, ¡la documentación es muy importante!
Funciones y responsabilidades definidas: los participantes en el proyecto deben saber exactamente de qué son responsables y cuáles son sus permisos. La estructura de gestión de PRINCE2 incluye una Junta del Proyecto, un Director del Proyecto, un Director de Equipo y los Miembros del Equipo.
Gestión por etapas: el proyecto se planifica, supervisahttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed y controla por etapas. Una vez completada cada etapa, se verifica el progreso y se toman decisiones sobre la continuación.
Gestionar por excepción: PRINCE2 asume la delegación flexible de autoridad de los niveles de gestión superiores a los inferiores. Se definen límites de tolerancia medibles para el tiempo, los costes, la calidad, el alcance o el riesgo. Si no se superan, no hay motivo para escalar la cuestión a una instancia superior.
Centrarse en los productos: la metodología hace hincapié en definir claramente los resultados del proyecto y las normas de calidad que deben cumplir. Por tanto, una descripción del producto meticulosamente preparada desempeña un papel importante.
Adaptar al entorno: PRINCE2 puede y debe adaptarse a la escala, complejidad, riesgo y priorización de un proyecto concreto. Esto lo hace adecuado tanto para pequeñas tareas como para proyectos muy grandes y complejos.

7 Temas de la Metodología PRINCE2

Pasemos a los «segundos siete», o los 7 temas clave. Su papel es sumamente importante: representan aspectos que deben analizarse continuamente a lo largo del proyecto. Son los siguientes

Caso empresarial: es la cuestión más importante, que puede reducirse a la pregunta de por qué se lleva a cabo el proyecto, qué beneficios debería aportar y si invertir en él es rentable. El argumento empresarial debe actualizarse y verificarse periódicamente.
Organización: define la estructura del equipo del proyecto, las funciones, las responsabilidades de los miembros y las relaciones entre los participantes en el proyecto.
Calidad: recuerda que el producto final desempeña el papel más importante en todo el proceso. Por tanto, hay que preguntarse cuándo cumplirá las expectativas y requisitos de calidad, y qué hay que hacer para garantizar y controlar la calidad.
Planes: la planificación es el núcleo de todo proyecto. En la metodología PRINCE2, permite crear una matriz eficaz. Determina cómo, cuándo y quién alcanzará los objetivos del proyecto a distintos niveles.
Riesgo: la gestión del riesgo es un área aparte. Este tema describe cómo gestionar las incertidumbres en los planes y en el entorno más amplio del proyecto. Por tanto, abarca cuestiones generales relacionadas con la gestión de riesgos.
Cambio: ya hemos mencionado al principio el mantenimiento de la flexibilidad. El tema del cambio define cómo gestionar el cambio, planificar variantes y aplicarlas en el proyecto.
Progreso: un aspecto importante es controlar los resultados y verificar hasta qué punto cumplen los requisitos de la empresa. Este tema determina cómo controlar el progreso del proyecto y tomar decisiones sobre su futuro basándose en ello.

7 Procesos de la Metodología PRINCE2

Ahora es el momento de los siete últimos: los procesos que abarcan todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre:

Poner en marcha un proyecto: naturalmente, el primer paso es responder a la pregunta básica: ¿tiene el proyecto una razón de ser y una justificación empresarial? El documento principal en esta fase es el mandato del proyecto. Se desarrollan las hipótesis del proyecto y se nombra al equipo de gestión del proyecto.
Iniciar un proyecto: es hora de crear unos cimientos sólidos para el proyecto. Este proceso implica desarrollar la documentación de inicio, que incluye el caso empresarial, el plan del proyecto, la descripción del enfoque de la gestión de riesgos, la calidad, los principios de funcionamiento del equipo, etc.
Controlar una etapa: en este proceso, el Director de Proyecto asigna trabajo, lo supervisa, responde a los problemas, informa del progreso y toma medidas correctivas.
Gestión de la entrega del producto: otra área consiste en establecer normas para la entrega del producto. Para ello, es necesario establecer criterios de aceptación, desarrollo del producto y división de la aplicación en etapas.
Gestionar los límites de las etapas: es el proceso de planificar las etapas posteriores e informar de los avances a la Junta del Proyecto.
Cierre de un proyecto: el proceso final, que incluye la aceptación de los productos del proyecto, la elaboración de informes y las recomendaciones para el futuro.
Dirigir un proyecto: se trata de un proceso extremadamente importante mediante el cual la Junta del Proyecto toma decisiones clave y ejerce una supervisión general sobre el proyecto, aprobando las direcciones más importantes de desarrollo y recursos.

