¿Cómo crear un calendario de proyecto con hitos?
Cabe suponer que si preguntamos a los profesionales de la gestión de proyectos por la herramienta de gestión de proyectos más esencial, la mayoría responderá que es el calendario del proyecto.
¿Cuál es el calendario del proyecto?
Un calendario de proyecto bien elaborado muestra un plan de acción completo para alcanzar el objetivo del proyecto. En primer lugar, se nota:
- cuándo debe empezar y terminar el proyecto,
- qué tareas deben realizarse y cuándo,
- cuáles son los puntos de control o hitos,
- quién es responsable de estas tareas,
- qué productos se van a obtener como resultado de estas tareas
- cuáles son los vínculos entre las tareas.
Una vez puesto en marcha el proyecto, consultar el calendario base del proyecto te permite saber si el proyecto va según lo previsto y dónde se producen desviaciones.
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Crear un calendario del proyecto
Lo mejor es empezar a crear un calendario de actividades del proyecto echando un vistazo detallado a la Carta del Proyecto. Una Carta del Proyecto bien elaborada describe la finalidad, el alcance, los resultados previstos o los hitos del proyecto.
Comprender la finalidad del proyecto es crucial antes de embarcarse en la creación de un calendario. Sin esta claridad, el riesgo de una programación imperfecta es alto. Los ejemplos que utilizaremos en este artículo proceden de la herramienta de gestión de proyectos FlexiProject. He aquí un ejemplo de Tarjeta de Proyecto, que, como ya se ha dicho, es una valiosa herramienta para construir un calendario bien alineado.
Hay al menos unos cuantos enfoques prácticos para crear un buen calendario de proyecto. El método que yo prefiero es la Planificación por Productos. Este método comienza definiendo los hitos y entregables que deben realizarse en el proyecto.
Si definimos con precisión todos los productos que se esperan del proyecto (incluidos los subproductos), el siguiente paso es organizar la secuencia de actividades que conducen a su consecución. A continuación se muestra un ejemplo de lista de productos que se crearán en el proyecto.
La ilustración anterior muestra que cada producto tiene su lugar correspondiente en el calendario del proyecto. Por supuesto, no todas las tareas definidas en el calendario del proyecto tienen que estar vinculadas a un producto concreto; a menudo, una secuencia de varias o más tareas conduce a un producto determinado.
Otro enfoque consiste en dividir el proyecto primero en fases importantes, luego en etapas más pequeñas, y sólo entonces definir tareas específicas. Un cronograma bien elaborado debe incluir enlaces entre las funciones que dependen unas de otras de alguna manera. Si tenemos dos tareas de ejemplo en el programa, como reforzar los cimientos y verter hormigón, sabemos que el vertido de hormigón no puede empezar antes de que se complete el refuerzo. Por lo tanto, debe crearse una relación de principio a fin entre estas tareas.
Crear una relación de este tipo tiene muchas ventajas. Por un lado, muestra la lógica interna del proyecto. Por otro lado (si dicha lógica se mantiene automáticamente en el sistema), si prolongamos la tarea A, retrasaremos automáticamente el inicio de la tarea B. El sistema controla dicha lógica, mejorando la calidad del trabajo del equipo del proyecto. El calendario del proyecto puede crearse en MS Excel o dedicarse a este fin.
Learn about project risks and how to manage them effectively.
El papel de los hitos en un proyecto
Los Hitos de un proyecto son puntos de control o lugares clave en los que debe ocurrir algo importante. Ejemplos de hitos en un proyecto:
- La firma del protocolo de aceptación del trabajo,
- la decisión del Comité Directivo,
- aprobación del documento conceptual.
Informar, por ejemplo, del estado del proyecto al Consejo de Administración de la empresa suele mostrar cuántos hitos se han alcanzado ya y cuántos quedan por delante. Desde el punto de vista de la junta, que suele observar la ejecución del proyecto a alto nivel, esto indica lo rápido que avanza el proyecto.
Ejemplo de calendario de proyecto
En la figura siguiente se muestra un ejemplo de calendario de proyecto con relaciones:
Como se demuestra en el ejemplo anterior, el calendario del proyecto es una herramienta crucial que proporciona una instantánea del estado del proyecto durante su ejecución.
Cada tarea tiene un propietario asignado, una fecha concreta de inicio y fin, y enlaces entre funciones. Los rombos azules muestran los hitos.
Desde el punto de vista del seguimiento del progreso del proyecto, merece la pena fijarse en los finos resaltes negros que hay debajo de cada tarea. Estos marcan la línea base, el calendario aprobado del proyecto. Sobre todo en el caso de los proyectos más largos, unas semanas después del lanzamiento, la realidad suele diferir del plan aprobado.
En la imagen mostrada, esto es perfectamente evidente. Es fácil ver qué tareas se están retrasando con respecto al plan aprobado, y si hay vínculos entre las tareas, está claro cómo son las siguientes y cuánto se desvían del plan.
Creo que merece la pena destacar la ilustración anterior, así como el apasionante sistema de iconos de advertencia situados a la izquierda de las tareas definidas. Un signo de dólar aquí significa que una partida presupuestaria se ha asociado a una tarea específica y tiene un rebasamiento. Un triángulo indica un riesgo asociado y un reloj que indica que la tarea no está rodando según el plan aprobado. Este sistema de iconos es muy cómodo y práctico desde el punto de vista de ver rápidamente dónde un proyecto no va según lo previsto. Con FlexiProject, el Cronograma es el «corazón» de la gestión de proyectos.
Crea un calendario de proyectos y completa los proyectos de forma más eficaz
El calendario del proyecto es la herramienta más esencial para planificar el proyecto y controlar el grado de su ejecución. Cuanto mejor sea el calendario del proyecto, más eficazmente lo ejecutaremos.
