Gestion de projet à l'aide de MS Excel - quand cesse-t-il d'être un outil suffisant pour la gestion de projet ?

MS Excel est un outil puissant utilisé dans pratiquement toutes les organisations. Au départ, et encore aujourd’hui, il s’agit d’une feuille de calcul qui permet d’effectuer des opérations simples et complexes sur des ensembles de données. Le développement d’Excel par Microsoft au fil des ans l’a rendu très flexible, avec de nombreuses applications. MS Excel est également un outil relativement largement utilisé dans la gestion de projets.

Utilisation de MS Excel comme programme de gestion de projet

De nombreuses organisations qui utilisent MS Excel pour la gestion de projets ont développé un fichier modèle pour exécuter la plupart des processus impliqués dans la planification et l’exécution d’un projet. En pratique, il semble que les principales fonctions suivantes soient disponibles dans les onglets suivants du fichier :

Charte du projet
Analyse des parties prenantes
Matrice RACI
Calendrier du projet
Résultats du projet
Ressources du projet
Enregistrement du temps de travail effectif
Budget du projet
Registre des risques du projet
Questions relatives au projet
Tableau de bord du projet

Les personnes qui ont une bonne maîtrise de MS Excel et une connaissance approfondie de la gestion de projet peuvent élaborer un calendrier ou un budget de projet raisonnablement efficace. Il convient sans aucun doute de noter que MS Excel est un outil particulièrement efficace pour l’élaboration d’un budget de projet. L’élaboration d’un registre des risques ou d’une charte de projet est un problème mineur. Un aspect essentiel du travail avec un tel fichier MASTER est la possibilité pour plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même projet. Ce problème peut être résolu en plaçant ce fichier dans un environnement Sharepoint dans une certaine mesure. Un autre point délicat de cette solution est la possibilité de créer des informations intégrées sur les projets en cours, en particulier lorsque l’entreprise en met plusieurs en œuvre simultanément.

Utilisation avancée de MS Excel - "presque" un programme de gestion de projet

Vous pouvez également créer un programme de gestion de projet dans lequel MS Excel est intégré à une base de données relationnelle telle que SQL. Excel peut alors n’être qu’une interface avec la base de données. Cela signifie que toutes les données sont stockées dans une seule base de données relationnelle. Ces données sont saisies et extraites au moyen d’une interface développée en MS Excel. Une telle solution exige toutefois beaucoup de travail de la part des programmeurs et leurs connaissances relativement avancées. Un problème courant se pose lorsque des programmeurs clés quittent l’entreprise et que le programme développé en interne a besoin de plus de soutien.

Quand MS Excel devient-il un outil insuffisant pour une gestion de projet efficace ?

Il ne fait aucun doute que plus une organisation est grande, plus elle est avancée en matière de gestion de projet. Plus le nombre de projets gérés simultanément est important, plus ces organisations ont recours à des logiciels de gestion de projet avancés et spécialisés. Par conséquent, lorsque les organisations décident de remplacer leurs outils développés sur la base de MS Excel et de l’ensemble de la suite MS Office par une application professionnelle de gestion de projet, voici quelques symptômes qui indiquent le moment où MS Excel commence à ne plus être à la hauteur :

Gestion simultanée de plusieurs projets. Des études montrent que le nombre de projets menés par les organisations augmente chaque année. Certaines organisations gèrent simultanément des dizaines de projets, dont beaucoup sont stratégiques et complexes. Dans un tel environnement, il est évident qu’il faut plus que MS Excel.
Problèmes de cohérence des données et des informations sur les projets en cours – très souvent, le personnel des bureaux de gestion de projets déclare qu’il est très difficile d’assurer la cohérence des informations dans une grande organisation travaillant sur MS Excel. Il est indéniable que lorsque les employés du PMO doivent communiquer de grandes quantités de données et d’informations au département financier ou au conseil d’administration de l’entreprise, cette cohérence des données est même essentielle.
Le « désordre » dans la gestion des ressources du projet – Il ne fait aucun doute que le défi le plus courant des moyennes et grandes organisations en matière de gestion de projet est l’efficacité de la gestion des ressources du projet. Lorsqu’elle décide de lancer le prochain projet stratégique, la direction d’une entreprise souhaite disposer d’informations sur les ressources disponibles dans l’entreprise pour mener à bien le projet. Contrairement aux organisations utilisant MS Excel, les entreprises dotées d’un logiciel de gestion de projet professionnel disposent de ces informations pour la disponibilité des ressources.
Besoin de fonctionnalités plus avancées – au fur et à mesure que les organisations deviennent plus sophistiquées en matière de gestion de projet, de plus en plus de besoins de nouvelles fonctionnalités de programme apparaissent naturellement. Les solutions simples sont faciles à réaliser avec MS Excel. Toutefois, les modèles les plus avancés nécessitent déjà une main-d’œuvre abondante, des compétences en programmation et sont de plus en plus coûteux. Le risque majeur réside donc dans la disponibilité de personnes compétentes capables de mettre au point de telles solutions
Accès difficile aux données historiques – L’excellence en matière de conception se construit, entre autres, en apprenant de ses erreurs. Il ne fait aucun doute que l’accès facile aux enseignements tirés de l’expérience constitue un avantage considérable
Collaboration et communication inefficaces – La communication au sein du projet, l’échange rapide d’informations et la prise de décision rapide sont les clés d’une gestion de projet efficace. C’est peut-être le plus gros problème des organisations qui utilisent Ms Excel

