Managementul proiectelor folosind MS Excel - când încetează să mai fie un instrument suficient pentru managementul proiectelor?

MS Excel este un instrument puternic utilizat în aproape toate organizațiile. Inițial, și încă și astăzi, este o foaie de calcul care vă permite să efectuați operații simple și complexe asupra seturilor de date. Dezvoltarea de către Microsoft a Excel de-a lungul anilor a făcut ca acesta să fie foarte flexibil, cu multe aplicații. MS Excel este, de asemenea, un instrument relativ utilizat pe scară largă în gestionarea proiectelor.

Utilizarea MS Excel ca program de management de proiect

Multe organizații care utilizează MS Excel în managementul proiectelor au dezvoltat un fișier model pentru a realiza majoritatea proceselor implicate în planificarea și executarea unui proiect. În practică, se pare că următoarele funcții principale sunt disponibile în următoarele file ale fișierului:

Carta proiectului
Analiza părților interesate
Matricea RACI
Programarea proiectului
Rezultatele proiectului
Resursele proiectului
Înregistrarea timpului de lucru efectiv
Bugetul proiectului
Registrul riscurilor proiectului
Probleme legate de proiect
Tabloul de bord al proiectului

Persoanele care sunt avansate în utilizarea MS Excel și care au cunoștințe aprofundate de gestionare a proiectelor pot elabora un calendar sau un buget de proiect care să funcționeze rezonabil de bine. Fără îndoială, merită menționat faptul că MS Excel este un instrument deosebit de eficient pentru elaborarea bugetului unui proiect. Elaborarea unui registru de riscuri sau a unui format de cartă de proiect este o problemă minoră. Un aspect esențial al lucrului cu un astfel de fișier MASTER este posibilitatea ca mai mulți utilizatori să lucreze simultan la un singur proiect. Acest lucru poate fi rezolvat, într-o oarecare măsură, prin plasarea unui astfel de fișier într-un mediu Sharepoint. O altă problemă destul de delicată a unei astfel de soluții este posibilitatea de a crea informații integrate despre proiectele în curs de desfășurare, în special atunci când compania implementează mai multe proiecte simultan.

Utilizarea avansată a MS Excel - "aproape" un program de management de proiect

De asemenea, puteți construi un program de gestionare a proiectelor în care MS Excel este integrat cu o bază de date relațională, cum ar fi SQL. Apoi, Excel poate fi doar o interfață cu baza de date. Aceasta înseamnă că toate datele sunt stocate într-o singură bază de date relațională. Aceste date sunt introduse și recuperate prin intermediul unei interfețe dezvoltate în MS Excel. Cu toate acestea, o astfel de soluție necesită multă muncă din partea programatorilor și cunoștințele lor relativ avansate. O problemă frecventă este atunci când programatorii cheie părăsesc compania, iar programul dezvoltat intern are nevoie de mai mult sprijin.

Când devine MS Excel un instrument insuficient pentru un management de proiect eficient?

Fără îndoială, cu cât o organizație este mai mare, cu atât este mai avansată în ceea ce privește managementul proiectelor. Cu cât mai multe proiecte sunt gestionate simultan, cu atât mai des aceste organizații folosesc un software avansat, dedicat managementului de proiect. Prin urmare, atunci când organizațiile decid să-și înlocuiască instrumentele dezvoltate pe baza MS Excel și a întregii suite MS Office și să le înlocuiască cu o aplicație profesională de gestionare a proiectelor, acestea sunt câteva simptome care indică punctul în care MS Excel începe să nu mai fie suficient:

Gestionarea simultană a mai multor proiecte. Studiile arată că numărul de proiecte pe care organizațiile le realizează crește anual. Unele organizații gestionează simultan zeci de proiecte, dintre care multe sunt strategice și complexe. Evident, într-un astfel de mediu este nevoie de mai mult decât MS Excel.
Probleme legate de coerența datelor și a informațiilor privind proiectele în curs de desfășurare – destul de des, personalul biroului de management al proiectelor spune că asigurarea coerenței informațiilor într-o organizație mare care lucrează cu MS Excel este foarte problematică. În mod incontestabil, atunci când angajații PMO trebuie să raporteze cantități mari de date și informații către departamentul financiar sau către consiliul de administrație al companiei, această coerență a datelor este chiar esențială.
„Dezordinea” în managementul resurselor de proiect – Fără îndoială, cea mai frecventă provocare a organizațiilor medii și mari în managementul proiectelor este eficiența în managementul resurselor de proiect. Atunci când decide să lanseze următorul proiect strategic, conducerea unei companii dorește să dispună de informații care să indice dacă există resurse disponibile în cadrul companiei pentru realizarea proiectului. Spre deosebire de organizațiile cu MS Excel, companiile cu software profesional de management de proiect au astfel de informații pentru disponibilitatea resurselor.
Nevoia de funcționalitate mai avansată – pe măsură ce organizațiile devin mai sofisticate în gestionarea proiectelor, apar în mod natural tot mai multe nevoi pentru noi funcționalități ale programului. Soluțiile simple sunt ușor de realizat în MS Excel. Cu toate acestea, cele mai avansate sunt deja foarte laborioase, necesită cunoștințe de programare și sunt din ce în ce mai scumpe. Riscul semnificativ este, așadar, disponibilitatea persoanelor competente care pot construi astfel de soluții.
Acces dificil la datele istorice – Excelența în proiectare se construiește, printre altele, prin învățarea din propriile greșeli. Fără îndoială, accesul ușor la lecțiile învățate este un avantaj semnificativ.
Colaborarea și comunicarea ineficientă – Comunicarea în cadrul proiectului, schimbul rapid de informații și luarea rapidă a deciziilor sunt cheia unui management de proiect eficient. Aceasta este probabil cea mai mare problemă în organizațiile care folosesc Ms Excel.

