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Desarrollar un plan de proyecto - calendario del proyecto
El corazón de cualquier plan de proyecto es su calendario. Por supuesto, el plan del proyecto también consta de otros elementos esenciales, como el caso empresarial, la carta del proyecto, el presupuesto, el plan de riesgos, el plan de recursos o el plan de comunicación. Aun así, el horario se considera su elemento más importante. ¿Por qué? La estructura de tareas que se muestra en el cronograma, la asignación de responsabilidades, la determinación de la duración de las tareas y sus interrelaciones muestran cómo queremos alcanzar el objetivo del proyecto.
¿Cómo se construye un calendario práctico que dé el rumbo y el ritmo adecuados al proyecto? La respuesta es sencilla: confía en una herramienta creada por expertos experimentados. A continuación, describiré los pasos para desarrollar un calendario de proyecto utilizando FlexiProject, que ofrece esta funcionalidad a un nivel muy intuitivo pero muy avanzado.
Definir una lista de entregables que el proyecto debe proporcionar
Ejecutamos cada proyecto para conseguir los resultados definidos por la empresa. En la práctica, esto significa que el proyecto debe producir resultados específicos. Deberíamos saber con precisión qué subproductos y productos finales queremos crear antes de empezar a trabajar en la elaboración de un calendario de proyecto. Éste es el primer paso fundamental para elaborar un calendario práctico del proyecto. Los entregables requeridos deben nombrarse y su contenido definirse brevemente para que los responsables de crearlos sepan después con precisión lo que deben entregar. En la siguiente ilustración se muestra una lista de productos definidos:
Desarrolla una estructura de tareas a realizar, la llamada EDT (Estructura de Desglose del Trabajo).
De forma análoga a la definición de la lista de productos, debemos poner mucha precisión y cuidado en la construcción de la EDT. Al desarrollar la estructura de las tareas del proyecto, merece la pena empezar por definir las tareas colectivas y vincularlas a los productos que hemos definido previamente. En la práctica, podemos enganchar un producto a una tarea colectiva específica o, al final de cada tarea colectiva, definir un hito del proyecto que dará lugar al producto requerido. Una vez que tenemos definidas las tareas en bloque en el calendario del proyecto, podemos bajar un nivel y definir las tareas detalladas. En este caso, podemos tratar cada tarea colectiva como un «miniproyecto». Conviene definir brevemente las tareas definidas en la EDT para que, más adelante, cada persona implicada en el proyecto sepa exactamente qué funciones tiene asignadas. La siguiente ilustración muestra la estructura de la EDT y, para una tarea seleccionada y resaltada, el cuadro de diálogo con los detalles de esta tarea se muestra a la derecha:
Determinar la responsabilidad de la ejecución de las tareas, sus interrelaciones y su distribución en el tiempo
Una vez que estemos seguros de que la EDT del proyecto que hemos desarrollado está completa, debemos definir la duración de las tareas individuales (su intensidad de trabajo) y definir claramente la responsabilidad de su ejecución. Cualquiera que se dedique a la gestión de proyectos sabe cómo asignar propietarios a las tareas y cómo determinar cuándo debe empezar una tarea y cuánto tiempo debe llevar. Sin embargo, me gustaría prestar especial atención a la construcción de relaciones y a la lógica de los vínculos entre las distintas tareas definidas en el calendario del proyecto. Si vinculamos sabiamente las tareas del proyecto en la fase de creación del plan, nuestro trabajo será más sencillo en el futuro. Si, más adelante, se retrasa la ejecución de alguna de las tareas, todas las tareas relacionadas avanzarán automáticamente. Además, si ya hemos creado vínculos en la fase de planificación, cuando una de las tareas se desplace hacia delante o hacia atrás en el tiempo, las demás tareas relacionadas del proyecto se desplazarán en consecuencia. En las ilustraciones siguientes, podemos ver la estructura de las tareas del proyecto y el calendario de Gantt con las relaciones marcadas:
Guarda el calendario desarrollado como un plan al que recurrirás durante la ejecución del proyecto
Si estás seguro de que ya tienes un buen calendario de proyecto desarrollado, guárdalo en el sistema como plan de referencia del proyecto (Baseline) al que te remitirás durante la ejecución del proyecto. La siguiente ilustración muestra un proyecto en curso y su referencia actual al plan de programación aprobado. Los finos guiones negros bajo cada tarea muestran el plan aprobado, y las barras más gruesas sobre ellas muestran el grado actual de realización de cada tarea del calendario del proyecto:
Maximizar el éxito del proyecto mediante una planificación y un seguimiento eficaces del calendario
Un plan de programación del proyecto bien diseñado afectará significativamente al éxito final de la ejecución. Las personas que participen en el proyecto sabrán con precisión qué deben hacer y cuándo. Al aplicar las directrices, podemos controlar claramente las desviaciones y tomar medidas correctivas.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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