Pros y contras de la metodología PRINCE2

Reconozcámoslo: como cualquier metodología de gestión de proyectos, PRINCE2 tiene sus pros y sus contras. Merece la pena conocerlos para que puedas tomar una decisión informada sobre si es adecuada para tu organización y los proyectos que pretendes llevar a cabo.

Las principales ventajas de PRINCE2 son

Enfoque estructurado: la metodología se basa en procesos, funciones y responsabilidades claramente definidos. Así, ganas orden y transparencia en la gestión del proyecto.
Flexibilidad: PRINCE2 puede adaptarse a proyectos de distinta escala y naturaleza. También funciona en muchos sectores, no sólo en el de TI.
Énfasis en la viabilidad empresarial: la verificación continua de la viabilidad empresarial del proyecto evita el despilfarro de recursos. Enseña el difícil arte de abandonar las iniciativas no desarrollables.
Gestión por excepción: la metodología se basa en una amplia descentralización de las decisiones, lo que permite un uso eficiente del tiempo de la dirección superior.
Larga historia y reconocimiento: PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos con una larga historia que se ha utilizado en diferentes sectores de todo el mundo durante décadas. Esto significa que los equipos tienen acceso a numerosos recursos que facilitan la correcta gestión de proyectos y la resolución de posibles problemas. También cabe destacar los cursos y la formación disponibles en este ámbito.
Compatible tanto con el enfoque en cascada como con el ágil: esta metodología se ha asociado durante mucho tiempo principalmente con el enfoque en cascada, pero también puede adaptarse a entornos que favorezcan el ágil.

Veamos ahora las desventajas de PRINCE2:

Complejidad: la aplicación completa de la metodología puede llevar mucho tiempo y requerir ciertos recursos.
Problemas de adaptación: a veces la plena aplicación de los principios de esta metodología de gestión de proyectos resulta tan difícil que en la práctica nos encontramos con el síndrome PINO (Prince In Name Only). En tal caso, la organización no puede beneficiarse de PRINCE2, y la gestión de proyectos se vuelve más difícil.
Exceso de documentación: como hemos mencionado, la documentación desempeña un papel importante en PRINCE2. Sin embargo, hay que tener cuidado de que crearla no se convierta en un fin en sí mismo, desviando la atención de la ejecución real del proyecto y, lo que es más importante, del mantenimiento de la viabilidad empresarial.
Riesgo de sobrecarga de reuniones: una ejecución subóptima puede dar lugar a un gran número de reuniones que consuman mucho tiempo. Desarrollar relaciones óptimas entre el director del proyecto y las partes interesadas de la empresa también puede ser un reto.

Certificación PRINCE2: ¿merece la pena?

Si quieres aplicar esta metodología de gestión de proyectos y potenciar tus habilidades, merece la pena que te plantees obtener la certificación PRINCE2. La certificación se realiza en dos niveles:

PRINCE2 Foundation: nivel básico, que confirma el conocimiento de la terminología y los principios básicos de la metodología.
PRINCE2 Practitioner: certificado para usuarios avanzados, que verifica la capacidad de aplicar la metodología en la práctica en diversos contextos de proyecto.

Además, existe una certificación para PRINCE2 Agile dirigida a los miembros del equipo que deseen combinar PRINCE2 con un enfoque ágil de la ejecución del proyecto. Esta certificación también se divide en dos niveles.

Obtener un certificado PRINCE2 es una forma excelente de mejorar la organización de los proyectos. Los cursos preparatorios te ayudarán a comprender cómo aplicar esta metodología de gestión de proyectos de la forma más óptima para tu organización. En resumen, ¡sin duda merece la pena intentarlo!