Software profesional de gestionare a proiectelor și portofoliilor - avantaje semnificative față de MS Excel

Fără îndoială, aplicațiile profesionale de gestionare a proiectelor și portofoliilor au multe avantaje față de instrumentele dezvoltate pe baza MS Office. Este demn de remarcat faptul că astfel de programe sunt dezvoltate și îmbunătățite de-a lungul anilor. Adesea, companiile care dezvoltă programe de management de proiect se ocupă doar de acest aspect, care reprezintă activitatea lor principală. Astfel de companii au acces în mod regulat la mii de utilizatori de la care primesc feedback. Acest feedback este un sprijin masiv pentru îmbunătățirea programului. Spre deosebire de aceste companii, crearea unor astfel de programe interne profesionale este foarte dificilă și adesea chiar neprofitabilă. Principalele avantaje ale acestor programe includ:

Gestionarea eficientă a resurselor proiectului – așa cum am menționat mai devreme, gestionarea resurselor proiectului este una dintre cele mai mari provocări în managementul proiectelor. Se întâmplă frecvent ca întreprinderile să aibă prea multe proiecte în desfășurare simultan și ca angajații cheie să fie supraîncărcați de muncă. Prin urmare, capacitatea de a planifica cu ușurință resursele și de a accesa informații despre disponibilitatea resurselor în următoarele săptămâni sau luni devine crucială. Următoarea ilustrație provine din programul de gestionare a proiectelor și a portofoliilor FlexiProject și arată situația resurselor proiectului pentru următoarele trei luni.
Resursele proiectului în următoarele trei luni
Colaborare și comunicare eficientă – eficiența implementării proiectelor deosebit de mari necesită o colaborare și o comunicare eficientă. Capacitatea mai multor utilizatori de a lucra simultan la un singur program de proiect este chiar o cerință de bază. Indiscutabil, într-un program profesionist de management al proiectelor, astfel de informații sunt disponibile direct în sistem, grupate în discuții dedicate și nu necesită o trudă plictisitoare de căutare prin e-mailuri. În ceea ce privește comunicarea, este, de asemenea, esențial să se conceapă procese decizionale eficiente și apoi să se automatizeze.
Luarea deciziilor privind noile proiecte pe baza unor informații bune – un rol cheie al conducerii unei companii este de a lua decizii privind lansarea mai multor proiecte în cadrul organizației. Un program bun de gestionare a proiectelor vă permite să creați modele de punctaj adecvate pentru a evalua ideile pentru proiecte noi. Ca în ilustrația de mai jos, consiliul de administrație al companiei poate vedea pe o matrice din colțul din stânga sus al ecranului cât de atractive sunt proiectele din portofoliu. Un astfel de instrument este foarte eficient în asistarea consiliului de administrație în cadrul reuniunilor, discuțiilor și procesului decizional. Spre deosebire de Excel, procesul de notare în sine este în mare parte automatizat.
Atractivitatea proiectelor din portofoliu în programul FlexiProject
Informații integrate și coerente – accesul la o singură „sursă de adevăr” este esențial, în special pentru angajații PMO care raportează situația proiectelor către conducerea companiei. În situațiile în care managerii de proiect își prezintă datele, iar altele sunt prezentate de PMO, se creează o atmosferă de neîncredere și se îngreunează procesele decizionale.
Crearea de baze de date și standarde – un rol-cheie al Biroului de management al proiectului este de a crea standarde și baze de date pentru managementul proiectelor. În ceea ce privește standardele, acestea includ o cartă de proiect, o cartă de închidere a proiectului, modele pentru proiecte cu caracter repetitiv sau modele de documente. De asemenea, sunt foarte importante bazele de date care colectează lecțiile învățate, riscurile istorice sau cele mai bune practici din proiecte anterioare executate perfect.