Informes de gestión eficaces: convertir los datos en decisiones oportunas

¿Qué son los informes de gestión?

Los informes de gestión son el proceso mediante el cual se diseñan los informes necesarios y luego se entregan a los interesados en el proyecto. Como hemos dicho antes, nos referimos tanto a los informes periódicos como a los informes ad hoc elaborados por orden expresa de cualquier parte interesada en un proyecto o en una cartera o programa de proyectos. La gestión de proyectos adquiere cada año mayor prioridad en las organizaciones. Esto se debe, en primer lugar, a que la rápida realización de los objetivos estratégicos de una empresa prácticamente sólo es posible mediante una alta eficacia en la gestión de proyectos, y en segundo lugar, a que el número de proyectos aumenta año tras año. Por eso es tan importante proporcionar información a los responsables de la toma de decisiones sobre el estado de los proyectos en curso.

Merece la pena señalar los elementos esenciales que debe tener un buen informe de gestión de proyectos:

• El informe es legible y tiene una forma clara; puede presentarse tanto en forma gráfica como tabular
• El informe de gestión proporciona de forma exhaustiva la información que esperan las partes interesadas en el proyecto.
• El informe tiene una forma repetible de un periodo a otro, lo que te permite comparar los datos «manzanas con manzanas».
• Los informes se entregan a tiempo
• El informe es fiable, y los datos del informe están comprobados y no contienen errores
• El informe contiene tanto datos numéricos presentados tabularmente o en gráficos visuales, como recuadros narrativos que explican los datos presentados

Al principio, el diseño de informes de gestión en una organización puede ser un proceso largo. De hecho, los primeros borradores requieren más iteraciones y mejoras, pero las organizaciones alcanzan rápidamente un estado en el que la forma de los informes se estabiliza. Aún así, MS Excel y MS PowerPoint son herramientas bastante populares para preparar informes. Sin embargo, cada vez más empresas optan por implantar herramientas dedicadas a la gestión de proyectos y carteras, que pueden generar informes profesionales.

Objetivos de los informes de gestión en una organización

Tanto en las grandes organizaciones con Oficinas de Gestión de Proyectos y las que ejecutan múltiples proyectos simultáneamente, como en las organizaciones más pequeñas que emprenden sólo unos pocos proyectos clave a la vez, los informes de gestión son cruciales. La conclusión es que cualquier organización que ejecute proyectos estratégicos y operativos debe garantizar un excelente proceso de elaboración de informes de gestión. Para los directivos responsables de ejecutar la estrategia de la empresa, que a menudo se lleva a cabo mediante proyectos, el acceso continuo a informes fiables y bien presentados tiene un valor enorme.

Los objetivos clave de los informes de gestión en el ámbito de la gestión de proyectos son los siguientes:

• Los gestores de proyectos, los equipos de proyectos y las partes interesadas en los proyectos reciben los mismos conocimientos sobre los proyectos, carteras o programas de proyectos en curso de la empresa
• Los directivos tienen acceso a información fiable y puntual sobre el estado de los proyectos de la empresa
• Basándose en informes que incluyen tanto datos históricos como previsiones bien pensadas para el futuro, los directivos pueden tomar las decisiones necesarias con prontitud.
• Presentar a los gestores tanto lo que ya ha ocurrido como lo que, con cierto nivel de probabilidad, aún puede ocurrir dentro del horizonte del proyecto
• Tomar medidas correctoras cuando las hipótesis originales del proyecto se devalúan con el tiempo y surgen nuevas circunstancias difíciles de prever al principio

Merece la pena que cada organización defina sus objetivos y principales supuestos para los informes de gestión y los describa en su procedimiento de gestión de proyectos. Como parte de estos supuestos, merece la pena esbozar los tipos de informes que deben prepararse, su compacidad, frecuencia, la persona responsable de prepararlos y a quién deben entregarse.