Logiciel professionnel de gestion de projets et de portefeuilles - avantages significatifs par rapport à MS Excel

Il ne fait aucun doute que les applications professionnelles de gestion de projets et de portefeuilles présentent de nombreux avantages par rapport aux outils développés sur la base de MS Office. Il convient de noter que ces programmes sont développés et améliorés au fil des ans. Souvent, les entreprises qui développent des programmes de gestion de projets ne s’occupent que de cela, qui est leur activité principale. Ces entreprises ont régulièrement accès à des milliers d’utilisateurs dont elles reçoivent les commentaires. Ce retour d’information est un soutien massif pour l’amélioration du programme. Contrairement à ces entreprises, il est très difficile de mettre en place de tels programmes professionnels en interne et souvent, ils ne sont pas rentables. Les principaux avantages de ces programmes sont les suivants

Gestion efficace des ressources du projet – comme nous l’avons mentionné précédemment, la gestion des ressources du projet est l’un des plus grands défis de la gestion de projet. Il est fréquent que les entreprises aient trop de projets en cours simultanément et que les employés clés soient surchargés de travail. Par conséquent, la capacité à planifier facilement les ressources et à accéder aux informations sur la disponibilité des ressources dans les semaines ou les mois à venir devient cruciale. L’illustration suivante provient du logiciel de gestion de projets et de portefeuilles FlexiProject et montre la situation des ressources du projet au cours des trois prochains mois.
Ressources du projet pour les trois prochains mois
Collaboration et communication efficaces – l’efficacité de la mise en œuvre de projets particulièrement importants nécessite une collaboration et une communication efficaces. La possibilité pour plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le calendrier d’un seul projet est même une exigence fondamentale. Dans un programme de gestion de projet professionnel, ces informations sont incontestablement disponibles directement dans le système, regroupées dans des fils de discussion dédiés, et n’entraînent pas la nécessité d’un tri fastidieux des courriels. En termes de communication, il est également essentiel de concevoir des processus décisionnels efficaces et de les automatiser.
Prendre des décisions concernant de nouveaux projets sur la base d’ informations fiables – l’un des rôles clés de la direction d’une entreprise est de prendre des décisions concernant le lancement de nouveaux projets au sein de l’organisation. Un bon programme de gestion de projet vous permet d’élaborer des modèles de notation appropriés pour évaluer les idées de nouveaux projets. Comme dans l’illustration ci-dessous, le conseil d’administration de l’entreprise peut voir sur une matrice située dans le coin supérieur gauche de l’écran à quel point les projets du portefeuille sont attrayants. Un tel outil est très efficace pour aider le conseil d’administration dans ses réunions, ses discussions et ses prises de décision. Contrairement à Excel, le processus de notation lui-même est en grande partie automatisé.
Attractivité des projets du portefeuille dans le logiciel FlexiProject
Des informations intégrées et cohérentes – l’accès à une seule « source de vérité » est essentiel, en particulier pour les employés du PMO qui rendent compte de l’état d’avancement des projets à la direction de l’entreprise. Lorsque les chefs de projet présentent leurs données et que d’autres sont montrées par le PMO, cela crée une atmosphère de méfiance et entrave les processus de prise de décision.
Création de bases de données et de normes – l’un des rôles clés du bureau de gestion de projet est de créer des normes et des bases de données en matière de gestion de projet. En termes de normes, il s’agit notamment d’une charte de projet, d’une charte de clôture de projet, de modèles pour les projets de nature répétitive ou de modèles de documents. Les bases de données rassemblant les enseignements tirés, les risques historiques ou les meilleures pratiques de projets antérieurs parfaitement exécutés sont également très importantes.