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4 fases principales de ejecución del proyecto
La gran mayoría de las principales metodologías de gestión de proyectos -Prince2, PMP- distinguen cuatro fases principales en la ejecución de un proyecto:
-
fase de iniciación
-
fase de planificación
-
fase de aplicación
-
fase de cierre
Establecer un proceso de gestión de proyectos en una empresa que tenga en cuenta todas las fases enumeradas tiene mucho sentido y aporta muchas ventajas. De forma similar a la metodología Stage-Gate, cuando finaliza una fase concreta de un proyecto, hay una puerta de decisión en la que se decide continuar con el proyecto y se aprueba un plan para la siguiente fase. En cierto sentido, lo mismo puede decirse de las cuatro fases principales de ejecución del proyecto mencionadas. Una vez realizada la fase de iniciación, se toma una decisión sobre el atractivo del proyecto para la empresa y comienza la fase de planificación. De este modo, la empresa construye consciente y estructuralmente su cartera de proyectos, y sólo algunas cosas suceden al azar. En la siguiente sección de este artículo hablaremos de cada fase por separado.
Fase 1-inicio del proyecto
Esta fase puede tener un nombre diferente según la organización. Los nombres más comunes son fase de iniciación, idea o iniciativa. Sin embargo, independientemente del nombre, éste es prácticamente siempre el momento en que la idea de un posible proyecto empieza a tomar forma. En muchas organizaciones se recopilan ideas para proyectos. Las empresas asumen correctamente que los empleados de la empresa son creativos, y este potencial de creatividad debe utilizarse para el desarrollo de la empresa. Las ideas se recogen de formas muy diferentes. Puede ser una lista guardada en Excel o que la empresa disponga de un programa informático específico para recopilar ideas. Para describir la idea en un sistema de este tipo se utiliza un formulario sencillo. Del mismo modo, el propio proceso de recogida de ideas varía de una empresa a otra. En algunas organizaciones, un empleado con una idea para un posible proyecto debe discutirla primero con su supervisor, y sólo después de dar su aprobación se introduce la idea del proyecto en el sistema. A menudo, las ideas se evalúan mediante modelos de puntuación adecuados. La siguiente ilustración de un programa de gestión de proyectos y carteras muestra el atractivo de los proyectos y las ideas en una matriz.
Atractivo de proyectos e ideas en una matriz en la aplicación FlexiProject
La descripción de una posible idea de proyecto suele constar de los siguientes elementos:
- Nombre del proyecto
- ¿Qué problema o reto aborda el proyecto?
- Beneficios del proyecto
- Resultados tras la ejecución del proyecto
- Gestor de proyecto propuesto
- Duración estimada del proyecto
- Presupuesto estimado del proyecto
- Riesgos potenciales
- Principales tareas del proyecto
Fase 2: planificación
La calidad del plan de proyecto desarrollado influye significativamente en el resultado del proyecto. En esta fase deben aclararse los supuestos del proyecto descritos en la ficha de ideas. La Carta del Proyecto es el instrumento más utilizado para este fin. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de Carta de Proyecto del software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject.
Ejemplo de Carta de Proyecto
Los elementos clave en los que debe centrarse el equipo del proyecto a la hora de elaborar la Carta del Proyecto son:
- Una descripción detallada del problema/desafío que abordará el proyecto.
- Una descripción detallada del objetivo empresarial del proyecto
- Requisitos de los principales interesados en el proyecto
- Descripción detallada de los resultados del proyecto
- Una descripción detallada del alcance del proyecto
- Indicación del objetivo estratégico que abordará el proyecto
- Qué competencias se necesitan para realizar el proyecto
- Los riesgos más cruciales del proyecto
- Principales hitos del proyecto
La Carta del Proyecto preparada de este modo debe aceptarse formalmente.
