¿Cómo evalúas en la práctica las ideas de proyectos antes de decidir lanzarlas?

Decidir lanzar tu próximo proyecto casi siempre implica un compromiso financiero. ¿Por qué? Todo proyecto requiere un compromiso de recursos -ya sean tus recursos humanos o compras externas- y todos los recursos tienen un coste. También es importante tener en cuenta que la mayoría de los proyectos puestos en marcha deberían tener un retorno de la inversión inevitable. Cuanto menores sean los costes y mayores los beneficios de la implantación, más valor aportará el proyecto a la organización. Tu papel en este proceso es crucial como parte vital de la organización. A menudo hay más ideas de buenos proyectos de las que la organización puede poner en práctica en un periodo determinado. La razón más común de esta situación es que la empresa tiene recursos limitados. Por tanto, resulta crucial desarrollar un proceso lo más objetivo posible para seleccionar las mejores ideas de proyecto. Por mejores me refiero a las que tendrán un impacto más significativo en el aumento del valor de la empresa. Este artículo tratará sobre tres herramientas que, utilizadas simultáneamente, contribuirán significativamente a una buena toma de decisiones:

Caso empresarial del proyecto
Evaluación de la puntuación
Vincular los proyectos a la estrategia de la empresa

Herramienta nº 1: Desarrollar un buen argumento empresarial para el proyecto

En los términos más sencillos, un estudio de viabilidad de un proyecto es una declaración de los costes y beneficios de un proyecto que una empresa pretende poner en marcha. Además, para justificar los ingresos o ahorros potenciales y los gastos, el caso empresarial debe describir los supuestos del proyecto, las oportunidades de mercado, las amenazas y los riesgos más críticos. El caso empresarial debe incluir también indicadores financieros fundamentales, como el VAN o el ejemplo del periodo de recuperación de la inversión.

Herramienta nº 2: Evaluación de la puntuación

Este artículo tratará sobre la puntuación de proyectos basada en el módulo «Puntuación», que forma parte del sistema de gestión de proyectos FlexiProject.

En FlexiProject se puede desarrollar cualquier número de modelos de puntuación. Cada proyecto se evalúa en dos dimensiones: beneficios y complejidad. Para cada dimensión, puedes ordenar las preguntas y asignarles pesos. Una ventaja adicional en este caso es la opción de definir quién de la organización debe responder a estas preguntas para evaluar el atractivo de la idea del proyecto.

Figura 1: Ejemplo de conjunto de preguntas para la dimensión «beneficios» y ponderaciones, así como evaluadores

Figura 2: Tarjeta para una sola pregunta que muestra las posibles opciones de respuesta del evaluador

Si una empresa divide los proyectos en carteras de proyectos y utiliza simultáneamente el módulo de puntuación, el sistema de gestión FlexiProject clasificará automáticamente las ideas y los proyectos en función de su atractivo, como se muestra en la Figura 3.

Ilustración nº 3: Proyectos clasificados según su atractivo en una cartera determinada

Una herramienta como la que se muestra en la Figura nº 3 permite a la dirección de una empresa dirigir eficazmente un debate sobre qué proyectos perseguir y cuáles son los más atractivos para la empresa.

Herramienta nº 3: Vincular las ideas/proyectos a la estrategia de la empresa

Las empresas con una estrategia corporativa formulada suelen poner en práctica los objetivos contenidos en la estrategia mediante la ejecución de proyectos específicos. Esta vinculación puede implementarse en FlexiProject de forma similar al análisis de puntuación utilizando el módulo «estrategia».

Figura nº 4: Vinculación de las ideas/proyectos con los objetivos estratégicos de la empresa

Como se muestra en la ilustración anterior, las filas contienen los objetivos estratégicos de la empresa, y las columnas contienen proyectos o ideas de proyectos. Evaluar el atractivo de una idea implica determinar el nivel de apoyo a un objetivo estratégico dado por una idea concreta. Así, si en la intersección de un objetivo y un proyecto dados, aparecen los dígitos 9, significa apoyo sólido a un objetivo dado, y si aparece el dígito 1, significa fragilidad. Así, con recursos limitados, merece la pena perseguir aquellos proyectos que más contribuyan a poner en práctica la estrategia de la empresa.

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Aprovecha las herramientas para evaluar con precisión la idea del proyecto

Es aconsejable utilizar simultáneamente las herramientas descritas, en lugar de depender exclusivamente de una. También hay que tener en cuenta que los resultados presentados por cada herramienta pueden no ser idénticos. Después, es necesaria una decisión final de un experto basada en la experiencia y el conocimiento de la empresa y su entorno competitivo. No obstante, estas herramientas estructuran y objetivan de algún modo dicho debate y merece la pena utilizarlas en la práctica.