Elementos clave de los informes de gestión

El alcance de los informes de gestión en las organizaciones varía. Esto se debe a varios factores, los más importantes de los cuales son:

• El grado en que los proyectos afectan a la aplicación de la estrategia de la empresa y a sus operaciones cotidianas.
• La madurez de los proyectos de la organización y la presencia de una Oficina de Gestión de Proyectos
• Expectativas de las partes interesadas en el proyecto
• Disponibilidad de datos
• Disponibilidad de herramientas informáticas avanzadas
• Creatividad de los elaboradores de informes

La siguiente es información habitual en los informes de gestión de proyectos:

• Desviaciones del calendario del proyecto respecto al plan aprobado, a menudo visualizadas en un diagrama de Gantt.
• Desviaciones del presupuesto del proyecto respecto al plan actualmente aprobado
• Riesgos clave del proyecto y riesgos del proyecto recientemente identificados
• Hitos alcanzados en el periodo reciente e hitos que se alcanzarán en el próximo periodo de referencia
• Comentarios del Director de Proyecto y del personal de la Oficina de Gestión de Proyectos
• Salud general del proyecto
• Hoja de ruta para carteras de proyectos
• Situación financiera de la cartera de proyectos
• Nivel de consecución de los objetivos fijados para proyectos individuales, carteras o programas de proyectos
• La medida en que los proyectos apoyan los objetivos estratégicos
• Progreso en el cumplimiento del calendario y el presupuesto del proyecto
• Key Performance Indicators (KPI) del proyecto, cartera de proyectos o programa de proyectos
• Nivel de presión actual y futura sobre los recursos humanos y materiales clave del proyecto
• Número de horas trabajadas en los proyectos en comparación con las previstas
• Estado de realización de los principales resultados del proyecto

No obstante, cabe señalar que el alcance de la información también depende en gran medida del sector en el que opera la empresa y, en consecuencia, de la naturaleza de los proyectos que lleva a cabo.

Herramientas y tecnologías de apoyo a la elaboración de informes

Es innegable que la calidad de los informes de gestión depende en gran medida de la disponibilidad de herramientas informáticas modernas. En el mercado existe una amplia gama de herramientas informáticas para apoyar la gestión de proyectos, la gestión de carteras o la ejecución de estrategias. Tomando como ejemplo el software FlexiProject, se presentan las ventajas más importantes de utilizar una herramienta informática moderna para preparar y distribuir informes de gestión:

• Facilidad para crear cualquier diseño de informe sin conocimientos de programación.
• Facilidad para crear informes de cualquier alcance: calendario, presupuesto, riesgos, estado del proyecto, etc.
• Integridad de la solución: una vez introducidos, los datos son coherentes en los distintos informes
• Capacidad para crear informes transversales que combinen información de distintas áreas de la gestión de proyectos
• Una vez creados, los informes están siempre actualizados: un usuario que abre un informe tiene acceso a los datos actuales en cualquier momento
• La empresa puede decidir con precisión quién tiene acceso a qué tipo de informes e información

A continuación se muestra un ejemplo de informe generado en FlexiProject, relativo a hitos retrasados. En un informe de este tipo, el usuario puede decidir muy fácilmente el alcance informativo del informe.

Una solución interesante que ofrece el software FlexiProject son las Revisiones Automáticas de Proyectos. Sirven de apoyo a las reuniones cíclicas de los directivos de la empresa para evaluar el estado de los proyectos en curso. Por ejemplo, el Consejo de Administración de la empresa puede decidir reunirse durante medio día el 12 de julio para debatir el estado de ejecución de los proyectos estratégicos. Esa revisión también podría referirse al estado de los trabajos sobre nuevos productos, proyectos de inversión o proyectos de optimización. El propio sistema notificará dicha reunión a los gestores de proyecto pertinentes, y su función consistirá en cumplimentar un resumen de una página sobre el estado de los proyectos. En un informe cíclico de este tipo, varias tareas se completarán automáticamente. A continuación se ofrece un ejemplo de dicho resumen de una página.

FlexiProject también te permite crear cuadros de mando personalizados que formen parte integrante de informes, revisiones periódicas o carteras de proyectos. A continuación se ilustra un ejemplo de un cuadro de mando de este tipo.