Una vez aceptada la Carta del Proyecto, el equipo del proyecto puede proceder a crear otros elementos del plan del proyecto: análisis de las partes interesadas, descripción de los entregables parciales y finales del proyecto, calendario del proyecto, presupuesto del proyecto, registro de riesgos del proyecto o plan de recursos. Existen diferentes enfoques para la creación de los elementos mencionados anteriormente en el plan del proyecto, pero entre los más eficaces se encuentran los siguientes:
- elaborar una Carta del Proyecto
- definición detallada de los resultados del proyecto
- desarrollo de las tareas clave del calendario y su relación con los resultados del proyecto
- afinar el calendario – definir tareas, hitos, responsabilidades
- elaboración del presupuesto del proyecto
- elaboración del registro de riesgos
- desarrollo de un plan de recursos
La siguiente ilustración muestra un ejemplo de plan de programación de un proyecto.
Ejemplo de plan de programación de un proyecto en FlexiProject
Al analizar el ejemplo anterior de calendario de un proyecto, conviene fijarse en las tres columnas de la derecha, que muestran los riesgos, el presupuesto y los entregables. Si un riesgo está asociado a una tarea de planificación concreta, se muestra un icono triangular con un signo de exclamación en la línea de la tarea, en la columna «riesgos». Lo mismo se aplica por analogía a las partidas de costes o a los resultados de los proyectos. El plan del proyecto desarrollado debe aceptarse formalmente.
Fase 3 - Ejecución del proyecto
La fase de ejecución del proyecto es cuando el equipo trabaja para alcanzar los objetivos del proyecto y obtener los resultados previstos. A lo que debe prestar especial atención durante la fase de entrega del proyecto es a lo siguiente
- Garantizar una comunicación adecuada dentro del equipo del proyecto
- Ejecutar las principales tareas e hitos del proyecto y evaluar el nivel de avance de las tareas.
- Análisis periódico de las desviaciones con respecto al plan del proyecto, tanto en lo que se refiere al calendario como al presupuesto.
- Actualizar el plan del proyecto a medida que se disponga de información adicional.
- Modificación del plan del proyecto mediante un documento de solicitud de cambio – la figura siguiente muestra un ejemplo de documento de solicitud de cambio
Ejemplo de documento de solicitud de cambio
- Reuniones periódicas para debatir los avances del proyecto y los problemas que vayan surgiendo.
- Análisis periódico de los riesgos del proyecto y gestión activa de los mismos.
- Reuniones periódicas y presentación de informes sobre el estado del proyecto al comité directivo o a la dirección de la empresa.
- Análisis de la carga de trabajo de los recursos del proyecto y respuesta rápida en los casos en que la carga de trabajo de los recursos seleccionados sea excesiva.
- Entrega de los resultados requeridos del proyecto
Fase 4 - Cierre del proyecto
A pesar de ser una fase muy importante del proyecto, a menudo se pasa por alto. El equipo del proyecto debe elaborar un documento formal de cierre del proyecto denominado hoja de cierre del proyecto. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de hoja de cierre de proyecto.
Hoja de cierre de proyecto personalizada en FlexiProject
Al cumplimentar la Hoja de Cierre del Proyecto, el equipo del proyecto debe detallar las conclusiones posteriores al proyecto y analizar qué falló. Estas lecciones aprendidas son especialmente útiles a la hora de poner en marcha y ejecutar proyectos posteriores para hacerlos más eficaces. Estas lecciones post-proyecto o Lecciones Aprendidas permiten a una organización construir una base de conocimientos y alcanzar mayores niveles de cultura de proyecto. Los elementos de la Carta de Cierre del Proyecto que merece la pena destacar son:
- Descripción detallada de las lecciones aprendidas
- Descripción de los principales riesgos y problemas del proyecto
- Descripción de las conclusiones posteriores al proyecto
Las fases de ejecución del proyecto como clave para la consecución efectiva de los objetivos
La probabilidad de que los proyectos alcancen el éxito aumenta significativamente a medida que se ejecutan utilizando las cuatro fases principales de la ejecución de proyectos. La gama de actividades realizadas en cada fase depende de la madurez de los proyectos de la organización y del tipo de proyectos emprendidos. Cabe señalar que cada fase de entrega del proyecto termina con la aprobación formal del mismo.
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