¿Qué es una carta de iniciativa de proyecto, y cómo pueden recogerse eficazmente las ideas de proyecto en una organización?

Hace tiempo que se sabe que muchas organizaciones necesitan aprovechar plenamente el potencial de sus empleados.
Se trata del potencial de crear buenas ideas de proyecto para mejorar varias cosas en la organización.
Dado que la gestión de proyectos comienza con la generación de una buena idea, merece la pena examinar más de cerca dicho proceso.
Comprueba lo útil que puede ser una tarjeta de iniciativa y cómo puedes utilizarla para obtener ideas de proyectos en tu organización.

¿Qué es una carta de iniciativa?

En muchas organizaciones encontrarás una Carta de Iniciativas o, de forma similar, una Carta de Ideas. Este formato se utiliza en una organización para recopilar ideas o para aclarar en qué consiste una determinada idea de proyecto. A menudo, en las empresas, puedes encontrar situaciones en las que alguien de la dirección de la empresa «lanza» el nombre del proyecto, y el equipo del proyecto comienza inmediatamente a ponerlo en práctica.
Dar algunos pasos más entre la generación de una idea de proyecto y el inicio de su ejecución merece la pena.
Es innegablemente valioso reflexionar más profundamente sobre una idea determinada y describirla de forma estructurada mediante una Carta de Iniciativa. La gestión de proyectos es una disciplina en la que se han recogido hasta ahora varias de las llamadas «lecciones aprendidas», y dicen que merece la pena pensarlo y planificarlo todo meticulosamente antes de proceder.
Una simple Tarjeta de Iniciativa debe ser fácilmente accesible.
Lo ideal sería que estuviera en algún sistema de información para que los empleados introdujeran allí sus ideas de proyecto.

¿Qué debe contener una carta de iniciativa y cuándo debe utilizarse?

La Carta de Iniciativa es un documento que debe diseñarse individualmente en cada organización.
Por supuesto, es una buena idea inspirarse en diversos ejemplos de Cartas de Iniciativa de otras organizaciones.
Aun así, es innegable que merece la pena intentar que la Carta de Iniciativa de una empresa concreta se adapte a su cultura organizativa.
La siguiente ilustración muestra un ejemplo de Carta de Iniciativa, parte integrante del software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject. El ejemplo anterior de una Tarjeta de Idea se utiliza probablemente para describir proyectos de naturaleza comercial, de desarrollo o de marketing, ya que hay un campo para el análisis de la competencia en la última sección.
En el software de gestión de proyectos FlexiProject, puedes crear plantillas para tarjetas de proyecto, incluidas las Tarjetas de Iniciativa o las Tarjetas de Idea.
Las distintas plantillas de Tarjetas de Ideas para distintos tipos de proyectos potenciales tienen bastante sentido.
Hay varios aspectos de un proyecto que merece la pena considerar para proyectos de ventas o marketing, y otros para proyectos de inversión o investigación y desarrollo.
La recopilación y el análisis de ideas pueden dividirse en al menos tres etapas.
La primera etapa es la generación de ideas de proyectos, la segunda etapa es el refinamiento de las ideas inicialmente «cribadas» y prospectivas, y la tercera etapa es la selección estructural de las más atractivas para la organización.

Más información

¿Qué es una Carta de Proyecto y cómo prepararla? [EJEMPLO]

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Ventajas de utilizar una carta de iniciativa

Como ya se ha mencionado, el proceso que va desde la idea hasta la aprobación de un proyecto para su puesta en marcha puede dividirse en al menos tres etapas.
La segunda etapa implica la Carta de Iniciativa.
La gestión de proyectos supone que una idea debe estar bien descrita y pensada para decidir si se inicia un proyecto de forma objetiva.
Sin duda, para esta descripción se utiliza la Carta de Iniciativa.
Quienes presentan un proyecto para su puesta en marcha, al describirlo en la Carta de Iniciativa, deben pensar de forma multidimensional en varios aspectos.
Este pensamiento integral incluye considerar el alcance del proyecto, los beneficios que aportará a la organización, los riesgos potenciales, etc.
Todo esto hace que la idea del proyecto esté cada vez más «cristalizada».
Si posiblemente todas las ideas de proyecto preaprobadas se describen a través de la Tarjeta de Iniciativa, pueden clasificarse en función de su atractivo mutuo.
Y esto, a su vez, hará que quienes toman las decisiones sobre el lanzamiento de proyectos para su ejecución se sientan mucho más cómodos.

Ideas de proyectos: ¿cómo las recogemos en una organización?

Es esencial desarrollar un proceso excelente para recopilar sistemáticamente ideas de proyectos en una organización.
En el pasado, muchas organizaciones utilizaban buzones de ideas.
Eran cajas físicas en las que un empleado podía depositar su idea de proyecto.
A intervalos regulares, se sacaban las ideas de estas cajas y se analizaban.
Sin duda, hoy en día, aprovechando la gran disponibilidad de diversos tipos de programas informáticos, ese proceso puede y debe automatizarse.
Ya no es necesario echar las ideas de los proyectos en cajas.
Proporcionar un sistema con un formato sencillo para describir una idea de proyecto es sencillo.
Sin duda, utilizar programas informáticos para este proceso tiene varias ventajas.
En primer lugar, se pueden crear inmediatamente distintas categorías de ideas; en segundo lugar, las ideas pueden ser evaluadas previamente por varios empleados de la organización; y en tercer lugar, se pueden hacer campañas dedicadas a ideas sobre un tema concreto.

¿Cómo crees que podrías evaluar las ideas de proyectos?

El método de puntuación es un enfoque habitual para evaluar las ideas de proyectos.
Consiste en desarrollar un conjunto de criterios, asignarles el peso adecuado y utilizarlos para evaluar cada idea de un proyecto potencial.
El papel fundamental de este método es proporcionar una forma estructurada y objetiva de evaluar las ideas, lo que, a su vez, ofrece una gran comodidad en la toma de decisiones.
La siguiente ilustración muestra elatractivo mutuode las ideas/proyectos en la cartera de proyectos de Desarrollo de Nuevos Productos. La matriz que se muestra tiene dos dimensiones.
El eje horizontal denota los Beneficios que el proyecto aportará a la organización, y el eje vertical denota su Complejidad.
A su vez, la siguiente ilustración muestra posibles preguntas detalladas relacionadas con el eje de Beneficios.

Resumen

En conclusión, merece la pena aprovechar el potencial de los empleados que pueden generar buenas ideas de proyecto en todos los niveles de la organización.
La Tarjeta de Iniciativa es muy útil porque permite describir una idea de proyecto de forma estructurada.
En conclusión, merece la pena diseñar y aplicar un proceso de recogida de ideas de proyectos en la organización.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

¿Qué es una carta de iniciativa de proyecto, y cómo pueden recogerse eficazmente las ideas de proyecto en una organización?