¿Cómo elaborar un informe de gestión? Buenas prácticas

La preparación de un nuevo informe de gestión debe hacerse en estrecha colaboración entre el diseñador del informe -a menudo alguien de la PMO- y las partes interesadas en el mismo. Es crucial comprender a fondo la finalidad empresarial del informe y qué decisiones pueden tomarse basándose en él. Los nuevos informes deben mejorarse regularmente durante su ciclo de vida inicial. Este perfeccionamiento debe aplicarse tanto al contenido sustantivo del informe como a su presentación visual. Sin embargo, al cabo de cierto tiempo, una vez alcanzado el formato deseado, el informe debe seguir siendo coherente. Es muy importante que los usuarios reciban un informe comparable periodo tras periodo. Esto facilita considerablemente un análisis rápido y una toma de decisiones más ágil.

A continuación encontrarás varias directrices clave que debes tener en cuenta a la hora de diseñar informes de gestión:

• Adapta los informes a la audiencia – Los distintos grupos de interesados requieren diferentes niveles de granularidad de los datos.
• Coherencia y regularidad – Los informes deben entregarse a intervalos claramente definidos.
• Automatización de procesos – El uso de herramientas de automatización de informes reduce los errores y ahorra tiempo.
• Visualización de datos – Los gráficos, tablas e infografías ayudan a presentar la información clave de forma accesible.

También es importante señalar que un informe más detallado y con más datos no es necesariamente mejor. Los directivos esperan informes que sean relativamente fáciles de analizar y que aporten datos esenciales que les permitan comprender y evaluar la situación y tomar decisiones con conocimiento de causa.

Retos y dificultades de los informes de gestión

Las organizaciones con un alto nivel de madurez y cultura de gestión de proyectos suelen tener un proceso bien desarrollado y formatos estandarizados para los informes de gestión. Los informes generados periódicamente siguen una estructura coherente y son fácilmente comprensibles para las partes interesadas. En tales organizaciones, existe un alto nivel de confianza en la exactitud de los informes, ya que se basan en datos de entrada fiables y verificados.

La situación es diferente en las empresas que están empezando a desarrollar su cultura y sus procesos de gestión de proyectos. En estas organizaciones, tanto el formato como el contenido de los informes cambian a menudo. En general, estos cambios y mejoras continuas son un proceso positivo que, con el tiempo, conduce a la estabilidad.

A la hora de diseñar y mejorar el proceso de elaboración de informes de gestión en tu organización, conviene tener en cuenta los siguientes retos y escollos:

1. Información desfasada – Los retrasos en la elaboración de informes pueden dar lugar a decisiones incorrectas o tardías. Por tanto, al diseñar el proceso de elaboración de informes de gestión, es aconsejable incluir informes diarios, semanales y mensuales. Los buenos sistemas informáticos, como FlexiProject, proporcionan informes en tiempo real que siempre están actualizados cuando se accede a ellos, suponiendo que los datos sean actualizados regularmente por los Directores de Proyecto y los equipos de proyecto.
2. Falta de normalización – Los formatos incoherentes de los informes pueden provocar un caos informativo.
3. Informes no ajustados a las expectativas de los destinatarios – En muchos casos, estos informes ni siquiera se analizan y no sirven de base para la toma de decisiones.
4. Informes excesivamente detallados y poco fáciles de usar – «Más» no siempre significa «mejor». Sobrecargar a los interesados con información excesiva no aumenta el valor de un informe; a menudo, hace lo contrario. Los informes deben ser intuitivos y presentarse mediante una combinación de formatos gráficos, narrativos y tabulares.

Los informes de gestión en la práctica – Aspectos clave

Los informes de gestión desempeñan un papel vital en la gestión eficaz de los proyectos. Unos informes bien preparados y fiables, distribuidos con regularidad, garantizan que todas las partes interesadas dispongan de la información necesaria sobre la situación del proyecto en la organización. Con esa información, las decisiones pueden tomarse de forma eficaz, y pueden adoptarse las medidas adecuadas cuando sea necesario. Diseñar el conjunto de informes, así como el proceso de preparación y distribución de los mismos, suele ser responsabilidad de la PMO. Unas buenas herramientas de software de gestión de proyectos son muy útiles para garantizar la eficacia y eficiencia de los informes de gestión.